会议纪要管理制度

会议纪要管理制度第一章总则为规范会议纪要的管理，确保会议记录的完整性、准确性和可追溯性，依据国家相关法律法规及公司内部规定，特制定本制度。会议纪要是会议决策、落实和沟通的基础性文档，具有重要的法律效力和参考价值。第二章适用范围本制度适用于公司内部所有会议的会议纪要管理，包括但不限于：1.高层管理会议2.部门协调会议3.项目启动会4.业务总结会5.其他需要记录的会议第三章管理规范3.1会议纪要的编写1.编写责任会议纪要由会议召集人或指定的会议记录员负责编写。会议召开前，应提前明确记录员，确保其具备相关的记录能力和责任心。2.会议纪要的内容会议纪要应包括以下内容：会议时间、地点、主持人参会人员名单及缺席人员名单会议议程及讨论事项各项议题的讨论结果及决策责任分工及后续行动计划下次会议的时间地点及议题3.格式要求会议纪要应使用统一的模板，确保格式规范、简洁明了。建议采用标题、段落、列表等方式使内容清晰易读。3.2会议纪要的审核1.审核流程编写完成后的会议纪要应提交会议主持人进行审核，确保内容完整、准确。在审核过程中，主持人可提出修改意见，并要求记录员进行相应调整。2.审核时限会议纪要应在会议结束后24小时内提交审核，审核应在48小时内完成，确保信息及时传达。3.3会议纪要的分发1.分发对象会议纪要应发送给所有参会人员及相关利益方，必要时可抄送公司高层管理人员。2.分发方式会议纪要可通过公司内部邮件系统、项目管理工具或其他沟通平台进行分发，确保保存记录与传达的有效性。第四章操作流程4.1会议的准备1.确定会议主题及议程2.通知参会人员，并明确会议时间与地点3.指定会议记录员4.2会议的进行1.会议开始时，主持人应介绍会议的目的、议程及注意事项2.记录员在会议过程中应详细记录讨论内容及决策结果4.3会议纪要的编写与审核1.会议结束后，记录员应立即整理会议纪要，并遵循上述内容及格式要求2.提交给会议主持人审核，并根据意见进行修改4.4会议纪要的分发与存档1.审核通过后，记录员应及时分发会议纪要2.会议纪要应存档备查，保留至少3年，以备未来查阅第五章监督机制5.1监督职责1.监督部门由公司行政管理部门负责对会议纪要的管理进行监督，确保制度的落实和执行。2.定期检查行政管理部门应定期检查各部门会议纪要的编写与存档情况，确保其符合本制度的要求。5.2反馈与改进1.反馈渠道各部门应设立反馈渠道，收集对会议纪要管理制度的意见与建议，促进制度改进。2.改进措施根据反馈，行政管理部门应定期评估制度的有效性，并提出相应的改进措施，确保制度的可持续性。第六章附则6.1解释权本制度的解释权归公司行政管理部门，任何与本制度相关的疑问，应向该部门咨询。6.2生效日期本制度自发布之日起生效，所有员工需遵守。6.3修订流程本制度可根据实际需要进行修订，修订流程应包括：提出修订申请行政管理部门审核相关部门意见征集形成修订草案提交公司高层审批结论通过本制度的实施，我们期望能够提高会议管理的规范性和效率，确保会议决策的有效落实。同时，会议纪要作为重