教育机构退费管理制度

教育机构退费管理制度TOC\o"1-2"\h\u13269第一章：总则 2322321.1制定目的与依据 2108251.1.1制定目的 2273351.1.2制定依据 2266521.1.3适用范围 3175661.1.4适用对象 316068第二章：退费申请与审核 3147841.1.5学员退费基本条件 38171.1.6特殊情况退费条件 3214051.1.7学员提出退费申请 321301.1.8教育机构受理退费申请 4132411.1.9退费办理 4252451.1.10基本审核标准 4229351.1.11特殊情况审核标准 4258341.1.12其他审核标准 416543第三章：退费方式与时效 42344第四章：退费金额与处理 5241981.1.13基本原则 5193771.1.14退费金额计算方法 535331.1.15退费金额计算的具体规定 6302831.1.16基本原则 634021.1.17退费金额处理流程 6191.1.18特殊情况处理 617622第五章：特殊情况处理 745841.1.19学员特殊情况定义 7165321.1.20退费条件 7315071.1.21退费流程 780621.1.22注意事项 7571.1.23教育机构特殊情况定义 7222761.1.24退费条件 8324791.1.25退费流程 8320091.1.26注意事项 829191第六章：退费争议解决 84750第七章：退费责任与追究 922161.1.27教育机构责任 9237371.1.28学员责任 9176921.1.29教育机构退费责任追究 1018261.1.30学员退费责任追究 105296第八章退费记录与保管 10249781.1.31记录要求 1022981.1.32记录程序 10236921.1.33记录保管 11267891.1.34资料要求 11172481.1.35资料保管程序 11153091.1.36资料查阅与借阅 11265211.1.37资料销毁 1222573第九章退费监管与考核 12207311.1.38监管原则 12214071.1.39监管措施 12241871.1.40考核原则 12142741.1.41考核标准 1326570第十章：附则 13265711.1.42本制度未尽事宜，应根据国家有关法律法规、教育政策及行业规范执行。如存在冲突，应以法律法规为准。 13113741.1.43教育机构应按照本制度规定，建立健全内部管理制度，保证退费工作的规范、公正、透明。 13291201.1.44教育机构应定期对退费工作进行自查自纠，发觉问题及时整改，保证退费制度的落实。 1311581.1.45教育机构应加强与学生及家长的沟通，保证退费政策的宣传和解释工作到位，提高退费工作的满意度。 1337641.1.46教育机构应妥善保管退费相关资料，保证资料的完整性、真实性和可靠性。 13103961.1.47本制度的解释权归教育机构所有。如对本制度有争议，教育机构有权作出最终解释。 13291161.1.48教育机构有权根据实际情况和发展需要，对本制度进行修改和完善。修改后的制度应予以公布，并自公布之日起实施。 14208001.1.49修改制度时，教育机构应充分征求相关部门和学生的意见，保证制度的合理性和可行性。 14173341.1.50教育机构在修改制度时，应遵循公平、公正、公开的原则，保证修改过程的透明度。 14133741.1.51教育机构应将修改后的制度及时通知相关部门和学生，保证制度的贯彻执行。 14第一章：总则1.1制定目的与依据1.1.1制定目的本教育机构退费管理制度（以下简称“本制度”）的制定，旨在规范教育机构退费行为，保障学生及家长的合法权益，维护教育机构的教育教学秩序和良好信誉，同时保证退费过程的公平、公正、透明。1.1.2制定依据（1）根据《中华人民共和国教育法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合教育机构实际情况，制定本制度。（2）依据教育行政部门的相关政策和指导意见，以及教育机构内部管理规定，保证本制度符合国家法律法规和教育行业规范。（3）参照国内外教育机构退费管理的成功经验和做法，结合教育机构自身特点，制定本制度。第二节适用范围与对象1.1.3适用范围（1）本制度适用于教育机构内所有涉及学生退费的环节，包括但不限于学费、住宿费、教材费、杂费等。（2）本制度适用于教育机构与学生及其家长之间因退费产生的纠纷处理。1.1.4适用对象（1）本制度适用于教育机构全体教职工，包括但不限于教学人员、管理人员、财务人员等。（2）本制度适用于在教育机构注册并缴费的学生及其家长。（3）本制度适用于与教育机构有业务往来的第三方机构和个人，在涉及退费事项时，应遵守本制度的规定。第二章：退费申请与审核第一节退费申请条件1.1.5学员退费基本条件（1）学员因个人原因需要退费的，应提前向教育机构提出书面申请。（2）学员退费时，应保证所退课程未开始或已开始但未超过规定课时。（3）学员退费时，应提供完整的报名材料、缴费凭证等相关证明文件。1.1.6特殊情况退费条件（1）因教育机构原因导致学员无法正常上课的，学员有权申请退费。（2）学员因疾病、意外伤害等原因导致无法继续学习的，可申请退费。（3）国家相关政策调整，导致学员无法继续学习的，学员可申请退费。第二节退费申请流程1.1.7学员提出退费申请（1）学员向教育机构提交书面退费申请，说明退费原因及具体金额。（2）学员需提供相关证明材料，如报名材料、缴费凭证等。1.1.8教育机构受理退费申请（1）教育机构收到退费申请后，应在3个工作日内进行审核。（2）教育机构审核通过后，与学员协商确定退费金额及退款方式。1.1.9退费办理（1）教育机构与学员达成一致后，按照约定的退款方式办理退费。（2）退费过程中，教育机构应妥善保管学员相关信息，保证信息安全。第三节退费审核标准1.1.10基本审核标准（1）退费申请是否符合本办法规定的条件。（2）学员提供的证明材料是否齐全、真实、有效。1.1.11特殊情况审核标准（1）教育机构原因导致的退费，应根据实际情况确定退费金额。（2）学员因疾病、意外伤害等原因导致的退费，应根据学员实际上课课时及剩余课时比例确定退费金额。（3）国家政策调整导致的退费，应根据政策文件要求执行。1.1.12其他审核标准（1）教育机构应在退费申请受理后，及时与学员沟通，了解学员退费需求。（2）教育机构应遵循公平、公正、公开的原则，合理确定退费金额。（3）教育机构应建立健全退费档案管理制度，保证退费过程可追溯。第三章：退费方式与时效第一节退费方式教育机构在执行退费流程时，应严格遵循以下退费方式：（1）原支付方式退费：学员报名时所采用的无现金支付方式（如银行转账、支付等），退费时优先采用原支付路径退还相应费用。（2）现金退款：如学员采用现金支付，退费时应当场以现金形式退还相应金额。现金退款需在财务部门进行，并由两名以上工作人员共同操作，保证退费过程准确无误。（3）银行转账：对于跨行转账或大额退款，可采取银行转账方式。此时，学员需提供正确的银行账户信息，并保证该账户为其本人所有。（4）退费凭证：无论采取何种退费方式，教育机构均需向学员提供正式的退费凭证，注明退费金额、退费方式、退费日期等信息。（5）特殊情形处理：对于因特殊情况（如学员个人原因无法到场、支付方式变更等）导致的退费，教育机构应与学员协商，采取合理的方式进行退费。第二节退费时效规定（1）常规退费时效：学员提出退费申请后，教育机构应在5个工作日内完成退费流程，特殊情况可适当延长，但最长不得超过10个工作日。（2）节假日与周末：遇国家法定节假日或周末，退费时效相应顺延，保证不影响学员的合法权益。（3）退费凭证发放：退费完成后，教育机构应在2个工作日内向学员发放退费凭证，作为退费完成的正式证明。（4）退费记录保存：教育机构需将退费记录保存至少3年，以备后续查询和审计需要。（5）退费时效监督：教育机构应设立专门部门或人员，负责监督退费时效的执行情况，保证退费流程的规范化和高效性。第四章：退费金额与处理第一节退费金额计算1.1.13基本原则（1）教育机构应严格按照国家相关法律法规、教育部门的规定以及本机构的教学管理制度，合理计算退费金额。（2）退费金额的计算应以学员实际已缴纳的学费为基准，扣除已发生的教学成本、管理费用等合理支出。1.1.14退费金额计算方法（1）学费退还：学员退学或终止学习时，教育机构应按以下公式计算退费金额：退费金额=实际已缴纳学费（已发生的教学成本已发生的管理费用）（2）学费折扣：学员报名时享受的学费折扣，应在退费金额中相应扣除。（3）优惠及奖励：学员报名时享受的优惠及奖励，应在退费金额中相应扣除。（4）特殊情况：如学员因特殊原因无法继续学习，教育机构可根据实际情况，适当调整退费金额。1.1.15退费金额计算的具体规定（1）学费退还：教育机构应在学员退学或终止学习后的5个工作日内，完成退费金额的计算。（2）退费金额的核算：教育机构应设立专门的财务部门或人员，负责退费金额的核算工作。（3）退费金额的公示：教育机构应在校区内显著位置公示退费金额计算方法及具体规定，保证学员的知情权。第二节退费金额处理1.1.16基本原则（1）教育机构在收到学员退费申请后，应在规定时间内完成退费金额的处理。（2）退费金额的处理应遵循公平、公正、公开的原则，保证学员的合法权益。1.1.17退费金额处理流程（1）学员提交退费申请：学员向教育机构提出书面退费申请，并提供相关证明材料。（2）教育机构审核：教育机构应在收到退费申请后的5个工作日内完成审核，并通知学员审核结果。（3）退费金额核算：审核通过后，教育机构按照退费金额计算方法进行核算。（4）退费金额支付：核算完成后，教育机构应在3个工作日内将退费金额支付给学员。（5）退费金额记录：教育机构应将退费金额支付情况记录在学员档案中，以备后续查询。1.1.18特殊情况处理（1）学员未按时支付学费：学员未按时支付学费，教育机构有权按照合同约定处理，不影响退费金额的处理。（2）学员作弊、违反纪律：学员在参加教育机构组织的考试或活动中作弊、违反纪律，教育机构有权按照相关规定处理，不影响退费金额的处理。（3）教育机构原因导致退费：因教育机构原因导致学员退费，教育机构应按照学员实际损失予以赔偿，退费金额的处理不受影响。第五章：特殊情况处理第一节学员特殊情况退费1.1.19学员特殊情况定义学员特殊情况，指的是因学员个人原因，如健康问题、家庭重大变故等不可抗力因素，导致学员无法继续参与教育机构提供的课程或服务。1.1.20退费条件（1）学员须提供有效证明，如医疗证明、死亡证明等相关文件，以证明特殊情况的发生。（2）学员特殊情况退费申请应在特殊情况发生后七个工作日内提出，逾期不予受理。（3）学员退费前应与教育机构进行沟通，协商解决方式。1.1.21退费流程（1）学员向教育机构提交退费申请，并提供相关证明材料。（2）教育机构对申请进行审核，确认无误后，启动退费流程。（3）教育机构根据学员已上课时数和剩余课时，按照合同约定计算退费金额。（4）教育机构在确认退费金额后，十个工作日内将退费款项退还给学员。1.1.22注意事项（1）学员退费后，教育机构有权终止学员的课程服务。（2）学员退费前，应保证已结清与教育机构的所有费用。（3）教育机构对学员特殊情况退费保留最终解释权。第二节教育机构特殊情况退费1.1.23教育机构特殊情况定义教育机构特殊情况，指的是因教育机构自身原因，如课程调整、教学设施故障等，导致无法按照合同约定提供课程或服务。1.1.24退费条件（1）教育机构须提前通知学员，说明特殊情况的具体原因和影响。（2）教育机构应与学员协商，提供替代课程或服务，如无法达成一致，可启动退费流程。（3）教育机构退费前，应保证已与学员充分沟通，并取得学员同意。1.1.25退费流程（1）教育机构向学员发出退费通知，说明退费原因和流程。（2）教育机构根据学员已上课时数和剩余课时，按照合同约定计算退费金额。（3）教育机构在确认退费金额后，十个工作日内将退费款项退还给学员。1.1.26注意事项（1）教育机构退费后，学员有权终止与教育机构的合同关系。（2）教育机构退费前，应保证已结清与学员的所有费用。（3）教育机构对特殊情况退费保留最终解释权。第六章：退费争议解决第一节争议解决途径教育机构退费过程中，可能会出现意见分歧，为保障学生及家长的合法权益，同时维护教育机构的正常教学秩序，特设定以下争议解决途径：（1）协商解决：当退费申请出现争议时，首先鼓励学生或家长与教育机构进行友好协商。双方应本着实事求是、相互理解的原则，通过沟通达成一致。（2）调解程序：若协商无果，可向教育机构所在地的教育行政部门申请调解。调解程序应按照教育行政部门的有关规定进行，旨在公平、公正地解决争议。（3）仲裁裁决：若调解未能解决问题，学生或家长可以向仲裁机构提起仲裁申请。仲裁裁决具有法律效力，双方均应遵守。（4）司法途径：如仲裁未能达成一致或双方对仲裁结果有异议，可通过司法途径提起诉讼。法院将依法审理，并作出最终判决。第二节争议处理流程为保证退费争议得到及时、有效的处理，以下为具体的争议处理流程：（1）申请与受理：学生或家长应向教育机构提交书面的争议解决申请，说明争议事由及具体诉求。教育机构在收到申请后，应在规定时间内予以受理。（2）初步审查：教育机构应指派专人对争议申请进行初步审查，确认退费申请的合法性、合规性。（3）组织协商：教育机构应在初步审查后，组织相关当事人进行协商。协商应在公开、透明的前提下进行，并记录协商过程。（4）调解或仲裁：若协商未果，教育机构应根据当事人意愿，启动调解或仲裁程序。在调解或仲裁过程中，应保证程序的公正、合法。（5）执行与反馈：根据协商、调解或仲裁的结果，教育机构应执行相关决定，并将执行结果及时反馈给学生或家长。（6）归档与总结：教育机构应将争议处理过程中的相关资料归档保存，并定期对争议处理情况进行总结，以不断优化退费管理制度。通过以上流程，旨在妥善解决退费争议，保障学生、家长的权益，同时维护教育机构的良好形象。第七章：退费责任与追究第一节退费责任划分1.1.27教育机构责任（1）教育机构在学员报名缴费后，若因自身原因导致无法正常开展教学活动，应承担退费责任。（2）教育机构在学员报名缴费后，若因政策调整、教学计划变更等原因导致学员无法参加学习，应承担退费责任。（3）教育机构在学员报名缴费后，若因教学设备、师资力量等自身原因导致学员无法正常学习，应承担退费责任。1.1.28学员责任（1）学员在报名缴费后，因个人原因无法参加学习，不承担退费责任。（2）学员在报名缴费后，若因违反教育机构规定被劝退，不承担退费责任。（3）学员在报名缴费后，若因自身原因导致学业，不承担退费责任。第二节追究退费责任1.1.29教育机构退费责任追究（1）教育机构在发生退费事件时，应按照相关规定及时、足额退还学员学费。（2）教育机构在退费过程中，应主动与学员沟通，了解退费原因，保证退费顺利进行。（3）教育机构在退费事件中，若存在故意拖延、推诿、截留学员学费等行为，应追究相关责任人的法律责任。（4）教育机构在退费事件中，若因管理不善、操作失误等原因导致退费纠纷，应追究相关责任人的管理责任。1.1.30学员退费责任追究（1）学员在申请退费时，应提供真实、完整的退费原因及证明材料。（2）学员在退费过程中，若存在虚报、伪造退费原因等行为，应追究其法律责任。（3）学员在退费事件中，若因故意破坏教育机构名誉、影响正常教学秩序等行为，应追究其法律责任。（4）学员在退费事件中，若存在其他违反法律法规的行为，应追究其法律责任。第八章退费记录与保管第一节退费记录管理1.1.31记录要求（1）教育机构应设立专门的退费记录簿，对退费事项进行详细、准确的记录。（2）退费记录应包括以下内容：a.退费申请人姓名、身份证号、联系方式；b.退费原因及具体情况；c.退费金额、退费方式及退费时间；d.退费审批人、审批意见及审批时间；e.退费完成后的备注说明。1.1.32记录程序（1）退费申请人向教育机构提出书面退费申请，并提供相关证明材料。（2）教育机构收到退费申请后，应及时进行审核，并在3个工作日内作出审批决定。（3）审批通过后，教育机构应按照规定程序办理退费，并将退费记录登记在退费记录簿中。（4）退费记录应由退费申请人、审批人、财务人员等相关人员签字确认。1.1.33记录保管（1）教育机构应将退费记录簿存放在安全、干燥、通风的地方，防止丢失、损坏。（2）退费记录簿应定期进行检查、整理，保证记录的完整性和准确性。第二节退费资料保管1.1.34资料要求（1）教育机构应建立退费资料档案，对退费过程中产生的相关资料进行归档保管。（2）退费资料应包括以下内容：a.退费申请人的书面申请；b.相关证明材料，如合同、发票、收据等；c.退费审批表；d.退费完成通知单；e.其他与退费相关的文件和资料。1.1.35资料保管程序（1）教育机构应在退费完成后，及时将退费资料整理归档。（2）退费资料应按照档案管理的要求进行分类、编号，便于查阅和检索。（3）退费资料应存放在专门的档案柜或档案室，保证安全、保密。（4）退费资料的保管期限应符合相关法律法规及教育机构的规定。1.1.36资料查阅与借阅（1）教育机构内部人员因工作需要查阅退费资料时，应办理查阅手续，并严格遵守保密规定。（2）外部人员查阅退费资料，需经教育机构负责人批准，并办理相关手续。（3）退费资料的借阅，应遵循借阅规定，保证资料安全、完整。1.1.37资料销毁（1）退费资料在保管期限到期后，经教育机构负责人审批，可进行销毁。（2）销毁退费资料时，应采取安全、环保的方式，保证信息不泄露。（3）销毁退费资料后，应做好相关记录，以便日后查询。第九章退费监管与考核第一节退费监管措施1.1.38监管原则为保证教育机构退费工作的规范性和透明度，退费监管应遵循以下原则：（1）公平公正：退费监管应保证处理过程公平公正，维护学生和家长的合法权益。（2）及时高效：退费监管应提高工作效率，保证退费事项得到及时处理。（3）透明公开：退费监管应公开退费政策、流程及结果，接受社会监督。1.1.39监管措施（1）完善退费政策：教育机构应制定完善的退费政策，明确退费条件、退费范围、退费标准等，保证政策合理、合规。（2）建立退费监管机制：设立专门的退费监管部门，负责对退费工作进行全程监管，保证退费流程的规范性和合规性。（3）加强内部审计：定期对退费工作进行内部审计，检查退费政策执行情况，保证退费资金的合理使用。（4）加强信息公示：通过官方网站、公告栏等渠道，公示退费政策、退费流程、退费进度等信息，提高退费工作的透明度。（5）接