协会组织会议管理制度

协会组织会议管理制度第一章总则

为保证协会组织会议的高效、有序进行，规范会议流程，提高决策效能，特制定本会议管理制度。

一、会议目的

协会组织会议旨在加强会员间的沟通与协作，促进信息共享，解决实际问题，推动协会工作计划的实施，确保协会各项活动顺利进行。

二、会议原则

1.遵循民主集中制原则，充分发挥集体智慧，确保决策的科学性、合理性和有效性。

2.坚持务实高效，注重会议质量，减少无效、重复会议，提高会议效率。

3.注重会前准备，明确会议议题，确保会议议题的针对性和实用性。

三、会议类型

1.常务会议：定期召开，研究解决协会日常工作中遇到的重大问题，部署阶段性工作。

2.专项会议：根据工作需要，针对特定议题或项目召开的会议。

3.临时会议：因紧急事项或突发事件需要立即召开的会议。

四、参会人员

1.常务会议：协会全体成员及特邀嘉宾。

2.专项会议：与会议议题相关的协会成员及特邀专家。

3.临时会议：根据会议议题，由主持人指定相关人员参加。

五、会议组织

1.会议的组织工作由协会秘书处负责，包括会议通知、会议筹备、会议记录等。

2.各部门应积极配合会议组织工作，确保会议的顺利进行。

六、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项需离开会场，应向主持人请假。

2.会议内容应严格保密，未经允许，不得泄露会议信息。

3.参会人员应遵守会议时间，按时参加会议，不得无故迟到、早退。

本管理制度自发布之日起实施，协会全体成员应严格遵守，共同维护会议秩序，提高会议质量。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的任务和要求，本章将详细阐述会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题和议题：根据协会工作计划，提前确定会议主题和议题，明确会议目的和预期成果。

2.制定会议议程：将会议主题和议题细化为具体的议程，包括各议题的讨论时间、汇报人等。

3.发送会议通知：提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、参会人员等内容。

4.准备会议材料：收集、整理与会议议题相关的资料，制作会议材料，确保会议内容的充实和有针对性。

5.会议室预约：根据参会人数、会议时间等因素，提前预约合适的会议室，并确保会议室设备齐全、环境舒适。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由秘书处负责组织签到，确保参会人员准时参加会议。

2.会议主持人：主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.议题讨论：按照会议议程，依次对各个议题进行讨论。讨论过程中，主持人应引导参会人员充分发表意见，确保讨论的深入和全面。

4.决策表决：对于需要决策的议题，主持人应组织参会人员进行表决，确保决策的民主和科学。

5.会议总结：会议结束时，主持人应对会议进行总结，概括会议成果，明确下一步工作计划。

三、会议记录

1.会议记录：指定专人负责会议记录，记录会议内容、参会人员发言、决策结果等。

2.会议记录整理：会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要。

3.会议纪要分发：将会议纪要发送给参会人员，以便大家了解会议内容，督促落实会议决策。

四、会议跟踪与落实

1.任务分解：将会议决策分解为具体的任务，明确任务责任人、完成时间等。

2.跟踪督促：定期跟踪检查任务完成情况，督促责任人按计划推进工作。

3.反馈与汇报：责任人向会议主持人或相关部门汇报任务进展情况，确保会议决策的落实。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议内容的集中体现，是会议决策的书面记录。为确保会议成果的转化和决策的落实，本章将重点阐述会议纪要的跟踪落实工作。

一、会议纪要的整理与审批

1.会议结束后，由指定的记录人负责整理会议纪要，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论的主要议题、决策结果、任务分解及责任人等关键信息。

3.记录人应在会议结束后的一定工作日内完成会议纪要的初稿，并提交给主持人或相关负责人审批。

4.主持人或相关负责人对会议纪要进行审核，确保无误后，正式发布。

二、会议纪要的分发与传达

1.正式发布的会议纪要应通过邮件、内部通讯平台等方式分发给所有参会人员，确保每位成员都能及时了解会议内容。

2.对于涉及特定部门或个人的任务，应确保相关责任人和部门负责人收到会议纪要，并对其进行重点传达。

3.对于未参会人员，应由其直接上级负责传达会议纪要内容，确保信息畅通。

三、任务执行与跟踪

1.会议纪要中明确的责任人应按照既定的时间和标准执行任务。

2.责任人应定期向会议主持人或指定负责人汇报任务进展情况，及时反馈遇到的问题和困难。

3.会议主持人或指定负责人应定期检查任务执行情况，对进度滞后或问题突出的任务进行重点跟踪和督促。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为重要的工作档案进行归档，以便日后查询和追溯。

2.归档时应确保会议纪要的编号、日期、参会人员等信息清晰可查。

3.对于涉及重要决策和长期任务的会议纪要，应定期进行回顾和评估，确保决策的连续性和有效性。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源得到合理、高效利用，为协会组织会议提供良好的硬件环境，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预约与使用

1.会议室预约：需使用会议室的部门或个人，应提前向管理部门预约，并提供会议时间、参会人数、设备需求等信息。

2.预约审批：管理部门对预约申请进行审批，确保会议室使用安排合理、不冲突。

3.会议室使用：会议室内禁止吸烟、进食，参会人员应保持会议室整洁，爱护会议室设备。

二、会议室设备管理

1.设备检查：会议前，管理人员应检查会议室设备是否正常，确保会议顺利进行。

2.设备使用：参会人员应按照设备操作规范使用会议室设备，如有损坏，应及时报告管理人员。

3.设备维护：定期对会议室设备进行维护、保养，确保设备性能稳定。

三、会议室环境与安全

1.环境卫生：管理部门应定期对会议室进行清洁，保持室内环境整洁、舒适。

2.安全检查：会议前，管理人员应检查会议室安全出口、消防设施等，确保会议安全。

3.紧急处理：如遇紧急情况，参会人员应立即采取措施，并向管理人员报告。

四、会议室资源调配

1.资源共享：鼓励部门间共享会议室资源，提高会议室利用率。

2.优先级安排：对于重要、紧急的会议，管理部门可根据实际情况调整会议室安排，确保会议顺利进行。

3.预约取消：如需取消会议室预约，应提前通知管理部门，以便其他部门或个人使用。

五、会议室使用反馈

1.会议室使用结束后，管理部门应收集参会人员对会议室环境、设备等方面的反馈意见，不断优化会议室管理。

2.对于存在的问题，管理部门应及时整改，提高会议室服务水平。

第五章附则

为确保本会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起