疫情酒店会议室管理制度

疫情酒店会议室管理制度疫情酒店会议室管理制度

第一章总则

第一条疫情期间，为确保酒店会议室使用安全、高效，提高会议质量，根据国家相关法律法规及疫情防控要求，特制定本管理制度。

第二条本制度适用于酒店内部各类会议的组织、召开及管理，包括但不限于座谈会、培训会、研讨会等。

第三条会议组织者应遵循以下原则：

（一）疫情防控原则：确保参会人员健康安全，严格遵守疫情防控相关规定，做好会场消毒、通风、人员筛查等工作。

（二）高效务实原则：会议内容应具有针对性和实用性，减少无效会议，提高工作效率。

（三）节约环保原则：合理利用会议室资源，减少浪费，降低会议成本。

第四条酒店应设立专门的会议管理机构，负责会议室的预订、协调、服务及监督等工作。

第五条会议组织者应提前向会议管理机构提交会议申请，内容包括会议主题、时间、地点、参会人数、所需设备等。

第六条会议管理机构应在收到申请后及时进行审核，合理安排会议室资源，确保会议顺利进行。

第七条本制度解释权归酒店所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第八条本制度自发布之日起实施，如有修改，以最新版本为准。各相关部门及人员应严格遵守，共同维护会议秩序。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织者应根据会议目的和内容，明确会议主题、议题、议程、参会人员、时间、地点等，并提前至少五个工作日向会议管理机构提交书面会议申请。

2.会议管理机构在收到申请后，应在两个工作日内完成审核，确认会议室使用安排，并通知会议组织者。

3.会议组织者应根据会议性质和参会人数，合理预估所需物资和设备，如投影仪、音响、白板、笔纸等，并提前与会议管理机构沟通确认。

二、会议通知

1.会议组织者应在会议开始前至少三个工作日，向参会人员发出书面会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、议程等。

2.会议通知应明确指出参会人员需遵守的疫情防控措施，如佩戴口罩、体温检测等。

三、会议签到

1.参会人员应在会议开始前15分钟到达会场，并在会议签到表上签字确认。

2.会议组织者应安排专人负责参会人员的体温检测和健康码核验，确保符合疫情防控要求。

四、会议进行

1.会议主持人应按照议程安排，确保会议有序进行，严格控制会议时间。

2.会议期间，参会人员应保持手机静音，如有紧急事项需离开会场，应向会议主持人请假。

3.会议主持人应鼓励参会人员积极发言，充分讨论，确保会议成果。

五、会议记录

1.会议组织者应指定专人负责会议记录，记录内容包括会议主题、参会人员、讨论议题、决策结果等。

2.会议记录应在会议结束后及时整理，并于一个工作日内发送给参会人员，以便大家了解会议内容。

六、会议总结

1.会议组织者应在会议结束后，对会议成果进行总结，形成会议纪要。

2.会议纪要应包括会议主题、讨论重点、决策结果、责任分配、下一步行动计划等。

3.会议纪要由会议组织者负责跟踪落实，确保会议决策得到有效执行。

七、会议反馈

1.会议组织者应定期收集参会人员对会议流程、会议内容、会议室设施等方面的意见和建议，不断优化会议组织工作。

2.会议组织者应根据反馈意见，及时调整会议流程和安排，提高会议效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的制定与发布

1.会议结束后，会议记录人员应根据会议内容和讨论结果，及时整理形成会议纪要。

2.会议纪要应准确、清晰地记录会议的主题、主要议题、决策事项、责任分配及行动计划。

3.会议纪要由会议组织者在会议结束后的两个工作日内完成初稿，并提交给会议主持人审核。

4.会议主持人审核无误后，会议纪要应在两个工作日内通过邮件或内部通讯系统发布给所有参会人员。

二、会议决策的执行与监督

1.会议纪要中明确的行动计划和责任分配应由相关责任人在指定的时间内完成。

2.会议组织者应建立跟踪机制，对会议决策的执行情况进行定期检查和督促。

3.对于执行过程中出现的问题和困难，责任人应及时向会议组织者反馈，共同寻求解决方案。

三、进度更新与沟通

1.责任人应按照会议纪要中确定的行动计划，定期更新工作进度，并通过会议组织者向全体参会人员通报。

2.会议组织者应定期组织会议，对会议决策的执行情况进行全面回顾和评估。

3.会议组织者应根据执行情况和参会人员的反馈，调整后续会议的议程和讨论重点。

四、效果评估与改进

1.会议组织者应在每个阶段性的工作完成后，对会议决策的执行效果进行评估。

2.对于执行效果不佳的决策，应分析原因，及时调整执行策略，并通知相关责任人。

3.会议组织者应总结经验教训，不断优化会议纪要的跟踪落实流程，提高会议决策的执行效率。

五、档案管理与查阅

1.会议纪要应作为重要档案保存，由会议组织者负责归档管理。

2.会议纪要应设置为可查阅状态，便于参会人员随时查阅和参考。

3.会议组织者应确保会议纪要的保密性，根据需要限定查阅权限，防止泄露敏感信息。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用先到先得的原则，各部门需提前向会议管理机构提交会议室预订申请。

2.会议组织者应在会议申请中明确会议室类型、使用时间、参会人数等，以便会议管理机构合理分配资源。

3.会议管理机构收到申请后，应及时回复确认预订结果，并在会议前做好会议室布置和设备调试。

二、会议室使用

1.会议室使用期间，参会人员应遵守会议室管理规定，保持室内整洁，不吸烟、不乱丢垃圾。

2.会议组织者应确保会议室内设备完好，如遇到设备故障，应及时联系会议管理机构处理。

3.会议期间，未经许可，严禁私自携带外来设备连接会议室内的网络和投影设备。

三、会议室设备管理

1.会议管理机构应定期检查会议室内的设备，确保设备正常运行，及时更新耗材。

2.会议组织者在使用会议室设备时，应遵循操作规程，使用完毕后及时关闭设备，节约能源。

3.如发现设备损坏，会议组织者应立即报告会议管理机构，并协助查明原因，分清责任。

四、会议室环境卫生

1.会议管理机构应定期对会议室进行清洁、消毒，保持室内空气质量，确保参会人员健康。

2.会议期间，应保持会议室通风良好，并根据需要开启空调、暖气等设备。

3.会议组织者应提醒参会人员遵守疫情防控要求，佩戴口罩，减少不必要的近距离接触。

五、会议室安全与保密

1.会议组织者应确保会议室在使用期间的安全，禁止无关人员进入。

2.会议室内应配备必要的消防设施，并定期进行安全检查。

3.对于涉及敏感信息的会议，会议组织者应采取保密措施，确保会议内容不被泄露。

六、会议室维护与改进

1.会议管理机构应定期收集参会人员对会议室设施和服务的意见和建议，不断优化会议室配置。

2.根据实际需求，会议管理机构可对会议室进行改造和升级，提高会议室使用效率。

3.会议组织者应积极参与会议室改进工作，共同提升酒店会议服务水平。

第五章附则

1.本管理制度如有与国家法律法规相抵触之处，应以国家法律法规为准。