联席会议制度

联席会议制度第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范联席会议的组织与运作，确保会议的高效、有序进行，提高决策质量与执行力度。会议应遵循公正、公开、参与和集中的原则。

第二条适用范围

本制度适用于公司内所有层级、部门、项目组的联席会议管理，包括但不限于定期会议、临时会议及特别会议。

第三条会议类别

联席会议分为以下几类：

1.定期联席会议：按照预定周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时联席会议：因特殊情况或需要临时召集的会议。

3.特别联席会议：针对重大事件或项目召集的会议。

第四条参与人员

联席会议的参与人员包括但不限于以下：

1.会议主持人：负责会议的组织、主持及流程控制。

2.与会人员：根据会议议题相关，由各部门负责人或指定代表参加。

3.记录人：负责会议纪要的记录和整理。

第五条会议通知

会议通知应明确会议主题、时间、地点、议程、预期目标、与会人员及准备事项等内容。通知应提前发送给所有与会人员，以便做好充分的会前准备。

第六条会议决策

联席会议的决策应基于充分讨论、民主集中原则，确保决策的科学性、合理性和可行性。

第七条制度修订

本制度可根据公司发展需要及实际情况适时进行调整和修订。修订后的制度经审批通过后，自公布之日起生效。

第二章会议流程

第一条会议筹备

-会议主持人需根据会议目的和议题，提前制定详细的会议议程，明确各议题讨论的时间安排。

-会议通知应包括议程、背景资料、需预读材料等，并确保通知在会前合理时间（至少提前三天）发送给所有与会人员。

-与会人员收到通知后，应按时提交会议所需的报告或资料，并对会议议题进行预研。

第二条会议召开

-会议主持人应在会议开始前检查会议设施是否齐备，确保会议环境符合要求。

-会议开始时，主持人需简要介绍会议目的、议程和预期成果，明确会议规则，如手机静音、轮流发言等。

-按照议程顺序进行议题讨论，每个议题的讨论应由相关责任人或代表引导。

第三条会议讨论

-讨论过程中，与会人员应围绕议题积极发言，保持专业性和建设性，避免跑题或个人攻击。

-主持人负责引导讨论，控制会议节奏，确保每个议题都能得到充分讨论，并适时总结。

-对于重大决策或争议性议题，主持人可采取投票、共识形成等方式，推动决策的制定。

第四条会议决策

-决策应在充分讨论的基础上，由主持人或指定人员总结并提出建议。

-对于需要决策的事项，应明确决策结果、责任人和执行期限。

-会议决策应记录在案，并由记录人整理成会议纪要。

第五条会议总结

-会议接近尾声时，主持人应对会议成果进行总结，确认决策事项和后续行动计划。

-与会人员应对会议效果进行评估，提出改进建议。

-主持人宣布会议结束，感谢与会人员的参与。

第六条会后工作

-记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，并提交给主持人审核。

-主持人审核无误后，会议纪要应在48小时内发送给所有与会人员，并抄送相关利益相关者。

-与会人员应按照会议纪要中的行动计划进行工作部署和执行。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的编制与发布

-会议纪要应准确记录会议讨论的要点、决策结果、行动计划及责任分配。

-记录人负责整理会议纪要，确保内容清晰、准确，并按照既定格式排版。

-会议纪要需经主持人审核批准后，及时发布给所有与会人员及需要知悉的相关部门和个人。

第二条行动计划的执行与监督

-责任人应根据会议纪要中的行动计划，制定详细的工作方案和时间表，并开始执行。

-主持人或指定监督人应对行动计划的执行情况进行定期检查，确保各项任务按时按质完成。

-对于执行中遇到的困难和问题，责任人应及时上报，通过协调资源或调整计划来解决。

第三条进度更新与反馈

-责任人应定期更新工作进度，通过邮件、报告等形式向主持人或团队汇报。

-主持人负责收集和整理进度信息，并在下一次会议中进行回顾和评估。

-与会人员应对执行情况进行反馈，提出改进建议或必要的调整方案。

第四条决策结果的跟踪

-对于会议中做出的决策，应明确跟踪机制，确保决策的落地实施。

-主持人应跟踪决策执行的关键节点，确保决策效果符合预期。

-如决策执行中出现偏差，应分析原因，采取相应措施进行调整。

第五条会议纪要的归档与利用

-会议纪要应作为重要的信息资料进行归档，便于未来的查询和追溯。

-会议纪要中的经验教训和成功案例应被总结并分享，为团队提供学习和改进的机会。

-定期对会议纪要进行回顾，分析决策的长期效果和团队的进步情况。

第六条闭环管理

-主持人应确保会议纪要中的所有行动计划得到闭环管理，即每一项任务都有明确的完成状态。

-对于未能按计划完成的任务，应进行原因分析，制定补救措施，并作为下次会议的议题之一进行讨论。

-通过闭环管理，提升会议决策的执行力和团队的工作效率。

第四章会议室管理规定

第一条预订与使用

-会议室使用需提前预订，预订时应提供会议主题、时间、参与人数等信息。

-预订系统应公开透明，便于各部门查询和预订空闲的会议室。

-会议室预订成功后，预订人需确保会议按时开始和结束，不得无故占用或提前释放会议室。

第二条设施与维护

-会议室应配备必要的设施，如投影仪、白板、音响系统等，并保持设施的正常运作。

-设施使用前，使用者应进行功能检查，确保会议期间不会出现技术问题。

-会议结束后，使用者应负责清理会议室，确保场地整洁，设施归位。

第三条会议环境

-会议室应保持安静、舒适、通风，室内温度和照明适宜。

-会议室内禁止进食，以保持环境整洁和避免干扰。

-会议室内应张贴明确的会议室使用规则，提醒使用者遵守。

第四条安全与隐私

-会议室使用期间，应注意信息安全和保密，不得在会议室内讨论涉及敏感或机密信息。

-对于涉及商业秘密的会议，应采取加密通讯、限制记录等措施，防止信息泄露。

-会议室应设有紧急疏散指示，确保与会人员了解紧急情况下的逃生路线。

第五条管理与监督

-行政管理部门负责会议室的管理和监督，确保会议室使用符合规定。

-对于违反会议室使用规定的行为，管理部门有权进行制止和处罚。

-定期对会议室使用情况进行评估，收集反馈意见，不断优化会议室管理。

第六条特殊安排

-对于大型会议或特殊需求，管理部门应提前进行特别安排，包括但不限于场地布置、技术支持等。

-特殊安排需额外消耗资源的，应提前审批，确保资源合理分配和利用。

-管理部门