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文档简介

餐饮行业供应商文书管理制度第一章总则为规范餐饮行业供应商的文书管理，确保供应链的高效运作和信息的准确传递，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。供应商文书管理制度旨在明确文书的收集、整理、存档、查阅及销毁等流程，保障文书的安全性、有效性和可追溯性。第二章适用范围本制度适用于本公司所有与供应商相关的文书管理工作，包括但不限于采购合同、发票、质量检验报告、供应商评估报告、沟通记录等。所有部门在与供应商进行业务往来时，均需遵循本制度。第三章管理规范第1节文书的收集1.文书种类供应商文书包括但不限于：采购合同供应商资质证明质量检验报告发票及付款凭证供应商评估报告其他相关沟通记录2.收集责任各部门在与供应商进行交易时，需负责收集相关文书，并确保文书的完整性和准确性。第2节文书的整理与存档1.整理要求收集到的文书应按照类别、时间、供应商名称等进行整理，确保查找方便。2.存档方式纸质文书应存放在专用档案柜中，确保防潮、防火、防盗。电子文书应存储在公司指定的云存储平台，确保数据的安全性和备份。3.编号管理所有文书应进行编号管理，便于后续查阅和追溯。第3节文书的查阅与借用1.查阅流程任何员工如需查阅供应商文书，需填写查阅申请表，并经部门负责人批准后方可查阅。2.借用规定文书原则上不外借，特殊情况需经部门负责人批准。借用文书时，需填写借用登记表，注明借用人、借用时间及归还时间。第4节文书的销毁1.销毁条件超过保存期限的文书，需进行销毁。保存期限根据法律法规及公司内部规定确定。2.销毁流程销毁前需填写销毁申请表，说明销毁原因及文书种类。销毁工作由专人负责，并需在销毁后填写销毁记录，确保销毁过程的透明性。第四章操作流程1.文书收集各部门在与供应商进行交易时，需及时收集相关文书，并进行初步审核。2.文书整理收集到的文书应在一周内进行整理，并提交至综合管理部进行存档。3.文书查阅与借用员工如需查阅或借用文书，需按照规定流程进行申请和登记。4.文书销毁定期对存档文书进行审核，确定需销毁的文书，并按照销毁流程进行处理。第五章监督机制1.监督责任综合管理部负责对供应商文书管理制度的实施进行监督，定期检查文书的收集、整理、存档及销毁情况。2.评估机制每季度对文书管理工作进行评估，发现问题及时整改，并形成评估报告。3.反馈渠道员工可通过内部反馈渠道，提出对文书管理制度的意见和建议，综合管理部将定期汇总并进行改进。第六章附则1.解释权本制度由综合管理部负责解释。2.生效日期本制度自发布之日起生效。3.修订流程本制度如需修订，需由综合管理部提出修订建议，经公司管理层审核批准后方可

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