浅析民办高校X学院采购成本控制

目录TOC\o"1-2"\h\z\u摘要 1ABSTRACT 2一、基本理论综述 3（一）民办高校的含义及特点 3（二）采购成本的含义及类型 3（三）民办高校采购特点及模式方式 4二、X学院采购成本控制现状 5（一）X学院概况 5（二）X学院的采购成本控制现状 6三、X学院采购成本控制存在的问题及分析 8（一）X学院采购原材料成本控制方法欠缺 8（二）X学院采购计划制定人员欠缺 9（三）X学院部门分离工作不到位 9（四）X学院采购人员相关素质有所欠缺 10四、X学院采购成本控制改进建议 10（一）建立原材料采购成本控制方案 10（二）确立采购计划制定人员 11（三）实行部门分离制度 11（四）招聘更加专业的职员和开设培训课程 11参考文献 13浅析民办高校X学院采购成本控制摘要“自收自支，自主办学，自负盈亏”是民办高校的办学原则，资金来源主要靠学费收入和自筹资金，政府基本没有投入，民办高校在激烈的市场竞争中，面临着巨大资金链的严重考验。本文介绍了民办高校、采购成本、民办高校采购特点、方式的基本概念，分析采购成本控制中存在的问题，以X学院为例从采购原材料成本控制方法、采购成本控制制度、人员素质方面提出了相应的改进方案，控制采购成本缓解资金压力，让民办高校能更好地发展。关键词：民办高校；采购成本；采购成本控制

AnalysisonProcurementCostControlofXPrivateCollegeAbstract"Toraise,runindependently,self-financing"isaprincipleofprivatecolleges,sourceoffundsdependmainlyontuitionrevenueandself-raisedfunds,basicnogovernmentinvestment,privatecollegesinthefiercemarketcompetition,facingaserioustestofhugecapitalchain.Privatecollegeswereintroducedinthispaper,thewayofpurchasingcost,privatecollegespurchasecharacteristics,basicconcepts,analysisofproblemsexistingintheprocurementcostcontrol,withXcollegeasanexamplefromtheprocurementcostcontrolmethod,theprocurementcostcontrolsystem,thepersonnelqualityaspectputsforwardthecorrespondingimprovementprogram,alleviatethepressureofthecapital,fromtheaspectsof"throttling"forprivatecollegestobetterdevelopment.Keywords:Privatecolleges;Procurementcosts;Costcontrolofprocurement基本理论综述民办高校的含义及特点民办高校的含义按照《民办教育促进法》的规定，民办高校可以定义为国家机构以外的社会组织或者个人利用非国家财政性经费面向社会举办的普通高等学校。[1]公民个人、社会团体、企业事业组织及其他社会组织利用非国家财政性教育经费，面向社会开办的高等学校及其他教育机构属于民办高校，专科和本科是其办学的两个层次。社会力量举办实施义务教育的教育机构作为国家实施义务教育的补充是国家所鼓励的。我国对社会力量举办高等教育机构控制严格，实行办学许可证制度来控制社会力量办学。按照规定的审批权限，教育机构要各级教育行政部门批准设立才能发办学许可证。民办高校的办学特点首先，民办高校和企业的不同之处是民办高校的公益性，民办高校办学具有非商业投机性、社会效益外溢性，所提供的教育服务与商品交易不同，民办高校不同于以营利为目的的企业组织，民办高校不以获取利润为目的、而以教书育人为宗旨，具有公益性；其次，民办高校和公办高校的不同之处是民办高校的非政府性，民办高校由办学合作方承担或以民办机制共同筹措所需的资金投入及其他相关支出，“自收自支，自主办学，自负盈亏”是民办高校的办学原则，资金来源主要靠学费收入和自筹资金，政府基本上没有投入。采购成本的含义及类型采购成本的含义采购成本指原材料的采购成本和与采购原材料部件相关的物流费用，包括采购计划制订人员的管理费用、采购人员管理费用等。[2]采购成本的类型一是直接采购成本：如果发生时应该由某种材料负担的费用能直接确认，那么该种费用发生后直接记入各种材料的采购成本。二是共同采购成本：指采购费用应该由多种材料一起负担的，应按一定标准分配将该种费用发生后记入各种材料的采购成本，采购数量和价格是主要分配标准。民办高校采购特点及模式方式民办高校采购特点集中采购是民办高校的主要采购方式，辅助采购方式是部门零星采购。这是以采购物资的金额大小来划分的该项原则。民办高校物资采购和公办院校不同,民办高校的经费投入是独立的,政府采购的范畴不包括民办高校的集中采购,民办高校集中采购金额较大项目的时候一般采用的都是竞争性谈判采购、询价采购、招投标采购的方式；在采购金额较小的项目之时，采用其中的部门零星采购方式来进行采购是物资使用部门通常使用的方式。民办高校与公办高校不同：首先，民办高校采购设备市场性更高；学生的“实战能力”较公办高校来讲，民办高校更加注重。民办高校培养实践型人才比公办高校更多，所以只有很少的科研类，基础教学占大部分，市场流行的设备也就和民办高校更加契合。其次，民办高校不存在政府采购；因为民办高校资金来源没有财政资金支持，没有社会力量的捐助，资金压力非常大，与公办高校资金来源大相径庭。因为民办高校资金的原因，公办高校的年度预算制并参照其进行采购在民办高校中没有实行，一事一议，一个项目一审批，采购审批制度在民办高校里面更加像是企业里面的审批制度。最后，民办高校采购模式和方式运用更灵活；[3]民办高校不用不用担心政府采购的一系列后遗症，因为《政府采购法》等此类法律法规不对民办高校进行约束，在采购模式和方式上选择更加灵活，可以更加结合自身实际来制定采购流程和相关管理规定，采购周期和采购效率较公办高校更加有保障。民办高校采购模式民办高校采购模式有以下四种，或者是其中几种混合使用。分散采购，分散采购在本文中的概念是由民办高校二级部门或民办高校二级学院自行进行采购的一种采购模式。集中采购，集中采购在本文中是相对于分散采购来讲的，要么是学校的不同部门，要么是学校二级学院统一来让采购部门进行的集中采购模式。联盟采购，联盟采购在本文中的概念是利用规模优势，由一定数量的民办高校联合成立采购联盟，从而将各学校分散、量小的采购项目都集中起来并形成大型采购项目来进行招标，达到降低采购价格的采购模式。第三方采购，第三方采购在本文中的概念是学校把采购任务拜托给第三方公司进行服务或物资采购的采购模式。民办高校采购方式邀请招标是属于有限竞争性招标的，也称邀请招标为选择性招标。邀请招标，指的是一种竞争交易交易方式，招标方直接邀请特定的潜在投标方参与投标，招标方用投标邀请书的形式邀请投标方，并且确定中标方的评标标准和方法是根据招标文件规定和法律程序来完成的；在民办高校中，往往邀请招标是在学校与供应商有过合作之后或者了解供应商资质的前提下进行的。公开招标，属于无限制性竞争招标，也是一种竞争交易方式，是招标方通过依法指定的媒介发布招标公告的方式来邀请所有的不特定潜在投标方来参与投标，并且确定中标人的评标标准和方法是根据招标文件的规定和法律规定程序。单一来源采购，通常是所购物品的来源渠道单一或属专利、艺术品、秘密咨询、属原形态或首次制造、合同追加、后续扩充等特殊的采购。由于工艺、技术或专利权保护等原因，工程、产品、或服务只能让特定的承包商、供应商或者服务提供者来提供，存在任何其他的合理替代及选择。竞争性谈判，竞争性谈判在民办高校中指采购方就采购事宜进行谈判，直接邀请三家以上供应商的采购方式。用竞争性谈判方式进行采购，一是可以有效减短准备期，使采购项目能更快地发挥其作用。二是减少采购工作量，可以省去大量的开标、投标工作，一定程度上提高采购工作效率，达到控制采购成本。三是供求双方能够进行更为灵活的谈判。四是可以供应商激励起来，在采购物品中自觉将高科技应用到位，同时还可以降低采购的风险。比价采购，指的是请数家厂商提供价格后，采购人员从中比价分析之后，来确定供应商进行采购事项的采购方式。比价采购使供应商报价清晰，领导能够一目了然地在合适的供货商中作出选择，一方面避免了业务不懂胆子大、个人拍脑袋的状况，另一方面还减少了为个人利益在采购工作中可能出现的内外勾结的腐败现象。X学院采购成本控制现状X学院概况X学院于2002年创建，是经教育部批准的全日制普通本科高校，也是湖北省首批高等学校创新能力提升计划（2011计划）培育单位、湖北省转型发展试点本科高校。2002年7月24日，经国家民委同意，湖北省教育厅批准，Z学院作为Z大学的二级学院正式成立。Z学院由H高校设施投资开发有限责任公司和Z大学联合举办。2003年3月，经国家民族事务委员会、湖北省教育厅批准，Z学院更名为Z国际工商学院。2004年2月4日，经国家教育部批准确认，Z国际工商学院正式更名为Z工商学院。2005年9月，05级新生在新校区第一期工程建设全面完工后入住新校区。2010年5月19日，启动拟转设为民办普通本科高校工作；9月20日，湖北省高校设置委员会专家组一行5人对学校申请转设为民办普通本科高校进行了考察；同年，学校通过湖北省教育厅组织的本科专业教学合格评估。2011年4月7日，教育部下发《教育部关于同意Z学院转设为W学院的通知》，正式批准学校转设为普通本科高校，转设后校名为“W学院”，成为首批12所成功转设的院校之一。2012年5月31日，获得学士学位授予权。2014年4月，X学院正式更名。X学院的采购成本控制现状投资公司与X学院实行统一采购H高校设施投资开发有限责任公司办公处设在X学院教学楼顶层中，H高校设施投资开发有限责任公司与X学院的采购物资方式为“集中采购”，即学校各级部门与投资公司所需一切物资都由学院资产部（兼采购部、招标办）统一采购。如图2-1所示。H投资公司学校二级学院其他部门H投资公司学校二级学院其他部门X学院资产部X学院资产部供应商供应商图2-图2-SEQ图表\*ARABIC1统一采购流程图X学院的采购过程比较规范企业经营中，成本控制具有重大意义，其中采购成本的控制无疑是重中之重。[4]民办高校在采购制度，采购流程上既不能照搬公办高校，也不能全部模仿企业。[5]集中采购中的变化。H投资公司和学校的所需物资全部由资产部负责采购，不管是H投资公司、二级学院还是其他部门，一切大小物资都先交申购单于资产部，然后由资产部统一采购后，各部门来资产部领取。由于采购工作的繁杂，某些物品则视情况由某些部门“自行采购”，但是以资产部的名义采购，该部门将相关注意事项及要求告知供应商通知其送货，为了降低运输成本，也都是形成一定数量之后再到货；最终到货地点仍是资产部。不是集中采购也不是分散采购，这样有其独特之处。虽然工作量和难度稍微提升，但享受了集中采购和分散采购的优点，又一定程度弥补了两者的缺点。对某些项目来讲，缩短采购周期，增强了采购的自主权，项目管理者的积极性也提高了，采购效率当然也提高了，使采购人力成本有所下降，减少了计划需求与采购物资之间的误差。X学院采购业务中有审计监督在高校物资采购管理内部控制审计工作中,无论采用何种审计模式,都必须注重采购立项、招投标过程、采购合同和采购验收四个关键环节的审计监督,以确保高校物资采购的公正公平。[6]虽然资产部、采购部与招标办为同一部门，但X学院还是有监管部门的，监控权和管理权并不是重叠的。审计部门的监管必不可少；不管是招标、评标等，还是询比价采购、外出采购都有审计部门工作人员的参与，每份询比价资料都由资产部与审计部门工作人员在使用部门给出的要求下共同认可签字生效且有供应商公章及签名。对于大型项目或特定项目审计部门、资产部门、使用部门共同参与，以最后和供应商签订合同为准。对于采购事宜，不论大小，总会有审计部门监管，而使用部门只是在某些情况下与资产部（采购部兼招标办）和审计部门共同采购，平常资产部与审计部是最紧密的。当然后面付款都是要通过财务部门，联系各个部门的纽带是资产部。见图2-2所示。二级学院二级学院学校办公室财务部门资产部门学校办公室财务部门资产部门审计部门保卫部门审计部门保卫部门图后勤部门2-2纽带关系图后勤部门X学院采购成本控制存在的问题及分析X学院采购原材料成本控制方法欠缺X学院的后勤食堂原料采购中的蔬菜、冷鲜肉、冻货，和别的学校没有形成采购联盟，自己学校单独采购，不能最大程度上控制采购成本；而且，都是在急需用货的时候采购人员才去做市场调查、收集信息，没有专业的调研报告，不能说是充分了解市场状况和价格走势，不利于X学院采购成本的控制。还有，在确立合作伙伴之后，没有及时建立供应商数据库，每次需要产品或者说需要引进新供应商的时候，X学院不能及时联系、做对比，甚至由于没有电子数据由于部门人员更替，有些供应商的资料都遗失，只有纸质档案，没有统一系统的数据库，带来不必要的麻烦，增加X学院的采购成本。X学院采购原材料成本控制方法欠缺。首先，X学院没有和其他学校结成同盟，投资公司也没集合资源形成联盟采购，由于是单个采购方，所以订购数量小而得不到更多优惠待遇。其次，X学院采购市场的调查和资讯收集不充分，没有设专人从事调查收集，没有形成调研报告，只是采购人员草率收集、调查，不注意对采购市场的调查和资讯的收集、整理，就不能充分了解市场的状况和价格的走势，不能使X学院处在有利地位。虽然人手一台电脑，但没有运行全新一套电子化管理，主导采购人员的常常还是经验主义，许多主观意识掺杂其中，很多项目使用往年供应商，不引进新用户，招标抱着对老供应商有莫大期许的态度，甚至招标只是走表面形式。采用传真、电话、面谈等传统采购形式；X学院日常采购工作中也没建立供应商电子数据，只是在纸张上记录，没有统一系统的数据库，而且容易遗失。X学院采购计划制定人员欠缺在20XX年，X学院缺少采购计划指定人员，没有预算采购表，新闻系上课需要用的光碟，9月份上课需要用到，其中的采购过程比较繁琐和冗杂，为了保证光碟达到使用要求，需要做大量的比对和查验，采购任务相当费时费力，但是，到8月份暑假的时候才开始着手采购，没有留下足够的时间，X学院对采购项目没有预见性和计划性，是快到时间了才去着手找合适的供应商；本来暑假的采购任务都重，大部分的采购项目在新学期需要用到，像军训服装的采购、宿舍楼里面的家具更换等，在时间紧任务重的暑假期间还要完成繁琐冗杂的课程光碟采购，这都是X学院缺乏预算性和计划性的制度，导致采购成本不能很好地进行控制。没有明文规定相关采购成本控制预算制度，X学院的预算编制薄弱，采购计划制定人员欠缺，对采购项目没有预见性和计划性，使用部门缺什么物资就买什么物资，没有形成有效的计划性，很难形成规模效应，也谈不上降低采购成本。X学院为了赶在每个新学年一开始物资就投入使用大多数采购项目积累在暑假进行,时间紧任务急,采购工作常被陷于被动状态重复采购、超前采购、过量采购的情形就出现了；[7]或者X学院因为时间紧任务重，物资到货时与使用部门要求有差异，只能满足基本需求不能达到很好的性价比，不能将有限的经费做到效益最大化，达不到控制采购成本的目的。X学院部门分离工作不到位民办高校与公办高校相比，一般来讲，民办高校的资产采购部和招标办公室未分离开来。将两个部门设置为一个部门，虽然有共通的地方，但是还是有所阻碍的，为了不影响采购效率，不延长采购周期，分离这两个部门是必要的。对于物资采购这一块，X学院资产管理部门与招投标管理部门都是同一部门，不但要负责学校的采购项目，而且投资公司的采购工作也是由其承担。一到采购峰值时期，部门员工工作量太大，不能保证按时按量完成工作任务；拖延采购项目预期完成时间。看似节省了设立部门的开支，其实一方面加重了员工工作量，降低了工作效率不利于发展，另一方面隐形地增加了采购成本，时间成本变得更加厚重，反而失去了更多的发展空间。X学院采购人员相关素质有所欠缺X学院某些采购人员由于个人学历及知识不高的原因（非本科生），实验中心需要采购的实验药品、实验器材，连实验药品的简称都看不懂，这对于X学院采购实验药品及实验器材的时候，在名称相似的时候（比如：NaHSO3、NaHCO3），由于国际通用化学简称不熟悉无形中加大工作量，在电子表格上核查X学院价格与往年是否有出入时，都有可能误认物品，这就算跟着实验中心的资产管理员一起采购都费劲，更别谈能提出相关的、有效的建议或者见解。用人为亲的现象在民办高校人才运用上由于成本的原因常常存在，把采购部门当成一个肥缺部门，这是投资公司和各级领导一贯的想法，都想在采购部门安排自己的亲信，X学院的采购人员文化素质、专业素质有所欠缺，采购人员对采购工作的专业性认识也不是很强，高校采购具有专业性，涉及采购范围广，与教学科研建设相结合，不太专业的采购人员不利于采购成本控制。X学院新招采购人员要求也不是很严格，有的是在校即将毕业的学生，总之都是跟着师傅一起参加各种招投标、合同挂网、开标、考察等流程，不能熟练掌握电子化操作；X学院没有设置专业的培养机构和课程，也没有专业的交流平台，只能遇见一次学习一次，不能系统的有效的掌握相关信息，素质提升较为缓慢，且需要时间归纳总结经验，培养出一个出色的采购科员时间过长。X学院采购人员相关素质专业程度欠缺，导致本来就任务繁多的采购部门在日常工作中会出现与实验中心采购衔接不畅通的问题，不利于采购成本的控制。X学院采购成本控制改进建议建立原材料采购成本控制方案采购联盟不仅可以扩大采购规模，实现批量采购，降低交易次数，并可享受优惠折扣，从而降低采购成本，而且可以形成一定的买方垄断力，促使供应商之间的价格竞争和质量竞争，以降低采购成本并确保所采购物资的质量。[8]X学院尽快找到一些合适的联盟采购学校，与其协商，达成联盟采购方案，对某些时间和功能上相同的项目，比如食堂原料、实验器材设备、电脑、学生保险服务等，由X学院的单独变联盟的整体采购来充分发挥规模效应，使X学院的采购成本有效降低，同时联盟学校都合作起来建立电子信息库，将中标单位的名称、联系方式、合作价格、物资质量、售后服务等提炼出来收入信息库中，比纸质档保管更加方便和妥善，可以通过信息库内的中标信息来判断类似项目定标方案的合理性，这样形成联盟采购，控制原材料采购的成本。另外，设置专人从事负责采购市场的调查和资讯收集，定期形成调研报告，充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位，这不仅有利于X学院原材料采购成本的控制，对非原材料采购成本的控制也有帮助。确立采购计划制定人员X学院应该建立年度预算制度，形成有效的财务预算制度，让采购计划有专人制定。虽然设置专人来进行采购计划的定制，看似增加了X学院的采购成本，其实并非如此，花这点成本换来的是更大的收获，使采购工作处于主动的状态，有效的避免重复采购、超前采购、过量采购等情况。实施具有计划性的采购，摒弃X学院过去在采购中只能凭借经验主意摸索的糟粕，对于有周期性和非周期性的物资都可以保证顺利完成采购任务，并且控制到较低成本。实行部门分离制度设置独立的部门或人员根据货运单、发票和经过批准的采购合同副本、采购价格申报单、采购计划进行验收。[9]将X学院的资产部、采购部、招标办都分离，鉴于实际情况运行资金不够，显然是行不通。既然X学院和H投资公司的采购工作全是由X学院负责的，再加上这两个部门的工作量放在一个部门，员工在采购峰值阶段会超负荷工作，经常加班整理及收集资料，影响工作效率，单独分离出招标办还是可行的，分离后更能明确分工，由更加专业的工作人员负责相关工作，使效率提高，让员工的工作量适度减轻，不超负荷办公，采购与验收有条不紊的进行。招聘更加专业的职员和开设培训课程由于X学院采购部门某些员工年龄及文化水平的限制，如果开展电子化教学，对于老一辈员工来讲，学习能力及理解能力有限，不能很好的运用电子化操作。要适当使部门年轻化，毕竟这是一个知识、科技的时代，引进“新鲜血液”，年轻人对电脑的掌握程度相较更高，而且电子化操作更简便快捷，对采购工作有着