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文档简介

基金管理有限公司资料档案管理制度第一章总则为加强基金管理有限公司（以下简称“公司”）的资料档案管理，确保档案的安全、完整和有效利用，依据国家相关法律法规和公司内部规定，特制定本制度。公司资料档案是记录公司经营活动、财务状况、投资决策、人力资源等重要信息的基础性文件，是公司运营和管理的重要依据。第二章适用范围本制度适用于公司所有部门及其员工，涉及到的资料档案包括但不限于：1.财务档案2.投资档案3.合同档案4.人事档案5.法律文书档案6.其他相关工作档案第三章管理目标1.保障安全：确保档案的安全性，防止泄露、损毁和丢失。2.规范管理：建立科学、规范的档案管理流程，提高工作效率。3.信息共享：促进档案信息的有效利用，为公司决策提供支持。4.法律合规：确保档案管理符合国家法律法规及公司内部规章制度。第四章管理规范第1节档案的收集与归档1.档案材料的收集：各部门需在业务活动中及时收集相关档案材料，包括财务报表、投资决策记录、合同文本等。2.归档要求：所有档案材料必须经部门负责人审核后归档。归档材料应依据统一的分类标准进行整理，确保条理清晰。每份档案需附上归档清单，注明材料名称、数量、归档时间及责任人。第2节档案的保管1.保管责任：各部门应指定专人负责本部门档案的保管，确保档案完整、安全。2.存储要求：档案应存放在专用的档案室或档案柜中，确保防火、防潮、防盗。档案室应定期进行检查，确保其环境条件符合档案保存要求。3.编号管理：每份档案应进行编号登记，建立档案管理台账，确保可追溯性。第3节档案的查阅与借用1.查阅流程：员工如需查阅档案，须填写查阅申请表，并经档案管理部门审核批准。查阅期间，需遵守保密规定，不得擅自涂改、拆换档案内容。2.借用规定：档案原则上不外借，特殊情况下需外借时，须经部门负责人及档案管理部门批准。借用档案需签署借用登记表，明确借用人、借用时间及归还期限。第4节档案的转递与销毁1.档案转递：档案转递应通过正规的转递程序，禁止个人随意携带档案。转递档案需填写转递通知单，并由接收方确认无误后签字。2.档案销毁：达到保存期限的档案应进行销毁，销毁前需经过审核并填写销毁登记表。销毁过程应确保信息不可恢复，确保不泄露公司机密。第五章监督机制1.监督职责：档案管理部门负责对档案管理制度的执行情况进行监督检查，定期向管理层报告。2.评估机制：每年对档案管理工作进行总结评估，提出改进意见。对违反档案管理规定的行为，依据公司相关纪律进行处理。3.反馈渠道：设立意见反馈机制，鼓励员工对档案管理工作提出建议和意见。第六章附则1.解释权：本制度由公司档案管理部门负责解释。2.生效日期：本制度自发布之日起生效。3.修订流程：如需对本制度进行修订，须经相关部门讨论通过，并报管理层审批。第七章附件附件1：档案管理登记表档案编号档案名称归档日期责任人备注附件2：借用登记表借用人借用日期归还日期档案名称备注附件3：销毁登记表销毁日

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