供应商及采购管理制度

供应商及采购管理制度第一章总则第一条目的为规范公司的供应商管理和采购流程，确保采购活动的透明性、公平性和合规性，提升采购效率，降低采购风险，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本公司所有与供应商管理及采购相关的部门和人员，包括但不限于采购部、财务部、法务部、质量管理部等。第三条法规依据本制度依据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国反不正当竞争法》及相关行业标准制定。第二章管理规范第一节供应商管理第四条供应商选择标准1.资质要求：供应商需具备合法的营业执照及相关行业资质，并在有效期内。2.财务状况：供应商需提供最近三年的财务报表，证明其经济实力。3.信用记录：供应商应无不良信用记录，需提供相关信用证明。4.业绩评估：优先考虑在行业内有良好业绩和口碑的供应商。第五条供应商评审流程1.初步筛选：采购部依据选择标准对潜在供应商进行初步筛选。2.实地考察：对符合要求的供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量管理等情况。3.评审会议：组织相关部门召开评审会议，决定是否纳入合格供应商名单。4.备案管理：合格供应商名单由采购部进行备案，并定期更新。第二节采购流程第六条采购申请1.申请部门：各部门需填写《采购申请表》，提交至采购部。2.审核流程：采购部对申请进行审核，审核内容包括预算、需求合理性及合规性等。第七条询价与比价1.询价方式：采购部应至少从三家合格供应商中进行询价。2.比价原则：根据价格、质量、交货期及售后服务等综合因素进行比价。3.记录管理：询价及比价结果需形成书面记录，存档备查。第八条合同签署1.合同格式：采购合同应采用公司统一格式，并包含必要条款。2.审核流程：合同需经法务部审核，确认符合相关法律法规。3.签署权限：合同由采购部负责人及财务部负责人共同签署。第三章采购管理第一节采购执行第九条订单管理1.订单确认：采购部应及时将订单确认函发送给供应商，并跟踪订单执行情况。2.交货管理：采购部应与供应商保持沟通，确保按时交货，并及时处理交货异常情况。第十条验收管理1.验收标准：验收应根据合同约定的标准进行，确保货物质量符合要求。2.验收流程：验收由采购部及相关使用部门共同进行，形成验收记录并存档。第二节采购付款第十一条付款流程1.付款申请：采购部应在验收合格后，向财务部提交付款申请。2.审核与支付：财务部审核付款申请，符合要求后按合同约定进行支付。第四章监督机制第一节监督管理第十二条监督责任1.内部监督：公司设立内部监督小组，定期对采购及供应商管理进行检查。2.外部审计：可根据需要聘请第三方机构进行外部审计，确保采购活动的合规性。第十三条违规处理1.违规举报：任何部门及员工均可对采购及供应商管理中的违规行为进行举报，举报人信息将予以保密。2.处理流程：对举报情况进行调查，若属实，将依据公司相关规定进行处理。第二节评估与改进第十四条绩效评估1.评估指标：定期对供应商进行绩效评估，包括交货及时率、质量合格率、服务响应等。2.评估结果：评估结果将作为下次采购的重要参考依据。第十五条持续改进1.反馈机制：建立供应商反馈机制，收集供应商对采购流程的意见和建议。2.制度修订：根据实际情况及反馈意见，定期对本制度进行修订和完善。第五章附则第一节解释权本制度由采购部负责解释。第二节生效日期本制度自发布之日起生效。第三节修订流程制度的修订需经采购部提出，由公