人员档案管理制度

人员档案管理制度第一章总则为加强公司人员档案的管理，保障档案的安全性和有效利用，依据国家相关法律法规及公司内部规定，特制定本《人员档案管理制度》。人员档案是记录员工个人经历、思想、能力、表现等信息的重要文件材料，是了解、评价和任用员工的重要依据。此制度的制定旨在为公司的人力资源管理提供科学、系统的支持。第二章适用范围本制度适用于公司所有员工的档案管理工作，包括新入职员工、在职员工及离职员工的人事档案。各部门应遵循本制度，确保档案管理的规范化和标准化。第三章制度依据本制度依据以下法律法规和公司内部政策制定：1.《中华人民共和国劳动法》2.《中华人民共和国档案法》3.《人事档案管理暂行办法》4.公司《人力资源管理制度》第四章档案工作任务1.档案收集：负责收集员工的各类人事材料，确保资料的完整性和真实性。2.档案整理：对收集到的档案材料进行分类整理，确保档案的系统性和可查性。3.档案保管：对档案进行安全保存，采取有效措施防止档案的损毁和丢失。4.档案查阅：建立档案查阅制度，确保查阅流程的规范性和安全性。5.档案转递：对人员调动、离职等情况，及时进行档案转递和更新。第五章档案的收集与归档1.收集内容：员工登记表个人简历考核材料证书复印件奖惩材料兼职情况说明承诺书劳动合同各类审批材料及其他相关材料2.归档要求：所有档案材料应字迹工整、内容完整。综合服务部负责对不符合要求的材料进行纠正和完善，确保档案的准确性。第六章档案的保管1.保管责任：档案由综合服务部专人负责保管，确保档案的安全性。2.安全措施：档案应存入保险柜，并采取防火、防潮、防盗等措施。档案应逐一编号登记，每年检查核对，确保档案的完整安全。3.交接制度：交接档案需填写清单，由交接双方签字确认，确保档案交接的透明和可追溯。第七章档案的查阅与借用1.查阅流程：员工或外部人员需查阅档案时，需提交书面申请，并经综合服务部审核批准。查阅档案时，必须遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换。2.借用规定：档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经执行总裁批准。借用档案时，应填写借用登记表，明确借用人、借用目的及归还时间。第八章档案的转递1.转递责任：档案转递工作应认真负责，人员内部调动时，档案随人转递。2.转递流程：综合服务部负责密封转递档案，禁止个人携带。转递档案需填写转递通知单，确保档案转递的规范性。3.核对要求：对转进的档案应及时核对无误，并办理通知单回执，确保档案的准确性和完整性。第九章监督与评估机制1.监督机制：定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。建立档案管理工作台账，记录相关操作和管理情况，确保可追溯性。2.评估机制：每年对档案管理工作进行总结与评估，提出改进意见，确保制度的有效性和适应性。第十章附则1.解释权：本制度由综合服务部负责解释，若与国家法律法规有冲突，以法律法规为准。2.生效日期：本制度自发布之日起实施，所有员工均应遵守。3.修订流程：本制度如需修订，应由综合服务部提出方案，经过审议后方可实施。结语通过本制度的实施，旨在提升公司人员档案管理的标准化和科学