2024年工程备用金使用制度范例（四篇）

第4页共4页2024年工程备用金使用制度范例备用金管理制度第一章总则第一条为确保日常运营中零星支付的顺利进行，特设立专用备用金储备。第二条备用金分为定额备用金与临时备用金（借款）两种类型。第二章备用金分类第三条定额备用金：指因支出频繁等原因需长期周转的现金，具有时间跨度长、数额相对固定的特点。第四条临时备用金：指因临时性需求而借支的现金，具有一次性使用、时间周期较短的特征。第三章定额备用金与借款管理规定第一条备用金借款申请与报销流程一、工作人员需临时借用备用金时，应首先向财务部申领“借款单”。财务人员依据实际需求向借款人发放一式两联的“借款单”。借款人需按照规定的格式和内容填写借款单，并按既定流程完成签字手续。财务人员需审核签字后的“借款单”内容是否准确无误，确认无误后方可办理付款。二、借款人员完成业务后，应在三日内向财务部提交“报销单”，并详细填写各项规定内容。经主管领导审批后，将“报销单”返回财务部。财务人员依据财务制度严格审核无误后，办理报销手续。三、在办理报销手续时，财务人员需查阅“备用金”台账，核对报销人员的原借款金额。对于报销后产生的超支部分，应及时以现金形式退还本人；若报销后金额低于原备用金，则应要求报销人退回差额部分以结清借款。四、对于因业务需要长期借用备用金的人员，财务部可根据实际情况核定固定金额，并明确使用范围。使用部门需设立专人负责定额备用金的管理，该人员需妥善保管支付凭证、发票及报销单据，并设立备用金登记簿，详细记录各项零星支出。经管人员需按月向财务部报告备用金使用情况，前账未清者不得继续借款。如遇特殊情况无法按时结算，需提前向财务负责人说明原因，经同意后方可延期。五、财务部经理需对借款的合理性进行复审，并对借款总额进行总体监督。同时，根据前期现金使用情况进行分析，依据现金管理制度做出判断。第二条备用金与借款额度管理一、采购员借用的零星采购款项，单次不得超过____元。对于超过____元的材料采购，应由供货方提供合法、真实、完整的原始资料，并按规定程序经审核批准后，到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付及结算手续。单笔超过____元的采购，必须遵循工程部制度规定，通过合同审批程序进行采购。二、员工因公出差借款，需根据预计的出差天数、往返路费、住宿费等费用核定借款额度。三、各工程项目的备用金额度，根据各项目具体情况暂定为每周____万至____万。如遇特殊情况，需由项目经理提前向总经理说明情况并获得审批。四、其他借款根据实际情况核定金额。第三条备用金借款支付方式备用金与借款的支付方式包括现金、支票及其他银行结算方式。具体支付方式应根据工作需要和管理需求确定。备用金额度根据支出业务的变化进行调整，并对使用对象和用途范围进行严格审定。第四条备用金管理细则一、实行专人借支、专人负责制度，严禁将备用金全部或部分转借他人或以临时备用金名义借支。二、以支票及银行结算方式借款的，必须在银行结算票据上签收，并在《付款凭单》上注明票据号码。三、对于理赔、押金等性质的借支，在取得对方单位正式收据后，应及时办理转账手续。四、具体借支人为借支款项的责任人。若发生转借或其他情况而未办理相关财务手续的，财务部不予承认。五、部门审核主管为各种临时性备用金归还的第一责任人，需监督经办人及时办理报账归还手续。六、以现金方式借款的，一般情况下由借款人以现金方式归还或以本人发生的费用报销抵冲。七、因生活困难等原因借支的，按原核定的归还时间进行催收。八、出纳需于每月____号前清理临时性个人备用金借款。对于不按时归还的，财务部将向人事部提供相关信息及欠款金额，并从其工资中扣除。九、定额备用金的借款时间最长不得超过一年，每年需清理一次。如需继续借用，需重新办理申请审批手续。每年清理时间为____月____日。十、财务部有权对各部门备用金的使用情况进行抽查。一旦发现未按规定使用、挪用或占用备用金的情况，财务部有权收回借用的备用金。十一、对于使用率不高的备用金，财务部应及时收回并重新核定备用金金额，同时收回差额部分。十二、若2024年工程备用金使用制度范例（二）备用金管理制度第一章总则一、为确保日常小额支付需求，特设立专用备用金储备。二、备用金分为定额备用金与临时备用金（借款）两类，以满足不同情境下的资金需求。第二章备用金分类三、定额备用金系指因频繁支出而需持续周转的现金，其特点在于使用时间长且相对固定。四、临时备用金则针对临时性需求而借支，具有一次性、使用时间较短的特点。第三章定额备用金与借款管理规定第一条备用金借款申请与报销手续一、员工需临时借用备用金时，应首先向财务部申领“借款单”。财务人员依据实际需求发放一式两联的“借款单”，借款人需按规定格式填写并办理签字手续。财务人员审核无误后，方可办理付款。二、业务完成后，借款人须在三日内向财务部提交“报销单”，填写完整并经主管领导审批后，返回财务部。财务人员依据财务制度审核无误后，办理报销手续。三、报销时，财务人员需查阅“备用金”台账，对超支部分及时退还，不足部分则要求借款人退回余额以结清原借款。四、长期借用备用金的人员，由财务部根据实际情况核定固定数额并明确使用范围。使用部门应设专人管理，妥善保存相关票据，并设立登记簿记录支出情况。经管人员需按月向财务部报告备用金使用情况，前账未清不得续借。特殊情况下需延期结算的，需提前向财务负责人说明并获批准。五、财务部经理对借款合理性进行复审，并依据现金管理制度进行总体监督与分析。第二条备用金与借款额度一、采购员零星采购用款单次限额为____元，超出此限额的材料采购应由供货方持合法凭证，经审核批准后办理支付手续。单笔超过____元的采购需遵循工程部合同审批程序。二、员工因公出差借款额度根据预计天数、费用等核定。三、各工程项目备用金额度根据项目情况暂定为每周____万至____万，特殊情况需由项目经理向总经理申请审批。四、其他借款额度根据实际情况核定。第三条备用金借款支付方式备用金与借款支付方式包括现金、支票及其他银行结算方式，具体依据工作与管理需求办理。备用金额度随支出业务变化而调整，并对使用对象和用途进行严格审定。第四条备用金管理细则一、实行专人借支、专人负责制，严禁转借或以临时备用金性质借支他人。二、以支票及银行结算方式借款的，需在票据上签收并注明票据号码。三、理赔、押金等性质借支在取得正式收据后，可及时办理转账手续。未经财务手续转借的，财务不予承认。四、部门审核主管为临时性备用金归还的第一责任人，需监督经办人及时办理报销归还手续。五、现金借款原则上由借款人以现金方式归还或以费用报销抵冲。六、因生活困难等原因的借款按核定归还时间催收。七、出纳需每月清理临时性个人备用金借款，逾期未还者将从工资中扣除。八、定额备用金借款期限最长不超过一年，每年清理一次。需续借者需重新办理审批手续，清理时间为每年____月____日。九、财务部有权随时抽查备用金使用情况，发现违规使用将收回备用金。十、对使用率不高的备用金应及时收回并重新核定金额。十一、确需增加备用金额度的，按初次申请流程办理；跨年度使用备用金的需在年底重新办理借款手续。十二、因人员变动导致的定额备用金责任人变更需办理变更手续，即原责任人还款、新责任人借款。十三、财务部每年末需对其他应收款-备用金科目进行对账，并请借款人签字确认。2024年工程备用金使用制度范例（三）尊敬的各部门：为提升异地分公司的日常运营效率，实现资源的优化配置，我们特此制订本规定。此规定将适用于所有异地分公司。以下是具体的管理细则：1、备用金持有权限：每个异地分公司仅允许一名负责人或行政人员持有备用金，且一人一责。2、备用金使用规定：2.1需设立《备用金使用记录表》（附件一），详实记录备用金使用情况。2.2对于小额采购，若采购总额不超过____元，可由分公司负责人签字批准后，使用备用金进行。2.3对于紧急采购任务，采购金额超过____元，需提交由分公司负责人及VP签字的申请单至营销管理部，注明“申请使用备用金”。经营销管理部审核确认采购必要性并签字同意后，分公司方可使用备用金。2.4每月最后一个星期需对本月备用金使用情况进行报销。2.5备用金报销冲抵完成后，方可申请下一次备用金。2.6每月最后一个工作日，需将本月《备用金使用记录表》转交营销管理部存档。3、备用金借款额度与周期：3.1备用金借款额度上限为____元。3.2原则上，借款周期不得低于____个月，且需在上次备用金借款报销冲抵完成后，方可申请新的备用金。4、备用金借款流程：4.1由分公司负责人或行政人员通过财务系统提交“借款申请”，收款账户应为公司专用的备用金银行卡。4.2经部门领导、分管高管及财务负责人在财务系统上审批，财务负责人需重点核查上次备用金借款是否已冲抵完成。4.3申请人将审批通过的借款申请电子版发送至营销管理部。4.4营销管理部将单据内容备案，经分管高管签字确认后提交财务。4.5财务部门根据单据信息办理付款。5、备用金报销流程：5.1借款人根据实际使用情况，填写“日常费用报销单”以冲抵相应借款，整理好对应的发票、采购申请单复印件、银行卡流水清单，寄送至营销管理部。5.2营销管理部整理好发票、采购申请单、银行流水和报销单进行备案，随后提交财务进行报销。5.3若报销发票不符合公司财务规定，财务部门将不予报销冲抵备用金。6、备用金使用人员必须严格遵守以上规定，对于违反任一条款达三次的，将取消该分公司的备用金权限。7、本规定由公司营销管理部负责解释和修订。8、本规定自发布之日起生效。敬请各部门严格遵守，共同维护公司的运营秩序。2024年工程备用金使用制度范例（四）#备用金管理制度一、备用金借款周期1.原则上，备用金的借款周期不得低于____个月。2.借款人需在上次备用金借款报销冲抵完全完成后，方可申请下一次备用金借款。二、备用金借款流程1.提交申请：外地分公司负责人或行政人员需在财务系统上提交“借款单”，其中收款账户需指定为公司备用金专用银行卡，专款专用。2.审批流程：借款单需经部门领导、分管高管及财务负责人在财务系统上审批通过。财务负责人需重点审核该分公司上次备用金借款是否已冲抵完成。3.提交营销管理部：提单人将审批通过的借款单电子版发送给营销管理部。4.备案与递交：营销管理部将单据内容备案后，经分管高管手签，再递交至财务部门。5.付款办理：财务部门根据单据信息办理付款手续。三、备用金报销流程1.费用分类与申报：借款人需根据备用金实际使用情况，将当月需报销的费用分类填报“日常费用报销单”，并附上相应的票据、采购申请单复印件及银行卡流水清单，整理后寄送至营销管理部。2.审核与备案：营销管理部整理好相关票据及报销单后，进行备案，并上交财务部门进行报销审核。3.报销标准：若报销票据不符合公司财务规定，财务部门将不予报销冲抵备用金。四、备用金使用规定1.使用范畴：备用金主要用于项目预算遗漏费用、返工费用、人工差旅费、材料上涨增加费用及临时产生的其他费用等。2.活动执行：经办人员需凭总经理签字核准的项目费用预算表及书面申请（含请款单及费用预算表），向项目负责人申请备用金。财务部门凭项目负责人签字的请款单向经办人员发放备用金，经办人员需在活动结束后三天内凭有效单据冲抵备用金。3.项目执行：临时执行任务时，经办人员凭总经理签字核准的《临时项目执行通知单》向行政部门申请备用金。固定项目执行时，经办人员凭《固定项目执行通知单》向行政部门申请备用金，并需在每月____号前凭有效单据冲抵备用金。五、项目应急费用（不可预见费用）使用程序1.定义与用途：不可预见费用用于应对未能预见的事件或变化，以防备因失误或疏忽造成的成本增加。2.申请额度：申请额度原则上不得超过项目总费用的____%，特殊情况下不得超过____%。3.审批流程：经办人员需在执行活动项目前，将该费用编入《项目费用预算表》中，报总经理审批。六、公司备用金管理办法1.管理目的：为规范公司备用金管理，减少资金占用，加快资金周转，提高资金使用效率，特制定本办法。2.使用范畴：备用金主要用于因公出差、物资采购、处理公司事务借款及公司对外收费多退少补的周转金借款等。3.审批制度：项目及个人对公司的借款实行项目负责人审批制度，项目负责人需认真审核借款申请后再签署同意意见，并承担第一责任人职责。