第四章-会展项目计划

第四章会展项目计划第一节会展项目计划概述第二节会展项目范围计划第三节会展项目进度计划第四节会展项目资源计划第一节会展项目计划概述一、会展项目计划的作用与内容（一）会展项目计划概念2会展活动是一个十分错综复杂的庞大系统，有会展专家统计，一次展会是由大大小小3600多项事件构成。因此，无论小型会展项目，还是大型世博会，都需要在活动开始之前就制定好详细可行的执行计划，用计划来指导和规范项目团队的工作，确保会展项目在预定事件得以顺利圆满的完成，达到预期的项目目标。会展项目计划是会展项目未来行动过程的预定路线，是根据项目策划所选定的主题，确定会展项目，并制定为实现该目标的进度计划和预算安排。3如图4-1所示，表示了项目目标的层次性。4（二）会展项目计划内涵会展项目计划不仅能够帮助项目团队成员对目标有更清楚的认识和理解，提高项目管理的运行效率，还可以为项目控制提供有力的依据。任何计划都是为了解决三个问题：一是确定组织目标；二是确定为达成目标的行动时序；三是确定行动所需的资源比例。5会展项目计划主要解决“6W”（4W2H）的问题，如图4-2所示。61、What（何事）——会展项目目标会展项目要实现什么样的目标，以目标来指导会展项目组成员的工作任务。2、How（如何）——工作分解结构图如何完成任务？可通过工作分解结构（WBS），将会展项目分解为具体的工作任务，是项目组必须完成的各项工作清单，是会展项目计划工作的重要基础。3、Where（何地）——项目工作地点确定各项工作在什么地方、什么城市进行以及具体的场馆主办。74、Who（何人）——人员使用计划确定承担工作分解结构中每项工作的具体人员。5、When（何时）——项目进度计划确定各项工作的总需时以及开始和结束时间，确定各项工作所需的资源等，是会展项目计划工作的重点所在。6、Howmuch（多少）——项目费用预算计划确定WBS中各项工作的经费预算及项目总预算。例如：某会展公司“2011第八届汽车用品展”项目组计划工作。8案例：首届某博览会项目计划1、第一阶段时间：2009年10月底前主要工作内容：成立筹展机构、落实经费。2、第二阶段时间：2009年11月底前主要工作内容：①完善展览设计方案；②国内外展销企业招展；③预定参展人员住宿；④制定各项工作方案。3、第三阶段时间：2009年12月上旬至展会开幕主要工作内容：①完成展位施工制作及布展；②落实参会人员名单；③落实参加各项重要活动人员名单；④会展期间的有关工作。9（三）会展项目计划编制的作用1、明确会展项目目标清晰表述会展项目的总目标和各阶段目标，并以书面的整体计划形式下达到每个项目小组成员手中，使每个成员非常清楚项目的目标，有助于项目小组成员齐心协力，为完成项目目标而协调工作。2、确定各项任务可以确定为完成会展项目目标所需的各项任务，每一项任务的开始时间、所需时间和结束时间，一控制每项任务的时间进度。根据会展项目的总目标确定的工作分解结构。103、合理分配各项资源确定各项任务所需的资源，包括人力、物力和财力资源，制定各项资源的预算，吧最适合的人员、物资和资金分配给最合适的工作。4、明确工作职责，调动成员工作积极性确定会展项目小组各成员的工作责任范围和地位以及相应的职权，以便各成员按计划要求实施工作，最大限度的降低风险。5、实施对项目有效的监控、跟踪及控制所确定的各项工作任务和阶段性目标是项目控制的前提和基础。11（四）会展项目计划编制的内容主要内容包括：项目范围计划、项目进度计划、项目资源计划等，其中会展项目进度计划是整个会展项目计划的核心内容。会展项目计划的一般内容：(1)项目许可证和项目章程(2)采取的项目管理方法(3)项目范围说明。包括项目可交付成果和项目目标。(4)项目工作分解(WBS)(5)项目开始时间及进度(6)责任分解与费用估算(7)主要里程碑和评估制度(8)人员安排计划(9)业绩考核和评估制度(10)项目主要风险。121、项目范围计划项目范围计划确定了项目所有必要的工作和活动的范围，在明确了项目的制约因素和假设条件的基础上，进一步明确了项目目标和主要可交付成果，进而编写项目说明书。项目范围说明书说明了开展这个项目的原因，形成项目的基本框架，使项目所有者或管理者能够系统地、逻辑地分析项目关键问题及项目形成中的相互作用要素，使项目的有关利益人在项目实施前或项目有关文件书写前，能就项目的基本内容和结构达成一致。形成项目结果核对清单，作为项目评估的工具。132、项目进度计划进度计划是项目控制和管理的依据。进度计划是表达项目中各项工作的开展顺序、开始及完成时间及相互衔接关系的计划。进度计划是根据实际条件和合同要求，以项目的交付使用时间为目标，按照合理是顺序所安排的实施日程。也是物资技术资源供应计划编制的依据143、项目资源计划项目资源计划是指通过分析和识别项目的资源需求，确定出项目需要投入的资源种类、数量和时间，从而制订出项目资源供应计划的项目成本管理活动。资源计划是一个决定要获得哪些资源，从哪里获得、何时得到它们以及如何使用它们的过程。

必须特别说明的是，范围计划是整个项目计划的基础，资源计划是保证，进度计划是核心内容和会展项目实施与控制的依据和关键。15

2、项目工作分解

3、为各项任务确定时间

4、资源分配

5、制定初步计划6、听取意见并及时调整计划1、确定会展项目目标7、确定计划二、会展项目计划的编制过程一般地，会展项目计划的编制遵循如下程序：161、确定会展项目目标确定会展项目目标是项目计划的首要任务。首先要明确以下几个问题：为什么要办会展？是否需要寻找适销市场和新客户?是否想要介绍新产品或提供新的服务项目?是否需要选择代理商或批发商?对合资是否感兴趣?或者通过展览来研究和开发市场？会展项目目标是指会展项目组织者根据营销战略、市场条件和会展情况制定的明确的、具体的展会目的以及通过展会而达到的企业目标。17会展项目目标的属性：（1）多目标性会展项目的目标是一个目标体系，政府、会展公司、参展商、服务分包商、观众等不同的利益主体有不同的项目目标。政府层面；会展公司层面；服务分包商层面；参展商层面；观众层面。（2）优先性当会展项目的目标之间发生冲突时，要优先考虑其中的某个或某些目标。（3）层次性会展项目的目标是一个从抽象到具体的层次结构，是一个多级的目标体系。既需要总目标，还需要各个子目标，总目标是对会展项目最终交付结果的要求，而子目标则是每一项具体任务的结果要求，是可操作的解决问题的具体措施。18描述会展项目目标的“SMART”原则。Specific—具体的Measurable—可测量的Achievable—可实现的Relevant—相关的Traceable—可跟踪的项目目标必须明确、具体，尽量用定量化的语言进行描述，保证项目内容易被理解和沟通，使每一个项目成员确信项目目标可以达到，并能使每一个项目组成员结合项目目标确定个人的具体目标。19AUMA所归纳的展会目标AUMA（奥马）是德国展览与博览会协会，是德国展览业的权威组织，1907年成立。根据AUMA所做的一项调查研究得出，企业参加展览会的目标可分成：基本目标、产品目标、价格目标、宣传目标、销售目标。（1）基本目标即了解新市场、寻找出口机会、交流经验、了解发展趋势和平共处、了解竞争情况、检验自身的竞争力、了解公司所处行业的状况、寻求合作机会、向新市场介绍本公司和产品。20（2）产品目标推出新产品、介绍新发明、了解新产品推销的成果、了解市场对产品系列的接受程度、扩大产品系列。（3）价格目标试探定价余地、将产品和服务推向市场。（4）宣传目标建立个人关系、增强公司形象、了解客户的需求、搜集市场信息、加强与新闻媒介的关系、接触新客户、了解客户情况、挖掘现有客户的潜力、训练职员调研及推想技术。（5）销售目标扩大销售网络、寻求新代理、测试减少贸易层次的效果。21案例：2007年国际医疗仪器设备展览会专业观众参展目的22例如对德国慕尼黑展览公司举办的世界最大规模的机械工程设备类展览会BAUMA进行过“企业参展目标”专门调查，结果表明，参展目标中：提高企业知名度为85%，密切老客户和结识新客户均为70%，通过展览会宣传产品市场占有率63%，推介新产品60%，提升产品知名度58%，交流信息占50%，发现客户需求50%，影响客户决策33%，最后才是签署销售合同仅占29%。23可见，对成熟的参展商来讲，尽管其参展的根本目的是为了提高产品销售率获得订单扩大市场份额，但他们知道，企业作为一个组织的影响力大于任何一种产品的力量，而展览会作为一种中立的连接客户和市场的桥梁，对专业观众而言最具有影响力的除了产品性能和价格之外，更关键的是企业实力。其在展览会的表现形式就是展示企业形象和提高企业知名度，这对世界500强企业来讲是一个基本的参展特征。因此，成熟的参展商的参展标准目标模式可简述为：在知名展览会上集中精力“展示企业形象”和“推介创新产品”。24【案例】

2011年西安世界园艺博览会目标

（案例资料来源：人大经济论坛网站）（1）战略目标1）通过本届世界园艺博览会向世界展示全新形象和发展面貌的新西安，大大提高西安及陕西的对外开放水平；2）拓展西安及陕西参与国际交往的途径，推进西安国际化进程；3）拓宽西安的国际化视野，深化生态文明，进一步带动区域发展；4）进一步丰富西安旅游产品，促进旅游业发展，催生城市旅游经济新的增长极；5）促进市民文明素质提升。25（2）运营总体目标在“天人长安、创意自然”主题的指导下，创办一届“有创意、有特点、水平高、影响大”的世界园艺博览会。1）通过精细管理，营造出具有世界各地园艺景观和风情特色的会场，让参观者尽情享受大自然花、绿、水的魅力，增进环境意识；2）搭建一个能够充分展示城市与自然和谐共生及相关技术最新成果的世界级平台，成为参观者、园艺及相关专业者了解最新科技成果、学习交流的会场；3）开展城市与自然和谐共生、天人长安相关联的丰富多彩的活动，使会场处处充满喜庆节日气氛、洋溢着活力和欢乐；264）提供各种各样的休闲娱乐场所和机会，使之成为能够体验包含世界各地的衣食住行和文化生活的博览会；5）打造西部旅游观光新热点，传播生态、节能、环保新理念，引导绿色消费，促进生态产业发展，成为时尚西安——都市生活新亮点；6）彰显西安作为世界历史文化名城的特色，突出城市创新——生态、科技进步、最适宜人居等新元素；7）着眼于区域的可持续发展，为西安世园会在会期前后及会场内外形成巨大的影响力而努力。27【案例】新成立展会典型的招展营销进度计划282、项目工作分解确定实现项目目标需要做的各项工作，通常使用项目工作分解结构（WBS）将整个会展项目分解成为便于管理的具体活动（工作）。将工作进行细分后，要在各项具体活动之间建立逻辑联系。3、为各项任务确定时间根据自己的经验，或者向具体工作负责人员询问，确定各项具体工作的完成时间。294、资源分配为每一项工作分配人力、物力和财力。应充分考虑每项工作的性质、工作量，人员的性格和能力。5、制定项目计划初稿在调研的基础之上，制定出项目资源分配计划、项目进度计划。306、听取意见并及时调整计划通过召开会议听取各个会展利益相关者关于会展计划的意见，并对所作计划进行调整。7、确定项目计划并编制文档最终的项目计划是建立在调研和反复征求各方意见的基础上的，最终计划形成书面文件，发给企业高层管理者和会展项目组员，使项目组相关人员都清楚项目计划的内容。31案例：2011年西安世界园艺博览会作为特大型

国际性活动管理的阶段划分概念阶段——即启动阶段实施阶段——含计划阶段、实施阶段内容运营阶段——属实施阶段内容结束阶段32项目范围是指项目的“产出物范围”和项目“工作范围”的总和。产出物范围也称产品范围，工作范围可理解为侠义的项目范围。可见，项目范围包括项目的最终产品或者服务，以及实现该产品或服务所需要执行的全部工作。项目范围计划的主要内容：对于项目目标、项目产出物和项目工作范围等内容的全面说明和描述以及计划安排。一、定义会展项目范围（一）项目范围定义33第二节会展项目范围计划（二）会展项目范围的定义会展项目范围是指为达到项目目标所要做的各项工作内容，包含了所交付的产品或服务应该具有什么样的特征和功能以及为了实现该产品或服务所需要完成的工作内容。会展项目范围是指会展项目的“产出物范围”（即会展项目业主／客户所要的项目产出物）和项目“工作范围”（即会展项目实施组织或项目团队为提交项目最终产品所必须完成的各项工作）的总和。确定会展项目范围可以提高项目费用、时间、资源估算的准确性，可以作为确定进度测量和控制的基准，有助于项目管理者清楚地分派责任。34Microsoft

Project

2013可以快速、高效地建立会展项目计划。35（三）会展项目范围的内容一般地，会展项目范围主要包括以下内容：1、参会者、参展商的确定即确定参会人员或参展商的类型、层次、数量。2、观众商和普通观众的确定即确定观众人员的类别、购买能力水平、决策能力、数量等。3、制定合适的营销战略即通过一定营销方式的组合，实现会议和展览产品的顺利销售，确保会展组织者的收入来源。364、确定会展服务的范围即与会展服务总承包商或分承包商签订合同，为参会者、参展商和观众提供各种服务，如展品运输、展台搭建、保险、清洁、餐饮、邮寄等各项服务。5、会展现场的管理工作即在展会现场协调参展商、观众和服务商之间的关系，确保展会顺利进行。6、会展评估工作即在会展活动结束之后对展会环境、展览工作、展览效果等进行评估。37例2011年西安世园会的项目范围包括：为世园会运营提供的服务（包括对参展者、参观者、工作人员、要客、媒体活动和论坛等提供的各类服务）、管理（包括对安全、园区公共事务、门禁、物流、志愿者、场馆和停车场等各方面的管理）和商业化运作（包括票务营销、园区商业设施经营和管理等商业化运作）。项目范围是将项目计划中的的所有要素互联起来的基点。为保证项目范围定义的完成，可采用项目范围检查表进行表示。见表4-1。序号要素描述序号要素描述1项目目标4技术要求2可交付物5限制和排除3里程碑6客户检查表4-1项目范围检查表38定义会展项目范围：1、定义项目目标项目范围定义的第一步是定义项目目标。会展项目目标既要满足会展企业的目标，同时也要满足参加者的目标。2、定义可交付物项目范围定义的第二步是定义可交付物。可交付物：项目周期内的期望产出。393、里程碑里程碑是会展项目某具体时间点上的重大事件，是项目阶段性工作的标志。里程碑围绕事件、项目活动、检查点或决策点，以及可交付成果展开的。4、技术要求能满足与会者对技术方面的一些要求。5、限制和排除把某些不应该做的事情排除在项目范围之外。6、客户的检查检查客户对可交付物的期望是否达到（或满意）。40例：第二届中国中部投资贸易博览会重大活动事件安排——里程碑1、跨国公司座谈会——时间4月25日下午。2、欢迎晚宴——时间4月25日18：00。3、领导及重要嘉宾视察展馆——时间4月25日。4、大会开幕暨开馆式——时间4月26日9：00。5、承接产业梯度转移重大合作协议、项目签约仪式——时间4

月26日。6、中韩双方投资合作委员会第五次联席会议——时间4月26日。7、文艺晚会——时间4月26日20：00。8、闭幕式（成果及申办结果发布会）——时间4月28日上午。411、项目产出物的描述项目产出物是指项目为社会提供的物质产品、科技文化成果和各种各样的服务。描述说明了产出物特征、项目目标、开展项目理由，以及产出物与其他同类产品或服务的不同之处等。2、项目方案选择标准一般而言，项目方案评价与选择标准根据项目产出物的要求进行编制。3、相关项目的历史信息指以前项目决策和选择中产生或使用过的各种信息，以及关于以前相关项目实施情况的描述文件和资料。二、定义会展项目范围的依据42（一）项目说明书项目说明书是经项目业主（客户）等项目相关利益者正式确认的项目说明文件。项目说明书的主要内容包括项目产出物的说明、项目所能满足的商业需要，以及项目的总体描述等。项目说明书应有项目业主（客户）或项目的决策者签发；项目说明书应说明项目经理可以使用的组织资源和从事项目管理活动的权利。如表4-2。会展项目范围定义的成果应为项目范围说明书。三、会展项目（范围）定义的成果43表4-2天津ABC房交会项目说明书44项目的限制条件一般主要来自三个方面。1、工期限制包括项目的或项目主要阶段的开始与结束日期。2、资源限制最主要的是资金和项目的总预算限制。3、范围限制包括项目需要完成的全部工作和其中哪些工作可以自行完成，哪些工作需要承包给他人等。

当在时间（工期限制）、成本（资源限制）和性能（范围限制）三个方面的限制下追求满足或超过客户的期望时，会展项目就能获得最终成功。（二）项目的各种限制条件45在一个会展项目中，假设前提条件主要包括：1、会展项目可用资源及其配备情况项目经理对某些资源可能没有管辖权。2、会展项目工期估算在会展项目的实施过程中，存在许多不确定性。3、会展项目的成本预算在实际执行中，存在很多不确定性。4、会展项目的产出物是未来的可交付成果，受多方面因素的影响，具有很大的不确定性。（三）假设前提46（一）项目范围综述项目范围综述包含那以下内容：项目理由项目产出物项目目标项目的工作分解结构（二）项目范围综述的相关支持细节相关支持细节是指有关会展项目范围综述的各种支持细节文件，多以项目范围综述文件的附件形式出现。四、会展项目范围计划的内容47（三）项目范围管理计划项目范围管理计划是项目或项目集计划的组成部分，描述如何定义、制定、监督、控制和确认项目范围。会展项目范围管理计划文件是描述如何管理和控制项目范围，以及如何对项目范围的变更进行管理的计划文件。项目范围管理计划是一种规划工具，说明项目团队如何确定项目范围，制定详细的项目范围说明书，确定与制作工作分解结构，核实项目范围，以及控制项目范围。项目范围管理计划是“制定范围计划”过程的主要成果。48第三节会展项目进度计划一、会展项目进度计划的编制步骤（一）会展项目进度计划概述1、会展项目进度计划概念项目进度计划是对实现项目结果所要完成的工作（组成项目的活动）做出时间安排。会展项目进度计划是表达会展项目中各项工作的开展顺序、开始和完成时间及相互衔接关系的计划。对于展览计划来说，里程碑事件可能包括展览中心的租用、招展的开始、营销方案的启动、与会展服务商签订合同、展台的搭建、展品的运输及布展等。492、会展项目进度计划的类型按进度计划所包含的内容不同，可分为：总体进度计划分项进度计划：营销、招展、组展等进度计划。年度进度计划501、项目描述4、工作责任分配表制定2、项目分解3、工作描述5、工作先后关系确定6、工作时间估计7、进度安排（二）会展项目进度计划编制的基本步骤主要包括以下几个步骤：51会展项目进度计划的任务（工作内容）项目进度计划的任务：定义活动、排列活动顺序、估算活动资源、估算活动持续时间和制定进度计划等。定义活动活动排序估算活动时间制定进度计划估算活动资源52案例：第三届某博览会项目工作进度计划会展项目描述将项目目标、项目的与范围、项目如何执行、项目完成计划等内容以表格的形式列举出来。如表4-3所示。二、会展项目描述（一）会展项目描述的内容和依据（二）会展项目描述的作用53项目名称项目目标交付物交付物完成准则工作描述工作规范所需资源估计重大里程碑项目负责人及审核意见表4-3项目描述表54三、会展项目分解（一）工作分解结构（WBS）1、深入认识WBS项目分解所采用的工具就是工作分解结构图（WBS），工作分解结构是一种面向可交付成果的项目元素分解，这个分解组织并定义了全部的项目工作范围，每降低一级都表示一个更加详细的项目工作定义。WBS把最终交付成果细分成更小、更容易管理的部分，直到可交付成果被足够详细地定义，以支持项目活动的会展（计划、执行、控制、终止）。55例如：会展个阶段工作的分解启动阶段计划阶段执行阶段控制阶段结束阶段1.会展项目调研（1）参展市场调研（2）观展市场调研2.会展项目构思（1）确定会展项目主题（2）构思相关项目内容（3）实施项目可行性研究3.会展项目立项（1）掌握国内外会展项目立项规定（2）申报会展项目1.制定项目计划阶段（1）明确会展项目目标（2）确定会展项目范围（3）估算会展项目时间（4）编制会展项目预算2.实现会展项目分解计划（1）招展项目设计（2）观展项目设计（3）服务项目设计1.团队人员任务工作布置(1)任务分解(2)任务岗位落实(3)任务实施2.项目设备物资配置3.项目资金安排

1．会展项目控制（1）项目任务控制（2）项目成本控制2.会展项目调整（1）会展项目人员调整（2）会展项目预算调整（3）会展项目目标控制1.展会结束总结2.会展效益评估3.会展管理评估4.展会信息反馈会展项目各阶段工作分解562、WBS的表现形式会展项目计划的WBS结构主要有三种形式。（1）树状形式树状形式的WBS图层次分明、非常直观，但不易修改，也难展项目总体全貌。如下图所示。57（2）列表形式列表形式的WBS图不够直观，但能反映项目全貌。如下图所示。0.会议项目1.人员邀请2.茶歇3.会议

3.1流程设计

3.2会议材料、茶水

3.3环境布置4.项目管理图4-4列表形式WBS图58（3）气泡图形式气泡图形式WBS优点是可以任意修改、添加，但不够直观。如下图所示。图4-5气泡形式WBS图593、WBS的编码WBS一般最多使用20个层次，一般较小的项目4～6级就可以了。WBS一般只需分解到能做出所要求程度的准确估算，最低一级需分解到可分配成员具体负责的工作单元，以便上级直接管理和监督，下级可以具体执行。WBS中的每一项工作都准确而唯一地确定了一个编码。这个编码有两个信息：第一，这项工作的类属，编码上直接能够读出该工作分级等次，其与上层的拖延关系；第二，编码是WBS系统内部各项工作逻辑关系的基本识别信息。图4-6为某会展活动的6级WBS模型。60图4-6某会展活动的6级WBS模型615.工作分解结构(WBS)投资经贸洽谈会项目100准备阶段110市场调研111发布信息112方案制定113招展120客商邀请121专家邀请122名单确定123招商130赞助运作131赞助商确定132宣传推广140召开发布会141广告142展馆准备150租用场馆151场馆设计152施工163会展活动安排160开幕仪式161项目推介162产品展示163专题论坛164闭幕165撤展170会场清理171项目总结172项目管理180案例：A市2007年大型投资贸易洽谈会的工作编码62列表形式WBS图63（二）制定WBS的过程（1）根据会展项目目标召集于此项目有关的人员，集体讨论所有主要项目工作，确定项目工作分解的方式。（2）分解各项工作并逐级细化。如果有以前举办过此类会议或展览的样板，可以借鉴套用。如果是新开发的会展项目，则应该根据会展项目的具体情况制定新的样板，而不能套用别的样板。WBS分解工作的一般步骤是：总项目→子项目或主题工作任务→主要工作任务→次要工作任务→小工作任务或工作元素。64（3）画出相应的WBS结构分解图树状、列表或气泡形式。（4）规划工作时间对每个子项目进行描述，并确定每个子项目的生命周期。（5）建立编码系统

遵循上述步骤所形成的WBS图就定义了整个会展项目中所有的项目范围。因此，会展项目分解过程非常重要，是决定项目成败的关键。65例如：开展一个宴会项目的步骤如下第1步，定义项目目标：举办一次成功的宴会，让员工增加彼此沟通，并且得到福利，增强对公司的归属感；第2步，确定完成任务所需的所有子任务：丰盛的宴会、邀请员工、宴会厅布置第3部，确定其他的工作范围，以确保100%的工作被识别。例如宴会，需要准备桌子、食品、饮料、环境布置等。如下图会议项目WBS所示：66某展览项目WBS展览项目展前准备实施现场工作展后工作制定目标制定营销计划组织计划平面布置图确定承包商制定参展条件数据库管理印刷资料参展商宣传观众宣传参展商管理编制产品名录展览场地管理观众统计参展商统计开幕式现场管理协调拆除废物清理控制消耗检查损坏情况展后调查展后评估展会报告2级1级0级67奥运会WBS工作编码6869在对会展项目进行分解的基础上，为了更加明确地表述会展项目所包含的各项工作的具体内容和要求，需要对这些工作进行描述。工作描述的依据是项目工作分解图，其结果是工作描述表及项目工作列表。四、工作描述（一）目标701、工作描述表（活动定义）是围绕任务交付物对相关工作标准及相关条件进行描述的表格形式。活动定义（PlanningActivityDefinition，PAD）就是界定完成项目目标、产生工作分解结构中规定的可交付成果或半成品所必须进行的具体活动。活动定义的成果是活动清单、活动属性、里程碑清单和请求的变更。（二）工作描述表和项目工作列表的比较71例如深圳国际消费电子展的工作描述，见下表。任务名制定ICEF2007宣传推广计划任务交付物ICEF2007宣传推广计划任务描述调研竞争展会的推广手段、方式，根据ICEF2007的具体情况制定宣传推广计划考核标准

报名展商的数量和质量，登记专业观众的数量和质量假设条件展览目标约束条件预算负责人宣传组负责人其他表4-4

深圳国际消费电子展（ICEF）的工作描述722、项目工作列表（活动清单）如果把每项工作描述进行汇总，就可以用列表的形式表示出所有工作的基本流程。如下表示。工作编码工作名称输入输出内容负责单位协作单位相关单位表4-5项目工作列表输入：完成本项任务的前提条件。输出：完成该任务之后可交付的成果。内容：即本项任务需要做的工作，以及具体的流程。73某展会展台施工活动清单序号工序名称1放线2卫生、清料3展商统计、楣板制作4铺地毯5电料准备6展架安装7灯具安装8安装楣板9灯具调试10展品装卸11租赁服务12展台卫生13竣工验收74工作责任分配表是将所分解的工作落实到有关部门和个人，并且明确了有关部门或者个人对各项工作的关系、责任和地位。责任分配表能够使每个人清楚自己的职责以及自己与他人的协作关系，这样有利于项目小组成员之间以及部门之间的协调。表4-5是某论坛会议筹备责任分配表。五、工作责任分配表制定（一）作用75（二）表现形式责任分表配有多种表现形式，责任人在项目中的职责可以用不同图例符号或字母或数字表示。但不管用何种形式来表示，基本的格式都是表格或者矩阵。工作责任分配表也称为责任分配表、责任分配矩阵。责任分配矩阵具体如下表所示。7677编号WBS项目经理风险管理财务会务综合外联宣传110准备阶段★

111市场调研▲◎112发布信息◎▲113方案制定◆◎▲◎◎◎120招展★

121客商邀请◎▲122专家邀请◎▲123人名单确定◆▲◎130招商★

131赞助运作◎▲132赞助商确定◆▲◎140宣传推广★

▲141召开发布会◎◎▲142广告投放◎▲150展馆准备★

151场馆租用◎▲152场馆设计◆▲◎153施工搭建◆▲◎160会展活动安排★

161开幕◆▲◎◎◎162项目推介▲◎◎163产品展示▲◎◎164专题论坛▲◎◎165闭幕▲◎◎170撤展★

171会场清理◆▲172会展总结◎◎▲◎◎◎180项目管理▲◎◎◎◎◎◎案例：A市2007年大型投资贸易洽谈会的责任分配矩阵▲负责★审批◆监督◎参与78791、工作（任务）描述表2、各项目间的先后关系指各任务或工作之间按客观需要所存在的前后排列顺序。3、各项目间的人为依存关系4、会展项目活动的约束条件确定各项活动的顺序时，针对每项活动需回答三个问题。六、确定工作先后顺序在项目工作分解结构工作完成后，会展项目经理和管理人员就要对会展项目的所有活动确定其先后顺序。确定工作先后顺序是制定进度计划的前提。（一）确定会展项目各项工作先后顺序的依据80（二）确定工作先后顺序的方法1、顺序图法顺序图法又叫节点法网络图法，这是编制项目网络图的一种方法，它用单个节点（方框）表示一项活动，用节点之间的箭线表示项目活动之间的相互依赖关系。项目活动之间的逻辑关系包括四种类型。81（2）开始—开始型B活动开始前A活动必须开始。即B在A开始之前不能开始。此种逻辑关系允许活动A和其紧后B在某种程度上可以同时进行。如：新闻发布会开始，开幕式也开始。AB（1）结束—开始型A活动必须结束，B活动才可以开始。即B在A结束之前不能开始，这是最常见的逻辑相关关系。如布展结束，参展才可以开始。AB82（4）开始—结束型B活动结束前A活动必须开始。即B在A开始之前不能结束。此种逻辑关系很少使用，仅被编制进度计划的专业工程师象征性地使用。如：展示开始，领导参观结束。AB展示领导参观（3）结束—结束型B活动结束前A活动必须结束。即B在A结束之前不能结束。此种逻辑关系允许活动A和其紧后B在某种程度上可以同时结束。如：领导讲话结束，灯光/音乐也结束。AB831512设计布置2030（a）（b）（c）（d）图4-11四种逻辑关系举例84在节点图中，每项活动有唯一的活动号，每项活动都注明了预计工期，一般地，每个节点的活动会有以下几个时间：（1）最早开始时间（ES）：能够达到该节点的最早时间。

（2）最迟开始时间（LS）：为使项目在限定日期内完成该节点的活动开始的最迟时间。

（3）最早结束时间（EF）：某活动能够完成的最早时间。

（4）最迟结束时间（LF）：为使项目在限定的日期内完成，该节点的活动必须完成的最迟时间。

（5）持续时间（Dur）：活动持续时间长度。

（6）时差（SL）：在不影响后续活动最早开始时间的前提下，本活动所具有的机动时间。

（7）关键路径（criticalpath，CP）：网络中活动时间最长的路径，如果延迟会延误整个项目。85关键路径法862、箭线图法（ArrowDiagrammingMethod，ADM）又称为双代号网络图法，它是以横线表示活动而以带编号的节点连接活动，活动间可以有一种逻辑关系，结束-开始型逻辑关系。紧前\紧后\平行工作线路图先行工作后续工作图4-13某会议项目的箭线图87表4-7某展会展台施工活动清单开始节点结束节点工序名称工序时间（天）12放线213卫生、清料214展商统计、楣板制作423铺地毯124电料准备234展架安装3.545灯具安装246安装楣板256灯具调试167展品装卸168租赁服务279展台卫生1910竣工验收1图4-14某会展展台施工节点式网络图88表4-8为某展会布展个活动中的关键节点和关键工作。89节点最早可能完成时间（天）最晚可能完成时间（天）关键点关键工作10011-222222-333333-446.56.544-558.58.555-669.59.566-7或6-8710.510.577-9811.511.588-9（虚工作）911.511.599-101012.512.510

表4-8关键点和关键工作表由表4-8种关键节点的关键工作可以得到图4-15的关键路线。总工期=2+1+3.5+2+1+1+1+1=12.5(天) 图4-15会展现场布展关键路线90下图为MicrosoftProject2010自带的贸易展览规划、执行和总结项目的网络模板示例。会展项目模板9192七、工作时间估计会展项目的工作时间估计就是估算已确定出的会展项目活动所需的工作时间。工作时间的估计是项目计划制订的一项重要的基础工作，它直接关系到各事项、各工作任务时间的计算和完成整个项目任务所需要的总时间。93会展项目工时估计建立在以下几个方面资料的基础之上：1、工作列表工作列表式项目工作分解结构（WBS）的结果。该表中应包含每个活动的标志和足够详细的工作描述。2、项目约束条件和假设前提如P172【案例】：会展项目的约束条件和建设前提。3、资源数量要求和质量要求4、历史信息这些历史数据主要来源于项目档案、商业数据库和项目组织的只是、经验等。（一）会展项目工时估计的依据941、专家判断法专家判断法是经常采用的一种项目持续时间的估算方法，这种方法需要尽可能地广泛征求意见。不同组织的专家以及个人都应当是咨询的对象，他们有着专门的知识和经验，接受过相当的培训，因此对于项目组织来说是外在的资源。一般地，选择专家对象的范围包括：

(1)本项目组织内的其他非项目组成员

(2)相关行业咨询专家

(3)相关行业技术组织

(4)其他相关政府、行业管理组织等（二）会展项目工时估计的方法952、类比估算法又称为历史估算法或最大可能性估算法，是指利用一个先前类似会展活动的实际时间来估算当前会展项目活动的可能时间，即将过去类似会展项目活动的实际时间的历史文档及数据作为估算未来项目活动时间的基础，通过类比来推算当前项目所需的时间。类比估算的结果是最为可靠的：

(1)当前项目要进行时间与先前项目活动是本质上的类似，而不仅仅是表面上的类似。

(2)专家或参与活动时间估算的人员掌握或具备与需求进行项目活动时间估算十分吻合的专门知识和经验，一般至少是两个以上专家的经验综合。963、德尔菲法（DelphiMethod）德尔菲法的具体实施步骤如下：

(1)组成专家小组

(2)向所有专家提出所要预测的问题及有关要求。

(3)各个专家根据他们所收到的材料，提出自己的预测意见，并说明自己是怎样利用这些材料并提出意见和建议。

(4)将各位专家第一次判断意见汇总，列成图表，进行对比，再分发给各位专家，让专家比较自己同他人的不同意见，修改自己的意见和判断。

(5)将所有专家的修改意见收集起来，汇总，再次分发给各位专家，以便做第二次修改。收集意见和信息反馈一般要经过三、四轮。在向专家进行反馈的时候，只给出各种意见，但并不说明发表各种意见的专家的具体姓名。这一过程重复进行，直到每一个专家不再改变自己的意见为止。(6)对专家的意见进行综合处理。974、定量估算活动持续时间的方法（1）时间定额估算法根据测算出来的工作或活动的工作量。每天可安排的劳动量或设备量，可按如下公式计算出各工作或活动的持续时间。式中：D——工作或活动的持续时间(天)

Q——工作或活动的工作量(单位为kg、m3、m2等)

S——工作定额(单位为kg/工日，m3/工日，m2/工日等)

R——每班安排的劳动力数或设备数；

B——每天工作班数。98（2）

三点估计法对于一些特殊工作或活动，在确定活动持续时间时，既无经验可循又无定额可查，可由项目管理人员采用三点估计法对工作或活动持续时间进行估算。即对一项活动估算出三个历时值，然后对每个值赋予一个权重，最后通过计算得出活动的期望完成时间。三点估计法采用如下公式：式中：T——工作或活动持续时间（天）

a——最乐观估计时间（完成该活动最短估计时间）

m——最可能估计时间（完成该活动最大可能的时间）

b——最悲观估计时间（完成该活动最长的估计时间）99案例：中国·威海国际食品博览会活动时间安排

（资料来源威海市商务局政务网）时

间进度2009年11月2日—30日实施方案、邀请函等文件内容的确定；完成合作各方的沟通；组建组委会；各项手续的审批；签订合作协议2009年12月1日—12月31日各大媒体信息发布；展会网页建设；邀请函印制2010年1月1日—5月15日展会招商和采购商邀请；不间断的投放广告；发布展会简报；参观全国同类展会2010年5月16日—6月8日各类参展证件制作；会刊编印；开幕的各项准备工作2010年6月9日—13日开始展商服务；实施展会中的各项活动2009年6月14日—20日完成展会后的工作总结及客户的回访调查工作100案例：

会展项目约束条件和假设前提案例分析：

ERP实施中的工作估算101八、进度安排在把会展项目分解为各个子任务，并确定各项工作和活动的先后顺序和每一项任务的工作时间之后，就可以安排项目的时间进度了。项目进度安排是项目控制的重要依据，它以项目工作分解结构、项目工作先后顺序、项目工作时间为依据，详细安每项工作的起始和终止时间的项目管理方法。（一）主要内容1021、甘特图（Ganttchart）甘特图又称横道图或条形图，主要用于项目计划和项目进度的安排。它是以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。横轴表示时间，纵轴表示活动（项目），线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况。它直观地表明任务计划在什么时候进行，及实际进展与计划要求的对比。（二）方法103104105某会展项目的计划安排1063、里程碑计划项目的里程碑是指具有历史性的重要事件，它对整个项目具有重大的影响，并对其他工作具有非常重要的参考价值。里程碑计划是以项目中某些重要事件的开始时间或结束时间作为基准进行图表绘制的一种方法，是一个战略计划或项目框架，是编制更细的进度计划的基础，通常和甘特图配合使用。里程碑计划可以用Project2007软件完成绘制。107108109

项目里程碑事件里程碑事件2008.1.22008.3.32008.6.22008.6.82008.7.10完成审批筹备工作开始开幕式闭幕式项目总结1103、网络计划技术网络计划技术是用网络计划对任务的工作进度进行安排和控制，以保证实现规定目标的科学的计划管理技术。它是以时间为基础，用网络形式来描述一个系统，对系统进行统筹安排，寻求资源分配的协调方案。图4-18是根据会议任务时间估计表用网络计划表示的进度计划。111112项目管理知识体系指南(PMBOK指南)(2013第5版)：1124、项目计划表项目计划表（也称进度表、行动计划表）是关于会展项目进度的详细安排（表4-10），它直观地表示出了每项工作的持续时间、开始时间和完成时间。1132007年中国(长沙)科交会整体工作进度安排表

（资料来源于）序号工作内容时间安排责任人责任工作组1参加大会组委会召开的各项准备会议，负责高新区整体联络协调工作9月底-12月5日陈智勇、陈北项目展览组2起草制定高新区整体工作方案10月11日-10月日陈北、李滔项目展览组3起草制定项目展览工作组的工作方案10月11日-10月16日陈北、李滔项目展览组4负责会议期间日常工作，督办各项工作任务的落实9月底-12月8日成亮洪、陈北

5收集、整理园区内科技成果需求项目（产业局11个，招商局16个，软件园16个,创业园7个），跟踪项目进展情况10月8日-10月30日毛伟志、李滔、易庆山、唐波项目展览组6组织产学研成功企业参展（产业局16家，招商局6家，软件园9家，创业园9家）10月8日-10月30日毛伟志、李滔、易庆山、唐波项目展览组7落实相关签约项目（产业局5个，招商局2个，软件园2个，创业园2个）10月8日-10月30日毛伟志、肖秋良

易庆山、唐波项目展览组8负责组织2000人参加开幕式，600人参加闭幕式，会议期间10000人观展11月30日前詹立明组织人员参会观展工作组9举办2007年中国（长沙）科技成果转化交易会暨2007年冬季高新技术企业高端人才交流会12月7日彭日葵

11410按照大会整体安排负责组织园区企业参加大会各有关会议和活动10月8日-11月底

11中南大学科技园在高新区挂牌成立10月8日-11月底陈北、李滔项目展览组12先进电池材料及动力电池产业联盟成立前期筹备10月8日-11月中旬袁洪勤、肖秋良项目展览组13数字媒体产业联盟成立前期筹备10月8日-11月中旬

郑伟项目展览组14湖南大学产学研基地竣工仪式10月8日-11月中旬

陈北、李滔项目展览组15中南大学产学研基地开工仪式10月8日-11月中旬

陈北、李滔项目展览组16区内企业三板上市，与?商的战略协议10月8日-11月中旬

吴小敬、陈刚勇项目展览组17大学生创业签约仪式及留学生相关活动10月8日-11月30日前肖勇军、唐波项目展览组18负责换新出入口标志、统一规范中心区市政设施、更新、维修麓云路以东区域厂房、围墙等工作11月30日前江从平优化园区环境组19起草制定招商推介工作组科技成果发布会工作方案及工作进度表10月22日－11月6日刘清文招商推介工作组20召开科技成果发布会招商重点工作分工安排会议，布置相关工作11月下旬刘清文招商推介工作组21负责长沙高新区麓谷创业投资有限公司成立和长沙高新区与国开省行签定开发性金融合作协议等资料准备11月下旬贺树云招商推介工作组11522负责招商推介会文稿准备，包括：领导致辞、主持词、投资环境推介ppt11月下旬刘华光、毛伟志招商推介工作组23按市组委会要求完成投资大厅的布置及各岗位形象统一等工作11月30日前汤湛政务大厅展示组24与市组委会衔接大会期间涉及高新区的宣传事宜

胡国龙、何福禄宣传、场地、后勤工作组25起草委领导讲话、综合材料、宴会祝酒词等文字材料11月底前刘华光、赵勇宣传、场地、后勤工作组26完成《聚集创新资源打造科技麓谷——长沙国家高新区科技成果转化纪实》一书编写11月底前胡国龙、刘华光、汤湛、何福禄等宣传、场地、后勤工作组27制定大会期间会务接待方案11月30日前刘灿宣传、场地、后勤工作组28聘请10名礼宾会务工作者、制作礼宾授带、完成培训等工作11月31日前陈甘宣传、场地、后勤工作组2911月25前完成食堂的布置工作，注意食堂饮食安全、食品卫生及用品采购和保洁工作；确保食堂不能正式开餐前各局、室的用餐；同时在会议闭幕后恢复食堂正式开餐11月30日前刘灿、卢阳忠宣传、场地、后勤工作组30做好会场布置工作、注意好用电和线路安全，特别是管委会内的会场音响、多媒体效果的保障11月30日前刘灿、甘国华宣传、场地、后勤工作组31配合大会组委会做好布展工作11月30日前刘灿、甘国华

116编制会展项目进度计划的方法选择，应考虑以下因素：1、会展项目的规模2、会展项目的复杂程度3、会展项目细节的掌握程度不同的方法具有不同的优点和缺点，如表4-11。（三）方法的选择与比较117【案例】中华菌菇文化交流大会暨新技术、新产品展销展示博览会项目组织工作进度安排（资料来源：/）118

时

间工作内容责任人4月15日前做好与中国食用菌协会、中国食品土畜进出口商会衔接张××4月底前确立工作组方案张××4月底前确定邀请名单张××