餐饮采购管理手册

普利欧

选购管理手册

书目

第一章.......选购管理制度

其次章.......选购办工作流程

第三章.......选购办各岗位职责及分工

第四章.......选购办相关工作表格.

选购管理制度

为使公司的选购工作走上制度化、规范化，合理限制成本，加强内部工

作协调和提高工作效率,特制定本选购管理制度。

一、选购管理部门

公司设立专职选购办,接受公司董事及其它部门的监督,全面负责公

司的选购工作。

二、选购办工作基本要求

1.全部选购项目均需董事签批授权同意。

2.全部选购物品均需比较至少三家的价格和品质，月结类物品每月

每一类至少有三家供货商供应报价单。

3.全部选购物品的品质须保持一惯稳定。

4.选购办工作人员须对自己选购物品的价格和品质负责。

5.选购办须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等

方式获得公司运用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格

信息库，以书面形式汇报给公司财务部及分管领导。

6.全部供应商名片、报价单、合同等资料及样品选购办须登记归档

并妥当保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及选购人

员自购物品价格信息选购办每天须录入至选购办价格信息

库.

7.选购时间要求:一般物品选购时间为3天;急用物品当天必需

选购回来；ER刷品、一次性用品、等运用部门须提前一个月下单

选购

8.选购办禁止选购任何未下申购单的物品，否则财务部将不予以

报销

9.禁止运用部门自行选购物品或私自与供应商洽谈选购事宜

10.选购办负责跟进各协作厂商的货款刚好签批支付事宜.对到期的

应付帐款,公司应刚好支付，以建立公司良好形象维护公司财务信

誉,同时也为日后的选购工作供应便利.

三、选购审批程序

1.申购单审批程序：

运用部门经理（仓库主管）一►财务部复查一＞主管领导审/f选购

办询侪f主管领导签字一总经理签—►选购购买

2.单位价值500元以下或批量价值在1000元以下的由选购办现金

自购的物品，选购办须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果

和选定的供应商，经总经理最终批准后方可选购.酒店财务部将对价

格及品质进行不定期抽查.

2.单位价值500元以上或批量价值在1000元以上的物品选购审

批程序：

选购办找寻至少三家厂商比较价格品质一＞评定小组确定供货商

―►选购办与供货商共同草拟合同或选购协议一►财务审批

一董事审批盖章或签字TM亍合同或协议

（评定小组由选购办、运用部门、财务部、主管领导组成）

3.赊购（月结）物品选购审批程序

蔬菜、肉类、冻品、海鲜，水果由公司总仓储干脆下单至选购办

叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行.

各月结供应商选定方法：选购办每月每类物品均应邀请至少三家

供应商报价，选购办、运用部门、主管领导、财务部组成供货商评定小组,

通力合作，进行价格及质量的比较和探讨，选定供应商。选购办及上

述相关部门可分头或联合组织市场调查，根据市场调查的价格，与供应商

确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格供

应公司所需的物料.

四、选购监督

选购成本的限制由财务部、选购办、运用部门共同完成，平常

各部门应刚好到市场上了解价格行情，以促进公司选购成本的限

制与监督.

五、供应商管理

1.财务部应定期（每月或每季度）牵头,组织财务部、选购办、运用部

门对供应商进行评估（酒店每类物品须有至少三家供货商），淘汰部

分不合格供货商.

2.选用供应商角度采纳1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个

主供应商、2个协助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个

主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。2个协助供应商供应

大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商马上顶

替。数量不限的考察供应商既是协助供应商的后备力气，也使公司

在选购极其特别物资时无购买死角。

3.选购办要做好同供货商的联系和接待等工作，维护公司形象.

选购办工作流程

一、各类物品选购工作流程

1、仓库补仓物品的选购工作流程：

仓库的每种存仓物品，均应设定合理的选购线，在存量接

近或低于选购线时，即须要补充货仓里的存货，仓库管理员

要填写一份仓库补仓“选购申请单”，且选购申请单内必需

注明以下资料：

（1）货品名称，规格；

（2）平均每月消耗量；

（3）库存数量；

（4）最近一次订货单价；

（5）最近一次订货数量；

（6）供应本次订货数量建议。

经主管领导签批同意后送选购主管初审，选购主管在选

购申请单上签字确认，并注明到货时间c选购主管初审

同意后，按仓库“选购申请单”内容要求,在至少三家供货

商中比较，选定相应供应商，提出选购看法，按酒店选购

审批程序报批，经董事批准后，选购办马上组织实施，一

般物品要求之3天内完成。如有特别状况，要向主管领导汇

报。

2、部门新增物品的选购工作流程：

若部门欲添置新物品，部门经理或各餐厅总厨应撰写有关特

地申请报告，经董事审批后，连同”选购申请单”一并送交选

购办，主管领导初审同意后，按“选购申请单”内容要

求，在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出选购

看法，按公司选购审批程序报批，经董事批准后，选购

办马上组织实施.

3、部门更新替换旧有设备和物品的选购工作流程：

如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物

品报损报告''给财务部及董事审批。经审批后，将一份“物品

报损报告”和选购申请单一并送交选购办，选购办须在

选购申请单内必需注明以下资料：

（1）货品名称，规格；

（2）最近一次订货单价；

（3）最近一次订货数量；

（4）供应本次订货数量建议。

选购办在至少三家供应商中比较价格品质,并按公司选购

审批程序办理有关审批手续，经董事批准后，组织选购

O

4、鲜活食品冻品的选购工作流程：

蔬菜、鲜肉类、海鲜，水果等物料的选购申请，由各地区分

店、各部门总厨或店长，依据当日经营状况，预料明天用量,

填写每日申购单交选购办，选购办当日下午以电话落单

或其次日干脆到市场选购。

5、修理零配件和工程物料的选购工作流程：

工程仓日常补仓由工程部填写“选购申请单”，且选购申请单

内必需注明以下资料：

（1）货品名称，规格；

（2）平均每月消耗量；

（3）库存数量；

（4）最近一次订货单价；

（5）最近一次订货数量；

（6）供应本次订货数量建议。

大型改造工程或大型修理活动,工程部须做工程预算，并依据预

算表项目填写选购申请单（工程预算表附在选购申请单下

面），且选购申请单内必需注明以下资料：

（1）货品名称，规格；

（2）库存数量；

（3）最近一次订货单价；

（4）最近一次订货数量；

（5）供应本次订货数量建议。

以上选购申请单经主管领导签批同意后送选购办初审，选购

办初审同意后，按“选购申请单”内容要求，在至少三家

供货商中比较，选定相应供应商，提出选购看法，按公司选购

审批程序报批，经董事批准后，选购办马上组织实施.

二、选购工作流程中须规范事项：

1、全部的选购申请必需填写一式四联，选购申请单经部门经理核

签后，整份共四联交给资产会计，资产会计复核后送董事。

2、选购申请单一共四联，在经审批批准后：第一联作仓库收货用。

其次联选购办存档并组织选购。第三联财务部成本会计存档核实。

第四联部门存档。

3、审核选购申清单：收到选购申请单后、选购办应作出以下复

查以防错漏。

（1）签置核对：检查选购申请单是否部门经理签置，核对其是否正

确。

（2）数量核对，复查存仓数量及每月消耗，确定选购申请单上的数

量是否正确。

4、邀请供应商报价。

三、货比三家工作流程：

每类物品报价单须要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私

舞弊，保证选购物品价格的合理性。公司实行三方报价的方法进行选

购工作，即在订货前，必需征询3个或3个以上供应商报价，然后确

定选用那家供应商的物品，具体做法是：

1、选购办依据选购申请单的要求组织进货，填制空白报价单，

包括：①填写空白报价单中所须要的物品名称、产地、规格、型号、

数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商(至少选择3个供应

商)，要求供应商填写价格并签名退回。②对于交通不便或外地的供

应商，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价

单上并登记报价人的姓名，职务等。③提出选购办的选择看法和

理由，连同报价单一起送交评定小组审批。

2、评定小组依据选购办供应的有关报价资料，参考选购办的看

法，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确

定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报董事审核.

四、选购活动的后续须跟进工作

1、选购订单的跟催

当订单发出后，选购办须要跟催整个过程直至收货入库。

2、选购订单取消

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