公司会议提案管理制度

公司会议提案管理制度第一章总则

为确保公司会议的高效、有序进行，提高决策质量和执行力度，特制定本会议管理制度。本制度适用于公司内部所有层级会议，包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会等。

一、会议目的

1.促进公司内部沟通，协调各部门工作，提高工作效率。

2.集思广益，为公司决策提供有力支持。

3.跟踪项目进度，确保公司目标的顺利实现。

二、会议原则

1.准时开始，严格控制会议时间，提高会议效率。

2.与会人员应提前准备，积极参与，确保会议效果。

3.会议内容应具有针对性和实用性，避免空泛和重复。

4.尊重与会人员，保持会议秩序，遵循少数服从多数的原则。

三、会议类型

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议，如项目协调会、紧急情况应对会等。

3.专题会议：针对特定主题或问题召开的会议，如产品发布会、市场分析会等。

四、会议组织与管理

1.会议的组织和筹备工作由会议主持人负责。

2.会议主持人应提前确定会议主题、议程、参会人员等，并在会议前通知与会人员。

3.会议记录员由会议主持人指定，负责记录会议内容、整理会议纪要并跟进落实。

五、会议纪律

1.与会人员应按时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或将其调至静音状态，避免影响会议进行。

3.会议内容应保密，不得泄露给无关人员。

4.与会人员应遵守会议纪律，尊重他人发言，不得打断他人讲话。

六、本制度的解释权归公司管理层所有，自颁布之日起实施。如有未尽事宜，公司管理层可根据实际情况予以补充、修改。全体员工应严格遵守本制度，共同维护公司会议的秩序和效果。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的责任和要求，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议主持人根据公司工作计划或实际需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：会议主持人应根据会议主题，提前制定会议议程，明确会议讨论的重点、顺序和时间安排。

3.确定参会人员：会议主持人应根据会议内容，邀请相关部门和人员参会，并提前通知与会人员会议时间、地点和议程。

4.准备会议材料：会议相关人员应提前准备与会议主题相关的资料、报告等，以便在会议中进行讨论和分享。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，与会人员应在会议签到表上签到，确保会议出席情况有据可查。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目标，对会议纪律提出要求。

3.会议讨论：根据会议议程，依次进行各项议题的讨论。与会人员应积极参与，充分发表意见和建议。

4.会议决策：针对会议议题，遵循少数服从多数的原则，形成决策或共识。

三、会议记录与整理

1.会议记录：会议记录员应详细记录会议内容，包括议题讨论、决策结果等。

2.会议纪要整理：会议结束后，会议记录员应整理会议纪要，明确会议决策、任务分配和责任部门等，并于会议结束后1个工作日内发送给与会人员。

四、会议跟进与落实

1.任务分配：会议主持人应根据会议决策，明确任务分配，指定责任人和完成时限。

2.跟进协调：会议记录员应定期跟进会议决策的执行情况，协调解决执行过程中出现的问题。

3.汇报与反馈：责任人应按照完成时限，将任务执行情况向会议主持人汇报，会议主持人汇总后向公司管理层汇报。

五、会议总结与评估

1.会议结束后，会议主持人应组织与会人员对会议效果进行评估，总结经验教训，为下次会议提供改进方向。

2.会议记录员应对会议组织、会议纪要整理等方面进行总结，不断提高会议管理水平。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，加强对会议纪要的跟踪落实，提高公司决策执行力，特制定以下会议纪要跟踪落实措施。

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应准确、完整地记录会议内容，特别是会议决策、任务分配和责任部门等信息。

2.会议记录员应在会议结束后1个工作日内完成会议纪要的整理，并提交给会议主持人审核。

3.会议主持人审核通过后，会议纪要应在2个工作日内发送给所有与会人员及相关部门，确保相关人员了解会议内容。

二、任务执行与跟进

1.会议纪要中明确的责任人应按照会议决策和完成时限，积极推进任务执行。

2.会议记录员应定期（如每周）跟进会议决策的执行情况，了解进度，协调解决执行过程中的问题。

3.对于执行过程中出现的重大问题，会议记录员应及时报告给会议主持人，以便协调公司资源，确保决策落实。

三、汇报与反馈机制

1.责任人应在任务完成后，向会议主持人汇报执行情况，包括成果、问题和改进措施等。

2.会议主持人应定期（如每月）向公司管理层汇报会议决策的执行情况，以便公司管理层了解工作进展，提供支持与指导。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.会议纪要的电子版应上传至公司内部信息系统，便于相关人员查阅。

3.会议纪要的查阅权限应按照公司保密要求进行设置，确保信息安全。

五、考核与问责

1.公司应对会议决策的执行情况进行考核，对执行不力的部门和个人进行问责。

2.会议纪要的跟踪落实情况应作为部门和个人绩效评价的依据之一。

3.对于积极落实会议决策、取得显著成效的部门和个人，公司应给予表彰和奖励。

第四章会议室管理规定

为充分利用会议室资源，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定的会议室管理人员进行预订。

2.预订时应提供会议主题、参会人数、会议时间等信息，以便安排合适的会议室。

3.行政部门或会议室管理人员应建立会议室预约台账，合理安排会议室使用，避免时间冲突。

二、会议室布置与设施

1.会议室应保持整洁、安静，室内温度、湿度适宜。

2.根据会议类型和参会人数，会议室应配置相应的桌椅、音响、投影仪等设施。

3.会议组织者应提前检查会议室设施，确保设备正常运行，避免影响会议进行。

三、会议室使用规范

1.会议开始前，会议组织者应提前到达会议室，做好签到、资料发放等准备工作。

2.会议期间，与会人员应遵守会议室纪律，保持手机静音，不随意离开座位，不高声喧哗。

3.会议结束后，与会人员应将座椅归位，带走个人物品，保持会议室整洁。

四、会议室安全与保密

1.会议室应配置适当的安全设施，如消防器材、紧急疏散指示等。

2.会议期间，与会人员应严格遵守公司保密规定，不泄露会议内容和敏感信息。

3.会议室管理人员应定期检查会议室的安全设施，确保其处于良好状态。

五、会议室维护与更新

1.会议室的设施和设备应定期进行维护、保养，确保其正常运行。

2.根据实际需要，会议室管理人员可提出更新、升级会议室设施的建议，经公司批准后实施。

3.会议室的维护、更新费用纳入公司预算，由行政部门负责管理。

第五章附则

为确保本会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司管理层