办公室事务管理课件：辅助人力资源管理

辅助人力资源管理

本章由三节组成，分别为员工招聘、员工入职离职手续的办理和新员工培训。通过本章的学习，了解办公室辅助人力资源管理的相关内容，熟悉员工招聘的渠道，知晓办理员工入职、离职的相关手续，熟练掌握招聘广告（启事）的写法，熟悉开展新员工培训的相关业务。【职场小故事】公司扩充“招兵买马”人才招聘总监挠头第一节员工招聘第一节员工招聘第一节员工招聘第一节员工招聘一、员工招聘的内涵及原则二、制定招聘计划三、制定招聘计划和策略

一、员工招聘的内涵及原则

员工是指企业（单位）中各种用工形式的人员，包括固定工、合同工、临时工，以及代训工和实习生。

员工招聘，是指组织根据人力资源管理规划和工作分析的要求，从组织内部和外部吸收人力资源的过程。

员工招聘包括员工招募、甄选、聘用和评估等内容。5聘得着管得了用得好留得住

因事择人原则员工的选聘应以实际工作的需要和岗位的空缺情况为出发点，根据岗位对任职者的资格要求选用人员。

公开、公平、公正原则公开就是要公示招聘信息、招聘方法；公平公正就是确保招聘制度给予合格应征者平等的获选机会。

人岗匹配的原则指人的能力与岗位需要相契合，能够胜任岗位的各项工作，并最大限度地发挥任职者的才能。因职选能、因能量级、级能匹配。

竞争择优原则

员工招聘中引入竞争机制，在对应聘者的思想素质、道德品质、业务能力等方面进行全面考察的基础上，按照考查的成绩择优选拔录用员工。

效益最佳原则

指投入最少的招聘成本获取适合职位的最佳人选。

双向选择原则

招聘是一个双向选择的过程。双向选择能够实现人力资源的最优配置。

7二、制定招聘计划

招聘计划是组织根据发展目标和岗位需求对某一阶段招聘工作所做的安排，包括招聘目标及意义、信息发布的时间与渠道、招聘员工的类型及数量、甄选方案及时间安排等方面。

（一）招聘目标及意义

招聘的核心目标，就是实现所招聘人员与待聘岗位的有效匹配，获取组织发展所需人才。

招聘的意义在于为促进组织规模的不断扩大，满足组织对人才需求日益增长，发扬组织文化，提高员工队伍整体素质。

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1．招聘信息的拟定

招聘广告应该包含以下内容：组织的基本情况；招聘的职位、数量和基本条件；招聘的范围；薪资与待遇；报名的时间、地点、方式以及所需的材料等。

（二）招聘信息的拟定与发布渠道

招聘简章主要包括：组织业务简介；组织创始人及组织文化；组织显著优势；职位要求与标准；发展平台与待遇。

2．招聘的渠道

招聘信息的发布就是选择有效的招聘渠道、招聘方式。

招聘渠道可以分为外部招聘和内部选聘两种。（1）外部招聘渠道

人才交流中心人才招聘会

媒体广告通过报纸杂志、广播电视等媒体进行广告宣传，向公众传达招聘信息，覆盖面广、速度快。优点：信息传播范围广、速度快、应聘人员数量大、层次丰富，组织的选择余地大，组织可以招聘到素质较高的员工。缺点：招聘时间较长；广告费用较高；要花费较多的时间进行筛选。

网上招聘网上招聘具有费用低、覆盖面广、时间周期长、联系快捷方便等优点。缺点容易鱼目混珠，筛选手续烦杂，以及对高级人才的招聘较为困难等等。招聘网络有前程无忧人才网、智联招聘、58同城、赶集网、中华英才网、百姓网、快点8网、百才招聘、百伯网等。

校园招聘包括在学校举办的毕业生招聘会、招聘张贴、招聘讲座和毕业生就业办公室推荐等。

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优势：在校园中招聘到大量的高素质人才。大学毕业生虽然经验较为欠缺，但是具备巨大的发展潜力；大学生思想较为活跃，可以给组织带来一些新的管理理念和新的技术，有利于组织的长远发展。

不足：学校毕业生普遍缺少实际经验，组织需要用较长的时间对其进行培训；新招聘的大学毕业生无法满足组织即时的用人需要，要经过一段较长的相互适应期；招聘所费时间较多，成本也相对较高；在大学中招聘的员工到岗率较低，而且经过一段时间后，离职率较高。

人才猎取借助“猎头”公司获取组织所需人才的招聘形式。“猎头”公司是一种专门为雇主“猎取”高级人才和尖端人才的职业中介机构。18

员工推荐通过内部员工推荐人选，也是组织招聘的一种重要形式。招聘洽谈会人才交流中心或者其他人才机构中心，每年都会举办多场招聘洽谈会。在洽谈会中，用人单位可以和应聘者直接进行接洽和交流，节省了双方的时间。例如有高级人才洽谈会、应届毕业生双选会、信息技术人才交流会等。

（2）内部选聘渠道

将招聘信息公布给组织内部员工，员工自己可以来参加应聘，此外还有岗位轮换和返聘。

优点：选任时间较为充裕，了解全面，能做到用其所长，避其所短；内部员工对组织情况较为熟悉，了解与适应工作的过程会大大缩短，上任后能很快进入角色；内部提升给每个人带来希望，有利于鼓舞士气，提高工作热情，调动员工的积极性，激发他们的上进心。

内部渠道招聘缺陷

容易造成“近亲繁殖”，老员工有老的思维定势，不利于创新，而创新是组织发展的动力；容易在组织内部形成错综复杂的关系网，任人唯亲、拉帮结派，给公平、合理、科学的管理带来困难；内部备选对象范围狭窄，只能从现有员工中选择。

外部招聘优点来源广泛，选择空间大，特别是在组织初创和快速发展时期，更需要从外部大量招聘各类员工；可以避免“近亲繁殖”，能给组织带来新鲜空气和活力，有利于组织创新和管理革新。此外，人员新近加入组织，与其他人没有历史上的个人恩怨关系，从而在工作中可以较少顾忌复杂的人情网络。同时，为了使新进员工能够尽快适应岗位需要，可以有针对的要求应聘者有一定的学历和工作经验，从而节省在培训方面所耗费的时间和费用。缺点：难以准确判断应聘者的实际工作能力；容易造成对内部员工的打击；招聘成本相对较高。

（三）招聘的岗位、

要求及其所需人员数量

办公室应该掌握组织的人力资源规划，对组织所需人员的岗位、工作要求及数量有清楚地认识，为招聘提供“量”的依据，从而确定配备、补充或晋升的规模。对所招聘岗位的要求进行分析，主要包括该岗位的职责、工作任务、工作关系等，以及什么样素质的人才能胜任这一岗位，即任职资格，为招聘提供“质”的要求。

（四）甄选方案及时间安排

甄选一般包括对所有应聘者情况进行的初步审查、知识与心理素质测试、面试，以确定最终的录用者。

确定甄选方案即确定采用何种方式对应聘者进行考查、鉴别和淘汰。

1．收到应聘者的各项资料，即进行初步审核，审阅其学历、经验是否符合所需，并初步淘汰资格不合者，之后将材料转交用人部门进一步审核，通过书面材料淘汰一部分不合格的应聘者。

272．根据需要对应聘者进行电话面试并做相关的记录，再淘汰一部分应聘者。

283．确定笔试、面试时间，组织成立面试小组，对应聘者进行笔试筛选及第一轮面试。对外地应聘者，第一轮面试也可通过电话完成。

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4．安排候选人的行程及后勤工作进行第二轮的面试

305．确定、通知被录用的应聘者。

1．印制广告及相关宣传材料的费用。

2．参加人才市场招聘会、人才交流会的摊位费，招聘人员差旅费。

3．中介机构招聘费用。

4．面试小组成员劳务费。

（五）招聘费用的预算（六）招聘总结与评估

招聘结束后，需要对整个招聘工作进行总结和评估。

评估的主要指标包括：招聘人员的数量是否达到计划的目标，录用人员的素质是否符合组织的要求，招聘的人员的到岗率，招聘的成本是否在控制之内，招聘所带来的效益等。

第二节员工入职离职手续的办理第二节员工入职离职手续的办理第二节员工入职离职手续的办理第二节员工入职离职手续的办理一、员工入职手续的办理二、员工离职手续的办理三、离职员工管理

（一）新员工报到前

1．通知员工报到向被录用者书面送达或电话传达“录用通知”，说明报到日期、时间、安排及报到时应携带的个人资料（原件及复印件），一般包括身份证明材料、学历学位证书、上岗证书或专业技能/职业资格证书、离职证明或与原单位解除劳动合同关系的证明材料、近期照片等。一、员工入职手续的办理2．做好相关准备

在新员工报到之前准备好要与新员工签订的劳动合同、保密协议，必要的办公用品、钥匙、考勤卡等，为其开通单位邮箱；做好新员工培训计划，以及新员工培训的相关组织安排工作。通知用人部门确认其职位并提供职位说明书；确认新员工的办公位，所需电脑、电话；确定新员工的督导师。（二）新员工报到日

1．收验新员工入职资料的原件及复印件，组织填写《员工履历表》。《员工履历表》一般包括个人基本情况（姓名、性别、年龄、民族、籍贯、出生日期、学历、身份证号码等），家庭主要成员情况，个人受教育情况，个人工作情况及个人专长。2．填写《新员工入职手续清单》，以便按清单逐项办理入职手续。各项手续办完后，《新员工入职手续清单》应交回办公室。

3．向新员工发放介绍单位情况及管理制度的“员工手册”，使其具备基本工作知识，并要求其通过内部网络进一步了解情况。

4．了解确认新员工调档、存档情况，签订劳动合同、保密协议等。

5．向新员工介绍单位情况，为新员工介绍、引见同事及管理层。

6．带新员工到用人部门，介绍给部门负责人，确定其督导师。

7．将新员工的情况通过E-mail、内部刊物、内部网站向全单位公告。8．更新员工通讯录。

二、员工离职手续的办理

（一）离职谈话

员工离职时，其所属部门负责人或上层管理人员需与离职人进行谈话，办公室工作人员应协助完成。

谈话涉及相关内容

了解离职原因，了解员工入职以来的工作业绩，审查文件、资料的所有权及核实管控情形，审查其了解单位秘密的程度，审查其掌管工作的进度和承担角色；阐明公司和员工的权利和义务，代表公司根据其工作的进展情况确定具体的离开公司日期，解答员工可能有的问题，征求对公司的评价及建议。填写《员工离职备案审批表》，经提出离职员工和谈话负责人共同签字，提交办公室存档。

（二）办理员工离职交接事务

为确保员工离职时，其工作能明确地转移，以利接交人完整地接任工作，办公室人员要与离职员工办理离职交接事务，填写《员工离职交接表》。

1．工作交接

一般由离职员工所属部门完成，指将离职员工经办的各项工作、保管的各类工作性资料等移交至直接上级所指定的人员。

2．物品移交

离职员工在公司就职期间所有领用物品的移交，交接双方签字确认。

3．合同移交

指离职员工应将解除或终止劳动关系的证明文件（签字的辞职申请表、辞职信）等交予办公室或人事部门，并与单位签署离职保密协议。4．款项移交

离职员工应将经手各类项目、业务、个人借款等款项事宜移交至财务部门。

以上各项交接均应由交接人、接交人签字确认，并经办公室审核备案后方可认定为交接完成。

（三）离职结算

当交接事项全部完成，并经相关人员签字确认后，方可对离职人员进行相关结算。离职人员的工资、违约金等款项的结算由财务部和办公室共同进行。

（四）办理离职交接工作

应注意的问题

第一，办公室应通知相关部门负责人需要做好本部门与离职员工涉及的工作、物品、文件审核，需本着对单位负责、对个人负责的原则，认真检查与审查离职员工与本部门涉及的工作事宜。第二，离职人员原则上须亲自办理离职手续，并在双方确定的离职日期办理完交接手续。

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第三，在被辞退员工办理离职手续时，根据实际需要，办公室可派人全程监护办理。原则上所有离职员工，必须在三个工作日内办妥全部离职手续。第四，离职员工在办妥辞职、移交、结算等相关手续后才能离职，离职员工若在未办理或未办完移交手续而单方面离职者，单位有权通过法律手段追究其责任。

三、离职员工管理

（一）离职员工管理的意义

1．做好离职员工管理，有利于维护组织的形象

2．做好员工离职面谈，有利于企业听取到建设性的意见

3．有利于现有员工队伍的稳定

4．离职员工还可以作为企业招聘录用的人才来源

（二）如何做

离职员工管理

1．首先要改变对离职者的态度

2．切实做好离职面谈工作

离职面谈应选择合适的面谈者，面谈者职位的高低对离职面谈的效果有较大影响，代表单位出面的面谈者应是单位的上层管理者；面谈的地点应具有隐蔽性，一般不要选择在办公室，可以是小会议室、小休息室，保证交流的通畅性和保密性，不易被人打扰，使其放松心情，降低离职员工的紧张感。

第一次离职面谈

首先是了解其离职的原因，并综合考虑单位的实际工作情况、员工的业绩、工作能力等方面因素确定是否挽留，其次离职面谈要消除离职员工对企业的负面情绪，了解企业当前存在的问题，让其提出改进建议，最后了解其离职后个人职业生涯规划等。

第二次离职面谈

应在员工离开企业一段时间后（半个月内）进行，可以由办公室人员与其取得联系。内容即在于了解其离职的真正原因。这时，很多员工由于没有顾忌会积极配合，把以前不方便说出的原因。

3．做好离职员工的信息管理

对离职员工的相关信息进行搜集、整理和归档，建立离职员工数据库。

办公室可以建立与离职员工的网络沟通渠道，将单位最新业务成绩、未来发展计划等与离职员工分享；或定期邀请离职员工参加单位大型的庆祝活动（如年会、年末聚餐等），定期寄送公司刊物、在离职员工进公司日或生日时送份小礼物等。坚持与离职员工终生交往，与离职员工之间建立一种良好的人际互动，使其成为单位在社会上的活广告。

坚持与离职员工终生交往，与离职员工之间建立一种良好的人际互动，使其成为单位在社会上的活广告。

4．制定离职员工返聘制度

第三节新员工培训第三节新员工培训第三节新员工培训第三节新员工培训一、新员工培训的目的二、新员工培训计划三、新员工培训的注意事项一、新员工培训的目的

新员工培训是指给新员工提供有关单位的基本背景情况，使新员工了解所从事的工作的基本内容与方法，明确自己工作的职责、程序、标准，并初步向其灌输单位及其部门所期望的态度、规范、价值观和行为模式等内容，从而帮助新员工顺利地适应单位环境和新的工作岗位，使其尽快进入角色。

二、新员工培训计划

（一）培训目标

明确培训目标对整个培训计划具有极大的指导意义。

新员工培训所要达到的目标为：通过新员工培训帮助新进员工了解和熟悉组织的一般情况，从而适应组织的各种环境，胜任新工作。使新员工在入职前对公司有一个全方位的了解。（二）培训内容及方式方法

1．培训内容的确立

培训内容应该涉及员工关注的所有问题和员工需要掌握的相关技能，培训内容的确定应综合培训目标和新员工心理特征来共同确定。

2．培训方式方法的确立

为了能够收到更好的培训效果，充分调动新员工的积极性，一般不再使用传统的单纯讲授法，而采用多元化的培训方法。

游戏、案例分析、讨论、情景模拟、户外拓展、文娱、座谈、督导师示范等一系列丰富实用的培训方法，能缓解员工压力，使员工更好的融入群体，提升培训效果。

培训内容企业文化、历史、企业战略（组织运作过程中的规则和原则，组织创始人和领导者所赞成的目标与价值观）

培训方法

讲授法座谈播放视频讲解典型事例故事描绘宏伟蓝图

培训内容企业经营状况及产品介绍

培训方法

多媒体讲授法实地参观

培训内容企业组织结构、部门设置（组织政治信息）

培训方法

讲授法，实地参观，《员工手册》自学

培训内容公司相关制度（绩效考核、薪酬计算、福利、请假，晋升、违纪处理等）

培训方法

讲授法实例讲解讨论法《员工手册》自学督导师辅导、咨询

培训内容工作职责（组织话语知识）

培训方法

部门工作说明书

督导师讲解辅导

培训内容团队合作

培训方法

游戏拓展训练情景模拟文娱

培训内容礼仪

培训方法

多媒体讲授情景模拟

培训内容

职业精神角色转变职