办公室事务管理课件：办公室环境管理

办公室环境管理

本章有四节组成，分别为办公环境管理概述、办公环境的布局、办公环境的建设以及办公环境“5S”管理。通过本章的学习，旨在了解办公室环境管理的涵义，认识办公环境的层次，知晓办公环境管理的作用和原则，能够根据组织的实际需要，选择办公室布局，优化办公室建设，并将5S管理巧妙地运用到办公环境管理之中。【职场小故事】办公区嘈杂忙乱喧嚣一片任秘书设计布局舒适自然第一节办公环境管理概述第一节办公环境管理概述第一节办公环境管理概述第一节办公环境管理概述一、办公环境的含义二、办公环境的层次三、办公环境管理的作用四、办公环境管理的原则

一、办公环境的含义

办公环境或称为办公室环境，是直接或间接作用和影响办公过程的各种因素的总和。从广义上说，它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，办公环境是指一定的组织机构的秘书部门所处的工作环境，由“软”环境和“硬”环境两部分构成。“软”环境指办公场所的人文环境，包括办公氛围、人际关系和工作作风等；“硬”环境指自然环境，包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素。

社会环境二、办公环境的层次

以办公室人员为立足点，我们将办公环境由近及远划分为三个层次：工作环境、职能环境和社会环境三个层次。

职能环境

工作环境办公室人员（一）工作环境

——办公环境的基础

工作环境，是指具体办公活动的场所及使用的设备等，同时包括从业人员的状况。办公活动三大要素：人员设备场地

（二）职能环境

——办公环境的核心

职能环境，是指一个社会组织内部的机构设置、目标划分和运行情况，同时包括人际关系和工作方法等因素。办公室在履行自己的职能中必然要同组织中其他部门发生各种各样的联系，办公职能的正确履行不仅取决于其他部门的支持和配合，还取决于组织内部机构是否合理，各种制度是否完善等组织内部管理因素，而组织内部的管理状况又在一定程度上影响其社会地位。

（三）社会环境

——办公环境的起点

社会环境是指一个国家内部的物质经济环境、政治法律环境和精神文化环境，同时包括这个国家的人口、民族、历史等因素。

职能环境在组织中起着非常重要的作用，所以，我们将其看作办公环境的核心。

一般来讲，作为个体的办公室人员，很难影响和改变社会环境；随着经验的不断积累及地位的逐渐提高，可以在一定程度上改进和选择职能环境；而能够直接影响并在工作中加以选择、改进和优化的是自己所处的工作环境。三、办公环境管理的作用

（一）保障工作质量，提高工作效率

（二）传递文化理念，树立良好形象

（三）弱化“办公室代沟”，改善“办公室综合症”四、办公环境管理的原则

（一）业务流程优化

业务流程是为完成特定的工作目标而由不同的人分别共同完成的一系列活动，即工作人员从开始到结束所经路程，或一项业务从开始到结束所经的各道工序。（二）办公环境美化

美在经济实用

美在舒适整洁

美在协调一致美在适度独立

（三）安全健康意识强化第二节办公环境布置第二节办公环境布置第二节办公环境布置第二节办公环境布置一、办公室外部空间环境管理二、办公室内部环境管理一、办公室外部空间环境管理

（一）室外环境的管理室外环境指组织办公室外的环境，就像人的外观，干净整洁有利于树立良好的组织形象。

大门是组织的门面，要加强管理，建立门禁制度，实行24小时轮流值班，检查进出大门车辆及人员的证件，防止闲杂人员进入组织内部，保证机关安全。机关大门所挂机关标牌，要看护好，防止污损破坏。

旗帜是国家或组织的象征和标志，在悬挂旗帜时，要依法将五星红旗“置于中心、较高或者突出的位置”，要依法“早晨升起，傍晚降下”，不能不分昼夜地常年升挂在旗杆顶端。

无论是国旗还是其他的旗帜都不能破损、污损、褪色甚至不合规格。

电子显示屏是组织重要的宣传窗口，主要宣传组织的重要决策、重大事件，展示考察欢迎词，国家法定节假日祝福，甚至是充满人文关怀的员工结婚、生日祝福等等。

要确保电子显示屏发布信息的准确无误，要确保电子显示屏的供电安全，文字显示完整。

停车区域位置恰当，自行车棚和车库不能位于办公楼正面，室外要划定停车区，严禁办公楼门前停放自行车、汽车。道路庭院要绿化，更要清洁。

（二）办公场地的规划1．各职能机构的规划决策机构一般设在办公楼的中心位置，作为组织为决策机构及决策者处理综合事务的辅助性机构自然也设立在办公楼的中心位置。办公（厅）室主任是一个双重角色，其办公地点应紧邻决策机构和决策者。

负责撰写文字材料的部门，其办公地点要保持独立、安静，离办公（厅）室主任相距不远，以便及时沟通；

作为对外联系较多的部门如收发室、接待区、综合科室等应设低层和交通便利的地方，利于组织内外人员联系工作。

根据组织的规模和大小，确定决策机构是否与辅助性机构同处一个空间，确定组织需要几个会议室和接待室。一般要把接待室、会议室、秘书办公室等安排在靠近决策层人员办公室的位置，有不少企业的经理（厂长）办公室都建成套间，外间就安排接待室或秘书办公室。2．现代办公空间的规划现代办公空间由接待区、会议室、总经理办公室、财务室、员工办公区、机房、贮藏室、茶水间、机要室构成。

1．闭合式布局

闭合式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。二、办公室内部环境管理（一）办公环境的布局

优势

（1）便于管理，提高效率（2）保护隐私，易于保密（3）减少干扰，密切关系不足领导、行政部门以及各职能处室互不干扰，员工可以去偷懒或者做私人的事情；各部门相对独立，业务往来、工作流程就可能倒退、交叉、往返；每个独立的空间都有完备的办公设备，造成一定的资源浪费；等级较为分明，按部就班略显呆板。

2．开敞式布局就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。

优点（1）降低成本，提高效能（2）便于沟通，利于监管（3）促进竞争，构建和谐

弊端

一些管理人员感到自己身份和地位降低；保密难度加大；噪音造成情绪压力，干扰员工注意力、从而降低工作效率；感觉被他人“监控”；流行疾病更容易传播。

3．成组式布局这种布局保留高级别行政人员的私人办公室，和员工隔开，独立开展工作。其他管理者和他们的下属人员，按照业务归属及工作流程，安排在彼此相邻的开敞工作区内。

成组式布局，具有相对独立性，通常办公室内部空间分隔为接待室、办公室（高级管理人员）以及办公区等空间。成组式布局充分利用大楼各项公共服务设施，还具有相对独立的办公功能。通常办公室内部空间分隔为接待会客室、高管会议室。4．公寓式布局

公寓式布局在近年来非常流行，一些才开始成立不久的公司，都会在一些稍好的住宿楼中办公。公寓式布局具有住宅特性，盥洗、就寝、用餐等功能齐全，客厅往往是公共办公区域，其他单间作为一些会议室，领导办公室等。这往往为起步的公司节约了成本。盥洗室

卧室

厨房餐厅客厅办公室（二）办公环境的布置

（1）考察分析（2）列表统计（3）绘图布置1．办公环境布置的程序2．办公设备的布置布置原则：科学方便有序办公桌椅

办公椅应有靠背，并尽量选用能调节方位的旋转椅。办公桌上物品摆放原则方便固定

电脑是重要的办公设备，摆放有讲究。

电话是办公室的必备用品也是办公室的饰物。

这些办公设备最好安放在通风处，并且远离人3米之外，不用时尽量关掉电源。传真机、打印机、复印机

沙发茶几茶水台座椅绿色植物

地面

墙面

书架（橱）文件橱（柜）3．办公室的布置

办公室布置除了美观、实用和安全，还多了一份营造情境与搭配完整环境的规划。充分考量办公自动化设备的整合、环境景观的设计、动线规划及使用效率等细节。

（1）闭合式办公室

领导办公室的布置不仅要体现组织的整体形象，还要显现出领导个人的地位和气质。

2013年12月31日，国家主席习近平发表新年贺词，其办公室随之首度曝光。习近平办公室背景是一幅长城画作，办公桌上有三部电话（二红一白），身后书架上摆放了四幅照片，分别是：他与家人推着轮椅上的父亲、他牵母亲的手散步、他与夫人合影、他骑着自行车载着女儿，右侧书架上也可以判明一张他踢足球的照片。习近平办公室

习主席办公室2015年有啥新变化？

换了7张新照片

咱们主席今天佩戴的是“中国红”领带，办公室依旧大气简洁，书香萦绕。大书架、国旗、墙上的长城画作都还在，出现在2014年和2015年新年贺词画面中的那几张家庭照也都还在。

2016年办公桌上多了一摞材料和书籍有没有？看不清？没关系，小编送上高清图，大家就知道主席桌上的材料名称和书名了，材料是今年10月29日十八届五中全会审议通过的《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十三个五年规划的建议》，这叠材料汇编下还放着一本《2015中国绿色发展指数报告》。

2016年新年贺词时的办公室侧面照。主席的办公桌上有4个文件夹，叠成一摞；右侧书架换了7张新照片。

2015年新年贺词时的办公室侧面照。主席右手边上有6个文件夹，分成两摞。

马英九办公室

“长江集团中心”位于香港中环皇后大道中2号。这座70层高的建筑外形方正，被媒体形容为造型酷似李嘉诚的性格——谨慎低调。李嘉诚办公室

大楼顶楼70层是李嘉诚的专属办公楼层，办公室、休息室、小型会议室、餐厅一应俱全。李嘉诚日常的办公事务都在这里进行。周一至周六上午九点前，年届85岁的李嘉诚都会准时出现在这里。这个办公室曾被称作世界上最神秘的办公室之一，除非有特定的保安人员陪同刷密码卡，否则电梯根本无法抵达。在这个20平米左右的办公室里，李嘉诚遥控指挥财富帝国遍布全球52个国家和地区的近万亿财富。

李嘉诚座椅右手边的墙上是两幅字画，其中一幅是郑板桥的《竹声萧萧》，另一幅是李嘉诚自称“近年来很喜欢的一副对子”，也是办公室里悬挂的唯一书法，语出左宗棠：“发上等愿结中等缘享下等福；择高处立寻平处住向宽处行”

李嘉诚办公室放着一台布隆伯格终端机实时显示自己公司的股价

员工办公室因部门、职能、员工人数差异而有所不同（2）开敞式办公室

主管的办公区域需保留适当的访客空间，主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。

档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观，采用直线对称的布置。

将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。采用一个大间办公室，使用同一大小的桌子。全体职员的座位应面对同一方向布置一点五米保持公共空间和私人空间的独立1米左右

光线由工作人员的左侧射入←

常用的文件与档案，应置于使用者附近。最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。4．接待室的布置

简洁优雅舒适工作”和“交际”兼顾5．会议室的布置视单位规模而定，以容纳二三十人开会为宜

第三节办公环境建设第三节办公环境建设第三节办公环境建设第三节办公环境建设一、办公“硬”环境的建设二、办公“软”环境的建设想想看哪些环境影响办公室的工作效率空气绿化声音颜色设备气氛心理安全制度人际光线一、办公“硬”环境的建设

（一）绿化环境

（二）空气环境空气环境以空气“四度”来衡量，即空气的温度、空气的湿度、空气的清洁度和空气的流动速度。

1．温度：办公室的温度冬天一般在20℃～22℃，夏季在23℃～25℃之间为最宜。

2．湿度在正常温度下，办公室理想的相对湿度在40%～60%之间。3．清洁度空气的清洁度是表示空气的新鲜程度和洁净程度的物理指标。

4．速度一般来说，在室温为22℃左右的情况下，空气的流速在0.25米/秒时，人体能保持正常的散热。

（三）光线环境办公室一般以自然光源为主

光线不足辅以人工光源

（四）颜色环境（五）声音环境办公室的理想声强值为20～30分贝

减少室外噪音控制室内噪音

（六）设备环境

办公用品的适用化和现代化，也是提高办公效率的必要措施。（七）安全环境二、办公“软”环境的建设

（一）心理环境心理环境指人脑中对人的一切活动发生影响的环境事实，也即对人的心理事件发生实际影响的环境。

（二）人际环境

人际环境指在一定团队中人与人关系的和谐程度。1．确立一致的目标2．规划统一的行动3．增强团队的凝聚力

（三）气氛环境

和睦的气氛，通常指一种非排斥性的情感环境。

（四）制度环境

制度环境指人们在长期交往中自发形成并被人们无意识接受的行为规范。

第四节办公环境“5S”管理第四节办公环境“5S”管理第四节办公环境“5S”管理第四节办公环境“5S”管理一、“5S”管理二、办公环境“5s”管理运用一、“5S”管理

“5S”管理起源于日本，指整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目，通过规范现场、现物，营造干净、舒适、舒心的办公场所，合理配置使用各种资源减少浪费，提高工作质量与效率，提升员工素质，塑造良好的企业形象。5S因日语的罗马拼音均为“S”开头，所以简称为5S。“5S”管理示意图

“5S”效果看得见持之以恒是关键（二）“5S”效能5S管理是最佳推销员（Sales）

5S管理是节约家（Saving）5S管理是安全保障（Safety）

5S管理是标准化推行人（Standardization）

5S管理形成令人满意的职场（Satisfaction）

（三）5S管理的扩展

6S管理是在“整理、整顿、清扫、清洁、素养”的基础上增加了“自检”一项，要求员工每日下班前自我反省与自我检讨，目的在于让员工总结经验、检讨不足，判定一至两种改进措施，培养员工的自觉性、韧性和耐心，加强员工安全教育，防范于未然。

8S管理是在“整理、整顿、清扫、清洁、素养”的基础上增加了“安全”、“节约”、“学习”等三项，目的在于使企业在现场管理的基础上，通过创建学习型组织不断提升企业文化的素养，消除安全隐患、节约成本和时间。

13S管理是在“整理、整顿、清扫、清洁、素养”的基础上增加“安全”、“节约”、“服务”、“满意”、“坚持”、“共享”、“效率”、“学习”等八项，目的在于加强企业文化建设，形成团队协作精神，增强服务意识，共同学习，共享成果，持之以恒，力争企业、员工、社会多方满意，使企业在激烈的竞争中，永远立于不败之地。二、办公环境“5s”管理运用

（一）办公室5S管理自检表

办公室工作人员可以根据“整理、整顿、清扫、清洁、素养”这五个环节，对办公环境进行管理，填写自检（一）表。办公室工作人员也可以根据“环境、人员、办公桌、办公设备、文件”这五个要素，对办公环境进行管理，填写自检（二）表。（二）办公桌椅摆放规范

1．各具特色的办公桌

办公桌是人们离不开的工作伙伴，能够体现专业形象和个人效率。整齐干净的办公桌

杂乱无章的办公桌

杂乱却有序的办公桌

个性洋溢的办公桌