2024年会务策划与服务协议格式版

2024年会务策划与服务标准协议格式版A版本合同目录一览第一条：会议基本信息1.1：会议名称1.2：会议主题1.3：会议日期与时间1.4：会议地点1.5：参会人员数量第二条：策划服务内容2.1：会议议程策划2.2：会议场地布置2.3：会议宣传与邀请函设计2.4：会议LOGO与视觉识别系统设计2.5：会议签到与接待服务第三条：会议组织与协调3.1：会议筹备组组成与职责分配3.2：会议筹备进度安排3.3：会议应急预案3.4：会议嘉宾与演讲者协调3.5：会议活动安排与执行第四条：技术与设备支持4.1：会议音响、灯光设备4.2：多媒体投影与视频播放设备4.3：无线网络与计算机技术支持4.4：直播与录播设备4.5：其他技术设备需求第五条：餐饮与住宿安排5.1：会议用餐安排5.2：会议住宿安排5.3：特殊需求餐饮服务5.4：餐饮与住宿质量标准第六条：交通与接送服务6.1：会议嘉宾接送机服务6.2：会议期间交通调度6.3：会议车辆安排与调度6.4：停车场管理与安全第七条：礼品与纪念品7.1：会议礼品策划与设计7.2：会议纪念品定制与提供7.3：礼品与纪念品发放安排第八条：摄影与摄像服务8.1：会议摄影摄像团队安排8.2：会议摄影摄像内容要求8.3：会议摄影摄像成品交付第九条：费用与支付9.1：会议策划服务费用9.2：会议设备租赁费用9.3：会议餐饮住宿费用9.4：会议礼品纪念品费用9.5：支付方式与支付时间第十条：合同的生效与终止10.1：合同签订与生效10.2：合同变更与解除10.3：合同终止条件10.4：合同终止后的义务履行第十一条：违约责任11.1：甲方违约责任11.2：乙方违约责任11.3：违约赔偿方式与标准第十二条：争议解决方式12.1：争议解决方式12.2：仲裁机构选择12.3：仲裁费用承担第十三条：保密条款13.1：保密信息的定义13.2：保密义务与期限13.3：违约泄露信息的赔偿第十四条：其他条款14.1：合同的修改与补充14.2：合同的继承与转让14.3：法律适用与管辖14.4：合同解除或终止后的权利义务处理14.5：甲方乙方联系方式与送达地址第一部分：合同如下：第一条：会议基本信息1.1：会议名称1.2：会议主题“携手创新，共赢未来”1.3：会议日期与时间会议将于2024年某月某日举行，具体日期与时间如下：报到时间：2024年某月某日08:0018:00会议时间：2024年某月某日09:0017:001.4：会议地点会议将在甲方所在地举行，具体地点为：报到地点：甲方接待处会议地点：甲方会议室1.5：参会人员数量预计本次会议将有约200名参会人员，包括甲方领导、乙方代表、特邀嘉宾及演讲者等。第二条：策划服务内容2.1：会议议程策划乙方负责根据甲方提供的主题和需求，制定详细的会议议程，包括演讲嘉宾、议题安排、互动环节等，并在甲方确认后执行。2.2：会议场地布置乙方负责会议场地的布置工作，包括舞台搭建、背景板设计、灯光音响布置等，确保会议现场氛围和甲方品牌形象相符合。2.3：会议宣传与邀请函设计乙方负责会议的宣传推广工作，包括制作邀请函、宣传海报、易拉宝等宣传物料，并在甲方确认后进行发送和摆放。2.4：会议LOGO与视觉识别系统设计乙方负责设计会议的LOGO和视觉识别系统，包括会议证件、背景板、PPT模板等，确保整体视觉效果的统一和协调。2.5：会议签到与接待服务乙方负责会议的签到接待工作，包括设置签到台、提供接待人员、协助参会人员报到等，确保参会人员能够顺利入场。第三条：会议组织与协调3.1：会议筹备组组成与职责分配甲方设立会议筹备组，负责会议的总体组织和协调工作。筹备组成员包括甲方相关部门负责人及乙方代表，各自承担相应的职责。3.2：会议筹备进度安排乙方按照甲方要求，制定会议筹备进度安排，并定期向甲方报告工作进展，确保会议筹备工作的顺利进行。3.3：会议应急预案乙方负责制定会议应急预案，包括突发事件的处理流程和责任人，并在会议前与甲方进行沟通和确认。3.4：会议嘉宾与演讲者协调乙方负责与会议嘉宾和演讲者进行沟通协调，包括邀请、确认日程、接待等工作，确保嘉宾和演讲者的顺利参与。3.5：会议活动安排与执行乙方负责会议各项活动的安排和执行，包括开幕式、主题演讲、互动环节、闭幕式等，确保会议内容的丰富和有序。第四条：技术与设备支持4.1：会议音响、灯光设备乙方负责提供会议所需的音响、灯光设备，并确保设备质量和使用效果，满足会议现场需求。4.2：多媒体投影与视频播放设备乙方负责提供多媒体投影和视频播放设备，并负责设备的安装、调试和操作，确保会议内容的顺利展示。4.3：无线网络与计算机技术支持乙方负责提供会议现场的无线网络和计算机技术支持，确保参会人员能够正常使用网络和电脑设备。4.4：直播与录播设备乙方负责提供会议的直播和录播设备，并负责设备的安装、调试和操作，确保会议内容的实时传播和记录。4.5：其他技术设备需求乙方负责根据甲方的其他技术设备需求，提供相应的设备和支持，确保会议的顺利进行。第五条：餐饮与住宿安排5.1：会议用餐安排乙方负责会议用餐的安排，包括早餐、午餐、茶歇等，并确保餐饮质量符合甲方的要求。5.2：会议住宿安排乙方负责会议住宿的安排，包括为参会人员预订酒店、安排住宿等，并确保住宿条件和质量。5.3：特殊需求餐饮服务乙方负责根据参会人员的特殊需求，提供相应的餐饮服务，包括素食、无麸质餐等。5.4：餐饮与住宿质量标准乙方确保提供的餐饮和住宿服务符合甲方的质量标准，确保参会人员的满意度和舒适度。第八条：摄影与摄像服务8.1：会议摄影摄像团队安排乙方将组建专业的摄影摄像团队，负责会议现场的摄影和摄像工作，并确保团队成员具备相应的专业技能和经验。8.2：会议摄影摄像内容要求乙方根据甲方的要求，拍摄会议现场的照片和视频，包括开幕式、主题演讲、互动环节等，并确保拍摄内容的质量和完整性。8.3：会议摄影摄像成品交付乙方在会议结束后，按照甲方的要求，提供拍摄的照片和视频成品，包括高清照片、剪辑后的视频等，并确保成品的质量和交付时间。第九条：费用与支付9.1：会议策划服务费用乙方向甲方提供会议策划服务，费用为人民币【】元整（大写：【】元整），具体明细如下：（1）议程策划费用：人民币【】元整（2）场地布置费用：人民币【】元整（3）宣传推广费用：人民币【】元整（4）LOGO与视觉识别系统设计费用：人民币【】元整（5）签到与接待服务费用：人民币【】元整9.2：会议设备租赁费用乙方向甲方提供会议设备租赁服务，费用为人民币【】元整（大写：【】元整），具体明细如下：（1）音响设备租赁费用：人民币【】元整（2）灯光设备租赁费用：人民币【】元整（3）多媒体投影与视频播放设备租赁费用：人民币【】元整（4）无线网络与计算机技术支持费用：人民币【】元整（5）直播与录播设备租赁费用：人民币【】元整9.3：会议餐饮住宿费用乙方向甲方提供会议期间的餐饮和住宿服务，费用为人民币【】元整（大写：【】元整），具体明细如下：（1）用餐费用：人民币【】元整（2）住宿费用：人民币【】元整9.4：会议礼品纪念品费用乙方向甲方提供会议礼品和纪念品的设计和制作，费用为人民币【】元整（大写：【】元整），具体明细如下：（1）礼品设计制作费用：人民币【】元整（2）纪念品定制费用：人民币【】元整9.5：支付方式与支付时间甲方将通过银行转账的方式向乙方支付上述费用，支付时间为合同签订后的【】个工作日内。第十条：合同的生效与终止10.1：合同签订与生效本合同自双方签字或盖章之日起生效，对双方具有法律约束力。10.2：合同变更与解除任何一方如需变更或解除本合同，应提前【】天书面通知对方，并经双方协商一致。10.3：合同终止条件除非双方另有约定，本合同在会议结束后自动终止。10.4：合同终止后的义务履行合同终止后，乙方应按照甲方的要求，完成后续的摄影摄像成品交付、费用结算等工作。第十一条：违约责任11.1：甲方违约责任甲方如违反本合同的约定，应承担违约责任，具体包括但不限于支付违约金、赔偿乙方损失等。11.2：乙方违约责任乙方如违反本合同的约定，应承担违约责任，具体包括但不限于支付违约金、赔偿甲方损失等。11.3：违约赔偿方式与标准违约方的赔偿金额根据甲乙双方的协商确定，具体赔偿方式与标准在本合同中另有约定的，从其约定。第十二条：争议解决方式12.1：争议解决方式双方如在履行本合同过程中发生争议，应通过友好协商解决；如协商不成，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。12.2：仲裁机构选择双方同意选择【】仲裁机构进行仲裁，仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。12.3：仲裁费用承担仲裁费用由败诉方承担，双方另有约定的，从其约定。第十三条：保密条款13.1：保密信息的定义保密信息是指本合同的签订、履行过程中，甲方和乙方在未公开的情况下知悉的对方的商业秘密、技术秘密、经营秘密等。13.2：保密义务与期限双方对保密信息承担保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方披露。保密期限自本合同签订之日起算，至合同终止或履行完毕之日止。13.3：违约第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件一：会议基本信息确认表会议名称、主题、日期、地点、参会人员数量等基本信息的具体确认。附件二：会议策划服务内容详细清单包括议程策划、场地布置、宣传推广、LOGO与视觉识别系统设计、签到与接待服务的具体内容和要求。附件三：技术与设备支持详细清单音响、灯光设备、多媒体投影与视频播放设备、无线网络与计算机技术支持、直播与录播设备的具体租赁要求和配置清单。附件四：餐饮与住宿安排详细清单用餐安排、住宿安排的具体要求和安排细节。附件五：摄影与摄像服务详细清单摄影摄像内容要求、成品交付的具体要求和时间安排。附件六：费用与支付明细表会议策划服务费用、设备租赁费用、餐饮住宿费用、礼品纪念品费用的详细明细和支付方式。附件七：合同的生效与终止确认表合同生效日期、变更解除条件、终止后的义务履行等的具体确认。附件八：违约行为及责任认定详细清单详细列举各种违约行为及违约责任认定标准，并提供相关示例说明。附件九：保密协议保密信息的定义、保密义务与期限的具体规定。附件十：争议解决方式确认表争议解决方式、仲裁机构选择、仲裁费用承担的具体确认。说明二：违约行为及责任认定：1.甲方未按照合同约定支付费用。2.甲方未按照合同约定提供必要的合作条件。3.乙方未按照合同约定提供服务或产品。4.乙方未按照合同约定完成工作或交付产品。5.甲方未按照合同约定履行其义务。违约责任认定标准：1.违约金：按照合同金额的一定比例（如5%）计算违约金。2.赔偿损失：根据甲方因乙方违约所造成的实际损失计算赔偿金额。3.合同解除：违约方需承担因合同解除所造成的损失。示例说明：如果乙方未能在约定时间内完成会议议程策划，则构成违约。乙方应向甲方支付违约金，并赔偿因违约导致甲方产生的其他损失。说明三：法律名词及解释：1.会议基本信息：指会议的名称、主题、日期、地点、参会人员数量等基本概况。2.策划服务内容：指会议议程策划、场地布置、宣传推广、LOGO与视觉识别系统设计、签到与接待服务等。3.技术与设备支持：指会议所需的音响、灯光设备、多媒体投影与视频播放设备、无线网络与计算机技术支持、直播与录播设备等。4.餐饮与住