资料规范化及数字化项目服务需求

综合性档案资料规范化整理及数字化项目服务需求项目概况为了进一步提高档案管理服务工作水平，减少由于档案频繁转递造成的安全管理风险，达到档案管理服务制度化、规范化、信息化、网络化的目标，拟对2022、2023年综合性档案资料进行规范化整理及数字化加工；本次招标项目主要工作内容包括对2022、2023年综合性档案资料整理组卷、编码、扫描、装订、装盒、挂接、入库、上架等；并确保2022、2023年综合性档案资料规范化整理、数字化扫描、影像挂接的质量，2022、2023年综合性档案资料及其信息的安全，最终制作成标准化的电子档案信息，确保能够在本单位现行的档案管理系统中正常使用；具体内容详见采购文件第四章采购需求；服务期限中标供应商应在2025年11月30日前完成本项目的实施工作并通过验收及正式上网应用；2022、2023年综合性档案资料规范化整理及数字化项目必须按采购单位要求的顺序进行；如在规定的时间内由于中标供应商的原因不能完成的，中标方应承担由此给采购人造成的损失；项目实施工作场地及服务方式实施场地：由采购人提供指定的地点；服务方式：中标供应商根据项目实际情况，提供所需的计算机、扫描仪等所有涉及到的整理、扫描、存储等相关的档案装具、设备及扫描软件系统等，配备足够的技术服务人员；2022、2023年综合性档案资料规范化整理和数字化加工的工作要求2022、2023年综合性档案资料规范化整理和数字化加工工作：必须严格按照《建设电子文件和电子档案管理规范》（CJJ/T117-2017）、《档案分类标引规则GB/T15418-2009》、《档案著录规则DA/T18-1999》、《归档文件整理规则DA/T22-2015》、《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）、《纸质档案数字化规范》DA/T31-2017规定及采购人的要求进行；2022、2023年综合性档案资料交接：中标供应商应指定专人按照与采购人共同制定的计划分批次对需要进行规范化整理和数字化加工的2022、2023年综合性档案资料进行调档，并与采购单位指定的专人一起做好2022、2023年综合性档案资料的清点交接工作，并做好移交记录；规范化整理要求：针对2022、2023年综合性档案资料进行包括但不限于：分类、梳理、排序、分卷、资料规整、去除金属物、不规范纸张托裱、大图规范折叠、敲页码、档案信息著录等工作；档案梳理、文件完整性检查和问题汇总；档案信息著录：档案信息著录按照城建档案相关的行业标准及采购人现行的档案管理系统要求进行，包含但不限于以下条件：项目级信息：项目名称、规划许可证、施工许可证、立项批准文号、立项批准单位、工程类型、土地规划许可证号、土地使用证号、编制单位、编制时间等；案卷级信息：案卷题名、分类号、页数、存放号等；卷内目录信息：序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页码、备注等；正确率要求达到100%；档案组卷合理，案卷厚度一般控制在2cm-5cm左右，以采购人实际要求为准；按采购人现行规则编制档号及总登记号，案卷装盒入库；档案盒尺寸、质量需符合档案规范及采购人要求，采用双裱进口牛皮卡纸制作，所用各规格型号卷盒必须干燥、平整，不得起壳、脱胶；本项目所需档案盒由中标供应商提供；档案案卷必须保证平整、整齐、美观，卷内图纸折叠规范，装订牢固，不影响借阅利用；档案盒（含A3幅面档案盒）封面和脊背、案卷封面、卷内目录、备考表等须采用打印方式；文字卷三孔一线装订装盒，图纸卷活页装盒，不装订；装订遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐；整体验收完成后，进行档案上架；要求对档案材料必须做到认真鉴定、分类准确、编排有序、目录正确、装订整齐；通过规范化整理，使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求；档案整理应保持文件之间的有机联系，符合业务操作流程；数字化加工工作环节与质量要求档案数字化加工工作必须严格按照档案数字化技术规范要求进行，利用先进可行的计算机及相关技术，通过完整严谨的加工流程，将纸质档案转化为数字档案，必要时需对原始影像数据进行高清加工处理，形成准确完整的档案信息数据库和档案影像数据库；并根据档案信息管理系统的要求，正确地完成各类档案信息的录入、核对等工作，并确保上述信息准确、完整；档案材料影像文件应与档案材料相对应，符合阅读习惯、内容完整准确、页面干净、文字清晰、照片真实、印章颜色明显突出；档案材料影像文件采用标准JPEG图像格式存储，档案材料影像文件要求与采购人现行的《城建档案管理系统》挂接；（1）档案扫描根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪；工程图纸档案采用大幅面图纸扫描仪，一次扫描成像，不可以采用图像拼接方式处理；同页有两个以上文件，需分别扫描；为保护档案原件，A3及以下幅面档案一律使用平板扫描仪扫描，对于少数现代档案确实适用高速滚筒扫描的，必须事先征得采购方同意；对部分成册材料不宜拆卷的，必须使用不拆卷扫描仪扫描，照片档案需要高精度照片扫描仪；扫描时应认真登记扫描的文件类型和扫描页数；扫描图像必须与原图页面一一对应，不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况；分辨率：文书档案扫描分辨率标准为300dpi，24位真彩色；图纸分辨率标准为300dpi，24位真彩色；照片分辨率标准为600dpi，24位真彩色，保持原档方向；为了保证扫描影像的清晰度，特殊情况下要提高分辨率来扫描；档案扫描形成文件在保证影像质量的前提下，尽量缩小文件占用空间；存储格式：根据《建设工程文件归档规范》GB/T50328-2014形成JPEG格式；文件命名：扫描形成影像文件命名必须与档号一一对应；图像内容：正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与书本面完全对应，不得出现书页内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象；（2）影像质量要求所有扫描留下的黑线、指印、阴影或污点都必须清除干净（在放大50%的情况下）；图像整体倾斜不得超过1度；不得出现图像的一部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象；如果档案页面存在部分倾斜的，以页面中标题纠正为准；由于印刷质量或纸张质量等造成的页面上有零星的污点和反面倒映文字污点比较多，如果在页面视图下看不清楚，或该污点嵌在文本行中无法清除，可以不清除，但应尽量保证图像可读；清晰度：扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使原档案存在绣斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也应保证扫描图像可读，扫描留下的墨迹宽度不得超过0.5厘米，并且不能覆盖或影响正文内容；如被加工单位另有要求的，则按照其要求进行加工处理；（3）质量保障需求a、质量自检：加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到采购人要求的数据质量标准后，才能提交采购人验收；投标人需在投标材料中详细说明拟采用的质检方案；b、过程管理：中标供应商在进行档案前处理和数字化加工的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录；完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料；c、质量控制：本次项目由采购人进行全程质量控制，加工单位应定期将各个阶段加工成果在自检的基础上，及时提交采购人进行审核；如果因提交不及时或质检不合格而返回整改造成的损失由中标供应商自行负责；（4）档案装订、装盒、上架扫描工作完成后，保持每页档案原有的排列顺序不变，案盒不掉页，左边和底边整齐，做到安全、准确、无遗漏；a、档案按盒立档，要求线装，采用三孔一线装订；b、编码：具体以采购人《档案分类方案和案盒号编码规则(暂行)》为准；c、对已扫描并质检的档案，需在盒宗上盖“已扫描”印章；d、备考表内容填写：整理人、检查人和日期，各项内容按实际情况填写；e、装订、装盒后按档案编码进行上架；（5）数据挂接要求与采购人现行的《城建档案管理系统》数据库中的目录数据和与其对应的纸质档案数字图像进行批量挂接，以实现目录数据与数字图像的关联，准确率应达100%；投标单位自行提供数据挂接相关设备及软件，中标方若无法实现与采购人现行的《城建档案管理系统》数据库中的目录数据和与其对应的纸质档案数字图像进行批量挂接，视为中标方违约，采购方有权终止合同；（6）数据备份以JPG格式文件用移动硬盘存储一套；所有存储介质中均需存储对应图像文件的目录；同一案卷和同一份文件，不跨越两个移动硬盘存储；表面标示编号（按采购人数据编号规划要求编制）；盘内须记录所存储数据的情况说明；硬盘储存完成后，进行数据校对，以确保档案资料无遗漏及正确性、可读性；验收质量要求2022、2023年综合性档案资料规范化整理及数字化项目符合城建档案馆资料移交要求并顺利移交；包括但不限于以下要求：（1）项目验收项目验收是针对本次项目的工作成果进行验收工作，验收前先由加工单位进行自检，在自检合格后，采购人组织人员主要对档案整理质量、档案图像扫描质量、图像挂接准确率等内容进行检查；验收可按加工时间或加工量来进行分批划定（每完成1000卷），验收以抽检方式进行，验收合格后方可领取下一次的档案整理和数字化内容；验收的每个环节要做好验收记录，并认真填写《档案数字化质量验收登记表》一式二份；验收“通过”的结论，经加工单位项目负责人、质检人员审查签字；采购人对加工单位的图像挂接进行验收；验收以抽检方式进行，抽检比例为5%以上，要求图像挂接准确率达到100%，图像合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过；若图像挂接准确率未达到100%，图像抽检合格率在95%以下，提交的验收数据全部发回加工单位全面自检整改，直至达到验收要求；整改完成后采购人在原验收数据外再次对加工单位的图像挂接进行验收；抽检比例为8%以上，要求图像挂接准确率达到100%，图像合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过；若出现二次验收不合格的，采购人有权单方面终止合同，所发生的费用及损失由加工单位负责；要求做好验收记录，填写《纸质档案数字化验收登记表》；档案实体验收抽检比例为5%以上，必须逐盒清点，按档案数量、文件状况、盒内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、盒内文件颠倒等作为差错，合格率达到100%予以验收通过；（2）图像质检标准a、图像资料和原档案页码顺序需一致；b、图像不能存在压边、污点、扭曲、有阴影、比例变形、图像无法显示、错挂等；c、不能存在整页漏扫；d、资料上淡印公章，在实体上可明显识别，要求图像必须显现，扫描后的打印效果，至少保留公章痕迹；f、漏编页码或页码不清楚的档案资料，是否有在图像的右上角重新标记页码；g、图像属性要与图像内容相一致；h、图像不能存在重复扫描；（3）实体档案验收标准a、整盒材料有无剃除多余重复件；b、材料有无按重要程度进行先后排序；c、有无去除订书针等铁质用品；d、档案内容有无存在倒装或缺页；e、小于A4标准的资料有无贴补、托裱；f、有无敲印页码；g、盒内目录、备考表填写是否规范有无缺漏；h、盒皮内容与实体内容有无一致；i、有无按盒立档，采用三孔一线装订及装订线是否紧实；j、盒皮上有无编号，有无盖“已扫描”印章；k、案盒有无丢失；4、安全保密要求严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全保密，确保各环节工作符合档案行业标准的要求，并建立完整、规范的工作记录；（一）中标供应商应制定严密的安全保密措施，严格遵守保密相关规定，严格遵守安全保密制度，确保档案实物和信息数据的安全和保密；（二）采购人与中标供应商签订保密协议，采购人提供的全部文件资料，均属保密内容，凡以直接、间接、口头或书面等形式提供涉及保密内容的行为均属泄密；（三）档案整理和数字化加工工作必须在指定的场所内进行，并确保场所的正常秩序和安全；（四）项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验；（五）中标供应商不得出现丢失、损坏、损毁档案或档案材料内容；泄露档案信息（包括档案实物内容信息和数字化数据信息，下同），私自圈划、涂改、复制、留存、使用档案信息，抽取或伪造档案材料；擅自处理或销毁档案材料等严重违反安全保密要求的行为；如发生以上情况，中标供应商须承担补救责任和损害赔偿责任，直至追究法律责任，采购人有权解除合同；（六）根据档案局、保密局相关最新文件条款规定执行；（七）不得在工作场所使用与工作无关的任何电子设备；项目实施拟使用的文字类扫描仪、图纸类宽幅扫描仪和照片类专业扫描仪需为国内生产及保证无任何窃密装置；（八）项目实施拟使用的文字类扫描仪、图纸类宽幅扫描仪和照片类专业扫描仪需为全新未拆封，不得采用二手机、翻新机、租赁机等；档案数字化加工设备和存储介质不得擅自送外维修,必须送外维修的应经采购方同意,并由采购方工作人员现场监督；（九）中标供应商应做到：与项目工作人员就本项目签订终身保密协议，加强对工作人员的保密教育；建立严格的保密制度，所有加工的计算机设备不能接入互联网、政务网等其他公共网络，封断所有加工设备的无线网络功能，并负责档案数据的保密工作；加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制、留存、使用等泄密行为；中标供应商应指定专职档案交接员与采购人的专职档案交接员配合，负责原始档案的交接工作；中标供应商应在工作现场设安全保密员，负责档案原件在整个整理和扫描流程中的安全管理和已扫描档案数据的安全保密工作；不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生；扫描加工场地具备安全保密设施和措施，保证档案原件的安全和保密；在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存；数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜；非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机(笔)、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质，一律不得带入数字化加工现场；不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，包括拍摄设备；工作人员离开时，应切断场内电器电源，确保工作场地的安全；如发生意外由中标供应商负责；未经合同采购人许可，任何档案材料不得带离工作区域；对服务器的操作有安全监管措施；工作区域采用内部局域网传输交换数据，不得存在对外出口；USB端口、光驱接口等所有不必要的信息输出装置或端口，封闭使用；各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等；已扫描和录入的数据除按规定刻制提交的光盘以外，只能存放在工作区的电脑上，中标供应商工作人员不得携带任何移动数据存储介质进入工作现场，或将存储数据带离现场；分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录；不合格退回的返工介质，在中标供应商确认后交采购人销毁；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场；每天工作人员离开时，应切断场内电器的电源，确保工作场地的安全；如发生意外由中标供应商负责；5、应遵循的业务标准（1）管理性标准规范《档案法》；《城市建设档案管理规定》；《档案登记备份管理办法》（2）业务性、技术性标准规范《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）；《建设电子文件和电子档案管理规范》（GJJ/T117-2017）；《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB／T18894---2016)；《档案分类标引规则》（GB/T15418-2009）；《档案著录规则》（DA/T18-1999）；《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）；《纸质档案数字化技术规范》(DA／T31--2017)；《照片档案管理规范》(CB／T11821--2002)；其他要求为了更好的保障工程质量，需中标方一并提供如下服务（1）由采购人提供场地一处，中标方需自行提供电脑、扫描仪、打印机、装订机等软硬件办公设施；（2）由于该项目涉及业务规范，需中标方配合了解采购方相关业务知识及规章制度，掌握如档案正确、完整保密等实施标准；并明确档案整理及数字化加工现场的安全、保密、人员管理制度；（3）项目进行途中由中标方进行质检，有问题需及时解决；项目完成后，中标方有义务负责后续档案使用、运用问题的解决；（4）由采购人监督，中标方进行档案作业前的移交搬运，及