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文档简介

人力资源部档案管理制度第一章总则为规范人力资源部人事档案的管理，确保档案的安全性、完整性和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《劳动合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。人事档案是员工个人经历、工作能力、表现评价等信息的集中体现，是公司进行人事管理和决策的重要依据，因此需建立科学、规范的管理制度。第二章适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理，包括但不限于新员工入职档案、在职员工档案和离职员工档案的收集、整理、保管、查阅和转递等工作。第三章管理规范第1节档案收集1.档案材料内容人事档案应包含以下材料：-员工登记表-个人简历-学历、学位证书复印件-职业资格证书复印件-考核材料（如绩效评估、奖惩记录）-劳动合同及相关审批材料-其他与员工工作相关的证明材料2.收集责任综合服务部负责档案的收集工作。各部门应配合，及时提供所需档案材料，并确保材料的真实性与完整性。第2节档案整理与归档1.整理标准档案材料应按照统一标准整理，确保字迹工整、内容完整。归档材料需按时间顺序和类别进行分类，便于查阅。2.归档流程-收集完毕后，综合服务部需对材料进行审核，确认无误后进行归档。-归档材料需逐一编号，并在档案管理系统中进行录入，确保数字化管理的可追溯性。第3节档案保管1.保管责任综合服务部指定专人负责档案的保管工作，确保档案的安全性。2.保管措施-档案应存放在专用档案室，配备防火、防潮、防盗等安全设施。-定期对档案进行检查和维护，每年至少进行一次全面审核。第4节档案查阅与借用1.查阅流程-员工或外单位人员需要查阅档案时，需向综合服务部提出申请，并填写查阅申请表。-综合服务部在审核后，方可允许查阅，并进行登记。2.借用规定-档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经执行总裁批准。-借用档案需填写借用登记表，并在归还时进行核对。第5节档案转递1.转递流程-员工内部调动时，档案随人转递。综合服务部负责密封转递档案，禁止个人携带。-转递的档案需填写转递通知单，并通过机要途径进行转递。2.转递确认对转进的档案，应及时核对无误，并办理通知单回执，确保档案的完整性和准确性。第四章监督机制1.监督责任综合服务部负责对档案管理制度的实施情况进行监督与检查，确保各项规定得以落实。2.评估与反馈-每年至少进行一次档案管理制度的评估，发现问题及时提出整改建议。-设立反馈渠道，鼓励员工对档案管理提出意见和建议，以不断优化管理流程。第五章附则1.解释权本制度由综合服务部负责解释，若有未尽事宜，依照国家法律法规及公司相关制度执行。2.实施日期本制度自发布之日起生效。3.修订流程本制度需定期评估和修订，修订意见可通过综合服务部提出，并需经公司高层领导审核通过后实施。---通

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