机关单位档案管理制度

机关单位档案管理制度第一章总则为规范机关单位档案管理工作，保障档案的安全性、完整性和有效性，提高档案信息的使用效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。第一条目的本制度旨在通过规范档案的收集、整理、保管、查阅及利用等环节，提高档案管理水平，确保档案的真实性、完整性和可追溯性，为单位的决策、管理和服务提供依据。第二条适用范围本制度适用于本机关单位所有档案的管理，包括但不限于人事档案、财务档案、业务档案、行政档案等。第三条依据法规本制度依据《中华人民共和国档案法》、《国家档案局关于加强档案管理工作的若干意见》及其他相关法律法规制定。第二章档案管理任务第四条档案管理任务1.收集与整理：负责收集、整理本单位形成的各类档案，确保档案的完整性和可用性。2.保管与维护：妥善保管档案，定期进行维护和检查，确保档案的安全和完整。3.查阅与利用：为单位内部及相关人员提供档案查阅和利用服务，确保信息的及时流通。4.销毁与移交：按照相关规定对不再保留的档案进行销毁或移交，确保档案的管理符合相关法律法规。第三章档案的收集和归档第五条案件材料的收集档案材料的收集由档案管理部门与各业务部门协作完成，要求包括但不限于以下材料：1.人事档案：员工登记表、个人简历、考核材料、证书复印件、奖惩记录、劳动合同等。2.财务档案：财务报表、预算申请、审计报告、发票及其他财务凭证。3.业务档案：项目计划、实施方案、总结报告、会议记录及其他相关材料。4.行政档案：决策文件、会议纪要、通告、通知及其他行政文件。第六条案件材料的归档1.归档要求：所有档案材料须按照统一的格式进行归档，字迹工整、内容完整。2.责任分工：各部门应指定专人负责资料的收集与整理工作，确保归档材料的准确性。3.归档时间：档案材料应在形成后一个月内完成归档，特殊情况需报请档案管理部门批准。第四章档案的保管第七条档案保管要求1.保管责任：档案管理部门负责所有档案的保管工作，确保档案安全、完整。2.存放条件：档案应存放在专门的档案库房内，库房需符合防火、防潮、防盗等安全要求。3.档案编号：每一份档案需进行编号登记，建立电子档案管理系统，确保档案的可追溯性。4.定期检查：每年定期对档案进行检查，确保档案的完整性和安全性，发现问题及时处理。第五章档案的查阅和借用第八条档案查阅1.查阅流程：员工如需查阅档案，须填写查阅申请表，提交档案管理部门审批。2.保密要求：查阅档案时，须遵循保密规定，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换。3.查阅记录：档案管理部门应对查阅情况进行记录，保存查阅登记表。第九条档案借用1.借用审批：外单位人员如需借用档案，须提交正式书面申请，经档案管理部门审核，特殊情况需报请单位领导批准。2.借用登记：借用档案时，须填写借用登记表，明确借用时间和归还日期。3.归还要求：借用单位应在规定时间内归还档案，逾期未归还的，需书面说明原因并申请延期。第六章档案的转递第十条档案转递要求1.转递责任：档案转递工作由档案管理部门负责，确保档案在转递过程中的安全和完整。2.转递方式：档案转递应通过机要途径进行，禁止个人携带转递档案。3.转递记录：转递档案时，需填写转递通知单，并由双方签字确认，以备查验。第七章监督与评估第十一条监督机制1.监督责任：单位领导对档案管理工作负有监督责任，定期组织检查。2.反馈渠道：建立档案管理反馈机制，鼓励员工提出意见和建议，以持续改进档案管理工作。3.考核指标：将档案管理工作纳入单位绩效考核，定期评估档案管理的效果和效率。第十二条评估与改进1.年度评估：每年对档案管理工作进行评估，总结经验和不足，提出改进措施。2.制度修订：根据评估结果和单位实际情况，及时修订本制度，确保其适应性和有效性。附则第十三条解释权本制度由档案管理部门负责解释，解释权归单位所有。第十四条生效日期本制度自发布之日起生效，所有单位员工均应遵守。第十五条修订流程本制度如需修订，须经过档案管理部门初步审查、单位领导审批