助理文员岗位职责规定

助理文员岗位职责规定1.岗位背景与职责概述1.1背景助理文员作为公司办公室日常运营管理的紧要成员，承当着文书处理、文件管理和信息协调等职责。1.2职责概述助理文员负责供应文书处理、文件管理等支持，帮助上级进行日常事务管理，保证办公室的高效运行和顺畅沟通。2.重要职责和工作内容2.1文档处理—负责文件模板的维护和更新，包含文档格式、样式等。—接收、调配、整理各部门的文件、报告及邮件。—对内对外传真、复印、打印、扫描文档。—帮助完成公司内外部文件的翻译和整理工作。2.2文件管理—负责文件的归档、分类、整理和保管，确保文件的安全性和可查阅性。—定期跟进并更新公司各类文件清单，并依照规定时间进行备份。—负责文件借阅和归还的管理，确保文件的合理使用和保密性。2.3会议协调—帮助布置公司内外会议日程，包含会议室预订、会议通知的发送和接收确认等。—供应会议相关的资料和文件，保证会议的顺利进行。—撰写和汇总会议记录，准确记录会议要点、决策和行动计划，并及时分发给相关人员。2.4信息协调—负责协调各部门之间的信息传递，确保信息的及时性和准确性。—接收并处理来自内外部的邮件、传真、快递。—供应电话接听服务，转达相关信息或及时回复。2.5助理工作—帮助上级完成部门内外事务的统筹布置，供应支持和解决工作中的问题。—为上级及同事供应帮助，例如行程布置、会议布置、订票等工作。—帮助完成其他相关部门交办的工作和特定项目的执行。3.工作要求和本领素养3.1专业知识和技能—娴熟掌握日常办公软件、办公自动化设备的使用，例如MicrosoftOffice等。—具备肯定的管理和协调本领，能够有效处理工作中的各种突发事件和紧急情况。—具备良好的英语阅读和书写本领，能够独立完成文件的翻译和整理工作。3.2素养要求—具备良好的沟通本领和团队合作精神，能够与各部门有效协作。—具备良好的组织、布置和执行本领，能够合理布置工作时间和处理多项工作。—具备良好的保密意识，能够保护公司机密及相关信息的安全性。3.3沟通与协调本领—具备较强的表达和沟通本领，能够清楚准确地转达信息并听取他人看法。—具备解决问题和决策本领，能够在工作中快速做出准确的推断和决策。—能够敏捷处理各类人际关系，乐于帮忙他人并协调各方利益。4.工作绩效评估4.1完成工作任务—完成各项工作任务和岗位职责的考核指标。—定时、准确地处理文件和信息，确保工作的高效性和准确性。—能够在压力下保持良好的工作效率和工作质量。4.2团队合作和协调本领—能够与各部门有效沟通和协作，保持良好的团队合作精神。—能够乐观参加团队合作项目，为团队目标的达成做出乐观贡献。4.3自我学习和进步本领—能够乐观自动地学习和了解相关业务知识，提高自身专业素养。—不绝改进工作方法和工作效率，通过学习和实践提高个人绩效。5.违纪处分5.1考勤违纪—迟到超出3次的，将扣除相应的绩效评分。—旷工一次以上的，将扣除相应工资的，请假两次以上的，将取消绩效评分。5.2工作违纪—未经批准私自离开岗位的，每次违规将扣除相应的绩效评分。—有意删除、窜改或泄露公司机密文件的，将依法追责，并予以相应的处分。6.附则6.1本制度由人力资源部门负责解释和更新，经公司负责人审批后生效。6.2岗位职责和工作内容可能依据实际情况作适当的调整和更改，相关更改将及时通知并告知具体落实方式。以上所列为助理文员岗位的职责规定，旨在明确工作职责、提高工作效率和质