采购岗位职责、采购计划、采购预算相关制度及表格

采购岗位职责、采购计划、采购预

算相关制度及表格

采购控制管理制度

目录

第1章采购岗位职责

1.1采购总监

1.2采购经理

1.3采购计划主管

1.4采购预算主管

1.5供应商主管

1.6采购合同主管

1.7采购验收主管

1.8招标采购主管

1.9采购审计主管

1.10采购专员

1.11采购文员

第2章采购计划

2.1采购计划制度规范

2.1.1采购计划管理制度

2.1.2采购计划编制办法

2.1.3采购订单计划制订规范

2.1.4零星采购管理办法

2.1.5采购申请审批制度

2.2采购计划工具表单

2.2.1物资请购单

2.2.2年度采购计划表

2.2.3物资采购计划表

2.2.4采购计划变更表

2.2.5临时采购计划表

2.2.6认证计划说明书

第3章采购预算

3.1采购预算制度规范

3.1.1采购预算管理办法

3.1.2采购预算审批规范

3.1.3采购预算变更控制办法

3.2采购预算工具表单

3.2.1年度采购预算表

3.2.2采购预算控制表

3.2.3采购预算审核表

3.2.4采购预算变更表

3.2.5原材料采购预算表

3.2.6固定资产采购预算表

3.2.7辅助材料采购预算表

3.2.8采购资金季度预算表

3.2.9采购资金年度预算表

第1章采购岗位职责

1.1采购总监

岗位采购总监部门名称/编采购部直接上级分管副总

名称号

职责根据企业运营需要制定企业的采购战略规划、工作方针和工作

概述目标等，监督指导采购工作，确保物资按时、保质、保量供应

工作职责不相容职责

1制定采购战略规划、采购部工作方针和工作

目标

2依据企业管理要求和采购战略，建立健全企

业采购管理制度，监督采购管理制度的落实

♦落实采购战

情况

略规划和方针

3设计采购部的组织结构，明确下属人员的工♦洛实各项米

作职责，筛选并任用采购部主管及以上工作购管理制度

人员♦制定年度采

购预算和计划

4审批年度采购预算和采购计划♦参与采购执

行和付款过程

5审批特殊请购、大额采购和重要采购合同

♦制定采购价

6对采购物资的种类和价格进行审核格

7根据采购业务模式和各岗位职责分工情况，

制定科学合理的采购流程

8主持采购招标和采购合同评审工作，签订采

购合同，并监督执行

9监督采购进展情况，指导下属开展采购监督

跟单、催货工作，进行采购交期管理

10审阅下属提交的《采购质量检验报告》，并

预防采购物资质量事故

11负责采购管理人员的招聘、考核、指导工作

生效批准日期

日期

1.2采购经理

冈采购经理部门名称/编采购部直接上级采购总监

位号

名

称

职根据上级制定的采购战略规划、工作方针和工作目标等，指导开

责展采购的各项业务，根据企业生产运营的需要制订企业的采购计

概划，组织采购原材料、设备等物资，选择和管理供应商，确保企

述业所需物资能够得到适时、保质、保量的供应

工作职责不相容职责

1协助采购总监制定采购战略规划、工作方针

等，并协助其建立健全企业的采购管理制度、♦监督采购制

工作标准度落实情况

♦审批年度采

2积极落实各项采购管理制度和相关规范、工

购预算和计划

作标准等

♦审批特殊采

购、大额请购和

3负责制订企业采购预算的采购计划，并报上

级审批重要采购合同

♦批准计划外

4负责向上级报请特殊采购、大额请购和重要

采购项目

采购合同

♦参与执行采

5审核物资的种类和采购价格、并报采购总监购、付款过程

审批♦起草采购合

同，审批采购价

6组织下属人员调查和审查供应商，并根据审格

查结果确定供应商，制定合格供应商名单，♦审批供应商

报上级审批名单

7指导下属员工做好各项采购招标、询价采购

工作，起草并制定《采购合同》

8控制采购进度，指导采购专员开展采购跟单、

催货工作

9组织开展采购进料质量检验工作，并监督采

购检验过程，审核《采购质量检验报告》

10管理部门内部人员，并对下属人员进行指导

和培训

11对采购部下属人员进行考核和评价

生批准日期

效

日

期

1.3采购计划主管

冈UXJ位1工采购计划主部门名称/编采购部直接上采购经

名称管号级理

职责根据企业的采购战略规划等制订年度采购计划，并根据企业日

概述常物资需求情况制定采购工作计划，积极落实采购计划，确保

计划按时完成

工作职责不相容职责

1根据企业年度销售计划、生产计划和战略规

划等制订企业年度采购计划，并对其进行分♦审批采购作

解业计划

♦审批采购订

2接收各部门的“请购单"，并对其进行审核与汇的

总，制订采购物资需求计划

3根据采购物资需求计划和年度采购计划，制

订具体的采购作业计划，并报上级领导审批

4根据采购作业计划和具体的需求计划编制采

购订单

5监督采购作业执行过程，查看采购专员是否

按照计划完成采购工作，为日后改进工作奠

定基础

生效批准日期

日期

1.4采购预算主管

岗采购预算主部门名称/编采购部直接上级采购经理

位管号

名

称

职根据企业的采购战略规划和年度预算制定采购年度预算，并根据

责具体的采购工作将预算进行分解，制定详细预算；监督采购预算

概的执行过程，确保将采购费用控制在预算范围之内

述

工作职责不相容职责

1收集采购预算的编制依据，编制年度采购预算

并上报领导审批♦审批采购预

算

2监督采购预算的执行情况，确保采购预算不超

♦执行采购费

文

用和预算

3执行采购成本控制措施，并审核采购支出♦掌握采购支

出

4根据采购需求的变化情况，修订采购预算，并

及时上报

5对采购预算的执行情况进行分析，并编制分析

报告

生批准日期

效

日

期

1.5供应商主管

LXJ

冈供应商主部门名称/编采购部直接上级采购经

位管号理

名

称

职根据企业的采购需求情况开展供应商调查、供应商评选、供应商

责认证、供应商维护、供应商考核与评价等工作，为企业建立稳定

概可靠的供应商队伍

述

工作职责不相容职责

1制定和完善供应商开发流程，并监督、执行

♦与供应商

2制订并执行供应商开发计划

谈判价格

3负责对潜在供应商的拜访和评估工作，选择与♦与供应商

推荐潜在供应商签订合同

♦确定某项

4开展产品的询价、比价、议价工作，负责样品采购的供应商

价格的确认及分析

5组织做好供应商评估与审核工作，及时记录评

审过程

6定期开展市场行情调查，收集整理市场信息，

汇报供应商情况及编制分析报告

7根据供应商的日常表现，对供应商进行考核，

并根据考核结果，及时指导供应商工作，使其

改进产品或服务

8协助采购经理对供应商供货、质量、交期和售

后服务进行监督

9定期拜访供应商，做好供应商维护工作

10建立供应商管理档案，及时收录供应商信息；

随时更新供应商管理档案，将供应商发生的重

大事件及变动记录在案

11定期对供应商数据库进行核查与管理

12安排下属人员的日常工作，协调供应商管理工

作与本部门其他工作之间的关系

生批准日期

效

H

期

1.6采购合同主管

岗位采购合同主部门名称/编采购部直接上采购经

名称管号级理

职责起草、制定并落实采购合同管理规范，与供应商开展合同谈判,

概述起草并送审采购合同，负责采购合同的执行工作

工作职责不相容职责

1协助采购总监、采购经理制定采购合同管理制

度与相关流程、规范，并按照制度规范指导工♦审批采购

作合同

♦执行采购

2编制统一的日常采购合同范本，并及时报上级

作业过程

领导批准

♦选择供应

3协助上级领导开展采购谈判工作，并记录谈判商

过程♦对供应商

付款

4根据采购谈判、采购询价等结果，起草采购合

同，并及时送审

5在合同谈判和采购合同执行的过程中，实施合

同风险防范措施

6跟踪采购合同的签订过程，并及时将合同进行

备份和归档

7整理、汇总并归档采购合同的相关资料

8及时将合同中规定的相关内容传送给责任人

生效批准日期

日期

1.7采购验收主管

岗采购验收主部门名称/编采购部直接上采购

位管号级经理

名

称

职制定并落实采购质量规范，对采购的物资进行验收，剔除不合

责格品，确保采购物资的质量能够满足企业要求

概

述

工作职责不相容职责

1协助采购经理、质量管理部制定各类采购物资检

验标准和规范，并积极落实♦选择供

应商

2负责组织对供应商进行质量评审和认证工作，提

♦执行采

出采购物资的供应商质量标准

购作业过程

3组织开展对采购物资的质量检验工作，识别并认♦进行特

真记录各类物资质量问题，填写"采购检验报告采决策

单"，登记质量原始记录

4妥善处理采购物资的质量异常状况，并向上级领

导提出合理的处理意见

5根据质量检验记录情况，定期对采购物资的质量

进行统计分析，并对供应商进行质量评价

6针对各类采购物资的规格、质量向供应商提出质

量改善建议

生批准日期

效

H

期

1.8招标采购主管

岗位招标采购主部门名称/采购部直接上级采购经理

名称管编号

职责根据招标采购工作规范执行招标工作，编制招标文件，发布招

概述标公告，并对招标过程进行评审

工作职责不相容职责

1协助采购总监，采购经理制定招标采购工作

规范♦制定招标工

作规范

2根据招标采购工作规范组织招标采购工作，

♦制定标底价

做好招标采购准备

格

3根据物资需求部门或项目需求等编制招标♦制定采购标

文件，并在各类媒体上发布招标公告准

♦参与评标结

4组织开展邀标、资格预审、考察等招标准备果的确定

工作，并对通过资格预审的投标人发售招标♦组织招标后

文件的合同谈判与起

草工作

5及时组织开标、评标会议，确定评标人员，

并进行评标、定标

6负责就招标过程中的事项和问题为投标人

答疑

7联系相关权限人员，安排合同签订工作

生效批准日期

日期

1.9采购审计主管

岗位采购审计主部门名称/编审计部直接上审计部

名称管号级经理

职责对采购工作的各个环节进行审计，找出采购工作中的问题，确

概述保采购管理各个环节都符合企业内部控制管理规范

工作职责不相容职责

1对公司采购内部控制制度的建立健全和执行情

况进行检查与评价♦参与采购

业务执行

2制订并实施年度审计计划，执行专项审计和常

♦参与采购

规审计

预算和决算

3对采购预算和决算、采购费用的支出情况进行工作

审计♦参与采购

付款工作

4审查采购招标过程的规范性，招标文件编制的

规范性，评标过程的公平性，采购合同等的合

法性和有效性

5对物资验收、入库、计量、价格和货款支付等

业务的合法性和有效性等进行审查和评价

6对采购存货与成本、采购人员成本支出等进行

审查

7对采购过程中各项人员职责的相容性进行审

查，并对不合理之处进行纠正

8独立完成审计报告

生效批准日期

日期

1.10采购专员

国采购专员部门名称/编采购部直接上级采购经理

位号

名

称

职协助采购经理和各级主管制定采购计划与预算，参与采购谈判支

责持工作，起草各类采购文件并及时上报，协助相关人员完成采购

概跟催、验收和付款等工作，确保采购过程顺利进行

述

工作职责不相容职责

1协助采购计划主管编制单项采购工作计划，

并及时上交♦审核各项采

购文件

2协助采购预算主管编制采购预算，并独立编

♦制定采购价

制小额单项采购预算，及时上报

格

3完成对在途货物的跟踪，并及时催交货物♦实施采购付

款结算

4协助质量管理部和仓储部进行采购物资的接♦选择供应商

收工作

5接货后及时向供应商发送"收货单"，并向财

务部提交付款申请

6对小额单项采购工作进行总结，并分析采购

成本

7向上级领导提出降低采购成本、提高采购效

率的建议

生批准日期

效

H

期

1.11采购文员

岗采购文员部门名称/编采购部直接上级采购专员

位号

名

称

职协助上级领导及采购专员做好采购信息收集、汇总、分类等工作,

责并做好采购过程记录，完成各项采购文件的印制、传递、整理、

概归档等，协助采购专员顺利开展各项工作

述

工作职责不相容职责

1收集供应商信息及文件资料，建立供应商信♦编制各类采

息资源库购

文件

2协助供应商管理人员进行供应商的联络、接

♦参与采购决

待工作

策

3进行合同校对、编修、理顺、装订、保管并♦制定采购标

办理送审手续准

4做好各项采购工作的记录，并对记录及时进

行整理和归档

5及时将采购产品目录输入系统，并对其进行

更新和调整

6按照采购专员的意愿向供应商发出订单

7完成各项采购信息收集和采购数据统计工

作，及时进行统计结果分析

8完成上级领导或采购专员交办的其他任务

生批准日期

效

S

期

第2章采购计划

2.1采购计划制度规范

2.1.1采购计划管理制度

采购计划是指企业管理人员在了解市场供求情况、认识企业生产

经营活动过程和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采

购管理活动所做的预见性安排和部署。做好采购计划管理，有助

于企业规范采购工作和部署，提高采购管理工作水平。

采购计划管理制度

第1章总则

第1条目的

为了达到如下目的，特制定本制度。

1.加强采购计划的管理，保证公司各部门的采购工作按时按质地

完成，确保公司生产经营活动顺利有序地进行。

2.采购部凭采购预算进行采购，财务部据预算筹措和安排采购所

需的资金，控制采购费用的支出。

第2条适用范围

本制度适用于采购部负责的所有物资采购计划制订和预算管理

工作。

第3条管理职责

1.采购部经理负责年度、季度、月度采购计划与预算的审批与控

制工作。

2.采购计划主管负责年度、季度、月度、临时采购计划与采购预

算编制工作的组织与审核。

3.采购计划专员负责单项采购活动计划和预算的编制工作。

第4条采购计划原则

1.现有库存不能满足的采购申请才能够被列入采购计划之中。

2.能在本公司内部采购的，不得采用外购的形式。

第2章采购需求确定

第5条采购需求预测

1.在进行采购需求分析之前，采购计划人员应收集采购历史

数据、市场销售计划、生产计划等各类数据，为预测采购需求做

好准备。

2.采购计划人员需将收集到的资料分类整理，以方便使用。

第6条物资请购

1.各请购部门应当及时汇总部门内部的物资需求，并编制"物资

请购单"。

2.各请购部门需在规定的提前期内，将"物资请购单”及时提交

至采购部。

第7条物资需求汇总

1.采购计划人员需将各部门的物资请购需求进行汇总并及时编

制"物资需求汇总表"。

2.采购计划人员应将各部门的物资需求进行汇总分析，并与

历史数据进行对比，查看需求是否合理。

第8条确定物资需求量

1.采购计划人员应首先根据需求预测以及各部门的实际需求

状况，确定独立需求物资的需求数量。

2.独立需求物资订购批量和订购点的确定可以采用订量订货模

型和订期订货模型。

3.确定好独立需求物资的需求数量之后，采购计划人员应当

进一步确定相关需求物资的需求数量。

4.相关需求物资数量的确定可以用传统的订货点法处理，也

可按照相关产品的需求量进行分解。

5.确定上述两类物资需求数量之后，应当根据库存状况及在

途物资的状况，确定采购需求数量。

6.采购需求数量可以由净需求数量扣减可用库存数量和即将到

货的物资数量后确定。

第3章采购计划的编制与审核

第9条采购计划的编制依据

采购计划人员在制订采购计划时应考虑经营计划、需求部门

的采购申请、年度采购预算、库存状况和公司现金流状况等相关

因素。

第10条采购计划的编制步骤

1.采购计划人员应明确公司经营计划，掌握公司于每年年底制定

的下一年度经营目标。

2.采购计划人员需掌握市场部根据经营目标、客户订单意向、

市场预测等资料所做的市场销售预测情况。

3.采购计划人员应明确公司生产计划和库存状况，及时掌握

生产部根据销售预测计划制订的生产计划和物资需求计划。

4.采购计划人员应汇总各种物资的需求和请购单据，并据此编制

采购计划。

第11条采购计划的审核审批

1.采购计划由采购部根据审批后的"采购申请表”制订，年

度采购计划需报请公司总经理办公室进行审批；月度采购计划报

请主管副总进行审批;短期采购计划由采购部经理批准执行。采

购急需物资应填写"紧急采购申请表"，经部门负责人审核签字、

公司主管副总核准后列入采购范围。

2.采购计划应同时报送财务部门审核，以便公司各项资金计划工

作的完成。

第12条采购计划审核内容

采购部或财务部的相关领导在审核采购计划时，应着重审核采购

计划中的以下内容。

1.各项采购计划的口径是否一致。

2.采购计划与销售计划、生产计划的相符性。

3.采购计划制订过程中所采用的物资需求计划与物资清单、库存

状况等资料是否相符。

4.采购计划中各类物资的数量、计划单价、金额等是否合理。

第4章采购计划的执行管理

第13条采购计划分解

1.采购计划主管应将审批后的计划进行分解，分解过程包括

两类：将采购计划按照时间分解和将采购计划按照职位分解。

2.采购计划分别按照时间和职位进行分解后，便可变为一项

项的采购任务。

第14条采购任务的下达

1.对采购计划进行分解后，采购部还需对采购任务进行进一

步的执行落实。

2.采购部经理需将采购任务分配到人，并落实责任，向采购

人员说明采购的品种、数量、价格、期限和供应商的情况等内容。

3.采购部经理需判断采购作业是否属于大额采购，对不同的

采购作业采取不同的执行方法。大额采购由采购部经理签发"采

购控制书"并报请总经理审批后，按照采购作业计划执行采购任

务；小额采购可由采购部经理直接安排采购工作。

第15条采购任务执行

1.采购计划主管应对采购部执行计划的过程进行监督。

2.采购部应当做好采购过程中采购数量和交货情况等信息的

记录。

第5章采购计划的变更管理

第16条采购计划的变更管理

1.若计划执行过程中出现异常问题，采购部应对计划做出调整。

2.对于已经申请采购的物资，请购部门如果需要变更物资的

规格、数量或撤销采购申请，必须立即通知采购部，以便采购部

及时根据实际情况更改采购计划。

第17条采购计划的增补管理

1.各需求部门如发现采购物资不能满足业务需求时，应编写"增

补需求计划申请表"。

2.采购部需编制相关的说明文件（说明增补物资需求的原因以

及已采购物资的使用状况），附在"增补需求计划申请表"之后。

3.申请表经需求部门经理审批签字后，递交采购部。

4.如增补需求的申请符合公司相关规定，则采购计划人员应

着手编制采购计划增补方案；如增补需求的申请不规范或申请原

因不充分，采购部有权驳回相关部门的申请。

5.采购计划增补方案经采购部经理、财务部、总经理分别审

批通过后，便可作为增补采购计划的依据。

6.增补采购计划制订完成后，采购部应将其发放至需求部门,

作为采购增补实施的依据。

第6章附则

第18条本制度由采购部制定，经公司常务会议决议后通过，

修订、废止时亦同。

第19条本制度自公布之日起生效。

2.1.2采购计划编制办法

第1章总则

第1条目的

为加强采购计划的管理，确保公司生产经营活动顺利有序地

进行，特制定本办法。

第2条适用范围

本办法适用于采购部负责的所有物资采购计划的制订和预算

管理工作。

第3条管理职责

在采购部经理的指导下，采购计划主管负责组织编制年度、

季度、月度和临时采购计划，计划的具体工作由各采购专员负责。

第4条采购计划的分类

采购计划主要包括年度采购计划、季度采购计划、月采购计

划和临时采购计划四种，具体如下图所示。

采购计划分类图

第2章采购计划编制要项管理

第5条采购计划的编制依据

采购人员制订采购计划时，应考虑经营计划、需求部门的采

购申请、年度采购预算、库存状况和公司现金流状况等相关因素。

第6条编制采购计划应注意的事项

1.采购计划应避免过于乐观或者保守。

2.采购计划编制过程中应考虑公司年度目标达成的可能性。

3.分析销售计划、生产计划的可行性和预见性。

4.注意物资需求计划与物资清单、库存状况的确定性。

5.考虑保障生产与降低库存的平衡。

6.注意物资采购价格和市场供需的可能变化。

第7条采购计划的编制原则

1.采购专员应审查各部门的请购物资是否能由现有库存满足、

是否有可替代的物资，只有现有库存不能满足的采购申请才能够

被列入采购计划之中。

2.如果请购单中所列的物资为公司内部其他部门生产的物资，

且其他部门所生产的该物质在性能、质量、交期、价格等方面均

能满足采购需求的情况下，必须采用内购。

第3章采购计划编制步骤

第8条明确公司经营计划

1.采购专员需明确掌握公司于每年年底制定的下一年度经营目

标。

2.采购专员还需掌握市场部根据经营目标、客户订单意向、

市场预测等资料所做的市场销售预测情况。

第9条明确公司生产计划和库存状况

1.采购部应及时掌握生产部根据销售预测计划制订的主生产

计划以及生产部门根据生产计划和库存状况制订的物资需求计

划。

2.采购部应掌握各部门根据年度目标、经营计划和生产计划

等预估的各种消耗物资的需求量。

第10条编制采购计划

采购专员需汇总各种物资的需求和请购单据，并据此编制采

购计划。

第4章采购计划的审核与变更

第11条采购计划的审核审批

1.采购计划由采购部根据审批后的"采购申请表"制订。年

度采购计划需报请公司总经理办公室进行审批；月度采购计划报

请主管副总进行审批；短期采购计划由采购部经理批准执行；采

购急需物资应填写"紧急采购申请表"，经部门负责人审核签字、

公司主管副总核准后列入采购范围。

2.采购计划应同时报送财务部审核，以便公司各项资金计划

工作的完成。

第12条采购计划变更管理

对于已经申请的采购物资，请购部门如果需要变更物资的规

格、数量或撤销采购申请，必须立即通知采购部，以便采购部及

时根据实际情况更改采购计划。

第5章附则

第13条本办法由采购部制定。

第14条本办法自公布之日起实施。

2.1.3采购订单计划制订规范

编制采购订单计划之前必须做好采购认证计划，并根据采购

认证计划准备订单计划、评估订单需求、计算订单容量，最终制

订订单计划。

采购订单计划制订规范

第1章总则

第1条目的

为了指导订单计划编制工作，使订单计划科学、合理，帮助

公司减少库存、降低运营成本，特制定本规范。

第2条适用范围

本规范适用于订单计划的制订、审批、实施等各项工作的管理。

第3条管理职责分工

1.采购部经理负责年度、季度、月度采购计划的审批与控制工作。

2.采购计划主管负责根据已编制的年度、季度、月度计划和

其他相关资料，编制单项采购活动计划和订单计划，并做好各类

采购计划的组织与审核。

3.采购专员负责协助采购计划主管编制计划，并负责收集筛

选各项计划所需资料。

第4条订单计划的编制依据

1.采购人员在制订订单计划时应考虑经营计划、需求部门的

采购申请、年度采购预算、库存状况和公司现金流状况等相关因

素。

2.编制依据还包括每年的销售预测、生产预测、经济预测、

材料消耗量状况等，采购专员务必准备好上述资料，以便开展采

购计划工作。

第2章编制采购认证计划

第5条准备认证计划

1.采购计划人员在拟订订单计划、与供应商接触之前，要熟

悉认证的物资项目，具体包括该物资项目涉及的专业知识范围、

认证的需要以及目前的供应状况等。

2.采购计划人员需熟悉开发需求计划，包括从已有的供应商

中开发需求和寻找新的供应商。

3.采购计划人员应注意市场物资供应状况，防止出现市场有

效供应小于公司采购需求的情况。当有效供应小于公司采购需求

时，采购计划人员就应寻找新的供应商，进行适当扩容。

4.采购计划人员需分析供应商认证容量和订单容量，并制定

认证计划说明书，准备好认证计划所需材料，并附上开发需求计

划、余量需求计划和认证环境资料等。

第6条评估认证需求

1.采购计划人员分析开发批量需求，掌握物资的技术特征信

息。

2.采购计划人员需要分析供应商有效订单容量、认证容量和

本公司采购需求的差距。

3.采购计划人员应当通过认证手段，获得具有一定订单容量

的采购供应商，确定认证需求。

第7条计算认证容量

计算认证容量主要包括以下四个方面的工作内容。

1.采购计划人员应分析采购项目认证资料，了解各类物资的

加工过程和技术特点，尽可能熟悉需采购的各类物资。

2.采购计划人员需选定认证供应商，并在认证合同中说明认

证容量与订单容量的比例。

3.采购计划人员需要及时计算供应商的承接认证容量，确定

其正在履行认证的合同量。

4.对于某种或某类物资，采购计划人员需要确定现有所有供

应商认证容量的总和，并减去供应商承接认证容量，计算该物资

认证容量。

第8条制订认证计划

1.制订认证计划可采用下图所示的流程开展。

认证计划制订示意图

2.确定认证物资数量及开始认证时间的方法如下。

(1)认证物资数量=开发样件需求数量+检验测试需求数量+

样品数量+机动数量

(2)开始认证时间=要求认证结束时间-认证周期-缓冲时间

第3章采购订单计划管理

第9条采购订单计划管理环节

采购订单计划主要包括以下四个环节：准备订单计划、评估订单

需求、计算订单容量、制订订单计划。

第10条准备订单计划

1.公司应在上年年末制订年度销售计划，经审核通过后下发至销

售部、生产计划部、采购部，以便指导全年的供应链运转，作为

其他各类计划制订的基础。

2.生产计划人员需要根据年度销售计划以及预测的市场需求，掌

握客户订单和市场需求计划，并对其进一步分解，得到生产需求

计划。

3.生产计划部门应根据生产需求确定生产计划，并据此制订生产

物资需求计划，及时报送至采购部。

4.准备订单环境资料。采购人员应在采购认证计划完成后制订订

单环境资料，主要资料包括订单物资的供应商信息、订单比例信

息（每一个供应商分摊的下单比例）、最小包装信息、订单周期信

息等。

5.采购计划人员应准备好制订订单计划所需的资料，编制订单计

划说明书，并附上市场需求计划、生产需求计划和订单环境资料

等。

第11条评估订单需求

采购计划人员应准确评估订单需求，为计算订单容量提供参考依

据。评估订单需求主要包括以下三个方面的内容。

1.分析市场需求。采购计划人员必须仔细分析市场上已经签订合

同的数量、还没有签订合同的数量（包括没有及时交货的合同）等

一系列数据，同时考虑其他因素，对市场需求有一个全面的了解。

2.分析生产需求。采购计划人员需研究生产需求的产生过程，然

后再分析生产需要量和要货时间。

3.确定订单需求。采购计划人员可以根据对市场需求和对生产需

求的分析结果，确定订单需求。

第12条计算订单容量

1.采购计划人员应及时分析供应商资料，并计算总体订单容量。

总体订单容量中需包括供应商可供给的物资数量和可供给的物

资时间。

2.调查并计算现有供应商的已承接订单容量。

3.确定物资剩余订单容量，一般采用下面的公式进行计算。

物资剩余订单容量=物资供应商群体总体订单容量-已承接订单

容量

第13条制订订单计划

采购计划人员在制订订单计划时，应对比采购需求和容量，结合

市场、生产、订单容量等要素进行综合平衡，分析物资订单需求

的可行性，并据此制订订单计划。

1.下单数量=生产需要量-计划入库量-现有库存量+安全库存

量。

2.下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间。

第4章附则

第14条本规范由采购部制定，经采购总监审批后通过。采购

部保留对本规范的解释和修订权。

第15条本规范自年月日起生效。

2.1.4零星采购管理办法

编制零星采购管理办法的作用在于规范零星采购计划的编制

过程，规范零星采购过程控制，提高企业采购效率，控制零星采

购风险。

零星采购管理办法

第1条目的

为了规范非批量性物资、客退维修所需物资和研发材料等的

采购工作，特制定本办法。

第2条适用范围

本办法适用于非批量性物资零星采购管理工作，用以规范从

零星采购申请直至物资使用完毕的系统处理和记录全过程。

第3条管理职责

1.采购部负责零星采购的申请审批和合同签订、并负责订单

下达、物资的跟催、物资送检手续的办理等。

2.物资需求部门负责提交申请和在系统中录入，并负责物资

的质量验收工作。

第4条术语定义

本办法所称零星采购是指因非批量性生产、经营所需物资需

求而产生的采购。

第2章零星采购审批和计划

第5条接收申请

L采购人员应及时接收物资需求部门提交的"零星采购申请

单"。

2.接收订单后，应核对物资最小包装和最小订购量，并将准

确的信息反馈给物资需求部门。如果需求信息需要进行调整，物

资需求部门应修改并重新提交"零星采购申请单"。

第6条选择零星采购方式

零星采购可以采用直接委托或邀请比价的方式开展，两种采

购方式的适用情况和操作规范如下所示。

零星采购方式比较表

采适用情况操作规范

购

方

式

1、因政府垄断、技术垄断或市1、在零星采购合同办理之前，

场垄断，只能从唯一供应商处采购需求部门必须通过邮件说

采购的明原因，并报采购部、采购分

2、为保证原有采购项目一致性管领导、财务部审批

或者由于服务配套的要求，需2、审批邮件必须作为零星采购

直要继续从原供应商处添购的合同审批的附件

接3、距上次采购时间不足半年，

委且价格波动不大，前期合作供

托应商同意参考原合同价继续执

行的

4、采购项目较特殊，某供应商

具有显著技术或服务优势的

5、物资需求较为重要紧急的

6、在设计研究相关阶段，技术

研发等部门用料制样的

采购产品技术成熟，具有良好必须由三家及以上供应商参

邀的可比性，满足采购要求的供与，并盖章密封报价。报价需

请应商资源充足，通过充分竞争两人以上同时开封并签字确认

比可获取到理想价格的

价

第3章零星采购实施

第7条采购供应商选择

1.如果物资需求部门有推荐的供应商或采购物资较为专业时，

可以由物资需求部门选择拟邀比价或直接委托报价供应商，并组

织报价工作或直接委托采购部开展谈判工作。

2.零星采购入围供应商应为公司合格供应商名录中单位。新

单位必须由采购部组织两个部门或人员参与考察。

3.不同零星采购方式选择供应商的原则如下表所示。

采购供应商选择原则

采购方选择原则

式

直接委报价合理或经约谈在可接受范围内

托

1、应以合理低价选择合作供应商

邀请比2、有技术、质量、方案或服务优势且价格不高于合理低价5%

价的优先选择合作单位

3、除特殊项目外，均应以合理低价确定合作单位

第8条零星采购谈判

L谈判需由物资需求部门、采购部派出两人以上共同参与，

并会签《谈判记录》。《谈判记录》必须作为零星采购合同审批

的附件。

2.谈判完毕后，由采购部负责根据谈判结果编制《零星采购

合同》，并报采购计划主管审批。

第9条生成订单

采购人员根据《零星采购合同》制作“零星采购仃单"，如

果系统中不存在该种物资的编号，可以使用通用编号，同时修改

物资的属性等。

第10条订单审批

"零星采购订单"制作完毕后，应提交采购计划主管进行审

批。

第11条订单录入

零星采购订单审批通过后，采购专员需及时将订单录入系统

中。订单录入过程中应当注意必须在系统中录入含税价格。

第12条采购跟踪

1.采购专员将审批通过的“零星采购订单"发送至供应商处，

确认交期并负责跟踪物资的到货情况。

2.将物资交货信息录入系统时，应注意交货日期为物资实际

到货日期。

3.物资到货后，仓库收料员负责点收数量并办理送检手续。

物资质检合格入库后，仓管员负责通知物资需求部门领用物资。

第13条零星采购物资的保存

1.零星采购物资入库后应尽快使用，暂时不用的零星物资应

妥善保管。

2.常用、易耗、便于保管和适合批量采购的物资可适量库存，

但要避免库存过量积压，在确保供应的前提下做到周转快、消耗

低、费用省。

第4章附则

第14条本办法由采购部制定，经采购总监审批后通过。

第15条本办法自公布之日起生效。

2.1.5采购申请审批制度

采购申请审批制度

第1章总则

第1条目的

为了规范采购申请审批过程，确保采购物资符合公司需求和

相关规范，并为采购过程中各项申请和审批工作提供指引，特制

定本制度。

第2条适用范围

本制度适用于公司采购申请审批的管理工作。

第2章物资请购与审核

第3条各部门应根据日常经营活动需要编制"采购申请单"，

提出采购申请并交采购部。

第4条"采购申请单"要说明请购物资的品名、数量、需求

日期、预算金额等内容。

第5条采购部应对各部门提交的"采购申请单"进行初步宙

核，审核过程中应主要分析请购需求是否和实际需求相符，并以

企业采购审核管理程序和日常经营活动的需要为依据。

第3章采购申请与审批

第6条汇总采购需求

1.采购部应及时汇总各部门的采购需求，并编制"采购需求

汇总表"。

2."采购需求汇总表"编制完成后，应仔细核查是否存在缺

漏。

第7条库存调查

采购需求汇总完毕后，采购部应对现有库存进行核查，了解

现有库存的实际情况。

第8条编制采购申请

1.采购计划主管、采购专员应根据物资库存数量、安全存量

等，计算出实际需求数量，并编制采购作业计划以及"采购申请

表"。

2."采购申请表"应报采购总监、总经理审批。

3.一般替代品物资采购申请由所需采购物资部门的经理审批，

重要物资或关键物资的替代品采购申请由总经理审批。若采购物

资涉及相关技术方面的问题，应有相关技术人员参与审批工作。

第9条采购预算制定及审批

L采购申请通过审批后，采购部需要及时制定采购预算，并

报采购总监、财务部、总经办审批。

2.采购预算通过审批后，采购部应据此编制采购计划，并实

施采购工作。

第4章采购实施及过程事项审批

第10条供应商开发

L采购预算通过审批后，采购部应及时寻找供应商。

2.如果现有合作供应商中没有能供应此种物资的，应及时开

发供应商。

第11条供应商选择及审批

1.采购部需从已有供应商和新开发的供应商中选择合适的供

货商。

2.选择好供应商后，应及时报采购总监进行审批。

第12条采购替代品申请及审批

1.如果所需物资已找到合适的供应商，则应及时安排采购工

作，确保物资及时交付。

2.如果所需物资因缺断货等其他原因暂时不能采购，就需要

请购部门寻找合适的替代品。

3.请购部门若同意使用替代品，则应向采购部重新提交采购

申请。

4.请购部门若坚持采购原物资，则应终止本次采购工作。

第5章附则

第13条本制度由采购部制定，经采购总监审核后通过。

第14条本制度自公布之日起施行。

2.2采购计划工具表单

2.2.1物资请购单

请购部门申请人员

物资用途

请购物资序品规格型数量预计单预算金

详细情况号名号价额

合计人民币小写：¥_元

人民币大写：_万_仟_佰_拾_元_角一分

部门主管

意见及签名

签名（盖章）：日期：_年_月一日

采购计划主

管

意见及签名签名（盖章）：日期：_年_月一日

采购经理

意见及签名

签名（盖章）：日期：_年_月一日

2.2.2年度采购计划表

编号：填写日期：一年月出

物规需需单金每月采购计划（量）备

资格求求价额注

123412

名部总

月月月月月

称门量

备注

编制人：审核人：批准日期：_年_月一日

2.2.3物资采购计划表

编号：需求部门：日期：年月日

项名规格/单库数单总推荐需求

次称型号位存量价价供应日期

数商

本单合计

金额

备注

2.2.4采购计划变更表

原采购物规单库存数单总供应需求

计划资格位数量价价商日期

变更原因

变更后物规单库存数单总供应需求

采购资格位数量价价商日期

计划

备注

2.2.5临时采购计划表

编号：需求部门：日期：_年_月旧

物资名称需求时间负责人

项目类型口生产设备采购口生产材料采购口办公用品采

购