编写员工手册的注意事项

HR行业资料2020

编写员工手册的注意事项

初来窄到一家公司，自然希望了解公司大致情况，尽快搞清"公司能为我提供

怎样的工作环境”、“我应当遵守哪些规章制度”、“若是努力工作，将会

获得怎样的发展或者提升”等问题。

员工手册是一个很好的介绍形式：

一、员工手册应当由以下几个部分组成

1.公司概况

概要介绍本公司历史。现状及隶属关系。让新员工大体了解公司性质、经营

范畴、主导产品（含劳务、服务）、市场分布、注册资本、现有资本及实

现利税等基本情况，以对公司实力和竞争能力充满信心。简要回顾公司创业历

史，对公司战略目标和发展规划略加阐述，亦将公司美好前景展示给员工，以

激励斗志，为实施目标管理打好基础。

2.公司文化

企业文化是企业具有自身特色的意识形态和行为规范总和，大致包含企业哲学、

企业规范、企业形象和企业精神。企业哲学是企业一切活动的行为指南，其

核心是价值观念。在员工手册中介绍企业经营理念，即始终遵循的价值观念，

以统一员工思想，为企业整体目标共同奋斗。

企业精神是企业内部规范和外部形象的融合与升华，集中体现出企业经营哲学

和独特风格，是公司迎着市场风浪前进的旗帜和号角。企业精神是一种无声无

形的信念，但通常又可用简短、响亮的标语或口号予以表述。可将凝炼出的

企业精神，印到员工手册的扉页，，以求醒目，鼓舞斗志。

3.组织结构

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员工来到公司，自然应对公司结构框架有个粗略的了解。一般可绘制部门结构

图。通过该图，员工不仅可一目了然地知晓公司包括哪些部门，且对公司的

产权构成，组织管理模式以及各个系统（办公系统、生产系统、营销系统、财

务系统等）形成印象。

4、部门职责

通过阅读各部门工作职责。员工自会明白某个部门负责何种事务，协同哪些别

的部门，参与哪些其他工作。部门自身职、责、权分明，部门之间纵横关

系清晰，有利于回答员工“有事找谁”和：“我所在的部门分管什么”两个基

本问题，有助于员工搞准自身位置，尽快进入角色。

5.政策规定

这部分内容较多，且涉及员工切身利益，可谓手册的“重头戏”；首先是人

事政策，即员工选聘依据，考核标准、晋升条件。聘用（解聘）程序；其

次是工资待遇，即工资结构及分级、工龄计算。各种奖金和补贴发放办法：，

试用期待遇等；还有劳动纪律，即劳动合同的签订，到上下班时间，以及请

假制度。其他各项制度，如报销制度（指差旅费，医药费等）、车辆使用制

度、安全制度、卫生制度、保密制度等，可视必要作出详略不同的介绍。

现代公司为员工提供的各种社会保险（如养老保险、医疗保险、人身保险），

以及其他福利，如提供工作服、免费午餐，提供可惜阅的图书，提供单身公

寓或发放租房补助金，提供年度休假等，亦应列入此部分，以体现公司的关

怀，展示公司为员工创造的良好工作，生活条件以及必要的保障。

6.行为规范

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一个现代化的公司，其精神风貌必然体现于员工的仪表风度（包括着装、发型，

化妆等）。员工的一言一行、一举一动，均代表着企业形象。公司在这些方

面的要求，应明确且具体地写入员工手册之中，以利员工经常对照，不断提

高自身道德修养和文明素质。待人接物的行为准则，虽为企业文化的有机组成

部分，但单独列为一节，以期引起员工特殊重视，自觉强化日常训练，以达

“习惯成自然”。在员工手册正文之前，可由董事长致辞，对新员工表

示诚挚欢迎，预祝事业成功，并书亲笔签名，让人倍感亲切。正文之后可增

设附录，内容包括厂标，厂徽释义，厂歌，驻外机构名称、地点、负责人、

邮编、电话、传真及网址等。封面可设计有寓意的图案，封里可刊登照片。

如有必要，可增添图片插页。

二、编印员工手册应当注意的问题

员工手册是新员工步入企业的向导，也是广大员工了解企业的窗口。必须认真

编写和印刷。在编印过程中，应当尽力避免出现下述问题，不妨称之为七忌：

1.忌贪多求全

员工手册不是“企业大全”，不可能也无必要包罗万象，面面俱到。手册所

含内容，应是员工最为关心的，与员工日常工作和切身利益相关度最高的事项，

通常亦是出现频率高，处理程序化强的各种事宜。手册内容不能过多过细，以

免造成杂乱无章，查阅不便。至于涉及某个方面具体细节，员工可查询有关

文件，或者咨询相关职能部门。

2.忌陈旧过时

员工手册编写的依据只能是公司现有状况。

3.忌称谓混乱

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有的员工手册称谓不一，一会用“公司要求……一会又用“我们认为……

其实，这里的“我们”就代表着公司，不如一律用“公司。当某件事情要

求员工与公司一起努力，协同一致去完成时，再用“我们……”，岂不更好？

也有的员工手册中“员工”、“职工”，“职员”等主体词交替出现。容易

引起不必要的疑虑，最好一律称之为“员工”。至于称呼员工为“你”还

是“您”，虽无碍大局，却亦有技巧。譬如可作如下处理：在董事长致辞中

用“您”，以示上级对部属的尊重和爱护，且渲染欢迎气氛；而在正文中，不

妨就用“你”，似更显直接、亲切。

4.四忌段句冗长

员工手册应尽量作到简洁流畅，易懂易记，以增强实效。

5.五忌语法有误

手册从框架到段落，由语句至标点，都要反复琢磨，不仅要简洁通顺，还要

力求匀称优美，将精品奉献给员工。

6.六忌口气生硬

口气生硬、可谓某些公司“官方文件”之通病。员工手册不是一般意义上的规

章汇编，最好少用“不准”。“严禁”、“绝对不许”等字样，更慎用“过

时不候”，“后果自负”之类。将命令改为沟通，对员工发出心灵的呼唤，无

疑是现代公司的文明之举。不仅要求员工承担义务，遵守制度，亦讲明

员工可享有的权利。公司旨在营造文明宽松，安全温馨的工作环境，以最大

限度发挥广大员工的聪明才智，多用几个“请”，用协商口吻“让我们……”，

拉近管理者与部属的距离，将公司与员工融为一体，以发扬团队精神，正合

乎建立现代人本主义企业文化要领，何乐而不为？

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7.七忌印刷粗糙

员工手册是新员工拿到的早期书面资料，无疑凝聚着公司精神，代表着公司形

象。员工手册的质量不仅体现在科学取舍，精心编写，还首先体现于装帧精

美的印刷质量上。唯此，方能给员工留下美好的第一印象。

经常翻阅员工手册，不仅可迅速查到相关资料，获取专用信息，还将获

得美学享受。让员工在手册引导下，满怀信心地迈入公司，正是现代公司编

印员工手册之初衷。

“员工手册”是企业规章制度、企业文化与企业战略的浓缩，是企业内的

“法律法规”，同时还起到了展示企业形象、传播企业文化的作用。它既覆盖

了企业人力资源管理的各个方面规章制度的主要内容，又因适应企业独特个性

的经营发展需要而弥补了规章制度制定上的一些疏漏。站在企业的角度，合法

的“员工手册”可以成为企业有效管理的“武器”；站在劳动者的角度，它

是员工了解企业形象、认同企业文化的渠道，也是自己工作规范、