质量管理体系过程方法和风险思维专业解读与应用之23：8运行-8.4外部提供的过程、产品和服务的控制（雷泽佳编制-2024B1）

质量管理体系过程方法和风险思维专业解读与应用之23：“8运行-8.4外部提供的过程、产品和服务的控制”质量管理体系过程方法和风险思维专业解读与应用之23：“8运行-8.4外部提供的过程、产品和服务的控制”（雷泽佳编制）GB∕T19001-2016质量管理体系要求GB∕T19001-2016质量管理体系要求8.4外部提供的过程、产品和服务的控制8.4.1总则组织应确保外部提供的过程、产品和服务符合要求。在下列情况下，组织应确定对外部提供的过程、产品和服务实施的控制：a）外部供方的产品和服务将构成组织自身的产品和服务的一部分；b）外部供方代表组织直接将产品和服务提供给顾客；c）组织决定由外部供方提供过程或部分过程。组织应基于外部供方按照要求提供过程、产品和服务的能力，确定并实施对外部供方的评价、选择、绩效监视以及再评价的准则。对于这些活动和由评价引发的任何必要的措施，组织应保留成文信息。8.4.2控制类型和程度组织应确保外部提供的过程、产品和服务不会对组织稳定地向顾客交付合格产品和服务的能力产生不利影响。组织应：a）确保外部提供的过程保持在其质量管理体系的控制之中；b）规定对外部供方的控制及其输出结果的控制；c）考虑：1)外部提供的过程、产品和服务对组织稳定地满足顾客要求和适用的法律法规要求的能力的潜在影响；2)由外部供方实施控制的有效性；d）确定必要的验证或其他活动，以确保外部提供的过程、产品和服务满足要求。8.4.3提供给外部供方的信息组织应确保在与外部供方沟通之前所确定的要求是充分和适宜的。组织应与外部供方沟通以下要求：a）需提供的过程、产品和服务；b）对下列内容的批准：1)产品和服务；2)方法、过程和设备；3)产品和服务的放行。c）能力，包括所要求的人员资格；d）外部供方与组织的互动；e）组织使用的对外部供方绩效的控制和监视；f）组织或其顾客拟在外部供方现场实施的验证或确认活动。运行外部提供的过程、产品和服务的控制过程控制目标（预期结果）过程控制总体目标；确保外部提供的过程、产品和服务能够全面满足组织自身及顾客的要求，同时符合适用的法律法规标准，同时不对组织稳定地向顾客交付合格产品和服务的能力产生不利影响。过程预期结果。明确控制需求和范围预期结果：组织能够准确识别并界定哪些外部提供的过程、产品和服务需要纳入控制范围，确保控制活动的针对性和有效性；评价和选择合格的外部供方预期结果：通过全面的评价和选择过程，组织能够筛选出具备提供符合要求的过程、产品和服务能力的外部供方，建立稳定的合作关系；确定恰当的控制类型和程度预期结果：组织能够根据外部供方提供的过程、产品和服务的特性及其对组织的影响程度，制定并实施合适的控制措施，确保外部供方的活动不会对组织向顾客交付合格产品和服务的能力产生不利影响；确定并执行必要的验证活动预期结果：通过实施检验、测试、审核等验证活动，组织能够确保外部提供的过程、产品和服务在交付前满足规定的质量要求，降低质量风险；与外部供方有效沟通要求预期结果：组织能够清晰、准确地传达对外部供方的要求，包括需提供的过程、产品和服务、批准事项、能力要求、互动方式、绩效控制和监视方法以及验证或确认活动等，确保外部供方充分理解并遵循这些要求；实施绩效监视和再评价预期结果：组织能够持续监视外部供方的绩效表现，及时发现并纠正问题，同时定期对外部供方进行再评价，确保其持续满足组织的要求和标准；保留完整的成文信息预期结果：组织能够妥善保留与外部供方控制活动相关的所有成文信息，包括评价记录、选择决策、控制措施、验证结果、沟通记录等，以便追溯和证明控制过程的有效性和合规性。。过程所需的输入前序过程的输出（输入来源）；供方的需求和期望（4.2理解相关方的需求和期望）：此过程的输出明确了与质量管理体系有关的相关方（包括供方）及其需求和期望，这对于组织在与外部供方沟通时确保要求的充分性和适宜性至关重要；纳入质量管理体系控制范围的外部提供过程（4.3确定质量管理体系的范围）：该过程的输出界定了质量管理体系的边界和适用性，从而帮助组织确定哪些外部供方和过程需要纳入控制范围。外部资源需求（7.1.1b）总则-确定并提供所需的资源）：可考虑从外部供方获得的资源，如原材料、零部件、外包服务等。此过程的输出包括确定并提供的资源清单，这些资源是外部供方评价、选择和控制的基础；外包过程的控制要求和责任(8.1运行的策划和控制)：明确外包过程的控制要求和责任，为组织制定外部供方的控制策略和措施提供了方向，确保外包过程（即外部提供的过程）受控；产品和服务的要求(8.2.2产品和服务要求的确定)：组织应明确产品和服务的要求，包括顾客明确规定的要求、隐含的要求以及法律法规要求等。5.8.3.5b）d）设计和开发输出。后续产品和服务提供过程的需要：设计和开发输出应足够详细，以满足后续产品和服务提供过程（包括外部供方的选择和评价）的需要；规定产品和服务特性：设计和开发输出应明确规定产品和服务的特性，包括功能、性能、安全性等方面的要求，为与外部供方沟通所确定的外部提供的过程、产品和服务的要求提供依据。其他相关输入。外部供方的信息：包括外部供方的资质、能力、历史绩效等方面的信息，这些信息有助于组织对外部供方进行评价和选择；市场动态和趋势：了解市场动态和趋势有助于组织判断外部供方的稳定性和可持续性，从而做出更明智的选择。过程所期望的输出确定控制需求和范围输出：明确了哪些外部供方和过程需要实施控制，以及控制的范围和程度。这通常表现为一份控制需求清单或范围界定文档；评价和选择外部供方输出：基于外部供方的能力评估结果，选择出合适的外部供方，并形成供方名录或合格供方清单。同时，保留评价过程中的成文信息，如评价报告、审核记录等；确定控制类型和程度输出：制定了外部供方控制计划，明确了控制要求和输出结果的控制方式。此外，还确定了必要的验证活动，以确保外部提供的过程、产品和服务满足要求。这些控制计划和验证活动通常以文件形式存在，如控制计划文档、验证活动计划等；确定必要的验证活动输出：具体的验证活动计划或方案，包括验证的方法、频率、责任人等。这些验证活动用于确保外部供方提供的过程、产品和服务持续符合要求；与外部供方沟通要求输出：与外部供方的沟通记录，包括沟通的内容、时间、方式及结果。这些记录证明了组织已向外部供方明确传达了所需提供的过程、产品和服务要求，以及相关的批准、能力、互动方式、绩效控制和监视要求等；绩效监视和再评价输出：外部供方的绩效监视报告和再评价结果。这些报告和结果用于评估外部供方的绩效是否符合要求，以及是否需要采取必要的纠正或改进措施。同时，保留这些绩效监视和再评价过程中的成文信息，如监视记录、再评价报告等；保留成文信息输出：与上述所有活动相关的成文信息，如评价记录、选择决策、绩效监视记录、再评价记录、控制计划、验证活动计划、沟通记录等。这些成文信息作为证据，证明了组织已按照要求实施了外部提供的过程、产品和服务的控制活动。过程的顺序（即流程）确定控制需求；在识别出外部供方的产品和服务将构成组织自身产品和服务的一部分、外部供方代表组织直接将产品和服务提供给顾客、或组织决定由外部供方提供过程或部分过程时，组织应确定对外部提供的过程、产品和服务实施的控制需求。评价和选择外部供方；外部供方评价：组织应基于外部供方按照要求提供过程、产品和服务的能力，对潜在外部供方进行评价。评价内容可能包括质量能力、交付能力、技术能力、财务稳定性等；外部供方选择：基于评价结果，组织应选择合适的外部供方进行合作。确定控制类型和程度；组织应确保外部提供的过程保持在其质量管理体系的控制之中，并规定对外部供方及其输出结果的控制要求。这包括考虑外部提供的过程、产品和服务对组织满足顾客要求和法律法规要求的潜在影响，以及外部供方实施控制的有效性。确定必要的验证活动；组织应确定必要的验证或其他活动，以确保外部提供的过程、产品和服务满足要求。这可能包括抽样检验、测试、现场审核、第三方验证等方式。与外部供方沟通要求；组织应确保在与外部供方沟通之前所确定的要求是充分和适宜的，并与外部供方沟通相关外部提供的过程、产品和服务要求。绩效监视和再评价；绩效监视：组织应定期监视外部供方的绩效，确保其持续符合要求；再评价：组织应定期对外部供方进行再评价，评估其是否仍符合组织的要求和标准。保留成文信息。对于上述所有活动和由评价引发的任何必要的措施，组织应保留成文信息，作为符合性证据。本过程与其他过程之间的关系（相互作用）前序过程（输入来源）；4.2理解相关方的需求和期望；输入内容：通过理解相关方的需求和期望，组织能够识别出哪些外部供方的产品和服务对满足顾客需求和期望至关重要；相互作用：这一过程的输出为“8.4外部提供的过程、产品和服务的控制”提供了关键输入，帮助组织确定外部供方的选择标准和评价准则。4.3确定质量管理体系的范围；输入内容：确定质量管理体系的范围时，组织需要明确哪些外部供方和过程将被纳入质量管理体系的控制范围；相互作用：该过程的输出界定了“8.4过程”的边界，确保对外部供方的控制与管理与质量管理体系的整体要求保持一致。7.1.1总则-确定并提供所需的资源（外部资源需求）；输入内容：确定并提供所需的资源时，组织会考虑从外部供方获得的资源，如原材料、零部件、外包服务等。相互作用：这些资源的确定和提供为“8.4过程”中外部供方的评价和选择提供了基础，确保所选外部供方能够提供符合要求的资源。8.1运行的策划和控制（外包过程策划和控制）；输入内容：在运行的策划和控制过程中，组织会明确哪些过程将外包给外部供方，并制定相应的控制要求和责任；相互作用：这一过程的输出为“8.4过程”提供了明确的方向，确保对外部供方的控制策略与组织的整体运行策划相一致。8.2.2产品和服务要求的确定；输入内容：组织需要明确产品和服务的要求，包括顾客明确规定的要求、隐含的要求以及法律法规要求等；相互作用：这些要求为“8.4过程”中确定对外部供方的产品和服务要求提供了依据，确保外部供方提供的产品和服务能够满足组织的整体要求。8.3.5设计和开发输出。输入内容：设计和开发输出应足够详细，以满足后续产品和服务提供过程（包括外部供方的选择和评价）的需要，并明确规定产品和服务的特性。相互作用：这些输出为“8.4过程”中与外部供方的沟通提供了具体的要求和标准，确保外部供方能够按照组织的设计意图提供产品和服务。后序过程（输出接收或影响）。8.5生产和服务提供过程；输出接收：外部提供的产品和服务的合格性直接影响到组织最终交付给顾客的产品和服务的质量。相互作用：“8.4过程”的输出为“8.5过程”提供了可靠的输入，确保生产和服务提供过程能够顺利进行。(b)8.5.3顾客或外部供方的财产；输出接收与影响：如果外部供方提供的产品或服务中包含了顾客或外部供方的财产，那么对这些财产的管理和控制也是“8.4过程”的一部分；相互作用：两个过程在顾客或外部供方财产的管理和控制方面存在紧密的联系和协作。(c)8.6产品和服务的放行；输出接收：在放行产品和服务之前，组织需要验证外部提供的过程、产品和服务是否满足要求；相互作用：“8.4过程”的输出为“8.6过程”提供了重要的验证依据，确保只有合格的产品和服务才能被放行。8.7不合格输出的控制；输出接收：如果外部提供的产品和服务存在不合格情况，那么这些信息将作为不合格输出控制过程的输入；相互作用：“8.4过程”对外部供方的监控和评估有助于及时发现不合格情况，并为“8.7过程”提供必要的信息和支持。9.1.3分析与评价；输出接收：外部供方的绩效监视和再评价结果是“9.1.3过程”的重要输入之一；相互作用：通过对外部供方绩效的分析与评价，组织能够评估“8.4过程”的有效性，并为持续改进提供方向。9.2.2管理评审输入。输出接收：外部供方的绩效绩效监视以及再评价的输出也是管理评审的重要输入之一。相互作用：管理评审过程会考虑“8.4过程”的绩效和效果，以评估质量管理体系的整体有效性和效率，并识别改进的机会。过程的有效运行和控制所需的准则和方法准则；外部供方评价准则；组织应基于外部供方按照要求提供过程、产品和服务的能力，确定并实施对外部供方的评价准则；评价准则应包括供方的质量管理体系、生产能力、交付能力、过往业绩、财务状况、技术能力和合规性等方面。选择准则；组织应基于评价结果，选择合适的外部供方，确保所选供方能够满足组织的要求；选择准则应考虑供方的综合能力和与组织的契合度，确保双方能够长期合作。绩效监视准则；组织应制定绩效监视准则，对外部供方的绩效进行定期监视和评估；绩效监视准则应包括交付及时性、产品质量、服务满意度、合规性等方面。再评价准则；组织应定期重新评估外部供方的能力，确保其持续满足要求；再评价准则应考虑供方的持续改进能力、市场变化适应能力以及与组织的合作情况。控制要求准则；组织应规定对外部供方及其输出结果的控制要求，确保外部提供的过程、产品和服务不会对组织稳定地向顾客交付合格产品和服务的能力产生不利影响；控制要求准则应明确控制点、控制方法、控制频率和责任人等。验证活动准则；组织应确定必要的验证活动，以确保外部提供的过程、产品和服务满足要求；验证活动准则应包括验证内容、验证方法、验证时机和验证标准等。沟通要求准则。组织应确保在与外部供方沟通之前所确定的要求是充分和适宜的；沟通要求准则应包括沟通内容、沟通方式、沟通时机和沟通责任人等。外部供方评价、选择、绩效监视和再评价准则类别评价选择绩效监视再评价外部供方提供的过程-评价过程的规范性、效率和可控性-考察过程是否符合行业标准和法规要求-验证过程的稳定性和改进能力-基于过程的效率、稳定性和可控性进行选择-考虑过程与组织核心业务的契合度-过程的历史记录和持续改进能力-监控关键过程参数和绩效指标-定期检查过程的稳定性和符合性-跟踪过程的改进活动和效果-评价过程的长期稳定性和持续改进情况－根据新的业务需求和市场变化重新评价过程-考察过程对新挑战和变化的适应能力外部供方提供的产品-评价产品的质量、性能和可靠性-检查产品是否符合规格要求和行业标准-了解产品的研发和设计能力-根据产品质量、性能和价格进行综合选择-考虑产品的可扩展性、可维修性和环保性-产品的历史表现和用户反馈-监控产品质量指标和顾客反馈-跟踪产品的退货率、维修率和客户满意度-定期检查产品的合规性和安全性-评价产品的长期市场表现和客户满意度-根据市场需求和技术进步重新评价产品-考察产品创新和升级的能力外部供方提供的服务-评价服务的质量、响应速度和专业性-考察服务人员的资质、经验和服务态度-了解服务的范围、灵活性和定制化程度-根据服务质量、价格和响应速度进行选择-考虑服务的可靠性、稳定性和售后支持-服务的历史记录和客户评价-监控服务响应时间、解决问题的速度和效率-跟踪客户满意度和服务质量指标-定期检查服务流程和标准化程度-评价服务的长期稳定性和客户满意度-根据新的服务需求和市场变化重新评价服务-考察服务对新挑战和变化的适应能力方法。外部供方评价方法；采用问卷调查、现场审核、样品测试、过往业绩评估等方式对外部供方进行评价；综合考虑供方的质量管理体系、生产能力、交付能力、过往业绩、财务状况、技术能力和合规性等方面，形成综合评价报告。选择方法；根据评价结果，结合组织的实际需求和战略方向，选择合适的外部供方；采用招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式进行供方选择，确保选择过程的公正性和透明度。绩效监视方法；通过定期收集和分析供方的交付数据、质量报告、顾客反馈等信息，对供方的绩效进行监视和评估；采用KPI（关键绩效指标）法、平衡计分卡等方法对供方绩效进行量化评估，确保评估结果的客观性和准确性。再评价方法；定期组织对外部供方的再评价活动，结合供方的持续改进能力、市场变化适应能力以及与组织的合作情况等方面进行综合评估；采用定期审核、不定期抽查、顾客满意度调查等方式进行再评价，确保供方持续满足组织要求。控制方法；通过制定详细的控制计划和控制流程，对外部供方及其输出结果进行有效控制；采用驻厂监造、定期抽检、远程监控等方式对外部供方的生产过程进行实时监控，确保产品质量和生产进度符合要求。验证方法采用进货检验、过程检验、成品检验等方式对外部提供的过程、产品和服务进行验证。结合供方的自检报告、第三方检测报告等资料，对验证结果进行综合分析，确保外部提供的过程、产品和服务满足组织要求。对外部供方提供的过程、产品和服务的验证方法验证方式验证方式描述验证实施细节文件和证据评审审查随货文件、合格证明等-检查发货单、质量保证书、检验报告等随货文件-验证合格证明或质量认证-评估外部供方的生产过程控制文件收货检验与核对对照收货单核对产品或服务-核对数量、型号、规格等信息-进行外观检查，确认产品无损坏、无污染-进行功能测试，验证产品性能和安全性现场检验与审核实地考察外部供方生产环境-观察生产环境、设备、操作流程等-进行第二方质量管理体系审核-如有必要，委托第三方进行产品验证或检测统计数据和绩效指标评估收集并分析外部供方绩效数据-分析交货准时率、产品合格率、客户投诉率等-利用统计工具处理数据，识别异常和趋势-设定绩效指标阈值，触发额外验证或重新评估抽样检测与试验对产品或服务进行抽样检测-物理性能测试、化学成分分析等-进行长期或加速老化试验评估耐用性和可靠性顾客反馈与市场监督收集顾客反馈和关注市场动态-分析顾客对外部供方产品或服务的反馈-关注市场动态和监管机构信息，确保安全性和合规性信息化管理系统验证利用信息化管理系统跟踪和验证数据-跟踪交货记录、质量数据等-实现与外部供方信息系统对接，实时获取数据沟通方法；采用书面沟通、电话沟通、视频会议等方式与外部供方进行沟通，确保沟通信息的准确性和及时性；建立定期沟通机制，及时传达组织的要求和期望，收集供方的反馈和建议，促进双方的合作与共赢。过程有效运行和控制所需的资源人员；采购专家：负责供应商的开发、评价、选择和管理，确保外部供方能够提供符合要求的过程、产品和服务；质量控制人员：负责对外部提供的过程、产品和服务进行质量检验和监控，确保它们符合组织的质量标准；技术专家：提供技术支持和咨询，协助解决与外部供方合作过程中可能出现的技术问题；合同管理人员：负责与外部供方签订和管理合同，确保合同条款明确、合法，并得到有效执行。部提供的过程、产品和服务符合要求；基础设施；采购系统：一个完善的采购系统，包括电子采购平台或传统采购流程，以高效管理采购活动，确保与外部供方的沟通顺畅；检验和测试设备：必要的检验和测试设备，用于验证外部提供的产品和服务是否符合规定的质量标准；先进的信息化系统：组织可以引入先进的信息化系统，如供应链管理系统、质量管理系统等，实现采购、质量控制等活动的信息化、自动化，提高管理效率和准确性。监视和测量资源；质量检测工具：包括但不限于量具、测试仪器等，用于对外部提供的产品和服务进行质量检验和性能测试；绩效监视系统：一个有效的绩效监视系统，用于跟踪和评估外部供方的绩效，包括交货准时率、质量合格率等关键指标。过程运行环境；适宜的沟通环境：为了确保与外部供方的有效沟通，组织应提供一个适宜的环境，如安静的会议室、良好的网络连接等。文件存储环境：对于与外部供方相关的成文信息，组织需要提供一个安全、防潮、防火的文件存储环境。组织的知识；外部供方管理知识：组织应积累并分享关于外部供方管理的最佳实践和经验教训，确保相关人员具备足够的知识来有效管理外部供方；行业标准和法规知识：为了评估外部供方的能力并确保其产品和服务符合法规要求，组织的相关人员需要了解并掌握相关的行业标准和法律法规；经验教训：组织应积累并分享与外部供方控制相关的经验教训，以持续改进过程的有效性和效率；最佳实践：通过学习和借鉴行业内的最佳实践，不断优化外部供方的控制策略和方法。外部资源。外部供方资源：组织应确定并选择合适的外部供方，这些供方应具备提供符合要求的过程、产品和服务的能力；合作伙伴关系：建立和维护与外部供方的长期合作伙伴关系，通过合作和共同改进来增强供应链的稳定性和可靠性；专业咨询服务：在某些情况下，组织可能需要聘请外部专业咨询公司来协助其进行外部供方的评价和选择。第三方认证和检验服务：为了确保外部提供的产品和服务的质量，组织可能需要利用第三方认证机构或检验机构的服务来进行验证和确认。过程职责和权限的分配过程主要活动及职责分配；确定控制需求和范围；职责分配：质量管理部门或采购部门负责识别外部提供的过程、产品和服务，并确定需要控制的范围和程度；权限：这些部门有权根据组织的需求和风险评估结果，制定控制策略。评价和选择外部供方；职责分配：采购部门或供应链管理部门负责组织和执行外部供方的评价和选择工作；权限：这些部门有权根据评价准则选择合格的外部供方，并与之建立合作关系。确定控制类型和程度；职责分配：质量管理部门负责根据外部供方提供的过程、产品和服务的特性，确定适当的控制类型和程度；权限：质量管理部门有权制定和调整控制计划，以确保外部供方的表现符合组织的要求。确定必要的验证活动；职责分配：质量管理部门或技术部门负责确定必要的验证活动，以验证外部提供的过程、产品和服务是否满足要求；权限：这些部门有权制定验证方案，并执行验证活动。与外部供方沟通要求；职责分配：采购部门或供应链管理部门负责与外部供方沟通组织的要求，包括产品规格、质量标准、交付时间等；权限：这些部门有权代表组织与外部供方进行谈判和协商，确保双方对要求有明确的理解。绩效监视和再评价；职责分配：质量管理部门或采购部门负责定期监视外部供方的绩效，并根据需要进行再评价；权限：这些部门有权根据绩效监视结果采取相应的措施，包括调整控制策略、更换外部供方等。保留成文信息。职责分配：质量管理部门或文档管理部门负责保留与外部供方控制相关的成文信息，如评价记录、合同、验证报告等；权限：这些部门有权管理和维护这些成文信息，确保其完整性和可追溯性。职能部门（团队或岗位）职责和权限；质量管理部门；职责：负责制定和执行质量控制计划，监视外部供方的绩效，确保外部提供的过程、产品和服务符合要求；权限：有权制定质量控制标准，执行质量检验和验证活动，对不合格品进行处理，并提出改进建议。采购部门或供应链管理部门；职责：负责评价和选择外部供方，与外部供方沟通要求，管理采购合同和订单，确保外部供方按时交付符合要求的产品和服务；权限：有权选择和管理外部供方，制定采购策略，协商采购条款，处理采购过程中的问题。技术部门。职责：负责提供技术支持，参与外部供方的评价和选择，确定验证方案和技术标准；权限：有权对外部供方的技术能力和产品进行技术评估，提出技术改进建议，参与技术谈判。过程负责人；对于“8.4外部提供的过程、产品和服务的控制”过程，组织应指定一名过程负责人（如质量管理部门的经理或采购部门的负责人），负责该过程的整体管理、协调和监控。过程负责人应确保该过程的各项活动得到有效执行，及时解决过程中出现的问题，并定期组织对该过程进行审查和改进。人员能力。组织应确保参与“8.4外部提供的过程、产品和服务的控制”过程的人员具备相应的能力和素质。这包括具备相关的专业知识、技能和经验，能够理解和执行组织的要求和标准，以及良好的沟通能力和团队合作精神。组织可以通过培训、教育和经验积累等方式提升人员的能力。过程需应对的风险和机遇确定控制需求和范围；风险：未能准确识别外部供方提供的过程、产品和服务对组织质量管理体系的潜在影响，以及未确定合适的控制范围，可能导致外部供方的产品和服务不符合组织要求，从而影响最终产品和服务的质量和顾客满意度。这种风险源于对外部供方能力的评估不足，潜在事件是外部供方提供的产品或服务出现质量问题，后果是顾客满意度下降，可能性为中至高；机遇：通过全面识别和控制外部供方提供的过程、产品和服务，可以确保组织稳定地向顾客提供高质量的产品和服务，从而提升顾客满意度和忠诚度。这种机遇表现为对外部供方的有效管理能够增强组织的市场竞争力，机会在于提升产品质量和顾客体验，从而对质量目标实现产生有利影响，可能性为高。价和选择外部供方；风险：外部供方的评价和选择过程不全面或不准确，可能导致选择了不符合要求的外部供方，进而影响产品和服务的质量和交付能力。这种风险源于评价标准的不足或执行不力，潜在事件是外部供方无法按时按质提供产品或服务，后果是生产延误和成本增加，可能性为中至高；机遇：通过建立严格的评价和选择标准，并与优秀的外部供方建立长期合作关系，可以确保产品和服务的质量和稳定性，同时降低采购成本和风险。这种机遇表现为与可靠供方的合作能够提升供应链的整体效率，机会在于优化采购成本和质量，从而对质量目标实现产生积极影响，可能性为高。确定控制类型和程度；风险：对外部供方的控制类型和程度不明确或不充分，可能导致外部供方的产品和服务无法满足组织要求，进而影响最终产品和服务的质量。这种风险源于控制策略的缺失或不当，潜在事件是外部供方过程失控或输出结果不符合要求，后果是产品和服务质量不稳定，顾客满意度下降，可能性为中至高。机遇：通过明确和适当的控制类型和程度，可以确保外部供方的过程和产品服务始终处于组织的有效监控之下，从而提升产品和服务的质量和一致性。这种机遇表现为对外部供方的有效控制能够增强组织的品牌声誉和市场竞争力，机会在于提升产品质量和顾客满意度，从而对质量目标实现产生正面影响，可能性为高。确定必要的验证活动；风险：未确定或未实施必要的验证活动，可能导致外部供方提供的产品和服务存在质量问题而未被及时发现，进而影响最终产品和服务的交付。这种风险源于验证活动的缺失或不足，潜在事件是问题产品和服务流向市场，后果是顾客投诉增加，品牌形象受损，可能性为高；机遇：通过实施必要的验证活动，可以确保外部供方提供的产品和服务符合组织要求，从而提升顾客满意度和品牌形象。这种机遇表现为验证活动能够预防质量问题的发生，机会在于提升产品和服务质量，减少顾客投诉，从而对质量目标实现产生积极影响，可能性为高。与外部供方沟通要求；风险：与外部供方的沟通不充分或不明确，可能导致外部供方误解或忽视组织的要求，进而影响产品和服务的质量和交付。这种风险源于沟通渠道的不畅或信息传达的不准确，潜在事件是外部供方提供的产品和服务不符合组织要求，后果是生产延误和成本增加，可能性为中至高；机遇：通过与外部供方的充分沟通，可以确保双方对产品和服务的要求有共同的理解，从而提升合作效率和产品质量。这种机遇表现为有效沟通能够减少误解和冲突，机会在于提升供应链协同效率，从而对质量目标实现产生有利影响，可能性为高。绩效监视和再评价；风险：对外部供方的绩效监视和再评价不足，可能导致外部供方的产品和服务质量下降而未被及时发现，进而影响组织的整体绩效。这种风险源于监视和评价机制的缺失或不完善，潜在事件是外部供方质量下滑，后果是顾客满意度下降，组织运营成本上升，可能性为中至高；机遇：通过持续监视和再评价外部供方的绩效，可以及时发现并纠正问题，确保外部供方始终提供高质量的产品和服务。这种机遇表现为绩效监视和再评价能够提升供应链的整体质量水平，机会在于优化供应链绩效，从而对质量目标实现产生积极影响，可能性为高。保留成文信息。风险：未保留或未妥善保存与外部供方控制相关的成文信息，可能导致在需要时无法提供证据支持组织的决策和行动，进而影响组织的合规性和可信度。这种风险源于信息管理的不足，潜在事件是成文信息丢失或损坏，后果是组织面临合规性风险和信誉损失，可能性为中至高；机遇：通过保留和妥善保存与外部供方控制相关的成文信息，可以确保组织在需要时能够提供充分的证据支持其决策和行动。这种机遇表现为成文信息的保留能够提升组织的合规性和可信度，机会在于增强组织的法律地位和市场竞争力，从而对质量目标实现产生间接但重要的积极影响，可能性为中。采购与业务外包管理风险见《附件A：采购与业务外包管理风险清单》。过程相关KPI指标总过程体结果性KPI指标：外部供方绩效合格率；指标定义：在指定时间内，外部供方提供的过程、产品和服务符合组织要求的比例。指标测量方法：通过抽样检验、顾客反馈、内部审核等方式，统计外部供方提供的产品和服务中符合组织要求的数量与总数量的比例。外部供方准时交货率；指标定义：在指定时间内，外部供方按时交付产品和服务的次数占总交付次数的比例；计算方式：外部供方准时交货率=(按时交付的次数/总交付次数)×100%。外部供方满意度。指标定义：外部供方对组织合作过程和管理方式的满意程度；评估方式：通过问卷调查、访谈等方式收集外部供方的反馈意见，进行量化评分。过程主要活动KPI指标。确定控制需求和范围KPI指标：控制需求识别准确率；指标定义：在项目启动阶段，准确识别外部供方控制需求的比例；指标测量方法：对比实际识别的控制需求与项目后期实际发生的控制需求，计算识别准确率。评价和选择外部供方KPI指标：供方评价合格率；指标定义：经过评价后，符合组织要求的外部供方比例；指标测量方法：统计经过评价并符合要求的外部供方数量与总评价数量的比例。供方选择及时率。指标定义：在规定时间内完成外部供方选择的比例；指标测量方法：统计在规定时间内完成选择的外部供方数量与应完成选择的总数量的比例。确定控制类型和程度KPI指标：控制措施执行率；指标定义：针对外部供方制定的控制措施实际执行的比例；指标测量方法：统计实际执行的控制措施数量与应执行的控制措施总数量的比例。确定必要的验证活动KPI指标：验证活动完成率；指标定义：针对外部供方提供的过程、产品和服务，验证活动按计划完成的比例；指标测量方法：统计实际完成的验证活动数量与计划完成的验证活动总数量的比例。与外部供方沟通要求KPI指标：沟通要求明确率；指标定义：与外部供方沟通的要求清晰、明确的比例；指标测量方法：通过问卷调查、反馈收集等方式，统计外部供方对沟通要求理解清晰的数量与总沟通数量的比例。绩效监视和再评价KPI指标：供方绩效监视覆盖率；指标定义：在指定时间内，对外部供方绩效进行监视的比例。指标测量方法：统计实际进行绩效监视的外部供方数量与应进行绩效监视的外部供方总数量的比例。再评价及时率；指标定义：在外部供方绩效发生变化时，及时进行再评价的比例；指标测量方法：统计实际及时进行再评价的外部供方数量与应及时进行再评价的外部供方总数量的比例。保留成文信息KPI指标：成文信息完整率。指标定义：与外部供方控制相关的成文信息完整、准确的比例；指标测量方法：通过审核检查，统计实际完整、准确的成文信息数量与应保存的成文信息总数量的比例。需保持和支持过程运行和控制所需的文件外部供方管理程序，要点包括：目的和范围；目的：确保外部供方能够按照组织的要求提供符合质量标准的产品和服务；范围：适用于所有为组织提供过程、产品和服务的外部供方。职责采购部门：负责外部供方的评价和选择，以及采购合同的签订和管理。质量管理部门：负责对外部供方提供的产品和服务进行质量检验和绩效监视。相关部门：参与外部供方的评价和选择过程，以及产品或服务的验收。。管理内容及要求。外部供方的评价、选择、绩效监视及再评价；评价和选择：制定明确的评价准则，包括质量能力、交付能力、技术能力、财务稳定性等，对潜在外部供方进行全面评价，并基于评价结果选择合适的供方；绩效监视：设定绩效指标，定期监视外部供方的绩效，包括产品和服务质量、交付准时性、售后服务等，确保外部供方持续符合要求；再评价：定期对外部供方进行再评价，评估其是否仍符合组织的要求和标准，必要时调整合作策略或更换供方。外部供方控制计划；控制对象：明确哪些外部供方和过程需要实施控制。控制类型和程度：确保外部提供的过程在组织的质量管理体系中得到控制。规定对外部供方及其输出结果的具体控制要求，如检验标准、验收准则等。评估外部供方实施控制的有效性，确保控制措施得到有效执行。验证活动：确定必要的验证活动，如抽样检验、现场审核等，以确保外部提供的过程、产品和服务满足要求。与外部供方的沟通沟通内容：明确与外部供方沟通的具体要求，包括需提供的过程、产品和服务，对方法、过程和设备的批准要求，能力要求（人员资格），互动方式，绩效控制和监视方式，以及拟在供方现场实施的验证或确认活动。沟通方式：规定与外部供方的沟通渠道、频率和反馈机制，确保信息准确、及时传递。记录要求：记录沟通的内容和结果，作为外部供方管理的依据。文件保留：保留外部供方评价、选择、绩效监视及再评价过程中的所有成文信息，如评价报告、审核记录、绩效监视报告、与外部供方的沟通记录等。采购管理程序，要点包括：目的和范围；目的：规范采购过程，确保采购的产品和服务符合组织的质量要求；范围：适用于组织所有采购活动的管理。职责；采购部门：负责采购计划的制定、采购合同的签订和执行，以及采购产品的验收；质量管理部门：负责对采购产品进行质量检验，确保产品符合要求；仓储部门：负责采购产品的入库、存储和出库管理。管理内容及要求。采购需求：明确采购产品的规格、数量、质量要求、交付时间等需求；供方选择：基于外部供方管理程序的评价结果，选择合适的供方进行采购；合同签订：与供方签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括质量要求、交付要求、违约责任等；采购过程控制：监控采购过程的执行情况，确保供方按照合同要求提供产品和服务；产品验收：对采购产品进行质量检验，确保产品符合合同要求，并记录验收结果；文件保留：保留采购过程中的所有成文信息，如采购计划、采购合同、验收报告等。服务（业务）外包控制程序。目的和范围；目的：确保外包服务过程符合组织的质量要求，保障组织稳定地向顾客交付合格产品和服务；范围：适用于组织所有外包服务过程的管理。职责业务部门：负责外包服务的提出和需求确认。采购部门：负责外包服务供方的评价和选择，以及外包合同的签订和管理。质量管理部门：负责对外包服务过程进行质量监视和绩效评估。管理内容及要求。外包需求确认：明确外包服务的具体内容、要求、预期目标等；供方评价和选择：基于外部供方管理程序的评价准则，对潜在外包服务供方进行评价和选择；合同签订：与外包服务供方签订外包合同，明确服务内容、质量要求、交付时间、保密条款、违约责任等；过程控制：对外包服务过程进行质量监视，确保服务过程符合合同要求和组织的质量标准；风险管理：识别外包过程中的风险点，并制定相应的风险应对措施；绩效评估：定期对外包服务供方进行绩效评估，评估其服务质量和绩效是否符合组织的要求；文件保留：保留外包服务过程中的所有成文信息，如外包合同、服务需求确认书、绩效评估报告等。需保留和支持过程运行和控制所需的记录确定控制需求和范围的记录；外部供方清单：记录所有外部供方的名称、提供的产品或服务类型、联系方式等基本信息；控制需求清单：明确哪些外部提供的过程、产品和服务需要实施控制，以及控制的程度和范围；适用范围说明：详细描述哪些外部供方、产品和服务将构成组织自身产品和服务的一部分，哪些将代表组织直接提供给顾客，以及哪些过程或部分过程将由外部供方提供。评价和选择外部供方的记录；外部供方评价报告：包含对外部供方能力、信誉、历史表现等方面的综合评估结果；合格供方名录：列出经过评价并符合组织要求的外部供方名单。确定控制类型和程度的记录；控制类型和程度计划：明确对外部供方及其输出结果的控制方式、频率和程度；风险评估报告：分析外部提供的过程、产品和服务对组织满足顾客要求和法律法规要求的潜在影响，以及外部供方实施控制的有效性。确定必要的验证活动的记录；验证活动计划：明确对外部提供的过程、产品和服务进行验证的时间、地点、方式和方法；验证记录：记录验证活动的执行情况、结果和任何必要的纠正措施。5.与外部供方沟通要求的记录；沟通记录：记录与外部供方的沟通过程、内容、结果和双方确认的事项；外部供方确认函：外部供方对组织提出的要求、标准、期望等进行的书面确认。绩效监视和再评价的记录。绩效监视计划：规划对外部供方的绩效监视活动，包括监视的频率、指标、方法等；绩效监视报告：定期评估外部供方的绩效表现，包括质量、交货期、服务等方面；再评价记录：定期对外部供方进行再评价，记录再评价的结果和决策，包括是否继续合作、是否需要改进等。保留成文信息的记录。成文信息记录：包括评价、选择、绩效监视、再评价等活动的记录、报告和相关文件；外部供方档案：为每个外部供方建立详细的档案，记录其基本信息、合作历史、绩效表现等。附件A：采购与业务外包管理风险清单序号控制目标一级流程二级流程风险描述采购过程风险采购管理总体目标：规范单位采购行为，促进单位合理采购，确保采购产品质量，满足生产经营需要，维护采购各方合法权益，防范采购风险，有效防范舞弊和预防腐败。采购管理合规目标：严格控制采购行为，按照国家法律法规和企业制度规定进行，避免遭受外部处罚、经济和信誉损失；规范采购审批权限，防止因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；确保招标活动依照国家法律法规要求的法定程序公开进行，防止招标中的不正当竞争、权钱交易、索贿受贿等非法和腐败行为；严格梳理公司业务活动范围，对照国家法律法规，具备采用招标采购的，一律使用招标采购，创造公平竞争的业务环境；采购管理资产安全目标：对供应商建立科学的评估体系，合理选择供应商和采购方式，制定科学的招投标或定价机制，规范授权审批程序，防范舞弊或遭受欺诈；严格规范签订采购合同的流程和规则，避免盲目签订采购合同、采购合同条款无效、不利或违约而导致的企业资金损失；规范采购验收和付款审核程序，避免采购物资、资金损失或信用受损；通过招标使公司获得更有竞争力的合作方，以合理的价格发包工程、采购设备材料、获得服务，使得资金的使用更为合理有效；采购管理财务报告目标：按照规定的方式进行付款和对账，做到账实相符。采购管理经营目标：合理安排采购计划，准确预测市场变化趋势，以免造成库存短缺或积压，导致企业生产停滞或资源浪费；请购依据充分合理、相关审批程序规范正确，避免企业资产损失、资源浪费或发生舞弊。采购预算与计划控制目标确保采购预算编制的科学性、合理性，保证资源分配的效率性，控制采购成本，避免出现重复购置、浪费资金，或未予购置、影响业务工作的情形；确保采购计划编制的合理性、准确性，保证计划所列的采购事项属于采购预算范围，避免出现资金尚未落实的采购计划，或采取化整为零等方式规避公开招标方式的采购计划。采购预算编制与计划管理采购预算编制与审核采购需求管理分散，可能导致同类采购需求标准不同，资源无法得到整合；归口部门采购需求未经必要的调研或论证，可能导致采购需求偏离实际，无法完成预期采购目标；采购范围没有准确界定，可能导致采购预算应编未编和漏项；采购预算的编制没有经过充分论证，可能导致预算不科学、不合理；政府采购、资产管理、预算编制以及业务部门之间缺乏沟通协调，采购项目可行性论证不充分，重复或错误立项，需求审核不严格，采购与实际需求脱节，导致资金浪费或资产闲置；采购参数的制定缺乏公平公开透明的制衡机制和专业管理，采购预算定价市场调查论证不足，过高或过低制定预算，导致资金效用降低或资源浪费；采购项目和预算安排不合理。政府采购、资产管理、预算编制以及业务部门之间缺乏沟通协调，采购项目可行性论证不充分，重复或错误立项，需求审核不严格，采购与实际需求脱节，导致资金浪费或资产闲置等问题；采购预算没有得到有效地审核，可能导致预算中不合理的方面没有得到改进；采购预算控制不到位，可能导致未编制采购预算而无法执行采购，采购预算与实际采购需求脱节，采购预算执行迟滞等。采购计划编制与审批采购计划超出批复的采购预算范围，可能导致采购执行不顺畅。采购计划的形成过程缺乏适当的职权分离，可能导致采购计划不科学、不合理；采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致单位生产停滞或资源浪费；采购计划编制不科学、不专业。采购参数的制定缺乏公平公开透明的制衡机制和专业管理，采购预算定价市场调查论证不足，过高或过低制定预算，出现围标、舞弊或遭受欺诈等问题，采购商品和服务质次价高，导致财政资金效用降低或资源浪费；超预算指标和内容编制采购计划，影响采购预算的执行效果；采购计划没有得到有效地审核，可能导致采购计划不符合规定的内容未及时发现。采购的申请与审核、采购组织、信息发布采购需求审核审批不严格，未按采购预算进行采购，影响采购预算的严肃性和采购效果；采购申请审查不严，未执行采购申请审批程序，可能导致采购工作无法得到统筹、采购时机不符合单位业务规划、采购内容不符合需求、超预算采购等，可能导致资源的重复购置或闲置浪费。采购组织形式或采购方式的选择不合理，可能导致采购质量无法达到预期，违反采购法规的要求受到处罚或重新组织。采购活动开展不规范，未按规定选择采购方式、发布采购信息，甚至化整为零或其他方式规避公共招标；采购审批：（1）采购需求部门提出的采购需求不合理，没有以批复的政府采购预算指标和下达的政府采购计划为依据，可能导致采购活动难以展开；（2）采购需求文件未得到上级领导的审批，可能不能保证采购需求的准确性；（3）关于涉及专业性强、技术难度高的采购业务，采购需求文件未由专业评估机构进行评审，导致采购需求不科学，造成采购效率低下。采购活动的控制目标：确保采购过程公开、规范有序、合规合法；确保按质按量按时完成采购任务，满足单位业务发展的需求；确保采购合同或协议符合国家法律法规、外贸政策、财政部门、行业和单位内部规章制度；确保采购资金及时到位，严格审查付款手续，保证资金支付安全。采购活动管理采购活动管理（总体风险）采购活动不规范。未按规定选择采购方式、发布采购信息，甚至以化整为零或其他方式规避公开招标，对采购、招标缺乏有效的监督，出现围标、舞弊等问题，导致单位被提起诉讼或受到处罚，影响单位正常业务活动开展。采购文件编制与采购合同签订采购文件未经审查，可能导致采购文件无法准确反映业务需求，评审因素存在倾向性，无法完成预期采购目标；合同对方的主体资格和履约能力等未达要求，采购合同存在重大疏漏或欺诈，可能导致单位合法权益受损；采购合同文本缺乏规范管理，合同法定要素不完备，合同内容表述不规范或存在疏漏，合同条款模糊、不完善，未明确合同订立的范围和条件，应订立但未订立合同；或约定的内容可能与相关法律法规、监管要求相悖；擅自更改货物和服务的内容及要求；将需招标或需更高级别领导审批的合同拆分成若干较小的合同；对合同条款、格式审核不严格，流于形式；未明确授权审批和签署权限；合同专用章保管不善。未按采购文件和供应商响应情况及时签署合同，可能导致采购合同与采购需求、投标文件脱节，无法对供应商形成有效约束，无法完成预期采购目标。供应商选择与评价供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈；因未对供应商进行足够背景调查，导致的后期合同无法按时、按质履行的可能；供应商信息不属实，存在虚假资料注册的，存在履约风险；导致项目所需产品的质量、供货及其他风险因素的产生；供应商履约评价内容不完整、不属实，无法有效掌握供应商是否具备相应的能力，存在不合格供应商参与采购与履约过程的事件发生；供应商投入资源不足，管理不当，或存在其他影响供应商交付能力的问题，可能导致交付产品或服务成果的进度、质量不符合合同约定；未按规定对产品或服务交付过程进行监督，对存在的异常情况没有及时报告和处理，可能错失纠正问题的最佳时机，将来给企业造成更大损失。政府采购实施-集中采购机构采购采购经办人在中央政府采购信息网上填报的采购信息出现错误，导致所购货物与实际需求不符；填报采购信息的审核人员未能发现申报信息错误，导致采购失误。政府采购实施－部门集中采购未按照财政部门的规定选择招标代理机构；代理机构选择不当，可能导致代理机构无法按预期目标完成采购活动，采购进展迟滞、采购质量得不到保障、采购程序合法性受到质疑；财政部门指定的招标代理机构也可能利用组织招标的便利条件，与采购需求部门串通，选择有倾向性的专家或者在招标过程中设置不公允条款和标准，人为影响中标结果；自行选择招标代理机构时，委托不具备相应资质的招标代理机构进行招标或与其约定的权利义务不明确；招标文件中的资质业务条件要求、招标方式、评标标准、推荐规则等要求违反有关法律法规规定；招标文件的发售、澄清、修改的时限和确定提交投标文件的时限设置违反有关法律法规的规定；招标人未按规定组建评标委员会，或确定、更换评标委员会成员时违反法律法规规定；评标委员会或谈判、磋商、询价小组成员的专业领域与项目不匹配，可能导致评标委员会无法准确把握评审要点，无法准确评判各供应商符合程度，无法完成预期采购目标。评标前未对招标文件进行必要的澄清及补遗，招标文件不能满足招标需求；在规定开标时间前报价、商务信息、技术信息等重要投标信息泄露；评标报告未能如实记录反映评标结果产生的过程；招标人未按照评委会推荐的中标结果定标且没有合理的解释说明；合同签订由招标人负责，未做到不相容岗位分离，可能导致单位利益受损。政府采购实施-批量采购批量采购范围划分不清，可能造成采购活动实施不顺利；未能按照批量采购类别要求（按月填报和按季填报）的填报时间填报采购计划；未及时登录中国政府采购网，跟进采购进度，可能造成采购产品未能及时到货。政府采购实施－分散采购供应商的选定可能存在违规行为；未按规定组建评审小组；采购单位未按照评审推荐的成交结果实施采购且没有合理的解释说明；未实施不相容岗位相互分离，可能导致单位利益受损；分散采购中单项或批量达到限额以上未按照有关规定执行。政府采购实施－进口产品采购委托不具备相应资质的进出口代理机构进行进口产品采购或与其约定的权利义务不明确；未按照有关规定，在实施进口产品采购程序前报财政部审核；采购人在进行采购进口产品审核时，未按要求向财政部和行业提供相关资料。政府采购实施－变更政府采购方式变更政府采购方式的申请未经批准，即开展采购活动，可能导致采购执行过程中因变更导致与需求偏离；政府采购方式选择不当，可能造成采购活动难以顺利进行，或无法完成预期采购目标；未严格按照变更政府采购方式申报流程进行政府采购方式的变更及准备相关资料。采购验收控制目标：通过对采购货物、工程和服务的检验接收，确保其符合合同相关规定或产品质量要求，保证相关业务活动的开展。采购验收（履约验收）与结算采购履约过程跟踪不到位，可能导致采购执