2024年学校档案室管理制度范例（五篇）

第6页共6页2024年学校档案室管理制度范例学校档案管理规定一、总体要求随着学校各项工作的不断发展，各单位应深刻认识到档案管理的重要性，积极探索适应发展需求的档案管理模式。同时，各单位必须保持与上级档案管理部门的密切联系，主动寻求指导，确保档案管理工作服从整体调控，避免各行其是。二、档案整理原则1.保持结构完整性：学校档案的整理应遵循教育、教学、科研、人事、行政、财务及经营管理等活动过程中形成的档案资料自身规律，确保档案结构的完整性。2.保持整体系统性：根据学校档案的来源、时间、内容和性质等条件，保持档案之间的历史联系，维护其整体的系统性。三、档案的立卷1.为提升立卷质量，便于归档前的查找利用，学校应推行预立卷制度，并按照上级要求执行。2.学校各有关部门兼职档案员需按预立卷类目及时收集、积累材料，并定期进行整理。3.学校档案室应随时了解、检查并指导兼职档案员的预立卷工作。4.组卷应遵循文件材料形成的规律，保持其相互间的有机联系，便于查考和利用。5.组卷技术要求包括：内容相同的文件材料组成一卷，数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。卷内文件按正件、附件，打印稿、定稿，批复、请示等顺序排列。按顺序编页号，位置在非装订线一侧上角。填写卷内目录及备考表，注明单位、责任者、时间。拆除金属物，用线装订，修补破损材料。案卷封面栏目填写齐全，标题简明扼要，体现作者、问题、文种三要素。档案盒封面和卷盒按有关规定执行。四、档案的保管1.硬件保障：档案库房应确保通风、干燥，配备防潮、防霉、防蛀、防火、调温和通风等设施，并设有防盗系统。2.软件建设：建立档案管理的常规工作制度，包括收集、整理、分类、立卷、借阅、鉴定、剔除、销毁等，并建立相应的工作资料。3.归档验收：档案室应对整理组卷完毕的档案进行入库前鉴定和验收，不合格者需重新整理。4.分类编号与编目：按规定进行档案分类编号和编目工作，目录条目包含顺序号、档号、题名、日期、页数、保管期限等基本著录项目。实行计算机辅助档案管理的，应将目录输入计算机，建立信息库，实现检索、统计的机上操作。5.上架与检查：按档案顺序号依次排列上架，并定期全面检查，记录检查情况，发现问题及时采取补救措施并报告分管领导。6.鉴定与销毁：根据归档范围和保管期限表，对到期档案提出销毁或延长保管期的意见，经学校领导批准后执行销毁，销毁时须有两人监销并签字。7.统计与补充：做好档案的收进、移出、利用、销毁等统计工作，及时报送统计报表。归档文件如有遗漏，学校应及时补充，档案室应将补充材料插入相应案卷或另行组卷。五、档案室管理制度为加强学校档案的保管、保密和利用工作，根据依法治档原则，特制定以下制度：1.认真贯彻执行《档案法》及相关档案工作规定。2.已入档档案须统一分类登记、编目、科学管理，妥善存放，并制订索引查询工具。3.设立档案库，配置专业存档箱柜，做好安全防范工作，确保档案安全无虞。4.销毁过期档案需清理造册，报校领导批准。5.档案责任人应遵守保密守则，非档案工作人员未经许可不得进入档案室。6.保密档案利用需经校领导同意，查阅时不得拆散、涂改、损毁或转让他人。7.摘录、复印档案需经档案员或校领导批准，外来人员需持单位介绍信并经校领导同意方可查阅。8.做好档案利用记录工作，利用者有义务反馈利用效果。9.档案工作人员应定期全面检查档案材料，及时改进问题。2024年学校档案室管理制度范例（二）一、持续发展与档案管理1.顺应发展趋势：随着时代的不断进步，各单位应深刻认识并尊重这一现实，积极投身于探索与创新之中。同时，务必保持与上级档案管理部门的紧密联系，主动寻求指导，确保工作方向正确，不偏离整体调控的轨道，避免各自为政的局面。2.保持结构完整性：在学校档案的整理过程中，必须严格遵循教育、教学、科研、人事、行政、财务及经营管理活动过程中形成的档案资料之内在规律，确保档案结构的完整无缺。3.维护整体系统性：还应根据学校档案的来源、时间、内容及性质等要素，保持其历史联系，构建并维护档案的整体系统性，以确保档案信息的连续性和完整性。二、档案立卷规范1.预立卷制度：为提升立卷质量，便于日常归卷及归档前的查找利用，学校应积极响应上级要求，推行预立卷制度。2.材料收集与整理：学校各相关部门的兼职档案员需依据预立卷类目，及时收集、积累相关材料，并定期进行整理，以确保档案内容的完整与准确。3.监督与指导：学校档案室应密切关注兼职档案员的工作进展，通过检查与指导，促进其预立卷工作的规范化与高效化。4.组卷原则与技术要求：组卷过程需严格遵循文件材料形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，便于后续的查考与利用。同时，应满足一系列技术要求，如内容相同的文件材料组成一卷，卷内文件按特定顺序排列，编页号位置统一，填写卷内目录及备考表等。三、档案保管措施1.硬件保障：为确保档案的完整与安全，档案库房需具备通风、干燥等条件，并配备必要的防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、调温和通风等设施。同时，应安装防盗设施，以防范潜在的安全风险。2.软件建设：建立健全档案管理的常规工作制度，包括收集、整理、分类、立卷、借阅、鉴定、剔除、销毁等各环节的工作规范。同时，建立相应的工作资料库，为档案管理提供有力支持。3.归档验收与分类编号：档案室应对整理组卷完毕的档案进行严格的入库前鉴定与验收。不符合要求的档案必须重新整理至合格后方可归档。同时，应按规定做好档案的分类编号工作，确保档案信息的有序存储与检索。4.编目与检索：建立详尽的档案目录体系，确保每条目基本著录项目齐全。对于实行计算机辅助档案管理的单位，应将目录信息输入计算机并建立信息库，实现检索与统计的自动化操作。5.定期检查与补救：定期对档案进行全面检查并做好记录，发现问题及时采取补救措施并报告分管领导。同时严格做好鉴定与销毁工作，确保到期档案的妥善处理。6.统计与补充：建立健全档案统计制度，及时报送统计报表。对于归档过程中遗漏的文件材料应及时补充归档并确保其正确归位。四、档案室管理制度为不断加强学校档案的保管、保密和利用工作，根据依法治档的原则特制订本制度。主要内容包括贯彻执行《档案法》及相关规定、档案的统一分类登记与科学管理、档案库的安全防范与定期检查、保密档案的查阅限制与审批流程以及档案利用效果的反馈与改进机制等。2024年学校档案室管理制度范例（三）学校档案管理制度一、档案收集1.依法按章：档案的收集工作必须严格遵守相关法律法规及学校规章制度。全校师生需明确档案管理的重要性，树立档案意识，明确工作性档案资料与个人知识产权资料的界限。管理部门不得强行收集个人知识产权范围内的资料（除非个人自愿贡献），个人亦不得私自占有应归档的工作资料。2.完善机制：建立科学的档案收集机制，明确收集范围、对象及时限，并设立相应的工作制度和考核制度，确保档案收集工作的有序进行。3.建立网络：鉴于学校工作条线多、归档资料广泛，需构建完善的档案收集组织网络，确保各条线和层面均有专人负责，形成有效的档案收集体系。二、档案整理1.规范分类：随着教育教学改革的深入，档案资料分类规则需与时俱进，各单位应在尊重现实的基础上积极探索，并及时与上级档案管理部门沟通，确保分类工作的规范性和科学性。2.保持结构完整性：档案整理应遵循档案资料自身规律，保持其结构的完整性，确保教育、教学、科研、人事、行政、财务及经营管理等各方面档案资料的完整性和系统性。3.保持整体系统性：在整理过程中，还需注意档案之间的历史联系和整体系统性，确保档案能够全面反映学校各项工作的历史和发展过程。三、档案立卷1.推行预立卷制度：为提高立卷质量，方便查找利用，学校应推行预立卷制度，明确各部门兼职档案员的职责和预立卷类目。2.及时收集与整理：兼职档案员应按预立卷类目及时收集、积累材料，并定期进行整理，确保档案材料的完整性和时效性。3.技术指导与监督：学校档案室应随时了解、检查并指导兼职档案员的预立卷工作，确保立卷工作的规范性和科学性。4.组卷要求：组卷应遵循文件材料形成的规律，保持其相互之间的有机联系；同时，还需遵循一定的技术要求，如内容相同的文件材料组成一卷、卷内文件材料按一定顺序排列等。四、档案保管1.硬件保障：为确保档案的完整和安全，档案库房应配备必要的通风、干燥、防潮、防霉、防蛀、防火及防盗等设施。2.软件建设：建立健全档案管理的常规工作制度，包括收集、整理、分类、立卷、借阅、鉴定、剔除、销毁等制度，并建立相应的工作资料。3.归档验收：档案室应对整理组卷完毕的档案进行入库前的鉴定和验收，确保档案质量符合要求。4.分类编号与编目：按规定做好档案的分类编号和编目工作，实现档案信息的科学管理和有效检索。5.定期检查与补救：定期全面检查档案安全情况，发现问题及时采取补救措施并报告分管领导。6.鉴定与销毁：根据归档范围和保管期限表对到期档案进行鉴定和销毁工作，确保档案管理的规范性和合法性。7.统计工作：认真做好档案的收进、移出、利用、销毁等统计工作，及时报送统计报表。8.补充工作：归档文件材料如有遗漏应及时补充归档，确保档案材料的完整性和系统性。官地坪镇中学2024年学校档案室管理制度范例（四）依据依法治档的基本原则，为强化学校档案的妥善保管、严格保密及高效利用，特制定以下制度规范：一、档案保管：1.对各类档案实施细致分类、登记、编目，确保存放井然有序，并编制案卷目录等辅助检索工具。2.设立专用库房，配备专业箱柜，全面落实八防措施（防盗、防火、防光、防潮、防尘、防虫、防霉、防水），保障档案安全。3.针对已达到保管期限需销毁的档案材料，需先行清理造册，经分管领导审核同意后，报请主管部门批准方可执行。4.档案员需定期对档案材料进行全面检查，发现问题立即采取改进措施。二、档案保密：1.严格执行《保密法》，全体人员需严格遵守国家保密规定及工作人员保密守则。非档案室人员未经许可，严禁擅自进入档案室。2.涉及保密范畴的档案，利用者需经主管领导批准后方可查阅。在查阅过程中，严禁翻阅或摘录与利用目的无关的内容。三、档案利用：1.本学院人员因工作需要查阅本职责范围内的档案时，可直接向档案员提出申请，档案室将优先提供利用服务。2.外来人员如需利用本单位档案，须持有单位介绍信，并经主管领导批准后，方可进行查阅。3.利用者如需摘录、复印档案内容，一般性需求需经档案员同意，重要内容则需报请主管领导批准。4.建立健全档案利用记录制度，档案员有权向利用者了解利用效果，利用者亦有义务向档案室反馈相关信息。档案室____年09月25日2024年学校档案室管理制度范例（五）一、文件资料归档管理1.所有具有价值的文件资料均纳入归档范畴。2.各处室负责资料的形成、积累、立卷及归档工作，此职责应明确列入兼职档案员的岗位职责之中，并建立岗位责任制。学校档案室需履行指导与监督职责，同时负责档案的集中与统一管理工作。3.各处室在工作中产生的具有保存价值的文件资料，必须整理立卷后归档，由档案室统一管理，严禁分散存放于部门或个人手中。4.每年指定日期前，处室兼职档案员需将上一年度的档案材料整理立卷后归入处室档案，并及时移交给档案室。5.归档的案卷需编制归档档号、案卷号，并填写案卷目录及卷内文件目录，以确保顺利移交至档案室。6.移交案卷时，需经档案室工作人员验收，并履行移交手续，填写移交清册。二、档案库房管理制度1.致力于实现档案现代化管理，使库房管理更加科学化。2.库房由档案人员专责管理，并负责每日检查门窗电的开关情况。3.库房须具备防盗、防火、防潮、防光线、防尘等基本保护条件，并每月进行一次全面检查，及时处理潜在问题。4.各类档案需明确界限，实行分类分柜存放保管。5.库房内应配备专用橱柜及必要的安全保护设施，以确保档案安全。6.非档案室工作人员严禁进入库房，且查阅档案不得在库房内进行。7.库房内应保持整洁，禁止堆放其他物品。三、档案保密保卫制度1.保守档案机密是每位档案工作人员的神圣职责。2.档案室设有专用库房及橱柜用于存放档案。3.档案室内应设置阅览区，并建立监阅制度以防止失密。4.档案库房和橱柜需明确专人管理，钥匙由专管人员保管。档案人员工作调动时，必须办理交接手续。5.档案人员严禁将涉密文件、档案资料带离工作场所或泄露给无关人员。6.禁止擅自翻印、复印涉密文件或资料，严禁在私人通信或电话中提及档案机密。立卷过程中产生的草稿、废纸等应按保密要求处理或销毁。7.非档案人员不得进入库房，更不得在库房内接待亲友。四、档案资料借阅制度根据《档案法》及相关规定，特制定本制度：1.外单位查阅档案需持单位介绍信，并通常应有两人同行。查阅机密或涉密、人事文件时，查阅人必须为党员。2.查阅档案必须在指定查阅室进行，未经允许不得私自带走。3.查阅重要涉密档案或控制使用的档案需经单位领导同意。4.学校档案严格控制借出，确因工作需要借出时，需经领导批准，且借出时间一般不得超过三天。借阅期间需确保档案安全。5.摘抄档案材料时需注明年代、卷号、张号，并认真核对。出具的证明材料需加盖公章方为有效。如需复制需经经办部门同意。6.利用档案者需保守机密，不得泄露或公布档案内容。7.查阅档案时需保持档案整洁，严禁在文件上圈点、批注、勾画或污损档案，更不得拆卷抽取或撕毁原件。违者将依据《档案法》追究责任。8.利用档案产生显著经济效益或社会效益时，利用者有责任向档案室提供反馈信息。五、档案销毁制度1.档案销毁必须经校领导和上级主管部门负责人审核同意。2.需销毁的档案需编制清册，并撰写书面报告详细说明