教育系统会议管理制度

教育系统会议管理制度第一章总则

一、为了加强教育系统内部管理，规范会议组织，提高会议效率，确保会议决策的贯彻落实，根据教育系统的实际情况，特制定本会议管理制度。

二、本制度适用于教育系统内各部门、各单位组织召开的各类会议，包括但不限于工作例会、专题会、研讨会、评审会等。

三、会议应遵循以下原则：

1.精简高效：严格控制会议数量和规模，减少无效会议，确保会议内容充实、有针对性。

2.议事公开：会议讨论的事项应公开透明，充分发扬民主，广泛听取与会人员意见。

3.决策民主：会议决策应充分尊重与会人员意见，实行民主集中制原则。

4.责任明确：会议决议事项应明确责任人和完成时限，确保决策的贯彻落实。

四、会议组织部门应按照本制度规定，认真组织会议，确保会议质量。与会人员应积极参与会议，遵守会议纪律，认真履行职责。

五、本制度解释权归教育系统管理部门。各部门、各单位可根据本制度，结合实际情况，制定具体实施细则。

六、本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如需对本制度进行修订，由教育系统管理部门负责组织修订。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议组织部门应根据工作需要，明确会议主题，并在会议通知中予以明确。

2.制定会议方案：会议组织部门应制定会议方案，包括会议时间、地点、议程、参会人员、预期目标等。

3.发送会议通知：会议组织部门应在会议召开前，提前发送会议通知，通知应包括会议主题、时间、地点、议程等内容，并要求与会人员做好相关准备工作。

4.准备会议材料：会议组织部门应提前准备会议相关材料，包括会议议程、汇报材料、相关文件等，并确保与会人员人手一份。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，与会人员应进行签到，会议组织部门负责统计参会人员名单。

2.会议主持人：会议主持人负责组织会议，按照会议议程逐项进行，确保会议有序进行。

3.会议发言：会议主持人应根据议程安排，组织与会人员进行发言。发言人员应围绕会议主题，简明扼要地陈述观点。

4.会议讨论：会议主持人应引导与会人员就会议议题展开充分讨论，确保各种意见得到充分表达。

5.会议决策：会议主持人应组织与会人员进行投票或表决，根据表决结果形成会议决议。

三、会议记录

1.会议记录人员：会议组织部门应指定专人负责会议记录，记录内容包括会议议程、与会人员发言、讨论情况、表决结果等。

2.会议记录整理：会议结束后，会议记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要。

四、会议总结

1.会议总结报告：会议组织部门应编写会议总结报告，包括会议取得的成果、存在的问题、下一步工作计划等。

2.会议纪要分发：会议纪要应分发给与会人员，以便了解会议内容，督促落实会议决议。

五、会议资料的归档

会议结束后，会议组织部门应将会议通知、会议议程、会议纪要、会议总结等相关资料进行归档，以便日后查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与审批

1.会议纪要应详细记录会议讨论的主要议题、决策结果、任务分工、责任人和完成时限等内容。

2.会议纪要由会议记录人员在会议结束后及时编制，经会议主持人审核后，提交给会议组织部门负责人审批。

3.审批通过的会议纪要应加盖公章，以正式文件形式发布。

二、会议决议的执行与跟踪

1.会议组织部门应建立会议决议跟踪机制，对会议决议的执行情况进行定期跟踪和督促。

2.责任人应根据会议纪要中的任务分工，制定具体实施计划，并在规定时限内完成相关工作。

3.会议组织部门应定期收集和汇总决议执行情况，及时向会议主持人汇报。

三、会议决议的反馈与评估

1.责任人在完成任务后，应向会议组织部门提供工作完成情况的书面报告。

2.会议组织部门应对会议决议的执行效果进行评估，分析存在的问题和不足，提出改进措施。

3.对于未按期完成的任务，会议组织部门应责成责任人说明原因，并制定整改措施。

四、会议纪要的公开与查阅

1.会议纪要应视情况在一定范围内公开，以便相关人员了解会议内容和决议。

2.会议组织部门应建立会议纪要查阅制度，确保会议纪要的保存和查阅工作有序进行。

3.需要查阅会议纪要的人员，应向会议组织部门提出申请，经批准后可进行查阅。

五、会议决议的持续改进

1.会议组织部门应定期对会议纪要的执行情况进行回顾，总结经验教训，不断优化会议管理制度。

2.对于会议决议执行过程中发现的问题，应及时调整和完善相关政策，提高决策质量和执行效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，各部门或单位需提前向会议组织部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议主题、时间、参会人数等信息，以便会议组织部门合理分配会议室资源。

3.会议组织部门根据预订申请的先后顺序和会议室使用情况，统筹安排会议室的使用。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理安排，确保会议环境舒适、功能齐全。

2.会议组织部门负责安排会议室的基本设施，如座位、投影仪、音响设备等。

3.会议室布置应保持整洁、有序，不得在会议室内吸烟、进食。

三、会议室使用

1.会议召开前，会议组织部门应确保会议室内的设施设备正常运行。

2.与会人员应爱护会议室设施，遵守会议纪律，按时参加会议。

3.会议室使用过程中，如遇到设施故障等问题，应及时向会议组织部门报告，以便及时解决。

四、会议室清理与维护

1.会议结束后，会议组织部门应负责对会议室进行清理，确保会议室的整洁。

2.定期对会议室设施进行检查、保养和维修，以保证会议室的正常使用。

3.会议组织部门应建立会议室使用档案，记录会议室使用情况、维修保养情况等。

五、会议室安全与保密

1.会议室应采取必要的安全措施，如安装监控设备、设置消防器材等。

2.会议组织部门应加强会议室的保密工作，确保会议内容的保密性。

3.与会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容和敏感信息。

六、会议室资源优化

1.会议组织部门应定期评估会议室使用情况，合理调整会议室资源分配。

2.鼓励采用视频会议等现代化手段，提高会议室使用效率，减少会议室资源的浪费。

第五章附则

一、本制度的解释权