董事长会议管理制度

董事长会议管理制度第一章总则

为确保董事长会议的高效、规范进行，提高决策质量和执行力度，制定本管理制度。以下是董事长会议管理制度的总则内容：

第一条目的

本管理制度旨在规范董事长会议的召开、组织、议程、决议及落实等环节，保障会议的严肃性、及时性和权威性，促进公司战略目标的实现。

第二条适用范围

本管理制度适用于公司董事长主持的各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、专题协调会等。

第三条会议原则

1.高效原则：会议应围绕议题进行充分讨论，确保决策科学、合理，提高工作效率。

2.权威原则：会议决议具有权威性，参会人员应严格遵守，确保决策的执行力。

3.保密原则：会议内容和决议涉及公司机密，参会人员需保守秘密，不得泄露给无关人员。

4.民主原则：鼓励参会人员充分发表意见，尊重不同观点，共同为公司发展献计献策。

第四条会议类型

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开，如董事会、总经理办公会等。

2.临时会议：根据工作需要，董事长可临时决定召开专题协调会、紧急会议等。

第五条参会人员

1.主持人：由董事长担任会议主持人，负责组织、引导会议的进行。

2.必须参会人员：公司高管、相关部门负责人等，根据会议类型和议题，由董事长指定。

3.邀请参会人员：根据议题需要，可邀请相关部门员工、外部专家等列席会议。

第六条会议议程

1.提交议题：相关部门应在会议前向董事长提交议题，并附上相关资料。

2.议题筛选：董事长或主持人应在会议前对提交的议题进行筛选、整理，确定会议议程。

3.议程通知：会议议程确定后，应及时通知参会人员，确保其提前准备。

第七条会议记录

1.会议记录人员：由董事长指定，负责记录会议讨论内容、决议等。

2.会议纪要：会议结束后，会议记录人员应及时整理会议纪要，经董事长审批后，发送给参会人员。

3.会议纪要归档：会议纪要应作为公司重要文件，归档保存。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高决策效率，明确以下会议流程：

一、会议筹备

1.议题征集：各部门根据工作需要，提前向董事长提交会议议题，并简要说明议题背景、目的及建议解决方案。

2.议题筛选与确认：董事长或主持人对征集的议题进行筛选、整理，确定会议议程，并在会议前通知参会人员。

3.会议通知：会议组织者应至少提前三天向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容。

4.会议资料准备：相关部门应准备好与议题相关的背景资料、数据报告等，并在会议前提交给董事长。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前签到，确保会议的出勤情况。

2.会议主持：由董事长或指定主持人宣布会议开始，并介绍会议议程。

3.议题讨论：针对会议议程中的每个议题，由提出议题的部门负责人进行详细阐述，参会人员充分发表意见，展开讨论。

4.决策与表决：董事长在听取各方意见后，作出决策或指导性意见。如需表决，应进行投票表决，并记录表决结果。

5.会议记录：会议记录人员应详细记录会议讨论内容、决议等，确保记录准确、完整。

三、会议总结

1.主持人总结：会议主持人对本次会议的讨论成果进行简要总结，强调会议决议的执行要求。

2.会议纪要整理：会议记录人员根据会议内容，整理会议纪要，并在会议结束后的一定时间内完成。

3.会议纪要审批：会议纪要提交给董事长审批，确保纪要内容的准确性和权威性。

四、会议通知与落实

1.会议纪要发布：审批通过的会议纪要应及时发送给参会人员，要求相关部门按照决议执行。

2.决策跟踪：董事长或指定人员对会议决议的执行情况进行跟踪，确保决策落到实处。

3.反馈与汇报：相关部门应定期向董事长汇报会议决议的执行情况，如有问题，应及时反馈，寻求解决方案。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决议的有效执行，加强会议纪要的跟踪落实，制定以下具体措施：

一、会议纪要的编制与发布

1.纪要编制：会议记录人员应根据会议内容，准确、完整地编制会议纪要，明确记录各议题的讨论情况、决策结果及责任部门。

2.纪要审批：会议纪要完成后，需提交给董事长审批。董事长对纪要内容进行审核，确保纪要准确无误。

3.纪要发布：审批通过的会议纪要应以书面形式发放给参会人员，并在公司内部适当范围内进行公告，以便各部门了解会议决策。

二、会议决议的执行与跟踪

1.责任分解：根据会议纪要，将决议事项分解至相关部门和责任人，明确执行期限和预期成果。

2.执行计划：责任部门应根据会议决议，制定详细的执行计划，并报董事长审批。

3.跟踪监督：董事长或指定人员对会议决议的执行过程进行定期跟踪，了解进展情况，协调解决问题。

三、反馈与评估

1.定期反馈：责任部门应按照执行计划，定期向董事长汇报决议执行情况，包括已完成的任务、存在的问题及下一步工作计划。

2.评估与改进：董事长对会议决议的执行效果进行评估，针对存在的问题，指导相关部门进行改进，确保决议的落实。

四、会议决议的落实保障

1.考核机制：建立会议决议执行考核机制，将决议执行情况纳入部门和个人的绩效考核，激发执行力。

2.奖惩措施：对执行到位、成果显著的部门和个人给予表彰和奖励；对执行不力、拖延推诿的部门和个人进行问责和处罚。

3.持续改进：根据会议决议执行过程中发现的问题，不断优化会议管理制度，提高决策质量和执行效率。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源的高效利用，创造良好的会议环境，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.预订流程：各部门需提前向行政部门提交会议室预订申请，注明会议时间、参会人数、设备需求等信息。

2.审批权限：行政部门负责审批会议室预订申请，根据会议性质、重要程度等因素，合理分配会议室资源。

3.会议室安排：行政部门应制定会议室使用日程表，确保会议室合理使用，避免冲突。

二、会议室设施与管理

1.设施配置：会议室应配备必要的设施，如投影仪、音响设备、白板等，以满足不同会议需求。

2.设施维护：行政部门负责定期检查会议室设施，确保设备正常运行，发现问题及时维修。

3.环境卫生：行政部门应确保会议室环境卫生，定期进行清洁，为会议创造舒适的环境。

三、会议室使用规范

1.会前准备：会议组织者应提前到达会议室，检查设备是否正常运行，确保会议资料齐全。

2.会议进行：参会人员应遵守会议纪律，保持手机静音，不随意离席，确保会议效果。

3.会后整理：会议结束后，会议组织者应督促参会人员带走个人物品，关闭设备电源，保持会议室整洁。

四、会议室安全保障

1.保密要求：会议室使用过程中，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。

2.安全检查：行政部门应定期进行会议室安全检查，确保消防设施、电气设备等安全可靠。

3.紧急处理：如遇紧急情况，如火灾、地震等，参会人员应按照应急预案，迅速撤离会议室。

五、会议室资源优化

1.资源共享：鼓励跨部门、跨层级的会议室资源共享，提高会议室利用率。

2.持续改进：行政部门应收集会议室使用反馈，不断优化会议室管理规定，提升会议室使用效果。

第五章附则

为确保董事长会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：