2024年工程备用金使用制度（二篇）

第3页共3页2024年工程备用金使用制度备用金涵盖范围广泛，具体包括以下内容：一是项目预算完成后尚存遗漏的费用；二是因首次工作未达标而需进行的返工费用；三是项目执行期间涉及的人工差旅开支；四是材料价格上涨所引发的额外费用增加；五是临时性产生的其他各类费用等。关于备用金的使用流程，明确如下：一、活动执行阶段：1.在活动项目正式实施前，经办人员需依据总经理签字确认的项目费用预算表，向项目负责人提出书面申请（需填写请款单并附上费用预算表）。2.财务部门在收到项目负责人签字批准的请款单后，向经办人员发放相应的项目备用金。3.经办人员必须在活动结束后三个工作日内，凭有效单据完成所申请备用金的冲抵手续。二、项目执行阶段：1.对于临时性执行任务，经办人员需凭总经理签字核准的《临时项目执行通知单》向行政部门申请备用金。2.对于固定项目执行，经办人员则需凭《固定项目执行通知单》向行政部门申请备用金。无论何种情况，经办人员均需在每月指定日期前凭有效单据完成备用金的冲抵。关于项目应急费用（即不可预见费用）的使用程序，特作如下说明：不可预见费用旨在应对未能预见的事件或变化，以防范因失误或疏忽导致的成本增加。其申请额度受到严格限制，一般不得超过项目总费用的某一固定比例（具体比例根据规定设定），特殊情况下可适当放宽但同样设有上限。在项目执行前，经办人员需将该费用纳入《项目费用预算表》中，并报总经理审批。为规范公司备用金管理，减少资金占用，加速资金周转，提高资金使用效率，特制定公司备用金管理办法。该办法明确了备用金的使用范畴、借款审批制度、限额制度、借还流程等关键事项。具体内容包括：一、备用金使用范畴：1.因公出差、物资采购等日常业务需要。2.处理公司事务性借款。3.公司对外收费多退少补的周转金借款。二、实行项目负责人审批制度，确保借款申请经过严格审核。三、执行限额制度，根据出差、公务等不同情况设定具体的借款限额。四、借、还备用金必须由本人亲自办理，严禁代办。五、个人所借备用金需在一个月内报销归还，逾期未还者将停止后续备用金借支，并可能面临从工资中扣取借款及滞返金的处罚。六、明确了借支备用金的具体程序，包括填写《借款凭证》、部门负责人及总经理签字确认、财务部门办理借款手续等步骤。2024年工程备用金使用制度（二）一、零星现金储备为独立的财务安排。二、备用金分为两种形式：定额备用金和临时备用金(借款)。三、定额备用金是为频繁支出而设立的现金储备，具有使用时间长、额度相对固定的特点。四、临时备用金则是为应对临时性需求而进行的现金借款，其特点是临时性、使用时间较短。第四章定额备用金与借款管理规定第一条备用金借款申请与报销流程一、员工需临时借用备用金时，应先向财务部申请“借款单”，财务人员根据实际需求发放“借款单”，一式两联。员工需按规定的格式填写并完成签字流程。财务人员审核签字后的“借款单”，确认无误后办理付款。二、借款人在完成业务后，须在三日内向财务部申请“报销单”，填写完整并经主管领导审批后，将“报销单”返回财务部。财务人员对“报销单”进行审核，确认无误后办理报销手续。三、报销时，财务人员需查阅“备用金”记录，核销原借款金额。对于超支部分，应及时退还给个人；对于低于备用金金额的，需退回余额以结清原借款。四、长期借用备用金的员工，财务部将根据实际情况核定固定额度，并规定使用范围。使用部门应指定专人管理定额备用金，管理人员需妥善保存相关收据和报销凭证，并设立备用金登记簿，详细记录各项支出。管理人员需按月向财务部报告备用金使用情况，未清前账不得继续借款。特殊情况不能按时结算的，需提前向财务负责人说明原因，经同意后可延期。五、财务部经理对借款合理性进行复审，全面监督借款情况，并根据前期现金使用情况做出判断，确保符合现金管理制度。第二条备用金与借款额度一、零星采购借款，单次不得超过特定金额，超过特定金额的材料采购需由供应商提供合法凭证，经审批后在财务部办理。单笔超过特定金额的采购，需按工程部制度，通过合同审批程序进行。二、员工因公出差借款，额度根据预计的差旅费用核定。三、各工程项目备用金，根据项目具体情况，设定每周特定范围内的额度。特殊情况需由项目经理提前向总经理申请审批。四、其他借款，金额根据实际需求确定。第三条备用金借款支付方式包括现金、支票和其他银行结算方式。管理原则以工作需要和管理需要为依据，备用金额度根据支出业务变化，对使用对象和用途进行审定。一、实行专人负责制，不得转借或以临时备用金形式借予他人。二、以支票和银行结算方式借款的，需在相关票据上签收，并在付款凭单上注明票据号码。三、理赔、押金等性质的借款，需在取得正式收据后办理转账手续。四、具体借款人对借款负责，未经财务手续转借的，财务部不予认可。五、部门主管需监督经办人及时办理报销归还手续，为第一责任人。六、以现金方式借款的，通常由借款人以现金方式归还，或通过个人费用报销抵消。七、因个人困难等借款的，按原定归还时间催收。未按时归还的，财务部将从其工资中扣除，并通知人事部。八、定额备用金每年清理一次，最长借用时间不超过一年，每年清理时间为特定日期。如需继续借用，需重新办理申请审批手续。九、财务部有权随时抽查各部门备用金使用情况，发现违规使用、挪用或占用的，有权收回借用的备用金。十、对于使用频率不高的备用金，财务部将重新核定金额并收回差额部分。十一、如业务需要增加备用金额度，使用部门需按初次申请流程办理。跨年度使用备用金的，年底需重新办理借款