DB14-T 2714-2023 市场主体登记纸质档案数字化技术规范

ICS35.040CCSA24142023-02-21发布IDB14/T2714—2023 2规范性引用文件 3术语和定义 4基本要求 25数字化前处理 26档案扫描 27档案登记 38数据挂接 39图像处理 3 411档案入库 412数据备份 4附录A（资料性）市场主体登记纸质档案数字化流程示例 6 7DB14/T2714—2023本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。本文件由山西省市场监督管理局提出、组织实施和监督检查。山西省市场监督管理局对标准的组织实施情况进行监督检查。本文件由山西省商事主体登记服务标准化技术委员会归口。本文件起草单位：北京当代档案事务咨询中心、山西省市场监督管理局企业档案数据中心。本文件主要起草人：薛丽芳、李同钧、黄琳峰、张雅丽、刘宇琪、王剑锋、李翊铭、崔志桐、刘晓彦、刘佳、马彦、连旭红。1DB14/T2714—2023市场主体登记纸质档案数字化技术规范本文件规定了市场主体登记纸质档案数字化基本要求、数字化前处理、档案扫描和登记、数据挂接、图像处理、图文校核、档案入库和数据备份的要求。本文件适用于市场主体登记纸质档案数字化加工和管理。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T20530-2006文献档案资料数字化工作导则DA/T1-2000档案工作基本术语DA/T22-2015归档文件整理规则DA/T31-2017纸质档案数字化规范《中华人民共和国市场主体登记管理条例》（国令第746号）3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1市场主体在中华人民共和国境内以营利为目的从事经营活动的自然人、法人及非法人组织。3.2统一社会信用代码按照《中华人民共和国市场主体登记管理条例》（国令第746号）编制，由法人和其他组织登记管理部门、统一社会信用代码管理部门根据国家标准编制，每一个法人和其他组织在全国范围内唯一的、终身不变的法定身份识别码。3.3注册号各类市场主体在向工商行政管理部门（现市场监督管理部门或行政审批部门）申请登记注册通过后，原工商行政管理部门（现市场监督管理部门或行政审批部门）为其分配的营业执照号码。3.4纸质档案数字化采用扫描仪等设备对纸质档案进行扫描加工，使其转化为可在网上存储、利用的数字信息，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据、元数据与数字图像关联关系的处理过程。2DB14/T2714—20234基本要求4.1市场主体登记过程中形成的全部纸质档案均应纳入数字化范围。4.2市场主体登记纸质档案数字化的基本环节主要包括：数字化前处理、档案扫描、档案登记、数据挂接、图像处理、图文校核和档案入库等。具体流程示例参见附录A。4.3市场主体登记部门负责本级市场主体登记档案的数字化工作。应配备相应的人员，建立健全岗位、人员、场地、设备和档案实体等管理制度，对纸质档案数字化全过程进行有效的控制。4.4市场主体登记部门应配备专用的数字化加工场地和设施设备。场地应符合安全管理要求，设施设备能够满足数字化工作需要。4.5市场主体登记部门应成立专门的验收组对档案数字化成果进行验收。验收内容包括档案目录数据、数字图像、数字化工作中产生的工作文件和存储载体等。4.6市场主体登记部门应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，建立完善的问题反馈机制，确保档案实体和档案信息的安全。5数字化前处理5.1档案出库按档案库房管理规定办理出库手续。5.2拆除装订应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。5.3技术修复破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。5.4编号用铅笔和阿拉伯数字在文页右上角编写顺序页号，反页有文字和图标的在左上角编页号。6档案扫描6.1基本要求6.1.1档案扫描应根据纸质档案原件、计算机网络和存储条件等实际情况选择相应的扫描设备，并进行相关参数的设置和调整。6.1.2扫描时要求图像完整、清晰、端正、不重页、不漏页。6.2扫描设备6.2.1扫描设备的选择应注意对纸质档案实体的保护，宜采用高速的扫描设备进行数字化。6.2.2应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。6.3扫描流程3DB14/T2714—2023进入扫描程序，录入夹子号，设置扫描参数，选择完成后，开始逐页扫描。参数设置如下：——扫描色彩模式：分为黑白和灰度。一般页面采用黑白模式，有照片、有手印、有章、原件模糊不清的页面采用灰度图像处理；——扫描方式：分为连续扫描和平板扫描。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式（营业执照正本采用平板扫描纸张状况较好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率；——扫描幅面：根据档案实际尺寸选择A4或A3；——图像质量：黑白模式宜设置为七级，灰度模式宜设置为九或十级，可根据实际情况进行调整；——分辨率：一般采用200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，采用300dpi。6.4存储格式6.4.1扫描后的图像采取多页图像存储，以卷为单位临时存储为多页TIFF格式的图像文件。6.4.2黑白图像采用CCITTGROUP4压缩，灰度及彩色图像采用JPEG压缩。7档案登记7.1设立卷需要登记，以建立目录数据库。7.2登录“山西省企业档案影像管理系统”，将统一社会信用代码、注册号、法定代表人姓名、市场主体名称、成立日期、企业类型等信息录入登记程序中，录入完成后保存。8数据挂接8.1设立卷排序8.1.1进入著录标引程序，输入纸质文件上所用的夹子号，按扫描后图像上反映出的页号进行排序。8.1.2对照纸质档案输入统一社会信用代码或注册号或市场主体名称，检索到对应市场主体，录入核准日期。主类型选开业。8.1.3开始排序。对照扫描完成后的图像逐一核对页号，对扫描歪的图像进行矫正，按国家市场监督管理总局发布的《市场主体登记提交材料规范（2022版）》正确选择市场主体登记档案级别。8.2变更、换照、备案、注销等排序8.2.1进入流程夹号，对照纸质档案输入统一社会信用代码或注册号或市场主体名称，检索到对应市场主体，录入核准日期。8.2.2先选择主类型，再选择分类型。变更的分类型有多种，如地址、名称、法定代表人等，市场主体变更了哪些内容就在相应的选项前面打钩；如果要更改市场主体的性质，则在“选企类”项前打钩。9图像处理9.1旋转及纠偏对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，页面倾斜度不得大于10度。9.2裁边4DB14/T2714—2023去除扫描过程中产生的白边或黑边。如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。9.3去污如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，处理过程中应遵循展现档案原貌的原则。10图文校核10.1校核人员要认真履行职责，严格对扫描、排序档案进行检查，及时发现错误并纠正整理、扫描中出现的问题，如发现原档有误或无设立卷，及时报档案负责人和登记部门，保证档案的准确性、完整性。10.2校核内容10.2.1录入统一社会信用代码或注册号或市场主体名称，检索到对应市场主体，主要校核统一社会信用代码（注册号）、市场主体名称、核准日期和市场主体类型。对已排好的卷逐页查看，总页数、页级别选择是否正确。10.2.2检查图像是否端正、页面是否干净整洁。10.2.3核对目录是否一致。11档案入库11.1装订纸质档案扫描完成后，按照市场主体档案整理的质量标准及数量要求，采用三孔一线标准规范装订。应做到文件的左下边戳齐、不压字、不掉页、不倒页、不反页，力求牢固、整齐美观。11.2归档上架11.2.1归档人员接到装订完毕的档案后，认真清点。11.2.2市场主体统一社会信用代码（注册号）、名称必须核对准确。杜绝归档卷入错盒。11.2.3按要求填写档案盒，单户两盒及以上的，在盒号位置填写盒号。档案盒已满、破损的及时加盒、换盒。做到统一社会信用代码（注册号）、盒号准确。11.2.4归档中如发现缺卷、错卷等问题及时向管理人员反映。12数据备份12.1备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。包括原始数据及相关说明性文件。12.2备份方式为保证数据安全，采用云端备份方式，分为本地定期全量备份和异地全量备份。12.3数据检验5DB14/T2714—2023备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据准确性、完整性、安全性检验，能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。6DB14/T2714—2023（资料性）市场主体登记纸质档案数字化流程示例市场主体登记纸质档案数字化流程示例见图A.1。图A.1市场主体登记纸质档案数字化流程示例7DB14/T2714—2023参考文献[1]《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第四十七号）[2]《中华人民共和国档案法实施办法》（国务院令第6