2024年采购管理制度及采购流程

2024年采购管理制度及采购流程

什么是物资采购

物资采购核算企业购入材料、商品等的采购成本。商品流通企业采购商品可以不通过本科目

核算，商品流通企业因采购商品而在期末发生的在途商品，以及采用实际成本核算材料、商品的

企业，将本科目改为“1201在途物资"科目，并按照在途物资的核算方法进行核算。

物资采购的基本介绍

物资采购核算企业购入材料、商品等的采购成本。商品流通企业采购商品可以不通过本科目

核算，商品流通企业因采购商品而在期末发生的在途商品，以及采用实际成本核算材料、商品的

企业，将本科目改为“1201在途物资"科目，并按照在途物资的核算方法进行核算。

原材料核算企业库存的各种材料，包括原料及主要材料、辅助材料、外购半成品（外购件）、

修理用备件（备品备件）、包装材料、燃料等的计划成本或实际成本。

实务中，一般企业不设"物资采购”这个科目，直接设置"原材料"就可以了。

新会计准则中已经没有“物资采购”这个科目了。

采购管理制度及采购流程（精选9篇）

在现在社会，很多场合都离不了制度，制度具有使我们知道，应该做什么，不应该做什么,

惩恶扬善、维护公平的作用。那么制度的格式，你掌握了吗？下面是我收集整理的采购管理制度

及采购流程（精选9篇），欢迎阅读与收藏。

采购管理制度及采购流程1

1目的

加强对本公司工程项目物资采购的管理和控制，确保工程物资质优价廉，满足工程设计和施

工需要。

2适用范围

本制度适用于本公司自建工程项目材料采购、验收等管理工作。

3工作职责

3.1各项目部材料部门是该项目工程材料设备和管理的归口管理部门。

3.2项目部具体实施工程材料设备的采购、验收、发放、使用等管理工作。

4物资管理要求

4.1按照批准的物资采购计划和文件，按质量准确采购各工序所需的工程材料、工程设备,

遵守国家有关法律法规，执行本公司《采购控制流程》的有关规定。

4.2材料采购实行分级管理，物资种类分为：

421重要物资：钢材、水泥、商品磴、设备、木方、九夹板;

4.2.2主要物资：砂、石类、红砖、空心砖、防水材料、管材、施工用电电线电缆等各类地

方材料；

423辅助物资：其他建筑材料、周转材料等。

4.3材料采购计划编制

4.3.1工程项目各工序需统一使用材料清单。

4.3.2工程项目进度表（如遇计划更改，应补充计划表），在需用材料清单中应注明品种、

规格、数量、质量要求以及供货时间等内容。各使用单位（班组）每月应提前将所需材料清单按

物资种类报送项目部组织采购。

4.3.3项目材料部门接到需用材料清单应结合库存情况，统一策划分别编制材料采购计划。

4.3.4重要材料采购计划须经项目经理和项目第一责任人进行审核批准后实施，主要材料及

其它材料采购计划由项目经理批准，施工项目材料部门负责组织实施。

4.3.5物资采购后要准确、及时验收，做到合理保管，妥善看护，减少保管损耗，使物资安

全存放。

5材料采购合同

5.1材料采购的供方一般应在单位颁发的合格、优质分承包方名单中确定，并由合同成本部

检查监督。

5.2各种材料采购合同，由项目部负责签订，合同成本部检查监督。

53材料采购合同必须符合国家法律法规，尽量采用国家标准合同文本。

5.4对违反合同，不能按质按量按时供货的供应商，项目部应及时上报合同成本部，由项目

部提出处理意见，并报公司主管领导批准后予以通报除名。如该供应商从名册中除名，此供应商

在一年内不得使用。

6材料的验证

6.1根据采购合同和生产要求，必要时项目部应组织材料员不定期的到供应商（直接供方）

货源处进行验证，发现问题及时提出改进要求，确保供方按质、按量、按时供货，这种验证也可

在采购邀标文件中约定。

6.2如工程合同中规定（项目部）需对供货商（供方）物资进行验证工作，但不能代替材料

部门的现场验证。

6.3材料进货验证的分级管理重要材料、主要材料的进货验证由项目部负责，质量员和材料

员验证，其它材料的进货验证，应由项目部委派的仓库保管员验证、负责。

6.4材料进货验证必须按合同条款进行，根据供货商提供的有关规格、数量、质量等证明文

件，清点查验进库（工地）材料，材料验证人员填写"物资验收记录”。

6.5需作现场复试检验的材料，由项目部及时送试验室。根据复检检验报告作好有关标识工

作。（复检合格产品为绿色标牌，不合格产品为红牌，待检产品为黄牌）。

6.6在进货检验中发现不合格材料，应及时按规定作出不合格品的处理工作，严禁使用于工

程中，做及时清退出场，做好退货处理工作。

合同、协议的条款、内容以及履行方式等必须符合法律规范。

合同、协议的规定必须符合公司的利益，或与公司的利益没有抵触。

合同、协议的履行条件及履行方式必须具有完整性和可操作性，避免不确定的法律和经济责

任的纠纷。

采购管理制度及采购流程3

一、目的：

为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司及子公司运营所需物品的正常持续供应，降

低采购成本，特制定本制度。

二、适用范围

本办法适用于公司总部所有物资（包括固定资产、易耗品、营销礼品等）的采购。

三、职责权限

1、公司董事长负责采购管理制度的审批；3、公司财务部负责采购管理制度的。3、产品中

心负责采购管理制度的制订。

四、采购原则

1、询价比价原则

物品采购必须有两家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、

客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品

除外。

2、一致性原则

采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足

请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。

如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5—10%。

3、低价搜索原则

采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格,

实现最优化采购。

4、廉洁原则

(1)自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。(2)廉洁自律，不收

礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。(3)严格按采购制度和程序办事，自觉接受

监督。

(4)加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新设备及市场信息。

(5)工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。5、招标采购原则

凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由采购、财务等相关部门共同参

与，定出一段时间内(一年或半年)的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工

作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调

整采购价格。

6、审计监督原则：

采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中

发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权依照公司相关制度对相关人员进行处罚直至追究其法律责

任。

五、物资分类：

(一)物资分类

1、固定资产类：单位价值在1000元以上，使用年限在一年以上的有形资产。2、经营物资

类：与经营有关的各种物品。3、营销礼品类：节日礼品、营销礼品等。4、办公用品类：与办

公有关的物品。5、后勤物资类：指厨房和宿舍方面的物品。6、其他类型物资：其他需要采购

的相关物品。

(二)采购安排：

由总公司统一采购：经办人填写申购单，经所在部门经理审批，子公司总经理审核后，原则

上由总公司产品销售中心统一采购。(子公司办公用品类、后勤类的食堂菜品及调料、店内经营

所供的小吃、水果等临时性易耗品经部门经理造册报子公司总经理审批，财务审核后可由子公司

自行采购)

六、采购流程：

1、采购申请：

使用部门填写《申购单》经部门经理及子公司总经理审批后交产品销售中心,申购单要求注

明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等。

2、询价比价议价：

(1)每一种物品(物资)原则上需三家以上的供应商进行报价。

(2)采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价记录表》,按｛氐价原则进行

采购。

(3)属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无

代用品，但仍需留下报价记录。

3、样品提供和确认：

(1)若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后,

须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。

(2)对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。4、供应商选择：

(1)具有合法经营主体者。

(2)品质、交货期、价格、服务等条件良好者。(3)信誉良好者。(4)客户认可的供应

商。采购人员须建立供应商信息台帐。5、合同签定：

（1）供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。（2）交易发生争

执时，依据合同的核定条款进行处理。6、进度跟催

（1）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物

品（物资）能适时供应。

（2）若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求

解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。

7、验收入库：

采购物品（物资）到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）、非经营性固

定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经库管验收合格后，库管开具《入

库单》，按流程办理入库手续。如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，2日内办理换（退）

货手续。

8、对帐付款：

采购付款实行审批制度,具体程序如下：

（1）采购人员凭申购单、入库单、购货发票到财务处办理申请付款手续；（2）付款方式:

A、金额在200元以下，经产品销售中心和副总经理（总经理）签字后，公司财务审核后现

金支付。

B、金额在200元—1000元，经产品销售中心和副总经理（总经理）签字后，公司财务审

核后转账支付。

C、金额在1000元以上，经产品销售中心、副总经理（总经理）、公司财务审核、董事长

签字后，转账支付。

（3）需要预付款的部门，直接填制转账汇款申请单，经产品销售中心、副总经理（总经理）、

公司财务审核、董事长签字后可先办理汇款手续，财务部据此挂账，待发票来到后再由经办部门

办理发票入账手续冲账。

七、本制度解释权归财务部，自2014年3月1日起执行。八、本制度附件：1、《请购单》

2、《采购询价记录表》

采购管理制度及采购流程4

总则

一、为了规范公司的物资采购，降1氐物资采购成本，确保公司各项物资供应,加强企业物资

采购的监督管理，特制定本规定。

二、本规定是公司物资采购管理的基本规范。

三、采购部应当根据市场信息做到比质、比价采购，同时，在付款方式上，做到货到付款,

或分期付款，减少采购风险。

第一章采购部职责

四、采购部岗位职责

1、负责采购管理制度及采购流程和内部各岗位职责的制定；

2、负责物资采购员、计划员及档案管理员的监督与管理；

3、负责物资采购计划的制定，采购合同的签订及保管；

4、负责物资采购的询价、议价、比质、比价；

5、负责本部门按时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作；

6、负责管辖范围内的卫生、安全工作。

7、采购部做好各项档案的管理工作，如采购合同、各种审批文件及公司下发的各种文件；

8、采购部建立采购物资台帐、借款明细帐及公司应付帐款，定期与财务部对帐。

五、物资采购遵守的原则

1、未经审批的物资一律不得采购；

2、仓库内的库存物资应优先使用；

3、建立合格供应商名录时，采购远近搭配的原则；

4、采购物资时，应尽量通过银行结算，减少现金结算；

5、在比价过程中，严格执行同类产品比质量，同样质量比价格，同样价格比服务的原则，

择优确定采购单位；

6、对于先试用的物资，必须由使用部门出具试验报告，并由审批后，方可采购。

第二章物资采购管理

六、为节约采购成本，公司实行按月上报采购计划。采购部编制采购计划时，要从实际工作

出发，避免盲目提报物资采购计划，避免物资积压损失。

七、公司内各部门及配套厂家要按程序报物资采购计划，在每月的23日前向采购部报下月

的采购计划，然后由采购部汇总后统一上交公司经理办公会。

八、各部门及配套厂家提供的需采购物资的规格型号必须完整，如不完整所造成的损失由原

材料清单提报人负责50%的经济损失,所在部门承担30%;同时，采购部有权拒绝采购型号不

完整的物资。

九、物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购，做到不错订、不漏订，及时准

确地做好物资货源的落实工作。签订物资

采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格型号、价格、

质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、经办人经济责任

以及其它需要明确的事项。一般情况下，按照公司标准合同文本签订告同，如有特殊情况，与公

司律师顾问联系后，再签定合同。

十、物资采购时，如工程部及设计院出具的原材料出现短缺现象，采购部应征求使用单位意

见，在使用单位同意，并签字确认后方可采购使用单位愿意接受的代用品，否则，出现后果由采

购部负直接责任。

十一、采购部未能及时完成的采购任务应及早报总经理生产助理说明原因拟定补救措施。

第三章物资验收入库管理

十二、物资到库后，采购部送检人员通知质检部到货物资的数量、及规格型号，按约定时间

到达对物资进行检验。

十三、验收中的不合格物资，由采购部及时与供应商进行沟通，及时进行退、换货处理。

十四、凡对外调剂的物资必须由采购部确认后，经总经理生产助理审批后，方可对外调剂。

十五、验收合格的物资，由采购部送检人员及时送至仓库，由仓库保管员对物资办理入库手

续；货票同行的，由仓库保管员打印入库单，并由送检人员带回入库单，双方做好交接手续。货

票不同行的，等发票到后，再由仓库保管员打印入库单。

十六、采购部收到入库单后，尽快到财务部办理抽欠条手续。每月25日前，将欠款压缩到

20万元限额内。

采购管理制度及采购流程5

为了规范公司的物资采购行为，降低采购成本，加强对采购的监督管理，按照科学有效、公

开公正、比质比价、监督制约的原则，特制定本制度。

一、本制度是公司采购重要物资、一般物资、辅助物资以及其他开发新产品、新工艺所需物

资过程中的决策、质量检验和价格监督等行为的基本规范。

二、物资需求（采购）计划的分类

1、月度物资需求计划即月采购计划；

2、临时物资需求计划即物资采购计划单。

三、采购工作应遵循的原则与方式

（—）采购原则：

1、执行询仪价原则。物资采购要货比三家，择中选优，临时性应急购买的物品除外；

2、供方评定原则；

3、职责分离原则，采购人员不得参与物资检查验收;

4、一致性规定，采购的物品必须与采购单所列要求的规格、型号、数量相一致。

5、秉公办事、维护公司利益原则。

（二）采购方式：

1、招标采购；2、固定厂商、长期报价采购；3、即时询价采购。

（三）付款方式：

1、预付部分款项；2、货到凭发票报销付款；3、货到后分期付款；4、货到延期付款；5、

以上方式的结合。

四、采购计划请购和实施

（-）提出与确认：料库依据公司生产计划和物资消耗定额，根据库存情况核定采购数量,

编制月份采购计划。经部门主管、公司主管领导签字后，传递到供应部，物资采购请购审批程序

完成。零星物资（生产、技术等急需材料、配件、设备）由使用部门提出申请并填写物资采购计

划单，由部门领导审核，经料库审查确认，主管副总审批后交供应部实施。设备采购由技术部配

合。

（二）选择采购渠道，确定采购价格

供应部接到经批准的《物资采购计划单》，先核对采购内容，查阅《物资供应商登记台帐》

和其他有关资料后根据采购物资的缓急程度参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,

除经批准的紧急特殊情况外，精选三家以上的供应商进行询价（设备采购由技术部配合）.对于

厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利条件，和符合

规定的采购方式向厂商议价。采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容

洽谈完成后填写《采购物资询议价报告表》，经供应部部长审核后,进行采购。必要时与供应商

签定《购货合同》，按合同审批程序审批后再进行采购。做好采购质量记录。

五、质量验证与检验

质检中心负责对采购物资进行验证（设备采购由技术部配合），采购物资未经质量检验合格

不得办理正式入库手续和结算手续，特殊情况经公司主管领导批准特例处理。所有特例处理的情

况均须记录备案。各种生产用物资进厂后，由料库填写检验通知单，经质检中心检验并将检验结

果送至料库，由料库按其质量状况进行标识。不合格物资由料库报供应部按有关规定处理。严重

不合格的物资要求全部退货，严禁进入生产过程。

六、物资验收入库结算程序

采购物资到厂后，料库提请质检中心对采购物资进行检验或验证。检验或验证合格后,填写

各类《物资入库验收单》，签字后物资登记入库。采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭《采

购合同》或《采购物资询议价报告表》，填写《借款单》，经总经济师审核批准后办理预付款手

续。采取除预付款方式之外的方式付款的'采购物资，在采购物资到厂入库后，由采购人员凭《采

购合同》或《采购物资询议价报告表》，《物资入库验收单》，以及购货发票根据公司财务报销

的有关规定经总经济师审核批准后办理报销付款手续。

七、规定要求

（-）物资需求（采购）信息传递规定：

1、物资需求使用单位必须在《月采购计划》或《临时物资采购计划单》上将所需物资的相

关技术标准要求说明，特别是品种、规格、型号以及对采购物资的其它特殊要求填写具全。

2、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应《月度采购计划》或《临时物资采

购计划》上注明相关事项。

3、物资需求使用单位要及时掌握所需物资的市场信息情况，在《月采购计划》或《临时物

资采购计划》上将所需物资的市场信息情况列明。

4、物资需求使用单位需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须立即通知供应部，双

方协商积极配合处理好有关事宜。

（二）物资采购规定：

1、物资采购部门必须按照“质量第一"和"公开、公正、公平”的原则，以"解氐成本、

保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。

2、供应部要严格遵守供货商评定规定，通过"同等条件，质优优选、价低优选、近处单位

优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选”的方式，综合考虑"质量、价格、

交货期、售后服务”四个方面的内容，在"重质量、遵合同、守信用、看服务"的前提下，做好

物资供应商的考察选择工作。对同类的重要物资和一般物资，应同时选择三家以上合格的供方,

并保存合格供方的质量记录。

3、凡采购的大型设备、成套设备、大宗物资，必须采取公开招标的方式，由随事成立的公

司招标小组确定相关事项。

4、若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，供应部应及时通知物资需求使用单位，

双方积极协商处理好有关事宜。

（三）采购物资验收入库、出库规定：

1、采购物资到厂后，必须经质检中心检验或验证合格后方可入库。

2、对于经检验或验证不合格的采购物资，料库通知供应部，由供应部与供货商进行协商，

采取退货、换货或索赔措施。

3、各需求单位在物资验收合格后按单位使用情况填写领料单，经部门领导和主管副总批准

后到料库办理领料出库手续。

（四）采购物资付款规定：

下列情况财务部应拒绝支付采购款项：

1、与《采购合同》或《采购物资询议价报告表》规定的付款方式或付款金额不一致的款项。

2、质检中心未在《物资入库验收单》上签字的款项。

3、《物资入库验收单》中列出的采购物资的数量、品种与《采购合同》或《采购物资询议

价报告表》不符的款项。

4、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应《月度采购计划》或《临时物资采

购计划》上注明相关事项。

（五）采购纪律规定：

1、各物资需求使用单位应根据生产经营管理需要,本着"节约、降本”的原则提报物资需

求采购计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求采购计划的行为进行严肃处

理。2、物资采购经办人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切

实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。

采购管理制度及采购流程6

第一章总则

第一条为进一步规范公司物资采购程序，加强内部控制，明确经济责任，确保生产经营的持

续稳定，依据相关法密去规特制定本制度。

第二条公司日常生产经营所需的原料及主要材料、辅助材料、包装物、低值易耗品等均属于

本制度规范范围。

第三条费用报销及在外购物直接付款的零星物资采购不适用本制度。

第四条公司固定资产的购置适用本制度。

第二章物资采购规定

第五条物资采购实行归口管理制。原粮由采购供应部负责采购，辅助材料、包装物由仓储部

负责采购、修理用备件及后勤用物资及办公用品由后勤部负责采购。特殊情况下，经董事长或总

经理批准，可以指定专人进行专项物资的采购。

第六条所有负责物资采购的人员必须充分掌握市场信息，及时预测市场供应变化，确保质量

过关，价格低廉，供货及时。

第七条推行合同管理制度物费采购原则上要与供货方签订合同详细注明供货品种、规格、

质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等;否则，造成的损失由采购

人员负责。

第八条实行比价采购制度，物资采购要货比三家，确保所采购物资价格彳氐廉，质量上乘。大

宗物资采购建议实行招投标制度。

第九条实行采购质量责任制。采购人员对所采购物品的质量负有全面责任。如因失职而采购

伪劣产品，采购人员应负经济责任。禁止采购人员收受回扣。如有收受回扣，一经查证，除全额

追缴回扣款项外，将视情节轻重进行严肃处理。

第三章发票入账及付款程序

第十条采购物资进厂后，采购人员必须严格按照要求办理物资入库手续，具体要求如下：

1.原粮入厂，由磅房办理入库手续，打印电子入库单，入库信息录入电脑。

2.辅助材料、包装物由仓库保管办理收库手续，填制一式三联入库单，一联交客户办理发票

入账手续。

3.五金电器、修理用备件由五金库保管办理入库手续。

4.采购经办人要认真填写采购物资发票入账单，详细填写所购物资名称、数量、金额、供货

单位等要素。程序如下：

经办人填制发票入账单保管员根据收货情况签字确认部门经理审核会计审核发票合法性总

经理签字准予入账财务挂账作为日后付款的依据。

第十一条物资采购付款原则上采取先入账后付款的制度，特殊情况下需预付款的单位，经董

事长或总经理批准，可以办理采购预付款手续。

第十二条采购付款实行审批制度，执行两条线管理形式，即发票入账和签批付款两条线分步

进行的形式。具体程序如下：

1.物资采购一律由采购人员办理发票入账手续后，方可进行申请付款审批。否则财务有权不

予批准付款。

2.申请付款，由经办人填写转账汇款申请单，经财务审核、总经理批准后，方可到出纳处办

理汇款。

经办人填写转账付款申请单部［经理签字财务会计根据发票入账情况审核总经理根据资金

情况签字出纳办理汇款

3.需要预付款的部门，直接填制转账汇款申请单，经财务审核、董事长或总经理签字?比准后

可先办理汇款手续，财务部据此挂账，待发票来到后再由经办部门办理发票入账手续冲账。

第四章附则

第十三条本制度从批准下发之日起执行,由财务部负责解释。

第十四条本制度从年月日起下发执行。

采购管理制度及采购流程7

一、物资采购计划的确认阶段

生产部门对物资的需求，是采购计划制定的根本依据。物资采购计划要从生产需求开始，这

一点国内外企业没有什么不同，但其后的审核批准程序，二者却存在很大差异，因此产生了不同

的控制效果。

国外企业采购管理制度及采购流程规定首先由生产部门根据生产计划或即将签发的生产通

知提出请购单；第二步，将请购单交由仓储部门保管人员审核，保管人员根据库存情况核定采购

数量，并经仓储部门主管签字后，传递到采购部门；第三步，采购部门接到请购单后，审查是否

重复采购，以及是否存在其他不合理请购品种或数量等，审核同意后，根据已掌握的市场价格,

对采购所需资金做出估算，并将请购单交资金预算管理部门；第四步，资金预算管理人员根据企

业经营目标和资金预算审核请购物资是否在预算之内，审核后再交还采购部门，采购部门方可根

据各部门审核过的请购单编制正式采购计划。

相对而言，我们企业这方面的制度比较简单：首先，也是由生产部门根据生产计划编制用料

申请表，报送采购部门；其次，采购部门审查是否有超范围、超限额的品种和数量，并根据库存

情况审定采购数量；最后，编制正式采购计划报主管领导审批。

两种制度的差别在于：首先，业务流程不同。国外企业的制度相对复杂，要经过四个部门审

核、批准，有四个控制点;而我们的企业只经过两个部门，加上主管领导把关，有三个控制点。

其次，组织机构设置不同。对生产部门请购单或用料申请计划的审核，国外企业增加了仓储部门

和资金预算管理部门的参与，而仓储部门与采购部门是完全独立的两个部门；而我们企业的机构

设置中，仓储部门和采购部门同属物资管理部门，是T部门内的两个相对独立部门，仓储部门

一般不直接参与计划的审核，明显处于次要地位。尽管两种制度的控制目的相同，但这些差异对

内控制度的控制效果影响却很大。其主要原因是，从内部控制理论分析，内部控制实质就是内部

牵制，即一项业务由二个或二个以上的人或部门经手，其发生差错和串谋舞弊的机率就会大大降

低。因而，在管理机构设置上要求将不相容职务进行分离，将一项业务分由两个或两个以上部门

控制。国外企业将请购单的审核分由仓储部门、采购部门、资金预算部门负责，而我们企业对物

资用料申情计划仅由物资管理一个部门审核，其控制效果必然要弱。从另一个角度分析，虽然我

们企业的物资管理部门内部，采购部门和存储部门也是分开的，具有相对独立性，但他们同由一

个部门管理，接触机会较多，有共同的部门利益，很难避免人际关系和部门利益等因素的影响。

总之，由于机构设置上的差异，国外企业的内部控制效果明显优于我们企业的内部控制。这一点

在实际工作中已经非常明了。

另外，参与部门不同，对控制效果产生的影响也不相同。国外企业规定，生产部门的请购单

首先经仓储部门保管人员审核，相当于我们企业要求采购人员做的"库平”工作。不同的是，国

外企业是由仓储部门保管人员来完成，而我们是由采购人员根据保管人员提供的库存资料来完成。

由仓储部门保管人员直接负责和由采购人员间接负责，最终效果差别很大。如我们的企业库存一

般都存在令人头痛积压问题，对积压物资的使用、处理，应是采购计划中必须考虑的重要因素，

但因物资积压与保管人员关系不大，所以保管人员并不会积极主动地去清理，而国外企业要求仓

储部门保管人员参与采购计划审核，对物资积压就负有直接责任，因而会积极主动地去处理积压

物资。这种管理方式能够更好地避免积压物资的产生，这一点很值得我们借鉴。

二、选择采购渠道，确定采购价格阶段

采购渠道和采购价格的确认，是物资采购控制的重中之重。它直接影响到企业的经济效益，

因而无论中外企业都将其作为关键控制环节。

国外企业规定采购部门应该根据市场情况和以往的业务往来建立供应商资信情况信息库，

或通过中介机构查询有关供货商的资信情况，然后向两家以上供应商索取采购物资的价格和质量

指标，比较不同供应商所提供资料.选择最有利于企业生产和价格最合琏的供应商。对于评选供

应商，多数企业还会成立一个专门委员会，集体研究决定。选定供应商和采购价格后，采购部门

就可填制正式订货单或采购合同，但还须将定货单副本交由请购部门（生产部门）,证实定单内

容符合他们的要求，同时还要将定货单副本送收^部门，以便验收时使用。而我们企业在采购渠

道及价格确定方面，虽然一般也要求进行比价或招标，一些单位也设置了专门的岗位或部门负责

监督，但实际上还是主要由采购人员和主管领导审定，比价或招标对多数单位来说还只是一种形

式。

两种制度相比最大的不同之处就在于，国外企业强调集体决策弱化了管理者的个人作用，

也更易避免决策中的个人行为。而我们企业选定采购渠道和价格的决策中，强调主管领导的作用。

两种制度体现了管理理念上的差别，反映出我们企业人治观念重于法制观念，而这种观念更易产

生个人行为。当然，这种观念也有其客观因素，就是我们的市场不规范，依赖采购人员和领导个

人的经验较多等。

另外，国外企业与我们企业采购管理制度及采购流程还存在其他方面的差别，如对业务记录

资料的要求，国外企业很严格很规范,要归档备查。而我们企业对这方面很不重视，记录资料是

为应付检查而准备，虽然规范但不真实。

采购管理制度及采购流程8

第一章总则

第一条为了加强中央行政事业单位固定资产管理提高固定资产的使用效益根据财政部«行

政单位会计制度》、《事业单位会计制度》和《行政事业单位国有资产管理办法》，制定本办法。

第二条本办法适用于中央行政事业单位（以下简称各部门）.

第三条各部门固定资产管理的主要任务是：建立健全各项管理制度，合理配备并节约、有效

使用固定资产，提高固定资产使用效益，保障固定资产的安全和完整。

第四条各部门固定资产的管理和使用应坚持统一政策、统一领导、分级管理、责任到人、物

尽其用的原则。

第五条国务院机关事务管理同以下简称国管局炭责中央行政事业单位国有资产产权界定、

清产核资等项工作，负责制定固定资产的配备及使用标准，对纳入政策采购范围的固定资产进行

统一购置；负责闲置资产的调剂，对各部门的固定资产管理进行指导和监督；各部门的国有资产

管理部门负责本部门固定资产的日常管理，并对实行企业化管理的事业单位、经济实体占用的固

定资产实行监督管理。

第六条各部门的国有资产管理部门应设有专人承担固定资产的管理工作并对所管资产的安

全完整负有责任。固定资产管理人员应相对稳定，工作调动时必须办清交接手续。

第七条各部门必须对专用设备的管理和操作人员进行技术培训，建立健全专用设备的操作、

维修、保养、检验等管理制度；技术复杂、精密度高的专用设备的操作人员，应在考核合格后,

方可上岗。

第二章固定资产的范围、分类与计价

第八条符合下列标准的列为固定资产：

（-）使用年限在一年以上，单位价值在500元以上、专用设备单位价值在800元以上，

并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产；

（二）单位价值虽不足规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，按固定资产管理。

第九条固定资产分为六类：房屋及建筑物、专用设备、一般设备、文物和陈列品、图书、其

它固定资产。

（-）房屋及建筑物。指房屋、建筑物及其附属设施。房屋包括办公用房、生产经营用房、

仓库、职工生产用房、食堂用房、锅炉房等；建筑物包括道路、围墙、水塔、雕塑等；附属设施

包括房屋、建筑物内的电梯、通讯线路、输电线路、水气管道等。

（二）专用设备。指各种具体专门性能和专门用途的设备，包括各种仪器和机械设备、医疗

器械、文体事业单位的文体设备等。

（三）一般设备。指办公和事务用的通用性设备、交通工具、通讯工具、家具等。

（四）文物和陈列品。指古玩、字画、纪念品、装饰品、展品、藏品等。

（五）图书。指图书馆（室）、阅览室的图书、资料等。

（六）其它固定资产°指未能包括在上述各项内的固定资产。

第十条固定资产的计价：

（一）购入、调入的固定资产，按实际支付的买价、调拨价以及运杂费、保险费、安装费、

车辆购置附加费等记账；

（二）自行建造的固定资产，按建造过程中实际发生的全部支出记账;

（三）在原有固定资产基础上改建、扩建的固定资产，按改建、扩建发生的支出，减去改建、

扩建过程中发生的变价收入后的净增加值，增记固定资产账；

（四）接受捐赠的固定资产，按照同类固定资产的市场价格或者有关凭证记账，接受捐赠固

定资产时发生的相关费用应计入固定资产价值；

（五）无偿调入固定资产，不能查明原值的，按照估价入账；

（六）盘盈的固定资产，按照重置完全价值入账；

（七）已投入使用，但尚未办理移交手续的固定资产，可先按估价入账，待确定实际价值后，

再进行调整；

（八）用外币进口的设备，按当时的汇率折合成人民币金额，加上国外部分的运费及其它费

用（外币应折合成人民币金额），再加上支付的关税、海关手续费等计价入账；

（九）融资租入的固定资产，按租赁协议确定的设备价款、运杂费、安装费等记账；

（十）购置固定资产过程中发生的差旅费，不计入固定资产价值。

第十一条固定资产不实行折旧，按原值入账。

第十二条已经入账的固定资产除发生下列情况外，不得任意变动固定资产账面价值：

根据国家规定对固定资产进行重新估价的；增加补充设备或改良装置的；将固定资产一部分

拆除的；根据实际价值调整原来暂估价值的；发现原来记录固定资产价值有误的。

第十三条固定资产的价值变动，由国有资产管理部门负责办理，并及时通知财务部门，对固

定资产有关账目作相应调整。具体账务处理，按《行政单位会计制度》和《事业单位会计制度》

的规定执行。

第三章固定资产的增减变动

第十四条购置固定资产应分清资金渠道，属于基本建设范围的（单台设备和单项工程在五万

元以上的），由基本建设投资解决，不属于基本建设投资范围的由行政经费、事业经费或其它经

费解决。属于专项控制商品，必须按规定报主管部门批准后才能购置。

国有资产管理部门应对本部门占有、使用的由不同资金渠道形成的固定资产进行统一管理。

第十五条购入、调入和自制、自建完工交付使用增加的固定资产，应由国有资产管理部门统

一验收，属于技术设备的还应会同技术部门验收。验收合格后，由国有资产管理部门据发票、固

定资产调拨单或基建项目交付使用验收单据等凭证，填制固定资产增加通知单，办理有关入库、

财务报销和使用单位领用等手续。

第十六条接受捐赠或盘盈的固定资产，应由国家资产管理部门办理接收和交接，并据固定资

产交接单、发票或固定资产盘盈盘亏报告单等凭证，填制固定资产增加通知单，办理有关入库、

财务报销和使用单位领用手续。

第十七条调出、变卖减少或盘亏的固定资产阕中央国家机关国有资产处置管理暂行办法》

规定的权限范围报批，由国有资产管理部门持国管局或本部门的国有资产处置意见、固定资产盘

盈盘亏报告单等凭证，填制固定资产减少通知单，办理有关调出或注销手续。

第十八条正常报废的固定资产，由国有资产管理部门会同技术部门进行技术鉴定，据鉴定意

见及上级部门的国有资产处置意见等，填制固定资产减少通知单，办理有关注销手续。

第十九条非正常损失减少的固定资产，由国有资产管理部门会同技术部门进行技术鉴定后,

对非正常损失要查明原因，追究责任；据鉴定意见、对非正常损失责任人的处理意见及上级部门

国有资产处置意见等，填制固定资产减少通知单，办理有关注销手续。

第四章固定资产的日常管理

第二十条固定资产的日常管理是指在日常行政工作或业务活动中对所需及占用的国有资产

实施不间断的管理及核算，包括从编制固定资产预算、计划采购、验收入库、登记入账、领用发

出到维修保养、处置等各个环节的实物管理和财务核算。

第二十一条在固定资产的日常管理中，财务部门负责按固定资产的价值分类核算，审核固定

资产预算并对固定资产管理进行监督检查；国有资产管理部门负责固定费产的预算编制、计划采

购、验收入库、登记保管、领用发出、维修保养、调拨处置等具体管理，并负责分类进行实物量

核算，根据各部门的实际情况，某些日常管理工作也可委托资产占用单位承担；技术部门参与专

用设备的维修保养和技术鉴定；使用部门负责合理、有效使用和日常维护管理，杜绝浪费。

第二十二条固定资产预算及购置计划既要从实际需要出发又要注意节约，要根据各类资产的

配备情况及使用标准合理配置，充分利用现有固定资产，防止积压浪费。对按规定实行统一采购

的固定资产，要提供详细的使用目的并写明详尽的功能等要求。

第二十三条国有资产管理部门必须完善固定资产账卡、领用、处置、清查盘点等日常管理制

度。使用部门须指定专人负责办理本部门固定资产和其它物品的领用、保管、清点等工作。

第二十四条国有资产管理部门对验收入库及投入使用的固定资产，须建立《固定资产卡片》

并记入《固定资产明细账》，按物登卡、凭卡记账；已入库存的固定资产，要按照各类资产的使

用说明和存放要求进行保管，填写保管单位并定期检查，库存固定资产未经管理人员同意，任何

人不准领用或调换；处置固定资产须填写《中央行政事业单位国有资产处置申请单》或《固定资

产调拨单》，据单入账；使用部门领用固定资产须填写《固定资产领用单》，经主管领导同意后，

固定资产管理人员凭单填写固定资产使用记录卡并记入《固定资产卡片》。不经批准，任何个人

不得以任何理由占用固定资产。如需借用固定资产，须经主管领导同意后，办理借用手续。

第二十五条国有资产管理部门对配备给个人使用的固定资产或物品，要建立领用交还制度,

并督促使用人爰护所用资产。工作人员工作调动时，应在其办理所用资产交还手续后，方可办理

调动手续。

第二十六条国有资产管理部门、财务部门和使用部门应每半年对账一次，使账实、账卡、账

账保持一致。每年对本部门的固定资产进行一次全面清查盘点，查明固定资产的实有数与账面结

存数是否相符，固定资产的保管、使甩维修等情况是否正常。对清查盘点中发现的问题，应查

明原因，说明情况，编制有关固定资产盘盈盘亏表，按管理权限报经国管局或本部门主管领导批

准后，调整固定资产账目。

第二十七条各部门发生国有资产产权变动、财务和账务异常、资产损失和资金挂账严重或挂

靠单位脱钩等情况，按国家规定必须进行清产核资的，应由本部门国有资产管理部门报国管局确

定。

第五章附则

第二十八条不符合固定资产标准的各种办公用品、用具、生活用品、器具、材料等资产，也

要分类登记，参照本办法管理。

第二十九条实行企业化管理的事业单位和机关后勤企业的固定资产管理工作,按国家有关规

定执行

第三十条凡违反本办法的，按《行政事业单位国有资产管理办法》的有关规定处理。

第三十一条各部门应结合实际情况，制定固定资产管理的实施办法，并送国管局备案。

第三十二条本办法由国务院机关事务管理局负责解释。

第三十三条本办法自印发之日起实行。1987年7月31日印发的《中央国家机关固定资产

管理办法》（国管财字口987］第169号）同时废止

采购管理制度及采购流程9

一、设备物资采购的审批

各处室或人员所需物资因学校仓库中没有存放而需要临时采购的，则须填写“实验中学物品

采购、维修资金审批表”（见附表1）后报总务处，由总务处视情况报校长室、上级教育部门审

批。单笔数额100以上报校长室审批,300元以上报服务中心审批,1000元以上报教育局审批。

二、设备物资的采购

采购小组一律凭审批表采购和报销。采购小组应当充分了解和掌握有关情况，要"货比三

家"，真正做到价廉物美。

（-）临时采购

"临时采购"又称"程序采购"，因每一项物资的采购都按一定的程序进行。

1.临时采购物资中经上级教育部门审批同意学校自行采购的，其中单笔数额超过100元的

要求询价后确定采购，超过300元的要求两人以上共同采购,超过1000元的要求提交总务处

集体讨论确定，并填写询价表。

2.临时采购物资中如果服务中心仓库有货可供的可以直接向服务中心申请领货（如一次性塑

料杯、粉笔、签字笔、档案袋、跳绳等文体用品，节能灯、开关等电器用品）。

（二）集中采购

做好集中采购有利于工作安排，减少审批环节，提高工作效率。每学期一次的集中采购各相

关处室人员要发动有关人员科学合理的制定采购计划，并在规定时间内报总务处以便及时汇报。

1.每学期一次到服务中心集中领货。

2.集中采购物资中如果是经招标上门供货的（如横幅、喷绘、写真、校徽、空白奖状、荣誉

证书、标牌、装订等等），由各处室研究决定后自行采购、自行验收（规格、材质等），到每月

月底前把一月来的采购情况汇总到总务处，每月2号前由总务处把上个月所采购的物品按照规

定的格式汇总后上报服务中心。

（三）大宗设备物资采购

每年年底总务处根据学校自身情况拟制、提交采购报