办公文档范本综合行政管理制度

山东山大能源环境有限公司管控管理管控

标准

SDEE/MS-2011

综合行政管控管理管控规章制度规章

2011-04-25发布2011-04-25实行

山东山大能源环境有限公司

目录

第一章总则........................................................5

第二章考勤及请休假管控管理管控规章制度规章........................6

一、考勤管控管理管控............................错误!未定义书签。

二、请假、休假管控管理管控......................错误!未定义书签。

三、出差管控管理管控............................错误!未定义书签。

四、加班管控管理管控............................错误!未定义书签。

第三章公司印章管控管理管控规章制度规章...........................11

一、分类.......................................................11

二、基本相关要求...............................................11

三、印章的使用.................................................12

四、责仟划分及归属.............................................13

第四章办公用品管控管理管控规章制度规章...........................14

一、职责归属...................................................14

二、办公用品的分类.............................................14

三、领用、发放及日常管控管理管控...............................15

第五章资产管控管理管控规章制度规章..............................15

一、定义.......................................................15

二、管控管理管控机构部门机构...................................15

三、资产采购...................................................16

四、资产的日常管控管理管控.....................................16

五、资产的报废、毁损...........................................17

六、资产的清查.................................................17

七、资产的维护.................................................17

第六章公文及信件管控管理管控规章制度规章.........................19

一、公文与信息管控管理管控基本相关要求.........................19

二、收文规定...................................................19

三、发文规定...................................................19

第七章行政会议管控管理管控规章制度规章...........................21

一、公司会议类别..............................................21

二、周办公例会.................................................21

三、机构部门机构例会..........................................21

四、其他会议...................................................21

五、会议纪律...................................................21

六、会议纪要与决议.............................................22

第八章档案管控管理管控规章制度规章...............................23

一、总则.......................................................23

二、档案机构及其职责..........................................23

三、档案的管控管理管控.........................................23

四、档案备份规章制度规章.......................................29

五、处理条例...................................................29

六、责任.......................................................30

第九章经济协议合同协议管控管理管控规章制度规章...................36

一、总贝!J........................................................................................................................36

二、经济协议合同协议管控管理管控机构及其职责...................37

三、经济协议合同协议的签订.....................................38

四、经济协议合同协议的履行.....................................39

五、经济协议合同协议纠纷的处理.................................39

六、经济协议合同协议档案保管...................................40

七、考核与奖罚................................................40

第十章办公区管控管理管控规章制度规章.............................41

一、仪容风纪..................................................41

二、接待管控管理管控..........................................41

三、安全管控管理管控..........................................41

四、卫生管控管理管控..........................................42

五、水电管控管理管控..........................................42

第十一章车辆管控管理管控规章制度规章.............................43

一、车辆使用及调度............................................43

二、车辆安全管控管理管控.......................................43

三、其他事情的处理............................................44

第十二章保密规章制度规章.........................................45

一、总则....................................................45

二、基本相关要求..............................................45

三、保密范围和密级确定.........................................45

四、保密措施..................................................46

五、责任与处罚..............................................47

六、附则....................................................48

第十三章企业有关员工宿舍管控管理管控规章制度规章................48

一、总则.......................................................48

二、公司宿舍入住条件..........................................48

三、基本相关要求...............................................49

四、宿舍使用费用及标准.........................................49

五、修缮.......................................................49

六、处罚规定...................................................49

七、安全卫生...................................................50

第十四章奖惩规章制度规章.........................................50

一、奖励...................................................51

二、惩罚...................................................52

三、其他...................................................55

第一章总则

一、为确保公司良好的日常办公秩序，建立规范化的行政管控管理管控，提

高行政管控管理管控水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事,

特制订本规章制度规章。

二、综合部是公司行政管控管理管控的综合机构。在综合部经理的直接相

关领导人下，参与政务，管控管理管控事务，搞好服务，确保公司各项任务的

完成。

三、综合部应面向相关领导人、面向机构部门机构、面向企业有关员工做

好服务，协助安排相关领导人活动。及时完成相关领导人交办的事务，协调各

机构部门机构关系，提高办事效率为公司的后勤生活做好保障工作。

第二章考勤及请休假管控管理管控规章制度规章

一、考勤管控管理管控

（一）工作时间：

1、周一至周五工作时间为：上午8:00—-12：00；下午13:00-一17:00。根

据季节变更修改作适当调整，以实际公布时间为准。

2、元旦、春节、五一、十一、中秋、清明、端午按国家法定节假日休假，

为带薪假日。

（二）考勤规定：

1、公司上下班实行打卡规章制度规章，每月月初，综合部提取考勤机数据,

对上月考勤情况进行汇总，作为企业有关员工上月工资调整的依据之一。不得虚

假打卡，不得托人、代人打卡，一经发现当事双方均以警告论处。企业有关员工

忘记打（带）卡，应及时到综合部填写“忘记打（带）卡登记表”，并由机构部

门机构经理本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法确认。每周忘记

打卡累计不得超过三次（含三次），超过三次的，按旷工半天处理；每周忘记带

卡不得超过一次，超过一次的，按旷工半天处理（特殊情况另做说明）。工作期

间，企业有关员工因公（私）事不能按时打卡的，应外出前（或回公司后一小时

内）到综合部登记，没有按照相关要求登记的，视为迟到或早退。

2、企业有关员工出差，应到机构部门机构经理处领取“出差派遣单”，并

到综合部填写“出差登记表”作为考勤依据，出差回来后，及时登记归来时间。

未按规定登记的，视同旷工。本人来不及填写“出差登记表”的，应打相关公司

正式正式合约生效方法给综合部并请代为填写。考勤公布后，补登记“出差登记

表”的，须由机构部门机构经理本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效

方法确认；未按规定补登记的，视为无效。

3、企业有关员工工作期间外出的，须到综合部处填写“临时外出登记表”，

说明外出原因、目的地及预计归来时间；未按规定登记的，视同迟到/早退/旷工。

考勤公布以后，补登记“临时外出登记表”的，须由机构部门机构经理本相关本

次项目联系相关公司正式正式合约生效方法确认；未按规定补登记的，视为无效。

4、公司原则上允许企业有关员工每月迟到、早退三次（每次迟到、早退时

间V5分钟）。迟到、早退时间超出规定的或次数超过三次的，按以下条款处罚：

迟到，早退5分钟以内的扣除工资10元；5分钟至30分钟的扣除工资20元；

超过30分钟至3个小时的，计为旷工半天；超过3个小时的，计为旷工1天。

以上处罚在当月工资中扣除。

5、如遇较大雨雪等恶劣天气情况或其它不可抗力原因引起全体或大部分员

工迟到的，可以免责。

6、企业有关员工连续旷工时间超过15天，或者一年内累计旷工时间超过

30天的，解除劳动协议合同协议，公司不支付任何经济补偿金。

7、综合部每月5号之前公布上个月的全部考勤；需要修改考勤的，须5号

之前到综合部修改；如遇节假日、休假等特殊情况，在正常上班后两个工作日内，

综合部公布上月考勤，修改考勤的时间为公布考勤后的一个工作日内。

二、请假、休假管控管理管控

（一）休假种类

1、公司规定的休假种类有：每周公休假日、每年法定节假日、病假、事假、

婚假、丧假、产假、带薪年假。其中婚假、产假包含公休假日天数。

2、事假：企业有关员工因个人私事需要处理，不能正常上班者，可请事假,

但视其请假理由与工作需要可以准假，也可以不准假，或缩短假期，或改变请假

日期，事假应扣发工资。

事假最低以半天为单位申请，请假超过两个小时即按请假半天计。试用期企

业有关员工请事假天数每月不得超过两天，正式企业有关员工每月请事假不得超

过三天（特殊情况时，可累计使用，每年不得超过20天）。

3、病假：在本单位工作年限五年以下的病假最长为三个月；五年以上的病

假最长为六个月。病假最低以半天为单位申请，请假超过两个小时即按半天计。

4、婚假：正式企业有关员工结婚，可享受3天婚假。晚婚的企业有关员工,

可享受17天婚假。属于再婚的企业有关员工，享受3天婚假。

5、丧假：企业有关员工直系亲属（双方父母、配偶、子女）不幸去世，给

予3天以内丧假（不含在途时间）。

6、产假：公司在职女企业有关员工享受劳动法规定产假待遇。流产的，产

假15—30天。正常生育产假为90天，晚育的为150天。

女企业有关员工子女不满1周岁的，每天给予两次哺乳时间，每次30分钟,

可合并使用.

公司正式在职男企业有关员工，在妻子生产期间，可享受7天的护理假。

7、年休假：企业有关员工在公司连续工作已满1年不满10年的，年休假5

天；已满10年不满20年的，年休假10天；己满20年的，年休假15天。企业

有关员工请事假累计20天以上，不享受当年的年休假；连续工作满1年不满10

年的企业有关员工请病假累计2个月以上的，连续工作满10年不满20年的企业

有关员工请病假累计3个月以上的，连续工作满20年以上的企业有关员工请病

假累计4个月以上的，不享受当年的年休假。

（二）请假/销假规定

1、除每周公休假和每年法定节假日外，企业有关员工休假必需提前填写“请

假单”，根据假期审批权限向上级主管报批，批准后的“请假单”交综合部备案。

未办妥请假手续，不得离岗，否则以旷工论处。

2、企业有关员工请假必须事先到综合部领取假条、办理请假手续，并将假

条及时送交综合部备案，如因事情紧急未及时填写假条，可打相关公司正式正式

合约生效方法至机构部门机构主管向机构部门机构请假，由机构部门机构代为办

理请假手续。不按以上规定办理的，将视为旷工。

3、请假企业有关员工按时到岗后必须及时到综合部进行销假（半小时内），

超时销假的将按实际销假时间计算考勤。

4、企业有关员工请假未按时到岗，超过请假时间两小时，需向机构部门机

构办理补假手续并及时通知综合部，未及时办理补假者，超过时间计为旷工。

5、企业有关员工申请病假一天以内（含），可直接填写假条；企业有关员

工申请病假超过一天的，假条需附医院或诊所病假证明。无有效病假证明，按事

假计。

6、企业有关员工申请婚假/产假/年休假，需提前一周办理有关报批手续。

7、如发现企业有关员工请假有虚假情况，所请假期以旷工论处。

（三）请假审批权限

请假相关机构部门分管相关

请假类别请假期限总经理

有关人员机构经理领导人

1天以内批准

企业有关

1-2天审核批准

员工

事假/病假2天（含）以上审核审核批准

机构部门2天以内批准

机构经理2天（含）以上市核批准

全体企业

婚假根据规定审核审核批准

有关员工

全体企业根据规定

丧假审核审核批准

有关员工

全体企业根据规定

产假/护理假审核审核批准

有关员工

1天以内批准

企业有关

1-2天审核批准

员工

年休假2天（含）以上审核审核批准

机构部门2天以内批准

机构经理2天（含）以上审核批准

（四）请假、休假及旷工期间待遇：参见《薪酬管控管理管控规章制度规章》。

三、出差管控管理管控

1、企业有关员工因公出差应由机构部门机构经理统一安排调配，出差应填

写“出差派遣单”，并经分管相关领导人本相关本次项目联系相关公司正式正式

合约生效方法正式合约生效，出差过程中应正确安排时间，保证工作效率。出差

归来应及时到公司报到。

2、如在预定出差时间内未完成工作任务需延长出差时间，应及时与机构部

门机构经理汇报工作进度说明情况，征得同意后方可适当延长出差时间并通知综

合部。

四、加班管控管理管控

1、公司鼓励企业有关员工在规定的工作制内完成本职工作，不鼓励加班。

2、企业有关员工因个人原因未能按时完成规定任务的情况下，自行增加工

作时间以外的劳动不计入加班统计。

3、确有特殊情况，工作需要加班的，必须由加班人提出申请，报机构部门

机构经理认定、审批，未及时办理申请手续的应在事后两个工作日内补办手续。

未经审批的自行加班不计入加班统计。

4、所有企业有关员工的加班统计由机构部门机构经理、综合部认定后统一提

交财务，作为加班费发放依据，在季度考核和年终考核时统一发放。

附件：请假单

年月日

姓名部门职务

请假类别口事假口病假口丧假□婚假□产假/陪产假□年休假

事由

请假时间年月日时至年月日时止，共计天

总经理：分管相关领导人：机构部门机构经理：请假人：

我己于月日时到岗上班，特此销假。

销假

综合部确认：销假人：

第三章公司印章管控管理管控规章制度规章

一、分类

公司印章分为两类，其中涉及公司重要权利义务的印章为一类印章，包括公

章、协议合同协议专用章、法人章、财务章，其余为二类印章，包括机构部门机

构章等。

二、基本相关要求

（一）综合部相关相关本次项目公司各类印章的管控管理管控、亥I」制、发放、

回收工作，并监督印章的保管和使用。

（二）公司印章采取分级保管的办法，各类印章由各岗位专人依职权需要领

取并保管，不得转借他人°

（三）公章、协议合同协议专用章由综合部统一保管使用；财务类印章由财

务部保管使用；机构部门机构印章由机构部门机构自行保管使用，其中机构部门

机构印章只适用于与机构部门机构内业务有关的事项，非业务性事项不得对外使

用；原则上各机构部门机构不刻留机构部门机构印章，如根据工作需要刻留机构

部门机构印章，须报经总经理批准后方可刻制。

（四）公司建立印章管控管理管控卡（见附件），由综合部统一管控管理管

控，专人领用和归还印章时须按相关要求在卡上予以登记。印章专管相关有关人

员外出时间较长需要将印章暂时交由他人代管时，双方必须在印章管控管理管控

卡上详细登记交接时间，并本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法

确认。印章临时管控管理管控相关有关人员负有与印章管控管理管控相关有关人

员同样的保管责任。

（五）企业有关员工离职或调动时，须办理归还印章手续。

三、印章的使用

（一）公司各级相关有关人员使用一类印章须按相关要求在0A办公系统“印

章管控管理管控”栏填写用印申请，将需用印的文件上报至主管相关领导人，并

最终由具有该印章使用决定权的相关有关人员批准后（董事长、总经理）方可交

印章保管人本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法或盖章或签字

或盖章。

（二）印章保管人应对文件有关内容和用印申请上载明的签署情况予以核对,

经核对无误的方可本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法或盖章

或签字或盖章。其中加盖印章的文件份数要与用印申请单上标明的份数相同，多

余份数不予本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法或盖章或签字

或盖章。

（三）在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。

（四）用印后该用印申请作为用印凭据由印章保管人留存。

（五）一类印章原则上不许带出公司，确因工作需要需将印章带出使用的，

应在印章管控管理管控卡中载明事项，经公司总经理批准后由两人以上共同携带

使用。

（六）经公司总经理签发的公文，无需上述程序，凭公文签发单用印，所发

公义应在综合部留底、存档。

（七）财务相关有关人员依日常的权限及常规工作有关内容自行使用财务印

章无需上述程

序。

（八）公司法定代表人对公司所有印章的使用拥有绝对的决定权。并根据实

际工作需要对各印章的使用决定权进行授权。

（九）涉及法律等重要事项需要使用印章的，必须由总经理或公司法律顾问

本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法后方可用印。

四、责任划分及归属

（一）印章保管人必须妥善保管印章，不准随身携带，严禁在空白信笺,

纸张上本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法或盖章或签字或盖

章，以避免造成严重后果。

（二）印章保管人必须健全用印登记，对每次本相关本次项目联系相关公司

正式正式合约生效方法或盖章或签字或盖章日期、机构部门机构、有关内容、审

批

人、经手人等有关内容在用印登记簿上予以登记，以备查验C

（三）任何相关有关人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办

法规定的

程序，不得擅自使用。

（四）违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处

分。造成严重损失或情节严重的，移送司法机关处理。

附件：印章管控管理管控卡

序号印章名称保管机构保管人批准人保管日期归还日期归还确认

部门机构

附注：此卡由综合部留存。

第四章办公用品管控管理管控规章制度规章

一、职责归属

综合部是公司办公用品的归口管控管理管控机构部门机构，相关相关本次项

目办公用品的配置、统计、采购、发放、维修、更新等工作C

二、办公用品的分类

本办法将办公用品分为定额类、非定额类两类，分列如下:

（一）定额类用品：铅笔、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、

橡皮筋、口取纸、笔记本、复写纸、卷宗、便条纸、信纸、橡皮、夹子、印油、

圆珠笔、本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法笔、订书钉、文件

夹、荧光笔、修正液、电池、剪刀、美工刀、白板笔、米尺、印泥、印台、墨盒、

打印纸、复印纸等。

（二）非定额类用品：办公家具（不包括资产类办公家具）、装饰品、办公灯

具、订书机、打孔机、计算器、成包的打印纸、复印纸及其他价值较高（单价超

过10元）的办公用品。

三、领用、发放及日常管控管理管控

（一）综合部应本着节约、实用的原则，在保证质量和服务的前提下选取低价

供应商，并与其签订长期合作协议，以降低整体采购和管控管理管控成本。

（二）综合部应建立办公用品领用登记本，对定额类办公用品采取一次性领用

登记规章制度规章；对非定额类办公用品，建立台账，企业有关员工或机构部门

机构领用时，领用人或经办人需在台账上本相关本次项目联系相关公司正式正式

合约生效方法并注明领用日期。每月月底，综合部根据台账，将本月领用的各项

非定额类办公用品按照领用人登记记入企业有关员工个人资产档案。企业有关员

工离职时，应按个人资产档案记录将所领用的非定额类办公用品缴回综合部。

（三）非定额类办公用品（纸类除外）各机构部门机构应指定责任人，自第一

次发放起，如有损坏，必须以旧换新，不允许重复领用，遗失或人为损坏应由责

任人相关相关本次项目赔偿。

第五章资产管控管理管控规章制度规章

一、定义

本规章制度规章所称资产包括公司所有固定资产、低值易耗品，不包括工程

专用材料和办公用品。

二、管控管理管控机构部门机构

公司所有资产原则上由综合部统一购买和管控管理管控，生产机构部门机构

急需或专用的生产、办公设备由综合部协助生产机构部门机构进行采购。

三、资产采购

（一）各机构部门机构需购买有关资产时，应填写资产采购申请表（见附件），

由机构部门机构经理、分管相关领导人和总经理审核本相关本次项目联系相关公

司正式正式合约生效方法后，报送综合部，统一进行采购，价值较高的资产应采

用招标正式正式合约生效。

（二）资产采购应本着节约、实用的原则，在保证正常使用的前提下，尽量压

缩开支。综合部要严格控制资产的储备量，以降低资金占用,

四、资产的日常管控管理管控

（一）入库：资产购买后，由综合部办理入库手续，持入库单、购货发票及明

细单到财务机构部门机构结算完毕后，综合部持财务机构部门机构退回的一联入

库单登记资产明细账。

（二）固定资产卡片：购买的固定资产由综合部按照规定建立固定资产卡片。

（三）资产台账：综合部应建立资产台账，根据资产入库单、出库单等进行分

类登记。为方便查询和确认，综合部应根据资产类别对公司所有资产进行编号

（资产实物上应粘贴编号标签），并对应计入企业有关员工个人资产档案。资

产台账作为资产的原始记录材料，仅登记资产的入库（购买）、出库（领用）

及报废的情况，资产的使用过程在企业有关员工个人档案中记录。

（四）企业有关员工个人资产档案：为了明确各项资产的责任归属，随时了解

各项资产的去向和使用状况，综合部应根据企业有关员工领用资产的实际情况

（参照资产台账、出库单等），建立企业有关员工个人资产档案。对每位企业有

关员工领取的办公桌椅、橱柜、电脑、工具器具等进行详细汇总登记，并随时记

录使用、调拨、调整、毁损、报废及缴回情况，实现对资产的动态管控管理管控。

个人资产档案载明的每项资产的流动状况，均需由企业有关员工本人本相关本次

项目联系相关公司正式正式合约生效方法确认。

（五）资产领用及出库：各机构部门机构领用资产时，应在出库单及个人资产

档案上本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法,综合部核对数量等

有关内容无误，办理资产出库手续。

（六）资产调配：

1、调拨：已领用的资产需要在机构部门机构内部或各机构部门机构之间进

行调拨或重新分配时，资产调出、调入双方应同时到综合部办理调拨手续，在各

自个人资产档案上木相关木次项目联系相关公司正式正式合约生效方法确认无

误后方可办理资产转移手续。

2、缴回：企业有关员工已领用的资产需要缴回时，应持资产到综合部办理

缴回手续，并在个人资产档案上本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效

方法确认。

五、资产的报废、毁损

固定资产发生报废、毁损时，由使用人写出书面原因，经机构部门机构经理

本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法后，分别报送综合部和财务

部，财务部、综合部和使用机构部门机构联合进行鉴定落实，如属责任人使用不

当造成的，由责任人赔偿损失，如非责任人缘故，由财务部和综合部报经公司相

关领导人批准，由财务部报税务机关审批后方可办理核销手续，并进行相应账务

处理。

六、资产的清查

公司应定期组织进行资产清查工作，以及时发现和纠正资产管控管理管控中

存在的问题，保证账账、账实相符。资产清查每年进行一次，由公司财务部和综

合部联合组织。账实不符的，应及时查明原因，妥善处理。对清查过程中发现有

循私枉法、贪污受贿、私匿公物的，一经查处，立即解除劳动协议合同协议，情

节严重的移交司法机关。

七、资产的维护

公司所有资产均属公共贬物，由使用机构部门机构、使用人或保管机构部门

机构相关相关本次项目维护。未经公司批准，任何机构部门机构或个人不得擅自

拆除、调出、挪用和变卖。

附件:资产采购申请单

年月H

申请机构部门机

构

申请理由或说明

品名具体型号数量单价金额使用人资产代号

合计：

机构部门机构经

分管副总综合部经理

理审批

总经理审批

注：此表作为固定资产、办公用品及其他物品的申请单，请各机构部门机构根据实际工作需要

填写此表，由机构部门机构经理审核本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法后交综合部，综合

部经理审核批准后再行采购。

办公用品领用单，主要针对领取比较贵重的物品。

办公用品领用单

年月日

物品名称数量

使用人分管经理

第六章公文及信件管控管理管控规章制度规章

一、公文与信息管控管理管控基本相关要求

公司综合部是公司公文及信息处理的管控管理管控机构,公文及信息处理必

须做到及时、准确、安全、保密。并努力提高公文及信息处理工作的效率和质量,

行文要少而精，注重效用。公司所有公文及重要信息均应通过公司内部办公平台

（0A）进行发布，综合部应确保该平台的畅通，使公司各种信息能够及时在相关

范围内进行交流和传达。

二、收文规定

1、对于一般机构部门机构性公文，综合部进行登记后，可按照文件所属机

构部门机构及时转至该机构部门机构经理或直接转至经办人，并由接收人在收文

登记本上本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法签收。

2、对于涉及全局性的重要来文或无法判断机构部门机构归属的来文，需附

来文处理单，送呈总经理批示。

3、对于总经理批示办理的来文，综合部应在办理时限内随时进行跟踪和催

办，并及时将办理结果反馈给总经理。

4、对于总经理批办的公文，办理完毕后，综合部应将办理结果在来文处理

单上进行详细记录，连同原文件一起整理归档，以备查考。

三、发文规定

1、拟稿与核稿：拟稿一般由具体经办相关有关人员执笔，拟稿相关有关人

员拟稿完毕后，应认真填写公文审批单，与稿件原稿一并交送机构部门机构主管

核稿。机构部门机构主管经审核修改无误后，本相关本次项目联系相关公司正式

正式合约生效方法确认。

2、会签：公文有关内容涉及到公司其他机构部门机构的，拟稿人应主动征

求相关机构部门机构意见，相关机构部门机构应认真审核公文有关内容，并在公

文审批单上签署意见。

3、审核把关：公文送交相关领导人签发前，综合部将对拟好的文稿进行统

一编号，并对公文的格式、用语等规范作最后的全面审核，以提高发文质量。

4、签发：公文经以上逐级审批无误后，由总经理予以签发。签发之日即为

文件正式合约生效之日。

5,打印与装订：文件经相关领导人签发后，即为定稿.任何人不得随意更

改。综合部依照公文格式打印初稿，交拟稿人或核稿人校对，经校对正确无误后,

按照所需份数正式打印，并一一装订。

6、用印：公文正式打印后，由综合部加盖公司公章。用印要做到位置恰当、

字迹清晰，即“骑年盖月，上不压正文”。

7、存档：公文办理完毕后，综合部应把公文原稿、审批单、正式打印件（一

般为一份，重要文件或经常利用的，应保存两份打印件）以及有关附件资料整理

归档。除文件使用机构部门机构或使用人外，任何个人不得持有或保存原件。

8、公司企业有关员工在复印或打印文件时，应如数填写复印打印登记表，并

由行政助理协助操作完成相关的工作任务。

第七章行政会议管控管理管控规章制度规章

一、公司会议类别

总经理办公例会、生产协调例会、机构部门机构例会、专项会议及临时会议。

二、周办公例会

公司定于每周一上午9：30召开总经理办公例会，公司各机构部门机构相关

相关本次项目人应准时参加，会议有关内容主要包括落实各机构部门机构上周工

作完成情况，制订本周的工作计划，并就公司的一些重大事项做出决定。总经理

办公例会散会后，由技术部、工程部中层管控管理管控相关有关人员参加生产协

调例会，会议有关内容主要是对各工程相关本次项目中存在的问题进行协调解

决。

三、机构部门机构例会

各机构部门机构根据实际情况，以实效为原则，召开机构部门机构工作例会,

时间自定，由机构部门机构相关相关本次项目人主持，机构部门机构内部相关相

关有关人员或全体参加，会议有关内容主要包括总结汇报本机构部门机构工作安

排，传达公司有关精神，处理本机构部门机构有关问题，并做会议纪要上报分管

副总经理和总经理。

四、其他会议

各机构部门机构如需召开技术研讨或工程开标会议时，应提前通知综合部，

确定参加相关有关人员，以便合理安排会议室，避免会议重叠。

五、会议纪律

1、总经理办公例会无须正式通知，若规定参会相关有关人员不能参加，须

提前1小时向综合部请假。

2、其他会议如通知参加会议的相关有关人员不能按时参加，须提前4小时

向会议组织者请假。

3、由公司正式发文召开的会议，若规定参会相关有关人员不能参加会议，

须于会前24小时提出书面申请，报公司总经理批准。

4、会议期间与会相关有关人员应将手机打到振动或静音状态，不得随意走

动或出入。

六、会议纪要与决议

公司周例会，综合部相关相关本次项目会议记录，当天整理完成会议纪要，

经总经理审核签署发布。

对于专业技术性较强的专题会议，由综合部经理事先与会议主持人商定一名

会议记录员，会后在综合部协助下完成会议纪要。

会议纪要应按规定存档并发至相关相关有关人员。形成决议的，应以公司正

式文件形式下发执行。

需要发布和存档的会议纪要，应当由会议主持人审核并签署；涉及重要有关

内容的会议纪要应当由董事长审核签署。

第八章档案管控管理管控规章制度规章

一、总则

1、为加强公司档案管控管理管控工作，有效地保护和利用档案，维护公司

合法权益，

特制订本规定。

2、本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级机构部门机构及企业有关

员工从事业务、经营、企业管控管理管控、公关宣传等活动中所直接形成的各种

文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、

证件等不同形式的历史记录。

3、公司及各机构部门机构、企业有关员工有义务按照规定建立档案，并保

证其完整性。

4、档案工作实行统一相关领导人，分级保管、分级查阅的原则，进行电脑

管控管理管控。

二、档案机构及其职责

1、综合部设专人相关相关本次项目公司档案的整理、保管、借阅等工作；

公司各机构部门机构指定专人相关相关本次项目档案整理移交工作（即资料员）。

2、档案管控管理管控工作由公司总经理统一相关领导人，综合部相关相关

本次项目接收、收集、整理、立卷、归档保管，由综合部保管档案和提供其利用

工作，并监督各机构部门机构的档案工作。

3、综合部应逐步完善档案规章制度规章，确保档案安全和方便利用，采用

科学手段，

逐步实现档案管控管理管控现代化。

三、档案的管控管理管控

（一）整理办法：

1、方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

2、步骤：

A,收集

文书档案：随时归档登记，次年年初将上一年的档案整理。

企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理记录。

（1）技术部：

a、技术协议三套：综合部1套（正件）+厂家1套（正件）+技术部1套；

签订技术相关有关人员保留技术协议的电子版；提交技术协议时接收人和提交人

要在“资料交接表（附件二）”登记本相关本次项目联系相关公司正式正式合约

生效方法。

b、设计图纸：设计相关有关人员出底图后，由技术部资料员相关相关本次

项目联系图纸的晒印，

然后将蓝图及底图归档。资料员相关相关本次项目图纸的晒发登记、归档。资料

员拿到蓝图后，需填写晒图登记表、图纸目录、图纸发放登记表、外发图纸应填

写图纸交接单。图纸外发套数根据公司与各电厂所签协议合同协议相关要求，如

相关本次项目为公司总包，图纸除外发电厂及现场相关本次项目部外，则还需发

给技术部预算相关有关人员一套图纸。如相关本次项目为公司技术支持，则只需

发放给电厂及施工单位。如果施工现场需要额外增加图纸套数，需到综合部填写

“图纸加晒申请书”（附件十）

晒图套数原则上为：

协议合同协议所签提供图纸套数+公司预算相关有关人员1套（总包时）+3

套（公司存档）

综合部暂时协助技术部资料员的工作（填写晒发图纸登记表、资料交接单、

图纸目录），移交图纸时在“资料交接表”上登记本相关本次项目联系相关公司

正式正式合约生效方法。

c、相关本次项目工程结束后一个月内，资料员把已结束相关本次项目的底

图、蓝图、施工图、竣工图整理后，移交综合部存档，并与“资料交接单”（附

件三）核对，准确后双方本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法确

认。

d、技术部资料员对工程设计原始资料、专业间互提条件、计算书、成品校

审意见等中间过程形成的有保存价值的资料进行收集保存。按相关本次项目进展

情况向综合部资料管控管理管控员移交。

（2）工程部：

a、采购协议合同协议的原件由综合部档管相关有关人员存档，工程部与财

务部保留协议合同协议的复印件，工程总承包协议合同协议原件一份交由综合部

档管相关有关人员存档，一份交由财务部；协议合同协议的编码按财务部编排的

号码登记；提交协议合同协议原件时填写“资料交接表”。

b、工程部在相关本次项m结束后将己结束相关本次项目的中标标书及协议

合同协议评审表，整理后移交综合部，并填写“资料交接单”。

（3）综合部：

a、技术协议、各类协议合同协议的原件直接移交档案管控管理管控员随时

登记并及时归档。

b、每季度第一个月十日前将上季度对于公司有保存价值的书信、正式正式

合约生效方法等文

件整理汇编成册，移交档案管控管理管控员；并填写“资料交接单”。

c、对于需要保存的成文会议（董事会议和公司普通会议）记录和决议，会

议记录员整理后，及时移交档案管控管理管控员存档；并填写“资料交接单”。

d、每年三月十日前将上一年需要归档的各类文件（有保存价值的书信、正

式正式合约生效方法、成文会议记录和决议等）整理，存档°

财务部：

每年三月十日前将三年以上的报表、记账凭证、账簿及工程承包协议合同协

议等需要存档的文件，整理编号后填写“财务交接明细表”（附件一），移交综

合部档管相关有关人员，由综合部档管相关有关人员存档（报表、记账凭证、账

簿及工程承包协议合同协议等实物由财务自行保管，综合部档管员仅存档财务交

接表）。

B、整理根据分类和成立时间整理。

C、分类根据工程、时间以及文件的有关内容进行分类。

D、立卷区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

（二）过程管控管理管控：

1、公司及各下属子公司的各机构部门机构资料员做好平时文件的预立卷工

作，按公司有关规定将需归档的文件整理后及时移交综合部保管，任何人不得据

为己有。

2、属于公司保管的档案：

（1）技术部：技术协议的原件；已结束工程的图纸底图及蓝图；各个相关

本次项目电子版的图纸（包括施工图及竣工图）及成文性文件；电子文档的交接

由档案管控管理管控员与图纸设计相关有关人员直接交接，填写“电子文档交接

表（图纸）/（文档）"（附件四）；除档案管控管理管控员外任何人不得收集

图纸。

（2）工程部：各类协议合同协议的原件。

（3）咨询部：技术协议合同协议书。

（4）综合部：

财务部：凭证（原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证），账簿（总

账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿），财务报告（月

度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报

告）和其他（银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业

资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册）。

董事会会议纪要及决策的原件；与律师事务所签订法律顾问协议合同协议；

公司的证书及各项专利；对公司有重要保存价值的来往书信及正式正式合约生效

方法；相关领导人相关要求保存的其他文件及物品。

3、属于机构部门机构保管的档案：

资料员按照公司规定的归档时间把属于机构部门机构保管的义件整理汇编

成册，与综合部核对后，把汇编的目录移交综合部，文件由各机构部门机构的资

料员保管。

4、属于机构部门机构保管的文件：

（1）技术部：图纸晒发的登记表、资料交接表、正在施工的相关本次项目

图纸的底图及蓝图。

（2）工程部：采购协议合同协议的复印件；需要保存的招（投）标文件。

（3）咨询部：各类技术报告；其他需要保存的文件。

（4）综合部：当年的财务凭证（原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会

计凭证），账簿（总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辆助账簿、其他会计

账簿），财务报告（月度、季度，年度财务报告，包括会计报表，附表，附注及

文字说明、其他财务报告）和其他（银行存款余额调节表、银行对账单、其他应

当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案

销毁清册）；采购协议合同优,议的复印件。

相关领导人相关要求暂时保管的文件（正式正式合约生效方法及来往书信）;

各机构部门机构相关有关人员资料；签订的其它协议。

（三）监督：综合部根据各机构部门机构和各机构部门机构上报的档案总目

录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，以监督各机构部门机构及各

机构部门机构档案的管控管理管控工作。

（四）销毁：

1、每年终了，档案管控管理管控相关有关人员应根据档案的保管年限，对

已到期限，无保存价值的档案进行汇总造册，并拟写“档案销毁申请“（附件五）。

2、销毁清册连同档案销毁工作报告一同报分管经理审核，经总经理批准。

3、销毁档案需有两名监销人，监销人在销毁档案前，应对销毁档案认真清

点复核，档案销毁后，在销毁清册（附件六）上注明“已销毁”字样和销毁日期,

分别在销毁清册上本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法。经审查

不准销毁的档案仍继续保存，并在销毁清册上详细注明；经审查确认为无保存价

值，但又不宜销毁的档案，特别是人物类档案，可退回本人,

4、档案销毁工作报告连同销毁清册，应及时归档，永久保存。

5、对于不经常使用又不宜马上销毁的文件，由机构部门机构资料员整理并

经机构部门机构相关相关本次项目人审批后移交综合部，登记填写“暂不销毁清

单”（附件七）后，送往指定地点暂管。

（五）公司档案的分类及编号：

归档文件编号方法

（1）技术部：

a、技术协议的编号形式

SDEE-TX—T\4

件号、页（张）号（两位数表示）

相关本次项目号（四位数字）

类别号

山大能源（固定）

相关本次项目号由年度号（以公元年号的最后两位表示）和本年度设计相关

本次项目序号（两位数表示）组成。

b、图纸编号按技术部的图纸编号方法编制。

（2）工程部：

a、采购协议合同协议、工程总承包协议合同协议编号由财务部统一编制；

b、协议合同协议会签单的编号按工程部的编号方法编制。

（3）咨询部:

技术协议合同协议书及技术报告的编号形式

（4）财务：按照有关的财务规定编号

（六）在业务中对外签署的各种经济协议合同协议按《协议合同协议管控管

理管控规定》处理。

（七）借阅规定：

1、公司企业有关员工因工作需要需借阅有关档案时，应填写“资料查/借阅

登记表（附件八），依据调阅权限和档案密级，经各级相关领导人签批后方能调

阅；查阅未完工以及由各机构部门机构保存的资料，到综合部填写“资料查/借

阅登记表”，在规定的查阅时间内归还，如不能在规定的时间归还，需在“资料

查阅登记表”上注明归还的时间并经机构部门机构相关相关本次项目人同意；查

阅完工并已移交综合部的文档，需要到综合部填写“资料查/借阅申请单”（附

件九），经机构部门机构相关相关本次项目人审批本相关本次项目联系相关公司

正式正式合约生效方法后，方可借出，并限期归还；查阅带有“机密”或“绝密”

字样的文件，须按规定的各级相关领导人本相关本次项目联系相关公司正式正式

合约生效方法批准后，方可借阅；相关领导人不方便本相关本次项目联系相关公

司正式正式合约生效方法时相关公司正式正式合约生效方法通知档案管控管理

管控员后方可借阅，相关领导人回公司后补签。

2、外单位借阅档案，须持有本单位介绍信，经综合部经理审核同意，方可

到档案室借阅，且不得带离档案室，其摘抄有关内容也须经总经理同意且审核后

方能带出。

3、查/借阅未完工以及由各机构部门机构保存的资料的期限及己经移交综合

部的文档

借阅期限按登记的日期计算，到期归还；如需再借，应办理续借手续；借阅的文

件不得带出公司；“机密”或“绝密”文件查/借阅期限按总经理批准的期限执

行。

4、借阅人对所借档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、

转借、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

5、档案员在档案借阅允许期限到期前三到五日，对借阅人提出借阅期限到

期提示。

6、图书借阅期限为三个月，如需再借需办理再借手续，不得转借。

7、分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。

四、档案备份规章制度规章

1、公司所有有价值的文件、图纸、协议、协议合同协议等必须备份。

2、各机构部门机构应尽量采用电脑管控管理管控，便于业务资料的数字化

处理和保存。

3、备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应由综合部保存。

五、处理条例

有下列行为之一，据情节轻重，给予50-200元罚款处理：

1、毁损、丢失或擅自销毁企业档案；

2、擅自向外界提供、抄摘企业档案；

3、涂改、伪造档案；

4、未及时上报归档或管控管理管控不善的档案管控管理管控者；

5、未按手续借阅、外带者或越级查阅者（档窠管控管理管控者同罚）。

若情节严重构成犯罪，依法追究刑事责任。

六、责任

1、本规章制度规章适用于本公司各机构部门机构企业有关员工。

2、本规章制度规章监督责任机构部门机构为公司综合部，第一责任人为综

合部档案管控管理管控相关有关人员，

第二责任人为各机构部门机构指定的资料员。

附件一：财务交接明细表

附件二：资料交接表

附件三：资料交接单

附件四：电子文档交接表（图