工程管理部资料员管理制度

工程管理部资料员管理制度第一章总则为确保工程管理部资料员的工作规范化、标准化，提高资料管理的效率和质量，保障工程项目的顺利进行，依据国家相关法律法规及公司内部管理规范，特制定本管理制度。本制度适用于工程管理部所有资料员及相关工作人员。第二章制度目标1.规范资料管理流程：明确资料收集、整理、存档、保管及查阅等环节的标准操作流程。2.提高工作效率：通过制度化管理，减少资料管理过程中的不必要环节，提高工作效率。3.保障资料安全：确保所有工程资料的安全、完整，防止遗失、损坏及泄露。4.促进信息共享：建立有效的信息传递机制，确保各部门之间的信息沟通畅通，提高协作效率。第三章适用范围本制度适用于工程管理部所有资料员及参与资料管理的相关工作人员，包括但不限于：1.项目资料员2.资料审核员3.项目经理及其他管理人员第四章管理规范4.1资料收集1.资料员需根据项目进度及要求，及时收集各类工程资料，包括设计图纸、施工方案、会议记录、合同文件、验收报告等。2.收集的资料须完整、真实，确保资料的原始性和真实性。3.资料员应建立资料收集清单，逐项记录已收集的资料，确保不遗漏。4.2资料整理1.收集的资料需按项目阶段、类别进行整理，确保资料分类明确、易于查找。2.所有资料应进行编号，并建立电子和纸质两种档案，确保资料的可追溯性。3.整理后的资料需进行审核，确保内容的准确性和完整性，审核由资料审核员负责。4.3资料存档1.资料存档应按照公司规定的档案管理标准进行，确保资料的安全存放。2.所有纸质资料需存放在专用的档案柜中，电子资料需备份至公司指定的云存储或服务器中。3.存档资料应定期进行清理和更新，确保资料的有效性。4.4资料保管1.资料员需对所负责的资料进行定期检查，确保资料的完整性和安全性。2.特殊重要资料需采取加密措施，确保资料不被非法访问。3.资料的借用和查阅需经过资料员同意，并做好登记。4.5资料查阅1.资料查阅需提前申请，填写查阅申请表，由资料员审核后方可查阅。2.查阅人员应遵守资料保密制度，严禁对资料进行涂改、损坏。3.查阅结束后，需按规定归还资料，并由资料员进行确认。4.6资料转递1.资料转递应采取安全的方式，避免资料在转递过程中遗失或损坏。2.转递资料需填写转递单，确保每一份资料的去向可追溯。3.转递后需及时进行记录，确保资料的完整性和安全性。第五章操作流程5.1收集流程1.根据项目需求制定资料收集计划，明确资料类型及收集时间。2.按照计划逐项收集资料，完成后填写资料收集清单。3.定期召开资料收集会议，交流收集进展及存在的问题。5.2整理流程1.收集到的资料进行分类整理，建立分类清单。2.完成整理后，提交资料审核员进行审核，确保资料的准确性。3.审核通过后，按照规定进行存档。5.3存档流程1.将整理后的资料按规定进行归档，纸质资料存放于档案柜，电子资料存储于指定位置。2.资料入库后，需填写资料入库登记表，并进行审核。3.定期对存档资料进行检查，确保资料的安全性和完整性。5.4查阅流程1.查阅人员需提前填写查阅申请表，并交给资料员审核。2.经审核同意后，查阅人员方可查阅资料，并做好相关登记。3.查阅结束后，需及时归还资料，并由资料员进行确认。第六章监督机制1.监督部门：工程管理部将设立专门的监督小组，负责对资料员的工作进行监督和评估。2.定期检查：每季度进行一次资料管理的全面检查，确保制度的落实及资料的安全性。3.反馈机制：建立资料管理反馈机制，鼓励员工提出改进意见，并定期召开反馈会议进行总结。第七章附则1.本制度由工程管理部负责解释，自发布之日起实施。2.若有未尽事宜，需依据国家法律法规及公司相关规定执行。3.本制度如需