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文档简介

办公室行政文员职责1.背景介绍为了实现公司的高效管理和优化办公室行政工作流程，确保各项文书工作有序进行，提高办公室的综合管理水平和工作效率，特订立本规章制度，明确办公室行政文员的职责和工作要求。2.职责概述办公室行政文员是公司办公室工作的紧要岗位之一，重要负责帮助上级领导进行日常行政文书工作及相关活动的筹办与管理。作为行政文员，应当保持高度的责任感和敬业精神，确保公司各项行政工作有序进行。3.具体职责办公室行政文员的具体职责如下：3.1文件管理负责接收、分发、传递和归档公司内部和外部的文件、邮件和传真等相关资料；组织、协调和监督文件的归档工作，确保文件存档、检索和保密工作的正常进行；建立和维护公司充分有效的文件管理系统，确保文件的完整、准确和及时性；定期清理和整理文件，保证档案室的秩序和安全。3.2会议组织与布置依据公司领导或部门负责人的布置，帮助组织开展会议和培训活动，并供应相应的会议室、设备和服务支持；负责会议文件的起草、整理和分发，准备会议所需的资料和会议室设备；进行会议现场的记录和汇总，撰写会议纪要及相关报告，并及时发送给与会人员；跟进会议决议的执行情况，督促相关部门定时完成各项任务。3.3行政支持与协调帮助处理来自各个部门的日常行政事务，供应必需的行政支持和协调服务；维护办公室设备的正常使用和维护和修理，保持办公环境的乾净和良好的工作氛围；组织和协调公司内部活动，如庆典、年会、团建等，确保活动的顺利进行；依据公司布置，协调外部资源的利用，如快递、快递公司、清洁公司等。3.4信息管理与报表汇总收集、整理、归档和管理公司的各类信息和资料，并定期向上级报告信息的使用情况；娴熟掌握各种办公软件和工具，能够高效地处理电子文档、表格和报表的编制，确保数据的准确性和完整性；帮助上级领导进行数据的分析和汇总，准备各类报表和统计数据，并定时向上级提交。4.职责要求办公室行政文员需具备以下本领和素养：具有良好的沟通和协调本领，能够与各级领导和员工有效地进行沟通和协作；具备较强的组织和协调本领，能够合理布置工作时间和资源，处理多项任务；具备较强的保密意识和责任感，能够妥当保管和处理机密文件和信息；娴熟掌握办公软件和工具的使用，能够高效地处理文档和报表的编制；具有较强的学习本领和适应本领，能够随时适应工作中显现的变动和挑战。5.职责执行和监督办公室行政文员的职责由上级领导指定和布置，工作成绩须及时汇报上级；上级领导将对行政文员的工作进行定期检查和业绩评估，对工作本领达标的人员进行表扬和嘉奖；如发现办公室行政文员有违法、违纪行为或工作不力的情况，将依照

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