人力资源信息系统操作作业指导书

人力资源信息系统操作作业指导书TOC\o"1-2"\h\u3654第1章系统概述与登录 449631.1系统简介 471351.2登录与退出操作 4242201.2.1登录操作 4222131.2.2退出操作 428255第2章系统功能模块介绍 491562.1档案管理模块 4229542.2考勤管理模块 555392.3工资管理模块 5268582.4招聘管理模块 514576第3章员工档案管理 633213.1新增员工档案 680663.1.1登录系统 6274403.1.2进入员工档案管理模块 6124723.1.3新增员工档案 638663.1.4填写员工档案信息 6115133.1.5提交保存 757533.2修改员工档案 715503.2.1查找员工档案 748033.2.2修改员工档案 7315463.2.3修改员工档案信息 7295073.2.4提交保存 780103.3查询员工档案 795993.3.1输入查询条件 7245623.3.2设置查询条件 7178123.3.3执行查询 784913.4删除员工档案 7180843.4.1查找员工档案 7216173.4.2删除员工档案 7316303.4.3确认删除 829464第4章考勤管理操作 8272694.1考勤数据录入 8153714.1.1登录系统 8272044.1.2新增考勤记录 8227004.1.3修改考勤记录 8158504.2考勤数据查询 8270704.2.1按员工查询 8196604.2.2按部门查询 8175224.3考勤异常处理 8158054.3.1查看考勤异常 8105174.3.2提交异常处理结果 9147424.4考勤统计报表 9184134.4.1考勤统计报表 9304704.4.2导出考勤统计报表 920043第5章工资管理操作 95075.1工资结构设置 9176285.1.1进入工资结构设置界面 97945.1.2新增工资项目 945325.1.3编辑工资项目 9123135.1.4删除工资项目 9173395.1.5设置工资结构 1051345.2工资数据录入 10149375.2.1录入员工基本工资信息 1058555.2.2录入工资变动信息 1050055.2.3录入考勤扣款信息 1095865.3工资数据查询 10235225.3.1查询员工工资条 10103405.3.2查询工资统计报表 1058495.4工资发放与统计 1095325.4.1工资发放 10111945.4.2工资统计 1016615.4.3工资发放表 1025075第6章招聘管理操作 11104996.1招聘需求发布 11126536.1.1登录系统 113986.1.2填写招聘需求 1137086.1.3提交审核 118786.2招聘简历筛选 11221016.2.1查看简历 11311366.2.2简历筛选 11266686.3面试安排与管理 11199476.3.1面试时间与地点安排 1162616.3.2面试官分配 11219406.3.3面试管理 12222236.4录用与入职操作 12150126.4.1录用决策 12257656.4.2发送录用通知 1213676.4.3入职操作 1210638第7章培训与发展管理 12170717.1培训计划制定 12235367.1.1目标确定 12165037.1.2培训需求分析 12100967.1.3培训内容设计 1211567.1.4培训方式选择 1221067.1.5培训时间安排 13310937.1.6培训预算编制 1323377.2培训资源管理 13262937.2.1培训师资管理 13174457.2.2培训教材管理 13136917.2.3培训设施管理 13163697.2.4培训资源库建设 13212097.3培训实施与跟踪 13230947.3.1培训通知与报名 13161447.3.2培训组织与实施 13118077.3.3培训评估与反馈 1373697.3.4培训记录与归档 1379887.4员工晋升与发展 13263467.4.1晋升通道设置 13134007.4.2晋升标准制定 13271527.4.3晋升评审与实施 1430257.4.4员工职业发展规划 1418179第8章人力资源报表与分析 14144598.1人力资源报表概述 14116768.2报表数据查询与导出 1465418.2.1数据查询 14153438.2.2数据导出 1424638.3人力资源数据分析 1430028.4人力资源决策支持 1526326第9章系统权限与安全 1521569.1用户角色与权限设置 15177519.1.1用户角色定义 15149139.1.2权限设置原则 15262289.1.3权限设置操作 15223319.2密码策略与安全设置 1687579.2.1密码策略 16125569.2.2安全设置 1677169.3数据备份与恢复 1638869.3.1数据备份 16172929.3.2数据恢复 16160469.4系统日志与监控 17144679.4.1系统日志 17116519.4.2系统监控 1731354第10章系统维护与升级 172185810.1系统日常维护 172820610.1.1数据备份 17676810.1.2系统监控 17618210.1.3日志管理 17928110.1.4系统安全维护 17260010.2系统功能优化 181126310.2.1功能优化需求收集 181363910.2.2功能优化方案制定 182066410.2.3功能优化实施 18345210.2.4功能优化验收 181922810.3系统升级操作 18483810.3.1升级计划制定 182565610.3.2升级准备工作 181385910.3.3升级实施 182839610.3.4升级验收 183082010.4用户反馈与支持 181694310.4.1用户反馈收集 192794310.4.2用户问题处理 192518510.4.3用户支持 19第1章系统概述与登录1.1系统简介人力资源信息系统（HRIS）是为了提高企业人力资源管理效率，优化人力资源管理流程而设计开发的。该系统通过集中存储和管理企业员工的各种信息，实现人力资源的全面信息化管理。系统涵盖了员工基本信息管理、招聘选拔、绩效考核、培训发展、薪酬福利、考勤管理等模块，为企业提供了一套完整的人力资源管理解决方案。1.2登录与退出操作1.2.1登录操作（1）在浏览器地址栏输入系统访问地址，进入系统登录页面。（2）输入用户名和密码，根据提示输入验证码。（3）“登录”按钮，进入系统主界面。1.2.2退出操作（1）在系统主界面的右上角，用户名称，弹出下拉菜单。（2）在下拉菜单中选择“退出登录”。（3）系统提示确认退出，“确定”，退出系统。（4）关闭浏览器，结束本次操作。第2章系统功能模块介绍2.1档案管理模块档案管理模块是人力资源信息系统的核心部分，主要负责对员工个人信息、工作经历、教育培训、考核晋升等档案资料进行统一管理。其主要功能如下：（1）员工基本信息管理：支持员工基本信息的录入、修改、查询和删除操作。（2）档案分类管理：根据档案类型对员工档案进行分类存储，便于查询和管理。（3）档案借阅管理：对档案的借阅申请、审批、归还等流程进行管理，保证档案安全。（4）档案统计与分析：对档案信息进行统计和分析，为人力资源规划提供数据支持。2.2考勤管理模块考勤管理模块用于对员工考勤情况进行实时监控和管理，保证企业考勤数据的准确性。其主要功能如下：（1）考勤数据采集：支持多种考勤方式，如指纹、刷脸、IC卡等，自动采集员工考勤数据。（2）考勤规则设置：可根据企业需求自定义考勤规则，如工作时间、休息日、节假日等。（3）考勤数据统计：自动统计员工出勤、迟到、早退、请假等考勤数据，考勤报表。（4）异常考勤处理：对异常考勤情况进行预警，支持考勤异常处理流程。2.3工资管理模块工资管理模块负责对企业员工的工资、奖金、福利等进行计算、发放和管理。其主要功能如下：（1）工资结构设置：支持多种工资结构，可自定义工资项目、计算公式等。（2）工资数据录入：自动导入考勤、绩效等数据，支持手工录入工资变动信息。（3）工资计算：根据设定的工资结构和数据，自动计算员工工资。（4）工资发放：支持工资的批量发放，工资条，方便员工查询。2.4招聘管理模块招聘管理模块为企业提供招聘流程的全面管理，从岗位发布、简历筛选到面试安排等环节进行高效协同。其主要功能如下：（1）职位管理：支持职位的新增、修改、发布和撤销操作。（2）简历管理：对收到的简历进行分类、筛选和归档，支持简历搜索和推荐。（3）面试管理：安排面试时间、地点，发送面试通知，支持面试评价和反馈。（4）招聘统计：统计招聘进度、招聘成本、录用率等数据，为招聘决策提供依据。第3章员工档案管理3.1新增员工档案3.1.1登录系统启动人力资源信息系统，输入用户名和密码登录系统。3.1.2进入员工档案管理模块在系统主界面，“员工档案管理”菜单，进入员工档案管理模块。3.1.3新增员工档案在员工档案管理模块中，“新增”按钮，弹出新增员工档案界面。3.1.4填写员工档案信息在新增员工档案界面，按照提示填写以下信息：a)姓名b)性别c)出生日期d)身份证号码e)联系电话f)电子邮箱g)家庭住址h)入职时间i)部门j)职位k)照片（可选）3.1.5提交保存填写完以上信息后，“保存”按钮，系统将自动保存新增的员工档案。3.2修改员工档案3.2.1查找员工档案在员工档案管理模块，通过“查询”功能查找需要修改的员工档案。3.2.2修改员工档案在查询结果中，对应员工档案的“修改”按钮，进入修改员工档案界面。3.2.3修改员工档案信息在修改员工档案界面，对需要修改的信息进行编辑，如姓名、部门、职位等。3.2.4提交保存修改完成后，“保存”按钮，系统将更新员工档案信息。3.3查询员工档案3.3.1输入查询条件在员工档案管理模块，“查询”按钮，弹出查询条件输入界面。3.3.2设置查询条件根据需求，设置以下查询条件：a)姓名b)性别c)部门d)职位e)入职时间范围3.3.3执行查询设置完查询条件后，“查询”按钮，系统将根据输入的条件进行搜索，并显示查询结果。3.4删除员工档案3.4.1查找员工档案在员工档案管理模块，通过“查询”功能查找需要删除的员工档案。3.4.2删除员工档案在查询结果中，对应员工档案的“删除”按钮。3.4.3确认删除系统将弹出确认删除提示框，确认无误后，“确定”按钮，系统将删除该员工档案。注意：删除操作不可恢复，请谨慎操作。第4章考勤管理操作4.1考勤数据录入4.1.1登录系统操作员需使用本人账号登录人力资源信息系统，进入考勤管理模块。4.1.2新增考勤记录（1）在考勤管理模块中，“新增考勤记录”按钮。（2）根据提示，输入员工工号、考勤日期、考勤时间等相关信息。（3）确认信息无误后，“保存”按钮。4.1.3修改考勤记录（1）在考勤管理模块中，通过查询功能找到需修改的考勤记录。（2）“修改”按钮，对考勤信息进行编辑。（3）确认修改无误后，“保存”按钮。4.2考勤数据查询4.2.1按员工查询（1）在考勤管理模块中，选择“按员工查询”功能。（2）输入员工工号或姓名，选择查询时间段。（3）“查询”按钮，系统将显示该员工的考勤记录。4.2.2按部门查询（1）在考勤管理模块中，选择“按部门查询”功能。（2）选择部门，输入查询时间段。（3）“查询”按钮，系统将显示该部门所有员工的考勤记录。4.3考勤异常处理4.3.1查看考勤异常（1）在考勤管理模块中，“考勤异常”按钮。（2）系统将显示所有考勤异常记录。（3）操作员可根据实际情况对异常记录进行查看、修改或删除。4.3.2提交异常处理结果（1）对考勤异常进行处理后，“保存”按钮。（2）在弹出的对话框中，输入处理原因和结果。（3）“提交”按钮，完成考勤异常处理。4.4考勤统计报表4.4.1考勤统计报表（1）在考勤管理模块中，选择“考勤统计报表”功能。（2）输入报表的时间段。（3）“报表”按钮，系统将自动考勤统计报表。4.4.2导出考勤统计报表（1）在考勤统计报表页面，“导出”按钮。（2）选择导出格式，如Excel、PDF等。（3）“确定”按钮，将考勤统计报表导出至本地。第5章工资管理操作5.1工资结构设置5.1.1进入工资结构设置界面登录人力资源信息系统，选择“工资管理”模块，“工资结构设置”进入工资结构设置界面。5.1.2新增工资项目在工资结构设置界面，“新增工资项目”按钮，填写项目名称、项目类型、计算公式等相关信息，“保存”完成新增。5.1.3编辑工资项目在工资结构设置界面，找到需要编辑的工资项目，“编辑”按钮，修改项目信息，“保存”完成编辑。5.1.4删除工资项目在工资结构设置界面，找到需要删除的工资项目，“删除”按钮，系统将提示确认删除操作，“确定”完成删除。5.1.5设置工资结构在工资结构设置界面，根据企业实际需求，设置各工资项目的计算方式和关联关系，“保存”完成设置。5.2工资数据录入5.2.1录入员工基本工资信息选择“工资管理”模块，“工资数据录入”，进入员工基本工资信息录入界面，填写或导入员工基本工资信息。5.2.2录入工资变动信息在工资数据录入界面，“工资变动”选项，录入员工工资调整、奖金等相关信息。5.2.3录入考勤扣款信息在工资数据录入界面，“考勤扣款”选项，录入员工考勤扣款信息。5.3工资数据查询5.3.1查询员工工资条选择“工资管理”模块，“工资数据查询”，进入工资查询界面，输入员工姓名或工号，“查询”按钮，查看员工工资条。5.3.2查询工资统计报表在工资数据查询界面，选择“工资统计报表”选项，根据需要筛选部门、时间等条件，“查询”按钮，查看工资统计报表。5.4工资发放与统计5.4.1工资发放在工资管理模块，“工资发放”选项，选择需要发放的工资月份，确认无误后，“发放”按钮，完成工资发放。5.4.2工资统计在工资管理模块，“工资统计”选项，根据部门、时间等条件筛选，查看工资总额、人均工资等统计数据。5.4.3工资发放表在工资统计界面，“工资发放表”按钮，选择需要的工资月份，系统将自动工资发放表，并提供打印和导出功能。第6章招聘管理操作6.1招聘需求发布6.1.1登录系统操作人员需使用个人账号登录人力资源信息系统，进入招聘管理模块。6.1.2填写招聘需求（1）“发布新职位”按钮，进入招聘需求填写页面。（2）按照页面提示，填写职位名称、职位类别、工作地点、招聘人数等信息。（3）详细描述职位职责和任职要求，保证信息准确、完整。（4）设置截止日期，保证招聘需求的有效性。6.1.3提交审核（1）确认填写无误后，“提交审核”按钮。（2）等待上级或相关部门审核。6.2招聘简历筛选6.2.1查看简历（1）登录系统，进入招聘管理模块。（2）在“简历管理”页面，查看应聘者提交的简历。6.2.2简历筛选（1）根据职位要求，对应聘者简历进行初步筛选。（2）将符合要求的简历标记为“待面试”，将不符合要求的简历标记为“不合适”。（3）对于有疑问的简历，可联系应聘者进一步了解情况。6.3面试安排与管理6.3.1面试时间与地点安排（1）根据应聘者简历，确定面试时间、地点。（2）在系统中为每位应聘者创建面试记录，填写相关信息。（3）发送面试通知邮件或短信，告知应聘者面试时间、地点及注意事项。6.3.2面试官分配（1）根据职位要求，为面试环节分配合适的面试官。（2）在系统中为面试官创建账号，并分配权限。6.3.3面试管理（1）面试官在系统中查看面试安排，了解应聘者信息。（2）面试结束后，面试官在系统中填写面试评价，为后续录用决策提供依据。6.4录用与入职操作6.4.1录用决策（1）根据面试评价和职位要求，确定录用名单。（2）在系统中为录用人员创建录用记录，并填写相关信息。6.4.2发送录用通知（1）发送录用通知邮件或短信，告知录用人员入职时间、地点及所需材料。（2）电话确认录用人员是否收到通知。6.4.3入职操作（1）录用人员在规定时间内携带相关材料到人力资源部门办理入职手续。（2）人力资源部门在系统中更新录用人员状态，完成入职操作。第7章培训与发展管理7.1培训计划制定7.1.1目标确定根据企业战略发展需求及员工现状，明确培训目标，保证培训计划与企业发展同步。7.1.2培训需求分析通过问卷调查、访谈、数据分析等方法，全面了解员工培训需求，为培训计划提供依据。7.1.3培训内容设计结合企业业务特点，设计包括专业技能、通用技能、企业文化等方面的培训内容。7.1.4培训方式选择根据培训内容、对象和目标，选择合适的培训方式，如内训、外训、在线学习等。7.1.5培训时间安排合理规划培训时间，保证培训工作与日常工作相互协调，不影响企业正常运营。7.1.6培训预算编制根据培训计划，编制培训预算，包括培训费用、人员费用、材料费用等。7.2培训资源管理7.2.1培训师资管理选拔和培养具备专业知识和实践经验的培训师资，提高培训效果。7.2.2培训教材管理整理和开发适用于企业特点的培训教材，保证培训内容的实用性和针对性。7.2.3培训设施管理完善培训设施，提高培训环境，为培训工作提供良好条件。7.2.4培训资源库建设建立和完善培训资源库，实现培训资源的共享和持续更新。7.3培训实施与跟踪7.3.1培训通知与报名及时发布培训通知，组织员工报名，保证培训工作的顺利进行。7.3.2培训组织与实施按照培训计划，组织培训活动，保证培训质量。7.3.3培训评估与反馈对培训效果进行评估，收集员工反馈意见，为改进培训工作提供参考。7.3.4培训记录与归档详细记录培训过程，对培训资料进行归档，以便查阅和追溯。7.4员工晋升与发展7.4.1晋升通道设置根据企业组织结构和业务发展需求，设置合理的晋升通道，为员工提供发展空间。7.4.2晋升标准制定明确晋升标准和流程，保证晋升工作的公平、公正、公开。7.4.3晋升评审与实施组织晋升评审，对符合晋升条件的员工进行评审，实施晋升。7.4.4员工职业发展规划关注员工个人发展需求，为员工提供职业发展规划和指导，促进员工与企业共同成长。第8章人力资源报表与分析8.1人力资源报表概述人力资源报表作为企业了解和评估人力资源管理状况的重要工具，对于企业制定人力资源策略和决策具有重要作用。本章主要介绍人力资源报表的类型、构成及编制原则。人力资源报表主要包括员工基本信息报表、薪酬福利报表、人员变动报表、培训发展报表等，通过这些报表可以全面掌握企业人力资源的配置、利用和变动情况。8.2报表数据查询与导出8.2.1数据查询报表数据查询是报表分析的基础，操作人员可以通过以下方式进行数据查询：（1）通过系统提供的查询条件进行筛选，如时间范围、部门、岗位等；（2）使用高级查询功能，实现多条件组合查询；（3）利用系统内置的报表模板进行快速查询。8.2.2数据导出查询到的数据可以导出为Excel、PDF等格式，以便于进行进一步的分析和处理。具体操作步骤如下：（1）在查询结果界面，导出按钮；（2）选择导出格式，如Excel或PDF；（3）设置导出范围和排序方式；（4）确定，完成数据导出。8.3人力资源数据分析人力资源数据分析是对报表数据进行深度挖掘和解读的过程，旨在发觉人力资源管理中的问题和潜在风险，为企业提供改进策略。以下是一些常见的人力资源数据分析方法：（1）对比分析：通过对不同时间、部门、岗位的数据进行对比，找出差异和趋势；（2）结构分析：分析各项指标在总体中的占比，如性别结构、年龄结构等；（3）因素分析：探究影响人力资源状况的各种因素，如离职原因、绩效与薪酬关系等；（4）预测分析：根据历史数据，预测未来的人力资源需求和发展趋势。8.4人力资源决策支持人力资源决策支持是指通过报表和数据分析，为企业制定人力资源策略和决策提供依据。具体包括：（1）招聘决策：根据人员需求预测，制定招聘计划，合理配置人力资源；（2）薪酬决策：分析薪酬与绩效、市场水平等因素，制定合理的薪酬策略；（3）培训决策：根据员工能力需求和培训效果评估，制定培训计划；（4）人才梯队建设：通过数据分析，识别关键岗位和潜力人才，为企业长远发展提供人才保障。本章主要介绍了人力资源报表的概述、查询与导出、数据分析及决策支持等内容，为企业人力资源管理工作提供了操作指导和实践参考。第9章系统权限与安全9.1用户角色与权限设置9.1.1用户角色定义本系统根据企业内部人力资源管理的不同职责，设定了以下几类用户角色：系统管理员、部门管理员、普通用户。各类角色具有不同的权限，以保障系统操作的准确性和数据的安全性。9.1.2权限设置原则每种用户角色根据工作需要，分配相应的操作权限。权限设置遵循以下原则：a)最小权限原则：用户仅获得完成工作所必需的权限；b)分级授权原则：根据用户角色和职责，实行分级授权；c)动态调整原则：根据用户工作职责变化，及时调整权限设置。9.1.3权限设置操作系统管理员负责为各类用户角色分配权限，具体操作如下：a)登录系统，进入系统管理模块；b)选择“用户角色管理”，“新增”或“编辑”按钮；c)根据实际需求，为用户角色勾选相应的权限；d)保存设置，权限立即生效。9.2密码策略与安全设置9.2.1密码策略为保证用户账号安全，本系统制定以下密码策略：a)密码长度：至少8位，建议包含字母、数字及特殊字符；b)密码复杂度：密码应包含大小写字母、数字和特殊字符；c)密码修改：用户需定期修改密码，首次登录后强制修改；d)密码锁定：连续输错密码5次，用户账号自动锁定，请联系系统管理员开启。9.2.2安全设置为提高系统安全性，本系统采取以下措施：a)数据加密：用户数据采用高强度加密算法进行加密存储；b)登录验证：登录时采用验证码方式，防止恶意登录；c)操作审计：记录用户关键操作，便于追溯和审计；d)防火墙隔离：系统部署在防火墙后，防止外部攻击。9.3数据备份与恢复9.3.1数据备份为防止数据丢失，系统管理员应定期进行数据备份，具体操作如下：a)登录系统，进入系统管理模块；b)选择“数据备份”，“备份”按钮；c)选择备份路径和备份文件名，“确定”；d)备份完成后，系统自动备份记录。9.3.2数据恢复当发生数据丢失或误操作时，可进行数据恢复操作，具体如下：a)登录系统，进入系统管理模块；b)选择“数据备份”，“恢复”按钮；c)选择需要恢复的备份文件，“确定”；d)恢复完成后，系统自动跳转到恢复后的数据状态。9.4系统日志与监控9.4.1系统日志本系统记录以下类型的日志，便于系统管理和问题追溯：a)登录日志：记录用户登录系统的时间和IP地址；b)操作日志：