测绘档案管理制度

测绘档案管理制度第一章总则为加强测绘档案的管理，确保档案的安全、完整和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位的实际情况，特制定本制度。测绘档案是记录测绘活动、成果及相关信息的重要文件，是进行科学决策和管理的重要依据。第二章适用范围本制度适用于本单位所有测绘档案的收集、整理、保管、查阅、借用及转递等相关工作。所有参与测绘工作的员工及相关管理人员均应遵守本制度。第三章目标1.提高档案管理水平：通过科学的管理制度，提升测绘档案的管理效率和准确性。2.确保档案安全：采取有效措施，防止档案损毁、丢失和泄露。3.促进档案利用：为后续的测绘工作、科研活动及决策提供准确的信息支持。第四章档案管理规范4.1档案的收集与归档1.档案收集：测绘成果、原始数据、图纸、报告及相关文件应在测绘项目完成后及时收集，确保无遗漏。2.档案整理：档案整理应遵循统一的标准，按项目、时间、类型分类，确保档案的系统性和可查性。3.档案归档：归档材料应包括但不限于：测绘成果报告、原始测量数据、图纸、审批文件及其他相关资料。所有归档材料必须经过审核，确保内容的完整和准确。4.2档案的保管1.档案保管责任：由专门的档案管理人员负责档案的保管工作，确保档案存放在安全、干燥、通风的环境中。2.档案编号与登记：所有档案应逐一编号，并建立档案管理台账，详细记录档案的基本信息及存放位置。3.定期检查：每季度对档案进行一次全面检查，确保档案的完整性和安全性。4.3档案的查阅1.查阅申请：员工或外部单位需查阅档案时，须提前提交书面申请，经档案管理人员审批后方可查阅。2.查阅流程：查阅档案时，需在查阅登记簿中如实登记，确保查阅记录的完整性。3.保密要求：查阅人员须遵守保密规定，不得擅自复制、涂改或损毁档案。4.4档案的借用1.借用申请：借用档案需填写《档案借用申请表》，并经部门负责人及档案管理人员审批。2.借用限制：原则上不对外借用档案，特殊情况需经单位负责人批准。3.归还要求：借用档案应在规定时间内归还，并进行登记确认，确保档案的完整性。4.5档案的转递1.转递流程：档案在内部调动时，应填写《档案转递通知单》，并由档案管理人员负责密封转递。2.转递记录：转递档案时，必须记录转递的具体时间、地点及接收人员，确保档案转递的可追溯性。3.外部转递要求：对外转递档案需通过专人负责，确保档案的安全与完整。第五章监督机制5.1监督责任1.档案管理部门：负责对档案管理制度的实施情况进行监督检查，确保各项规定落实到位。2.定期评估：每年对档案管理工作进行一次全面评估，提出改进建议，确保制度的有效性和适用性。5.2记录与反馈1.记录制度：建立档案管理工作记录制度，详细记录各项工作的开展情况，形成可查阅的工作档案。2.反馈机制：建立反馈渠道，鼓励员工对档案管理提出意见和建议，及时调整和完善管理制度。第六章附则1.解释权：本制度由档案管理部门负责解释。2.生效日期：本制度自发布之日起实施，原有档案管理制度同时废止。3.修订流程：如需修订本制度，须由档案管理部门提出草案，经单位管理层审议后实施