机关共用会议室管理制度VIP

机关共用会议室管理制度第一章总则

为保证机关共用会议室的高效管理与使用，提高会议效率，确保会议的严肃性和规范性，特制定本管理制度。

一、会议室使用原则

1.公共优先原则：会议室使用应遵循公共性、紧急性原则，优先保证机关重要会议、集体活动及突发事件应急处理的需要。

2.预约使用原则：会议室使用需提前预约，并按照预约时间、场次使用，不得随意占用或更改。

3.节约原则：会议组织者应合理安排会议时间，减少无效、重复开会，提高会议效率，降低会议成本。

二、会议室管理范围

本管理制度适用于机关内部所有共用会议室，包括但不限于大会议室、小会议室、接待室等。

三、会议室管理责任

1.机关办公室负责会议室的日常管理和维护工作，确保会议室设施设备完好、环境整洁。

2.会议组织者负责会议的筹备、召开及会议纪要的整理，并对会议的顺利进行负责。

3.所有参会人员应遵守会议室管理规定，共同维护会议室的秩序和环境。

四、会议室管理内容

1.会议流程管理：明确会议的预约、召开、签到、表决、总结等环节，确保会议有序进行。

2.会议纪要管理：规范会议纪要的记录、整理、分发、归档等工作，确保会议决策的落实。

3.会议室设施设备管理：定期检查、维护会议室设施设备，确保其正常运行。

4.会议室环境卫生管理：保持会议室整洁、卫生，提供良好的会议环境。

五、违规处理

对违反本管理制度的行为，将视情节轻重，给予通报批评、取消会议室使用权等处理，并纳入个人年度考核。

本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由机关办公室负责解释。全体机关工作人员应严格遵守，共同维护会议室的正常秩序。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程，特制定以下规定：

一、会议预约

1.会议组织者应根据会议性质、参会人数、时间等因素，提前向机关办公室提出会议室预约申请。

2.预约申请应包括会议主题、日期、时间、会场布置要求等详细信息，并明确会议优先级。

3.机关办公室收到预约申请后，应及时审核并反馈预约结果。

二、会议通知

1.会议组织者应在会议召开前，向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点等。

2.会议通知应包括会议议程、参会人员名单、会议准备工作等。

3.会议组织者应确保会议通知的及时性和准确性。

三、会议签到

1.会议开始前，会议组织者应安排专人负责参会人员的签到工作。

2.签到表应记录参会人员的姓名、部门、签到时间等信息。

3.会议组织者应关注参会人员签到情况，对未签到人员及时了解原因。

四、会议议程

1.会议组织者应按照预定议程主持会议，确保会议内容充实、有序。

2.会议议程应包括议题讨论、决策表决、工作部署等环节。

3.会议组织者应合理安排议题讨论时间，鼓励与会人员积极发言，充分发表意见。

五、会议决策

1.会议决策应遵循民主集中制原则，充分听取各方意见，确保决策的科学性、合理性。

2.会议表决时，应明确表决事项、表决方式和表决结果。

3.会议决策结果应记录在会议纪要中，由会议组织者负责落实。

六、会议总结

1.会议结束时，会议组织者应对会议进行简要总结，概括会议成果，明确下一步工作要求。

2.会议总结应包括会议决策的贯彻落实、工作任务的分解与部署等内容。

七、会议资料的收集与归档

1.会议组织者应收集会议相关资料，包括会议纪要、参会人员发言稿、表决结果等。

2.会议资料应按照规定进行归档，以备日后查询。

八、会议反馈

1.会议组织者应在会议结束后，向机关办公室反馈会议情况，包括会议效果、存在的问题等。

2.机关办公室应根据会议反馈，及时调整会议室管理措施，提高会议服务质量。

本章节所述会议流程规定，适用于机关内部所有共用会议室，全体机关工作人员应严格遵守，共同维护会议的严肃性和规范性。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的贯彻落实，强化会议纪要的跟踪管理，提高机关工作效率，特制定以下规定：

一、会议纪要的记录与整理

1.会议组织者应指定专人负责会议纪要的记录工作，确保记录的准确性和完整性。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等内容。

3.会议纪要应在会议结束后及时整理，由会议组织者审核无误后，提交给相关领导和参会人员。

二、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要需经会议组织者审批，并报请主管领导签字同意后，方可发布。

2.会议纪要的发布应采用适当的方式，确保参会人员和相关人员及时了解会议决策内容。

3.会议纪要发布后，如有修改或补充，应重新审批、发布。

三、会议纪要的执行与跟踪

1.会议组织者应明确会议纪要中决策事项的执行责任人、完成时限和验收标准。

2.执行责任人应按照会议纪要要求，制定具体实施方案，并按时推进工作。

3.会议组织者应定期对会议纪要的执行情况进行跟踪，了解工作进度，协调解决问题。

四、会议纪要的反馈与评估

1.会议组织者应定期收集会议纪要执行情况的反馈，对已完成的事项进行评估。

2.评估内容包括：决策事项完成情况、工作质量、存在的问题及改进措施等。

3.会议组织者应将评估结果报告给主管领导，并根据评估结果调整工作计划。

五、会议纪要的归档与保管

1.会议纪要应按照规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.会议纪要的保管应由专人负责，确保资料的安全和保密。

3.会议纪要的查阅应遵循相关规定，严格审批程序，防止信息泄露。

六、会议纪要的监督与问责

1.机关办公室应对会议纪要的执行情况进行监督，对未按期完成或落实不力的责任人进行问责。

2.会议纪要的执行情况纳入个人和部门年度考核，作为评价工作绩效的重要依据。

本章节所述会议纪要的跟踪落实规定，旨在强化会议决策的执行力，提高机关工作效能，全体机关工作人员应认真执行，共同推动机关工作的持续改进。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效利用，维护会议室设施设备，创造良好的会议环境，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室使用规范

1.会议室使用应遵循提前预约原则，未经预约，不得擅自使用会议室。

2.会议组织者应按照预定时间和场次使用会议室，不得随意更改或占用。

3.会议室使用期间，参会人员应保持秩序，遵守会议纪律，禁止大声喧哗、吸烟等不文明行为。

二、会议室设施设备管理

1.会议组织者应提前检查会议室设施设备，确保投影仪、音响、话筒等设备正常运行。

2.使用会议室过程中，如遇设施设备故障，应及时报告机关办公室，以便及时维修或更换。

3.参会人员应爱护会议室设施设备，严禁擅自拆卸、损坏或携带出会议室。

三、会议室环境卫生管理

1.会议室使用前后，会议组织者应安排专人负责清洁卫生，确保会议室整洁、舒适。

2.严禁在会议室乱丢垃圾、乱涂乱画，参会人员应保持会议室卫生。

3.机关办公室应定期对会议室进行消毒、通风，确保会议室空气质量。

四、会议室安全保障

1.会议室应定期进行安全检查，包括消防设施、电气设备等，确保安全无隐患。

2.会议组织者应了解会议室安全疏散路线，遇紧急情况时，确保参会人员迅速、有序撤离。

3.严禁在会议室存放易燃、易爆等危险物品。

五、会议室钥匙管理

1.会议室钥匙由机关办公室统一管理，借用钥匙需履行相关手续，并在使用完毕后及时归还。

2.严禁私自复制、转借会议室钥匙，违反规定者将追究相应责任。

六、会议室临时使用规定

1.如遇特殊情况，需临时使用会议室，应向机关办公室提出申请，经批准后方可使用。

2.临时使用会议室时，应遵守本管理制度的相关规定，确保会议室的正常秩序。

本章节所述会议室管理规定，适用于机关内部所有共用会议室。全体机关工作人员应严格遵守，共同维护会议室的正常运行和良好环境。机关办公室负责监督执行，并对违规行为予以处理。

第五章附则

为确保本管理制度的实施效果，明确相关事项，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由机关办公室负责解释。

二、本管理制度适用于机关内部所有共用会议室，机关各部门应严格遵守，共同维护会议秩序。

三、本管理制度的修改和废止，由机关