学校会议文件管理制度

学校会议文件管理制度第一章总则

第一条目的与依据

本管理制度旨在规范学校会议的组织、召开及会议纪要的编制与落实，提高会议效率，确保决策的科学性、民主性和有效性。本制度依据《中华人民共和国教育法》、《中华人民共和国行政监察法》以及学校的相关规章制度制定。

第二条适用范围

本制度适用于学校内所有教学、科研、行政及后勤保障等各部门组织召开的各类会议，包括但不限于校务会议、教职工大会、专题研讨会等。

第三条基本原则

（一）依法依规原则：会议召开及管理应严格遵守国家法律法规和学校规章制度。

（二）民主集中制原则：充分发扬民主，确保决策的科学性，同时实行集中统一的领导。

（三）效率原则：简化会议程序，减少无效会议，提高会议效率。

（四）保密原则：对于涉及国家秘密、商业秘密及个人隐私的会议内容，应严格保密。

第四条会议种类与级别

（一）会议种类分为定期会议和临时会议。

（二）会议级别根据参会人员的范围和级别分为校级会议、部门级会议和其他级别会议。

第五条组织机构

（一）设立会议管理机构，负责全校会议的统筹、协调和监督工作。

（二）各部门应设立专人负责本部门的会议组织与管理。

第六条责任追究

违反本管理制度的规定，造成不良影响的，将依据学校的相关规定对责任人进行责任追究。

本制度的其他章节内容，因篇幅限制，在此不一一展开。以上内容仅为第一章总则，供参考。如需进一步完善，请按照既定格式和内容要求进行拓展。

第二章会议流程

第一条会议筹备

1.确定会议主题和目标，明确会议的类型、规模、时间、地点。

2.根据会议主题和目标，拟定会议议程，包括议题、讨论时间、主持人等。

3.确定参会人员名单，提前通知参会人员，确保重要参会人员无冲突。

4.准备会议所需材料，如报告、数据、图表等，并在会前分发。

5.安排会议场地，检查设备设施，确保会议设施正常运行。

第二条会议通知

1.发布会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员及会议议程。

2.会议通知应提前一定时间发布，以便参会人员做好准备工作。

3.对于重要会议，可进行二次提醒，以确保参会人员准时参加。

第三条会议签到

1.设立会议签到台，参会人员应在会议开始前进行签到。

2.签到时应记录参会人员的基本信息，如姓名、部门、签到时间等。

3.会议组织者应关注签到情况，对未签到人员及时进行提醒。

第四条会议召开

1.会议主持人按照议程主持会议，确保会议有序进行。

2.会议主持人应引导讨论，保证每位参会人员都有发言机会。

3.会议期间，做好会议记录，特别是重要观点、决策和任务分工。

第五条会议决策

1.会议讨论结束后，主持人应对讨论结果进行总结，明确决策事项。

2.对于重大事项，应进行投票表决，确保决策的民主性。

3.会议决策应记录在案，并由参会人员签字确认。

第六条会议总结

1.会议结束后，主持人应对会议进行简要总结，强调会议成果和决策事项。

2.分发会议纪要，明确会议任务分工，确保参会人员了解会议内容。

第七条会议评估

1.会议结束后，组织者应收集参会人员的意见和建议，对会议效果进行评估。

2.根据评估结果，对会议组织、流程等方面进行改进，以提高会议质量。

本章节对会议流程进行了详细阐述，包括会议筹备、通知、签到、召开、决策、总结和评估等方面，以确保会议的顺利进行和高效实施。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的编制

1.会议纪要应由专人负责编制，内容应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策事项等。

2.会议纪要应准确、详实、条理清晰，确保记录的完整性和可追溯性。

3.会议纪要编制完成后，应提交给主持人或会议负责人审核，确保内容的准确性和决策的明确性。

第二条会议纪要的分发与传阅

1.审核通过的会议纪要应及时分发给所有参会人员，以及与会议决策相关的部门和个人。

2.会议纪要的分发方式可以是纸质文件、电子文档或通过内部信息系统。

3.各接收单位或个人应对会议纪要进行认真阅读，确保理解和掌握会议内容。

第三条决策事项的落实

1.会议纪要中明确的任务分工和决策事项，相关责任部门和人员应按照要求及时执行。

2.对于需要跨部门协作的事项，应明确牵头部门和配合部门，确保协同推进。

3.责任部门和人员应定期汇报决策事项的落实进度，对存在的问题和困难及时沟通解决。

第四条跟踪与监督

1.会议组织者或监督部门应设立跟踪机制，对会议决策事项的落实情况进行定期检查。

2.对于未按期完成或执行不力的决策事项，应查明原因，制定整改措施，并督促相关部门和人员尽快完成。

3.对于重大决策事项，应进行专项跟踪，确保决策的落地实施。

第五条反馈与评估

1.会议纪要的落实情况应定期反馈给会议组织者和相关部门，以便对会议效果进行评估。

2.根据会议决策事项的落实情况和反馈，对会议纪要的编制、分发、落实等环节进行持续改进，提高会议决策的执行力和效果。

本章节对会议纪要的跟踪落实进行了详细阐述，从会议纪要的编制、分发、决策事项的落实、跟踪监督到反馈评估，确保了会议决策的有效执行和持续优化。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门或个人需提前向会议室管理部门提交书面或电子申请。

2.预订时应明确会议时间、参会人数、所需设备等，以便管理部门合理安排会议室资源。

3.会议室管理部门应建立预订档案，及时更新预订信息，避免资源冲突。

第二条会议室配置与维护

1.会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响系统、白板等，并定期进行检查、维护，确保设备正常运行。

2.会议室布局应合理，座位安排应便于参会人员交流。

3.保持会议室整洁卫生，定期进行清洁和消毒。

第三条会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，不得乱丢杂物。

2.使用会议室时，应爱护公物，不得随意移动或损坏设备。

3.会议结束后，使用部门或个人应将会议室恢复原状，关闭电源、水源，确保门窗关闭。

第四条会议室安全与保密

1.会议室管理部门应制定安全措施，确保会议期间的人员安全。

2.对于涉及敏感信息的会议，应采取保密措施，如设置密码保护、限制参会人员等。

3.会议室内不得私自录音、录像，确需记录的，需经会议主持人同意。

第五条会议室使用费用

1.会议室使用费用根据实际使用情况进行核算，包括设备损耗、能耗、清洁等成本。

2.各部门或个人在使用会议室时，应遵守费用规定，合理使用公共资源。

3.超出规定范围的使用，需经审批，并按照规定承担相应费用。

本章节对会议室管理规定进行了详细阐述，包括会议室预订、配置与维护、使用规范、安全与保密以及使用费用等方面，以保障会议室的高效利用和良好运行。

第五章附则

第一条解