文件资料归档管理规定

杭州德洛集源新能源汽车有限公司文件资料归档管理规定根据企业发展规划，保障企业经营管理规范运营和商业机密、知识产权，避免出现原始资料和数据的缺失，促进企业经营资源的扩展利用，公司要求各部门加强实施文件资料和电子资料按时归档。一、归档的文件资料包含：1）商务类商务投标文件，报价文书，招标（通知）文件，商务合同，以及客户往来文件资料、资质文件。技术类a、技术标书文件，技术说明，技术图纸（含电子式），技术通知，技术要求，技术规范，以及技术文件资料审核审批单，技术联系及技术协议，技术合同；b、平台文件、软件资料、系统资料，及相关文件账号密码文件等单。c、设备仪器和电器说明书及其相关资料，固定资产及用品类资料档案文件等。3）采购供应类各类合同书，订货单，计划书，供应商资料，产品供应目录文件，质保证明，应付款计划书，器材价格分析表，器材分析资料。仓库文件记录书，盘存状态分析表，各类入库，领料和出库单（凭证）。4）车辆运维类车辆档案资料（包括行驶证，汽车登记证，完税证，车辆交强险和商业险保单），采购计划书，运维安排任务书，运维任务完成进度表，运维检查记录，各类车辆单据。车辆保险，车辆保险年检记录表、车辆（交通、机械）事故记录表、车辆维修保养记录表、车辆违章处理记录表、车辆出险理赔记录表。财务类a、各类合同，通知，财务文件；各类凭证，和按财务规范的报销发票。公司各类考核表，文件。以及按财政标准实施的档案。固定资产目录表，低值易耗品目录表。物料盘存汇总纪录表。b、各类财务报表；财务上报文件。c、各类审计报告文件；各类资质证书、营业执照、及公司相关公章类，章程、社保文件资料等。6）行政管理类a、人事档案，应聘信息表，入职信息表及其证书文件，各类考核表，劳动人事关联信息资料；b、公司各类通知文件，各类外来通知文件，各类检查记录表；设备文件档案，基建资料，c、水电档案，管网通讯档案，办公设备用具资料；d、绩效考核评分表，行政日常点检表，文件发放记录表。其他包含：重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议简报、会议记录等。本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。本公司职务任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。7）运营中心类各类合同，协议，文件；项目实施计划书，商务谈判书，售后服务记录书；异常状态报告单；各办事处管理资料，办事处文档；总经办类各类公司文稿，发展规划，协作规划，法务合作资料；OEM资料文稿，协作证书，合作类合同。9）总工办：工会文件，协会文件、各政府局办文件（经信局，科技局，发改委，安监局，市监局，国土局，税管局，公安局等）二，归档时间和档案归属：1）、员工档案随时存档，每周整理，由各部门归类存放；2）、每月5日前，设计部以及行政部统一交行政部档案室归档，并作收档记录，由交档人，收档人和主管负责人签字。3）、每月5日前，各高管的档案统一交董事长助理归档，并作收档记录，由交档人，收档人和主管负责人签字。4）、财务类档案归入财务档案室，客服档案归入客服档案柜，并作存档记录，由部门主管负责监管。5）、公司三会（股东会、董事会、监事会）文件档案由董事会管理归档。三、电子档案归档：电子档案，是指工作过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录，经过鉴定具有保存和利用价值的归档的电子文件。电子文档的收集：电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。2、扫描型电子文件以JPEG、pdf为通用格式；3、视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；4、音频文件以WAV、MP3为通用格式。电子文档的命名归档：电子文件以件为单位整理归档。一份电子文件为一件，密不可分的几份电子文件也为一件。档案的保管期限分“永久、长期（30年）、短期（10年）”分别用“Y、C、D”表示，其档号编号为“DLJY-年度-保管期限-部门-件号”。电子文档按类别进行硬盘和云盘存档，硬盘中按照保存期限以及部门进行文件分类储存，每一个保管期限文件夹下存放该保管期限电子档案的档号文件夹以及目录。电子文档的归档时间：员工逻辑上随时存档，理论上每周整理电子档案并上交（附上《电子档案登记表》），高管和董事会的电子档案统一由董事长助理存入硬盘，并做好《电子档案登记表》；客服以及财务的电子档案由部门内部安排专人负责存入硬盘，并做好《电子档案登记表》；其他部门每周整理，编号，登记存入部门内部的硬盘，每月5号前统一交由行政部进行归档（附上登记台账）。每年12月底，行政部对各部门的电子硬盘进行收集，将当年所有电子文档统一归档在一个硬盘中，打印《电子档案登记表》（首页及其续页），与该硬盘一起归档保存。四、工作责任：各部门人员将归档工作纳入绩效考核要求。离职人员离职交接单，需有档案交接，由档案管理员签字，离职财务文件方能有效。五、行政部专设档案室，档案员（可由行政专员兼管）；附：《资料归档记录表》，《档案交接表》，《电子档案登记表》，《电子档案移交与接收登记表》附件一：档案归档记录表附件二档案交接表交接档案名称内容描述移交档案数量移交档案编号存档时间储存期限检验内容部门名称移交（立档）部门接收部门（档案馆）准确性检验完整性检验填表人（签名）年月日年月日审核人（签名）年月日年月日附件三电子档案登记表单位：部门：电子档案名称题名形成时间档案稿本数量档案类别负责人保管期限附件四电子档案移交与接收登记表交接工作名称内容描述移交电子档案数量移交数据量载体起止顺序号移交载体类型规格检验内容单位名称移交（立档）单位接收单位（档案馆）准确性检验完整性检验可用性检验安全性检验载体外观检验填表人（签名）年月日年月日审核