合同管理制度

合同管理制度目的为统一并加强公司合同管理，规范合同管理流程，规避合同风险，特制定本制度。适用范围本制度所指合同为公司对外签订的合同，不含对内与员工所签合同（如劳动合同）。合同的分类及编号合同的分类和定义公司合同按照对象和用途分为采购类、销售类、综合类三大类：（1）采购类：指由公司采购部门发起的与公司业务相关的经济合同或协议；（2）销售类：指市场部发起的与公司销售业务相关的销售合同或协议；（3）综合类：指除上述情形外，公司签署的其他合同或协议。合同编号规则合同编号规则为：--（年份月份）-（三位数），合同应按时间、类别连续编号。采购类：--201801-001（~999流水号）销售类：--201801-001（~999流水号）综合类：--201801-001（~999流水号）合同审核职责分工一份完整的合同通常由商务条款、技术条款和法律条款等共同组成，合同经办部门为合同审核的主要责任部门，相关部门提供与本部门职责相关的审核意见，为合同签订、履行提供其他相关的专业协助。合同管理中部门、人员的主要职责如下：合同经办人依据职责分工或合同经办部门临时委派负责启动合同审核、文件流转、各部门间沟通协调工作的具体办事人员。合同经办人在合同审核过程中的职责包括：（1）谈判，确定合同主体、准备（选用、草拟）合同文本，发起合同审核；（2）提供前置审批程序文件（若有）或说明合同事项的其他资料；保持与各审核部门间的沟通协调，推进合同审核进程；（3）汇总审批意见并修订，将有异议的条款提交合同权限审批人裁定、定稿、签署；合同经办人应在终版上作为合同责任人签署合同；（4）为生效合同的执行责任人，及时更新合同履行进度、反馈并解决执行中存在的问题、做好证据的保存、收集工作。合同经办部门负责人承接办理合同谈判、签订事宜并对合同签订质量、履行效果承担责任的部门。合同经办部门负责人在合同审核中的职责包括：（1）审核合同事项的真实性、可行性及前置审批程序，负责对其他审核人员有疑义的内容予以解释说明或补充相关材料；（2）审核包含产品、报价、付款、合同期限等商务条款；（3）落实本部门的合同管理责任人，进行合同执行管理，应根据需要建立本部门合同管理台账，及时、真实地反映合同订立、履行进度、终止等情况；督促、检查合同执行人员在合同履行过程的证据收集工作。参与审核部门在合同审核中负责对涉及本部门职责范围的合同提供与本部门职责相关的审核意见，为合同签订、履行提供其他相关的专业协助。具体审核职责包括：（1）对涉及到本部门工作职责的有关合同如技术条款，技术附件等进行专业审核、把关以及需求确认，协助经办部门起草技术条款、验收条款等；（2）根据不同合同类型拟定相应制度、管理办法或审核细则并按照相关要求进行审核。财务部门主要负责与资金、资产安全相关内容的审核，合同审核职责包括：（1）审核合同项目是否符合年度预算或投资计划；（2）审核付款条款及税负条款是否准确、合理、合法、符合公司规定；（3）审核其他按照财会、税务相关法规或制度应审核的相关条款内容；（4）审核销售合同的销售毛利率情况是否符合公司规定；合同权限审批人在权限内对条款是否可行、合同是否可签署进行审核和最终敲定的批准人。合同订立流程合同谈判（1）公司是对外订立合同的唯一主体，不得以部门或任何员工个人名义对外订立合同；公司也不接受外部单位及其管理部门或其分支机构订立合同的要求。（2）合同谈判开始前，合同经办部门应确定合同经办人；举行正式合同谈判的，谈判双方代表均应向对方出示相应公司资质、资信及授权文件，并保留对方原件归档。（3）对首次合作的谈判对象，合同经办部门应对合同对方的主体资格、资信状况、履行能力、经营状况、市场需求、产品/服务质量、价格等背景资料进行了解和调查，必要时可以委托中介机构进行尽职调查；对于有过合作的合作方，应调取其最近一期的有效信用资料。合同文本准备（1）合同经办人负责合同文本的准备，凡公司示范文本的，合同谈判应使用我方合同示范文本。公司无示范文本的，优先使用主管部门或行业协会推荐使用的示范文本；没有可供参照的示范文本，应根据谈判结果，优先由我方起草合同文本。如不得已使用对方文本，经办人及其领导应认真阅读。（2）涉及技术等等专业性较强的合同由专业人员起草并确定技术条款及验收标准。（3）合同文本应当统一使用纸质打印文本，严禁在打印文本上直接涂改；使用公司示范文本签订合同的，空白处应填写完整，对空白条款应以斜线“/”标记。如对方涂改，涂改处必须要求加盖对方公章。（4）合同文本务必要求语言严谨规范，字迹（符号）清晰，条款完整，内容具体明确，用语准确、无歧义、日期和期限明确。（5）合同要求：合同格式首部统一为：合同编号、签订地（武汉市武昌区）、签订时间；国内合同的纠纷诉讼管辖法院统一确定为：人民法院。合同审核（1）公司建立全面的合同审核制度，所有合同须经相关部门审核及审批程序；各审核部门应严格按照的规定分工审核、相互配合，以提高文本质量，维护公司合法利益。（2）涉及有前置审批事项的，评审合同时应核对前置审核程序。（3）合同的审核流程，见附件《合同审核流程图》。若背景情况和附件材料不详细，无法进行审核的，审核部门有权拒审并退回合同。（4）合同审核人的审核意见应以书面方式做出，合同经办人根据评审意见进行相应修改、补充，载明采纳、处理情况，意见不予采纳的，需阐述理由。合同经办部门负责人应对定稿的文本逐页签名，以确保审核文本的一致性。（5）对经我方审核定稿的文件，对方不认可的，协商调整文本后重新启动审核程序，直至双方认可后提请审批、签署。（6）经办人不得擅自对公司示范文本作任何修改，如商务谈判确有需要对相关条款进行修改的，应根据范本评审流程，提交财务、行政等相关部门进行评审。合同审批、签署（1）公司总经理是所有经济合同的审批人和签署人，总经理根据管理需要可以分配或授权其他管理人员行使合同审批权和/或签署权，详见《合同审核和批准权限表》相关规定。（2）《合同审核和批准权限表》是公司总经理就经济合同审批/签署权限的年度授权文件，授权期限通常为一年，被授权人职位撤销，相应授权自行失效；根据组织机构调整的需要，公司可以于每年公历年初对《合同审核和批准权限表》进行相应修订。应根据变化及时相应调整授权权限表，每年不得少于一次。（3）合同订立过程中，对方签署人与其登记的法定代表人或授权代表人不一致的，应要求对方提供相应的授权资质文件。签订合同时，应优先要求对方签署并盖章后再提交本公司法定代表人或其授权代理人签署，以控制合同成立与生效时间。（4）因情况紧急而以传真的方式订立合同的，应在合同订立后3日内补办合同原件；金额超过1万元的合同不得以传真方式订立。合同用章（1）所有合同须经有权签署人批准后用印，合同经办人需在合同上签名。（2）应在已签署的合同页码间加盖骑缝章或使用防伪印记。（3）需要外部机构登记、批准、公证、见证的合同应履行登记、批准、公证、见证程序。合同履行合同依法成立，即具法律约束力，一切与合同有关的部门和人员必须严格执行合同所规定的义务，确保合同得到实际和全面履行。合同经办部门（包括合同经办人）必须积极、全面地督促、跟进合同交底履行，及时检查、了解履行情况，及时发现和处理问题，向主管领导及时汇报，以求及时解决问题，最大限度的降低损失。合同的履行不因合同各方经办人、授权代理人或法定代表人的变动而受影响。合同经办人变更时应及时办理合同交接交底手续。未严格履行合同责任和义务的行为人应要求立即纠正，对因此而造成后果和损失的相关人员追究其相应责任。凡与合同履行有关的往来文书、函件、邮件、传真等都应作为履约证据留存。（1）合同履行过程中，应严格遵守公司流程规定，并注重证据的保存，如采购合同中，对于不符合技术、质量要求的产品及时反馈，并留存证据；工程项目合同执行过程中，应在完成工程进度的第一时间及时向客户获取确认凭证，妥善保管，必要时移交档案室保存。（2）遇对方发生异常或不能履行或不能完全履行合同时，经办人应当及时将有关情况向经办部门及财务、行政部汇报，及时采取补救措施以减少损失，并立即收集、保存有关证据材料，以备进一步交涉之用。（3）如因己方原因不能履行或不能完全履行合同，经办人应将原因及时向经办部门汇报，经经办部门携同有关部门形成统一意见报相关领导同意后，由经办人与对方交涉。（4）

合同约定或法律规定的义务结清即为合同履行完毕。合同变更、补充与解除合同履行中遇不可克服的困难，需变更、解除合同，应在合理期限内及时与对方协商，就变更、解除合同事宜达成一致。合同变更、补充与解除应当采用书面形式，变更、补充、解除的审批权限和程序，与合同订立时的审批权限和程序相同。遇对方不履行或难以履行合同，经办部门应立即书面知会财务、行政部门，后续协商解决或提请采取法律措施，确保维护公司利益。变更合同主体，应征得所涉各方一致同意，以相应的符合法律要求的书面文本确认。变更有担保条款的合同，应征得原担保人的同意并在变更协议或变更后的合同上加盖担保人印章。原担保人不同意变更的，应重新评估变更风险，继续履行原合同或签订没有原担保人担保的新合同。（1）变更有保密条款或附有保密协议的合同时，如果涉及保密主体或保密内容的，应相应变更保密条款或保密协议。（2）经外部机构登记、批准、公证、见证的合同，变更协议（或变更后的合同）应重新登记、批准、公证、见证。（3）合同无论履行完成、解除或变更后，保密条款或保密协议均独立于主合同继续有效。（4）在未达成变更、解除合同的书面协议之前，为减少双方损失或防止损失扩大，根据实际情况，应采取继续履行、补救或中止履行等措施。合同纠纷处理处理合同纠纷应坚持依据事实、法律及合同约定，遵循友好协商、及时处理、维护公司合法权益的原则。出现合同纠纷情形，应第一时间向部门领导汇报，同时采取有效措施，做好证据保存，并向公司法务人员报备，根据纠纷情节决定是否需要法务协助处理。经双方协商达成一致处理意见的，应签订书面协议；经协商无法解决的纠纷，如属对方过错或违约，经公司领导决策同意后，提起仲裁或诉讼。合同纠纷进入仲裁或诉讼的，由行政部负责跟进，合同经办人负责协助行政部的仲裁或诉讼工作，包括但不限于收集、提供证据材料。合同纠纷处理过程中，在证据可能丢失或以后难以取得的情况下，应及时向法院申请采取证据保全措施或申请对可能灭失的证据采取公证；对方或利害关系人有隐匿、转移财产或其他影响公司权利实现的行为或可能时，应及时向法院申请采取财产保全措施。合同经办人对合同纠纷的处理负责到纠纷处理终结为止，包括及时向部门领导汇报合同纠纷处理进度，跟进履行已生效的调解协议书、仲裁裁决书、判决书及执行。合同纠纷处理应全程保密，禁止私自对外披露或对与本合同无关的人员透露任何信息。合同档案管理公司档案室按档案管理要求收存、管理合同原件和其他相关资料，保管期限分类如下：采购类：设备类永久保存，零星类及供需类合同履行全部完成后五年（有质保条款的，应在质保条款履行完成后）；销售类：合同履行全部完成后十五年（有质保条款的，应在质保条款履行完成后）；综合类：合同履行全部完成后十五年（有质保条款的，应在质保条款履行完成后），其中基建合同要永久保存。合同存档需遵循以下原则：（1）合同经办人将合同原件在合同签订完成后的十个工作日内将合同原件移交至行政部，行政部按季度移交档案室存档；

（2）合同经办部门和执行部门留存复印件监督和跟进合同履行，涉及公司收付款义务的合同，经办人还应向财务部门交存合同复印件。各部门安排专人负责合同履行情况的跟踪，并按月定期更新履行状态，反馈至行政部及财务部。（3）各部门应将合同文档保存在有锁柜或门禁的安全场所，仅相关人员可以接触，任何其他部门和个人不得私自复印或保存合同复印件。其他部门因工作需要查阅或借阅合同文件的，按公司档案借阅管理规定办理。档案管理员应对合同调阅和复印进行书面登记，包括注明合同编号、调阅或复印人、审批人、调阅时间和预计归还时间等，并由调阅人或复印人签字确认，以便备查。监督、检查公司行政部对合同签订、履行过程履行监督、检查职责，根据合同管理要求牵头组织专项检查，对不符合合同管理规范要求的情形，有权要求责任部门和责任人予以纠正，并视情形严重程度提议追究相关人员责任。法律责任财务部应负责对合同管理情况进行抽查，对发现的问题应直接反馈给责任人上级领导，并在当月的考核中反映。在合同管理工作中做出成绩者和避免、挽回经济损失者予以表彰。符合下列条件的，应当给予奖励：（1）经调查了解，发现了合同订立的必要性、真实性存在问题、避免了一些无谓的支出；（2）在解决合同纠纷过程中，尽职尽责，避免或挽回经济损失达人民币一万元以上者；（3）敢于揭发、抵制利用合同进行违法犯罪活动者等。1有下列情形之一，造成较大经济损失或扩大经济损失的，对责任人予以通报批评并追究其经济赔偿责任，构成犯罪的交由司法机关追究刑事责任。（1）不按本办法规定签订合同的，或超越授权或滥用授权签约的，或将同一事项化整为零规避审核的；（2）签订有重大缺陷或无效合同的；（3）因审核或批准审核人员疏忽未审出合同重大缺陷的，或审核人员无正当理由延误审核的；（4）丢失合同文本及相关文件的；（5）未依法律和本制度规定变更或解除合同的，或纠纷后，隐瞒或不及时向有关部门汇报采取措施，致使重要证据灭失或超过诉讼时效的，或应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的；（6）合同签订或履行中，与对方或第三人恶意窜通或收受贿赂的，或提供虚假资料的；（7）泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的，或使用非法手段签订合同的；（8）其他违反公司相关制度的情形。附件附件A合同审核表本制度由行政部负责制订并解释，自颁布之日生效执行。附件A：合同审核表表码：NO.经办部门经办人电话合同名称对方单位全称担保方全称（如无则空出）合同期限合同金额货币类型：合同类别□采购类□销售类□综合类合同来源□公司格式文本□外来文本：