酒店会议制度管理制度

酒店会议制度管理制度第一章总则

一、目的

为确保酒店会议的规范化、高效化，提高会议质量，明确会议流程及相关责任，制定本会议管理制度。

二、适用范围

本制度适用于酒店内部各类会议，包括但不限于总经理办公会议、部门例会、专题协调会、培训会等。

三、基本原则

1.会议应遵循务实、高效、节约的原则，严格控制会议规模、时间和频率。

2.会议组织者应明确会议目的、议程和参会人员，确保会议有序进行。

3.会议参与者应积极参与、充分准备、按时出席，遵守会议纪律。

4.会议纪要应真实、准确、完整地记录会议内容，及时跟踪落实会议决策。

四、会议分类

1.总经理办公会议：由总经理主持，各部门负责人参加，研究决策酒店重大事项。

2.部门例会：由各部门负责人主持，本部门员工参加，总结工作、布置任务、沟通交流。

3.专题协调会：针对特定事项或项目，由相关部门组织，相关人员参加。

4.培训会：以提高员工业务技能和综合素质为目的，由人力资源部门或相关部门组织。

五、会议组织与管理

1.会议组织者应提前制定会议计划，明确会议时间、地点、议程、参会人员等。

2.会议组织者应负责会议通知、会场布置、会议材料准备等工作。

3.会议组织者应确保会议严格按照议程进行，控制会议时间，避免偏离主题。

4.会议组织者应对会议纪要进行整理、归档，并跟踪落实会议决策。

六、参会人员职责

1.参会人员应按时参加各类会议，如有特殊情况不能参加，需提前向会议组织者请假。

2.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，提出建设性意见和建议。

3.参会人员应遵守会议纪律，保持会场秩序，不得随意离场或接打电话。

4.参会人员应按照会议决策，认真履行职责，确保会议决策的落实。

七、本制度的解释权归酒店总经理办公会议所有。

八、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织者根据工作需要，确定会议主题、议程、参会人员、会议时间、地点等，并提前至少一周制定会议通知。

2.会议通知应包括会议名称、时间、地点、议程、参会人员、会议准备要求等内容，并通过邮件、短信或纸质通知等形式发送给相关人员。

3.会议组织者应根据会议性质，提前准备会议材料，包括但不限于会议议程、相关报告、数据报表、案例分享等，并确保材料准确、完整。

二、会议召开

1.会议开始前，会议组织者应提前到场，检查会场设施、设备是否齐全、正常，并做好会场布置。

2.会议主持人应严格按议程进行，控制会议节奏，确保会议主题鲜明、重点突出。

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不随意离场、打断他人发言，积极参与讨论，提出意见和建议。

4.会议主持人应充分调动参会人员的积极性，鼓励大家发表看法，并对会议讨论进行总结。

三、会议决策

1.会议决策应遵循民主集中制原则，充分听取各方意见，形成共识。

2.会议决策事项应明确责任人、完成时限、验收标准等，确保决策具有可操作性。

3.会议决策结果应由会议纪要记录，并由会议组织者及时向下传达。

四、会议纪要

1.会议纪要应真实、准确、完整地记录会议内容，包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程、讨论情况、决策结果等。

2.会议纪要应由会议组织者或指定人员在会议结束后尽快整理完成，并在最迟2个工作日内发送给参会人员。

3.会议纪要应作为工作依据，相关责任人应按照纪要内容认真执行，确保会议决策的落实。

五、会议总结与反馈

1.会议结束后，会议组织者应收集参会人员的意见和建议，对会议效果进行评估，总结经验教训，不断提升会议质量。

2.会议组织者应根据会议决策和纪要，对相关工作进行跟踪落实，并及时向总经理汇报进度。

3.对于未能按时完成决策事项的责任人，会议组织者应督促其加快进度，确保会议决策的落地。

六、会议资料的归档与管理

1.会议组织者应对会议通知、会议材料、会议纪要等相关资料进行整理、归档，以备查阅。

2.会议资料的保存期限应根据酒店档案管理规定执行，确保资料的完整性和安全性。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与确认

1.会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，并由会议组织者进行审核。

2.审核通过的会议纪要应通过邮件、内部通讯系统等方式发送给所有参会人员及相关部门，确保相关人员了解会议决策内容。

3.收到会议纪要的人员应认真阅读，并在规定时间内确认接收，如有异议或疑问，应及时向会议组织者反馈。

二、会议决策任务的分解与分配

1.会议组织者应根据会议纪要中的决策内容，将任务分解为具体的行动项，并明确每项任务的责任人、协助人、完成时限等。

2.责任人接到任务后，应立即制定工作计划，明确工作步骤和资源需求，确保任务按时完成。

3.会议组织者应对任务执行情况进行跟踪，必要时提供支持和协调，确保各项决策任务顺利进行。

三、会议决策执行情况的监控

1.会议组织者应建立会议决策跟踪表，记录每项决策任务的执行状态、完成情况、遇到的问题及解决措施。

2.定期召开会议，对决策任务的执行情况进行汇报和评估，及时发现并解决问题。

3.对于未能按期完成的任务，应分析原因，制定补救措施，并重新设定完成时限。

四、会议决策结果的验收与反馈

1.任务完成后，责任人应向会议组织者提交工作总结和成果报告。

2.会议组织者应组织相关人员对完成情况进行验收，确保决策结果达到预期效果。

3.根据验收结果，对责任人进行评价和反馈，对优秀表现给予表彰，对不足之处提出改进建议。

五、会议纪要的更新与归档

1.会议组织者应根据任务执行情况，及时更新会议纪要，记录任务完成情况及后续改进措施。

2.更新后的会议纪要应再次发送给相关人员，以便于大家对会议决策的执行情况有清晰的认识。

3.会议纪要及其更新稿应按照酒店档案管理规定进行归档，以备日后查询和审计。

六、持续改进与优化

1.会议组织者应定期对会议纪要的跟踪落实情况进行总结，分析存在的问题，并提出改进措施。

2.通过不断优化会议管理制度和流程，提高会议决策的执行效率，确保酒店各项工作有序推进。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者或部门秘书提前向行政部门提交会议室申请。

2.预订时应提供会议名称、时间、参会人数、所需设备等信息，以便行政部门统筹安排。

3.行政部门收到申请后，应及时回复确认，并在会议室使用时间临近时进行提醒。

二、会议室布置与设施

1.行政部门应根据会议性质和参会人数，提前布置会议室，确保座位充足、布局合理。

2.会议室应配备必要的设施，如投影仪、音响、白板、无线网络等，并保证设备正常运行。

3.会议组织者如有特殊需求，应提前通知行政部门，行政部门应尽量满足合理要求。

三、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，参会人员应遵守会议室纪律，不在室内吸烟、进食。

2.会议期间，不得随意调整室内设施，如需使用设备，应提前熟悉操作方法或寻求行政部门协助。

3.会议结束后，参会人员应将个人物品带走，不得在会议室遗留垃圾。

四、会议室设备维护

1.行政部门应定期检查会议室设备，确保设备状态良好，发现问题及时报修。

2.会议组织者和使用者在发现设备故障时，应立即向行政部门报告，行政部门应及时处理。

3.对于因使用不当导致的设备损坏，责任人应承担相应责任。

五、会议室安全与保密

1.会议室应设置适当的安全措施，如防火、防盗等，确保会议安全进行。

2.会议期间，未经允许，严禁无关人员进入会议室。

3.对于涉及敏感信息或商业秘密的会议，会议组织者应提醒参会人员注意保密，并在会议结束后及时清理会议资料，防止泄露。

六、会议室使用效率提升

1.行政部门应定期收集会议室使用情况，分析使用效率，对空闲时段进行合理调配。

2.鼓励跨部门共享会议室资源，提高会议室利用率，减少资源浪费。

3.通过优化会议室预订流程和规范使用行为，不断提升会议室