档案的鉴定保管和统计秦垒年月TEACHI

主讲人：秦垒

|日期：2024年4月TEACHINGRESOURCEDATABASEOFMODERNSECRETARYMAJOR档案的鉴定、保管和统计1.档案鉴定工作2.档案保管工作3.档案统计工作PART01PART0301档案鉴定工作现代文秘专业教学资源库PART02一、档案鉴定工作概述（一）档案鉴定工作的概念档案鉴定工作，是指运用专门知识对档案真伪和档案价值鉴别的过程。在档案业务工作中经常进行的鉴定工作主要是指鉴定档案的价值。档案价值的鉴定工作，是指按照一定的原则、标准和方法，分析和判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案加以销毁。具体地说，就是根据档案内容对以后工作的作用，来判定其是否具有保存价值以及保存多长时间。（二）档案鉴定工作的内容第一、制定鉴定档案价值的统一标准和档案保管期限表；第二、具体分析、判定档案材料的保存价值，并确定其保管期限；第三、挑选无保存价值和保管期限已满失去保存价值的档案予以销毁或作相应的处理。（三）档案鉴定工作的意义1.档案鉴定是决定档案生死存亡的基本手段档案鉴定的结果往往不是档案的位移和管理体系的变化，档案鉴定的过程是决定档案去留的关键环节。档案中多为孤本、有的十分珍贵，如果错误的销毁了有价值的档案，损失无法弥补。2.档案鉴定是提高档案管理效益的科学措施（1）档案鉴定工作有利于提高馆藏档案的质量、利于开展保护工作；（2）档案鉴定工作有利于节约收集成本、利于资源的合理使用；（3）档案鉴定工作有利于查找档案，提高档案机构服务水平。3.便于应对突发事故主要指的战争、水灾、火灾、地震等天灾人祸。如果不搞好鉴定工作，档案材料主次不清，数量庞大，遇到突然事变时由于心中无数，就会束手无策，不易及时抢救和转移档案材料，只有经过鉴定，区分了档案材料的主次，一旦遇到突然事变，才能及时、迅速将重要的档案抢救和转移。二、档案鉴定工作的原则（一）整体的观点档案是国家和人民宝贵的历史文化财富，它的形成、存在及作用的发挥，关系到国家和人民的根本利益。因此鉴定档案的价值不能以个人的意志和利益为准则，必须站在国家和人民的立场上，深入研究影响档案价值的各种因素，全面、准确地判定档案的价值。（二）全面的观点1.把档案自身特点和社会利用需要结合起来，全面评价档案的价值；2.全面分析文件来源、内容、时间、文本和外形等各种特征，综合判定档案的价值；3.全面把握被鉴定档案与相关档案的联系；4.全面预测社会对档案利用的需求。（三）历史的观点档案本身就是历史的记录，它是在一定的历史条件下产生的，因此鉴定时应当用历史唯物主义的观点来分析档案的价值。根据档案产生的时代背景、具体的事件、本身的历史作用等方面来预测档案的历史价值、反对狭隘的实用主义观点。（四）发展的观点社会不断向前发展，这决定了档案的价值不断发生变化。在鉴定时，不仅要看到档案在当前的作用，并要估计和预测档案在将来的作用，为子孙后代利用档案着想。现在有用处的档案，随着时间的推移，将来可能没有用处；现在暂时不用的档案，由于情况的变化，将来可能有用处。（五）效益的观点效益的观点是指分析档案价值时要考虑收入与付出之比，只有当档案发挥的作用超过因保存档案所付出的代价时才判定其具有保存价值。效益包括经济效益和社会效益两个方面，一方面要摒弃因保存档案而不计需要库房、设备、管理人员、复制、修复等方面的消耗，只求档案的数量多的观点，也要克服保存档案只考虑经济效益而忽视社会效益的倾向。三、档案鉴定工作的标准（一）档案属性标准1.来源标准来源是指档案的形成者、责任者或立档单位。（1）分析文件的价值，应站在本机关的角度；凡是记述和反映本机关主要职能、中心任务、基本情况方面的档案材料，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应作为永久保存，反之，可作为定期保存。（2）分析文件的价值，应看立档单位在社会上的地位和作用；一般来说担任职能和地位重要的立档单位所形成的档案全宗以及所属于档案文件，从总体上看有较高的价值。如党中央、国务院以及个部位、中央军委及各总部，人大常委会等高级领导机关、地方上的党政领导机关所形成的档案，在政治、经济和科研方面的价值要大一些，要多保存一点。基层的单位要少保存点。人物全宗方面，党和国家领导人、著名科学家、社会活动家等知名人士形成的档案价值很高。（3）在本机关制发的文件中，具体的撰写者和制发机构也是对档案价值产生影响。机关领导人、决策机构、综合性办公室机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文件大多比较直接地反映本机关主要职能活动和基本情况，因而具有长久保存价值的文件比例较高，而一般行政事务机构、后勤机构及某些辅助性机构中具有长久保存价值的文件比例则较低则较低。2.内容标准内容是指档案所记载的信息。（1）档案内容的重要性一般来说，反映党的方针政策、重大事件、主要业务活动的比反映行政事务、一般业务活动的重要；反映本机关主要职能活动、基本情况比反映非主要职能活动和一般情况的重要，反映中心工作比反映日常工作的重要，有效性长的比有效时间短的重要。典型性的比一般性的重要。对于重要档案，要永久保存，而一般档案，价值较小，多数只能定期保存。（2）档案内容的特殊性凡是具有本机关、本系统、本地区特色的档案，以及特殊事件、特殊产品、特殊人物、特殊成果和具有开创意义的新人、新事、新方针、新政策等方面的档案及各种特色档案，尽可能予以保存，并适当延长保管期限。（3）档案内容的真实性文件内容真实可靠才具有利用价值，内容不实则丧失利用价值而应当剔除，若将内容不实的文件保存起来并提供利用，会产生负面影响。在特定历史条件下，避免人为造成的“历史空白”，才允许保存一些文件本身形成是真实的但是内容不真实的文件材料，并谨慎、批判地加以利用。（4）档案内容的综合性和集中性分析文件内容信息的综合性和集中性，主要看文件记载某一事件、某一活动、某一主题时，是详细的还是简略，是深入具体还是肤浅概括。一般来说年度的总结的价值一般高于季度、月度总结的价值，记录事件或活动的发生、过程、结果比较详细，信息量大而且集中的文件，其价值高于记录内容简略和不具体的文件。3.形成时间标准形成时间是指档案产生的时间。一般来说，档案产生的时间越早，保存下来的就越少，就显的珍贵。明代、清代档案，民国档案，革命历史档案，产生时间较早，保存下来的数量也有限，确定其保管期限应从宽，对判定销毁应该持谨慎态度。形成于特殊时期或重要历史时期的价值相对大一些，如新中国成立初期，文化大革命时期、改革开放时期形成的档案应该适当多保存一点。因为这个时期是今人或后人研究历史和社会发展所关注的焦点。4.档案的时效标准表现为档案可以在不同时期满足人们不同需要的阶段性，现实的使用价值、历史的参考价值和鉴赏的文物价值。现实的使用价值：档案在现实的工作、生产活动中的行政效力和法律效力。如条约、契约、规划、协议书、合同、法律、方针、规章制度等文件材料在一定的时间和条件下，具有行政上和法律上的效力。当其有效性丧失后，会降低或失去原有的价值。历史的参考价值：是指档案是历史的产物，在特定历史条件下形成的，前人实践活动的信息积淀。具有史料价值。鉴赏的文物价值：年代久远的档案，如甲骨档案、简牍档案、缣帛档案、明清档案，除本身的史料价值外，还兼具文物价值。5.档案的形式标准（1）文件的名称文件的名称具有特定的性质，表示着文件不同的作用，也反映出文件的不同价值。比如决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告就比一般的通知、简报、来往函件重要，教学档案中教学计划、教学大纲就比教学日历、课程表的价值大。（2）文件的文本同一文件在撰稿、研制过程中可以形成各种稿本，如正本、副本、草稿、定稿、蓝图、底图等等，不同稿本的文件在行政效能、凭证作用等方面是有区别的，价值也不一样。正本具有标准的格式，有机关的印章或负责人的签署，是机关进行工作的依据，具有法定的效能和凭证作用，可靠性大，价值也大。副本、草稿、草案的价值相对要小一些。某些重要文件的草稿、草案可以反映文件的形成过程，也具有较高的保存价值。（3）文件的外形特征有些文件从内容上看并不重要，但它的外形特点影响其价值。如制成材料、书法、图案等方面有科研和艺术价值，或文件上有著名人物的批示、题词、签字等，也影响其保存价值。（二）社会需要标准1.社会需求方向充分认识利用者的利用需求及利用类型，加强对现有档案利用状况的统计和研究，总结经验、摸索规律，开展需求预测。2.社会需求范围避免以个别需求为鉴定标准，要综合考察每份文件的社会意义。3.社会需求时间一般而言，文件可利用时间越长，保管的期限越长。（三）相对价值标准从理论上讲，每一份文件价值的大小是客观的，它取决于档案自身属性及其满足利用者需要的程度。但是在鉴定工作中，实际上还有一种被鉴定档案与其他档案相比较而存在的价值——相对价值。1.相关档案的保存情况就一份档案来说，本身的价值不大，但是该时期保留下来的档案材料很少，则这份档案就具有“样本”的性质而应该保存。某些档案价值很高，但是档案馆里相关的全宗已经保存，为了减少重复，就应该剔除。主要看档案的完整程度、档案是否重复、文件的可靠程度以及可替代程度。2.保管条件和费用（1）保管条件：我国是发展中国家，长期国家对档案方面投入的财力是有限的，库房建设远远赶不上档案数量的急剧增长，因此在鉴定档案的时候要适当的考虑现有的保管条件和设备的承受能力。（2）保管费用：包括储存费用、处理费用、保护费用、参考咨询费用。我们在保存档案时应该考虑效益问题，只要当档案发挥作用所带来的效益超过因保存所付出的代价时，才具有保存价值。就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案管理期限的依据和标准。（一）档案保管期限表的结构1.顺序号2.条款3.保管期限4.附注5.说明四、档案保管期限表（二）档案保管期限表的类型1.通用档案保管期限表：是由国家档案行政管理机关编制的，供全国各机关、团体、事业单位鉴定档案时通用的保管期限表。例如2006年12月国家档案局颁发的《文书档案保管期限表》就是通用的。2.专门档案保管期限表：是由档案行政管理机关会同专业主管部门编制，供各机关、团体、鉴定专门档案时使用的一种保管期限表。如1998年财政部和国家档案局颁发的《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表》。3.同系统机关档案保管期限表：是档案行政管理机关或主管机关编制的，供同一系统各机关鉴定档案价值时的保管期限表，如《中国人民解放军文书档案保管期限参考表》、《律师业务档案保管期限表》、《全国税务机关文书档案保管期限表》。4.同类型机关档案保管期限表：是档案行政管理机关或主管机关编制的，供同一类型（如医院、工厂、学校等）各单位鉴定档案时的依据和标准。如《医院文书档案保管期限表》、《高等学校党群类档案归档范围和保管期限》。5.机关档案保管期限表：由各机关根据本机关具体情况编制的，供本机关鉴定档案价值时使用的档案保管期限表。如《XX省人民政府档案材料保管期限表》、《中共XX县委档案材料保管期限表》。（三）文书档案的保管期限《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》

(2006年12月18日国家档案局令第8号发布)《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2012年12月17日国家档案局令第10号发布）（四）档案保管期限表的编制方法1.编制要求：符合实际；期限清楚、跨度适当；便于查找；与上级保持一致。2.编制人员：机关分管领导、档案人员和业务人员组成编制小组。3.编制步骤：开展调研工作；着手起草工作；征求意见和修正草案。四、档案价值鉴定方法与组织程序（一）档案价值鉴定的方法档案直接鉴定法，即直接审查档案。首先，要求鉴定人员根据鉴定档案价值的原则和标准，按照档案的实际情况直接着定其价值，同时，根据档案保管期限表来鉴定档案价值时，也只有在直接审查了档案的实际情况后，才能确切地知道它适合和参照保管期限表的某一条款，确定其保管期限；其次，直接鉴定法要求鉴定工作人员逐件逐张地审查文件，而不是仅仅根据案卷目录和案卷标题就判定其价值。直接鉴定法是保证鉴定工作质量的重要方法。直接鉴定档案一般是以案卷为单位进行的。（二）档案鉴定的组织程序1.成立档案鉴定工作组（1）人员组成档案室：分管负责领导、档案人员、业务人员档案馆：档案馆馆长、档案行政部门代表、馆内有关业务人员（2）主要任务指导、监督档案室（馆）的鉴定工作；讨论、审查档案销毁清册；对档案存毁作出决定，并报领导审批；提出鉴定工作报告。2.档案鉴定工作的程序（1）归档鉴定：档案的初始鉴定，即文件在归档之前所进行的严格鉴别和挑选。①鉴选文件材料②划分保管期限（2）价值复审：档案保管到一定期限后重新审核保存价值。（3）档案的销毁：挑出没有保存价值和保管期限已满的档案予以销毁。PART01PART0302档案保管工作现代文秘专业教学资源库PART02一、档案保管工作概述档案完整与安全的威胁因素外部因素人为因素有意识的破坏活动如“文化大革命”时期无意识的管理不善等管理制度缺失等自然因素由时间推移所致温湿度、光线、灰尘、虫害等不可抗拒的破坏如地震、洪水等内部因素档案自身载体因素纸张、胶片书写、印刷等因素墨水、油墨（一）档案完整与安全的威胁因素（二）档案保管工作的内容1.正确认识和全面把握档案的安全现状和破坏档案的各种因素；2.制定和完善档案保管的各项制度和标准；3.提供档案保管的基本物质条件；4.日常的档案保管工作；5.开展有针对性的档案保护工作。（三）档案保管工作的要求1.以防为主，防治结合；2.针对重点与兼顾全面相结合；3.管理与技术相结合；4.不同的档案，区分保管。（四）档案保管工作的任务1.建立和维护档案的存放秩序。档案按照次序排列和存放于库房之中以便于查找和利用；2.防治档案的损坏。预防和治理档案出现的损坏情况；3.延长档案的寿命。采取积极的措施，最大限度的延长档案被自然损毁的时间；4.维护档案的安全。包括实体安全和内容安全。（一）档案库房档案库房是档案馆专为存放档案所建的房舍，是档案馆的重要组成部分，主要由纸质档案库、音像档案库、光盘库、实物档案库等组成。二、档案保管的物质条件1.档案库房的设置档案库应集中布置、自成一区。除更衣室外，档案库区内不应设置其他用房，且其他用房之间的交通也不得穿越档案库区。——《档案馆建筑设计规范》（JGJ25—2010）2.档案库房的建设（1）选址。远离江河湖泊、地势低洼以及山洪多发区，以防水患；远离工业区，也不应在其下风处；远离危险建筑（如易燃、易爆物品仓库），与一般建筑之间也应保持一定距离，以防火灾波及；应选在交通较为方便的地方，便于利用；库址周围要留有余地，以便扩建。（2）布局。避免顶层和底层，顶层高温、底层潮湿；避免朝西和朝南，高温和阳光直射；功能分离，库房专用；加强防盗、防火、防水、防光、防尘、防有害气体。3.档案库房的类型（1）综合档案库房（2）专门档案库房（3）图书资料库房（二）档案装具档案装具是指用于存放档案的各种档案架、档案柜、档案盒，以及包装档案的卷皮、卷夹等。普通档案柜密集架（三）档案保管设备档案保管设备主要是指具有固定资产性质的机械、器具、仪器、仪表等技术设施，主要包括温湿度调节和检测设备、防火防盗等安全装置、照明设备、档案保护和修复设备等。除湿机加湿器灭火器档案杀菌消毒柜档案库房照明、监控、空调设备三、档案库房管理（一）出入库制度1.一般情况下，档案库房只允许档案工作人员在工作时间内进入；2.非档案工作人员进入库房时（维修库房及其设备等），则必须有档案工作人员的陪同并始终相伴；3.档案工作人员进出库房也必须有相应的限制性规定，如非工作时间内不允许进入库房，在档案库房内不允许从事与库房管理工作无关的其他活动，更不允许在库房中吸烟、喝水、吃东西；4.库房中无人时必须关灯、关窗、库房门上锁。（二）“八防”措施1.防火。在库房中配备性能良好、数量足够的灭火器材，在条件允许的情况下要安装防火报警器和自动灭火装置；2.防盗。要求库房门窗坚固，进出库房时要随时锁门，并尽可能安装防盗报警装置；3.防水。要求库房所处地势不能过低，库房内及附近不能有水源，库房选址应远离易发洪水的地点，位于较有力的防洪地段；4.防潮。要求每天测量库房湿度，发现湿度过低或过高时及时调整；5.防霉。要求定期检查档案文件，放置防霉药品，发现有霉变迹象应及时通风；6.防虫。要求入库时对档案进行灭菌消毒，在库房内定期检查，放置防虫药品，搞好库房卫生，破坏虫子的生存环境；7.防尘。要求库房及装具有良好的密封性，并搞好库房及装具卫生，保持清洁；8.防光。要求库房尽量无窗；若有窗，也应尽可能小，安装磨砂玻璃或有色玻璃，并配置窗帘，照明灯具应为白炽灯。（三）库房温、湿度控制1.适宜的温湿度根据研究表明，适宜的库房温度应在14℃～20℃之间，相对湿度应在50％～65％之间。2.控制和调节温湿度的办法（1）自然方式：通风或封闭；（2）人工方式：放置水盆增湿，放置木炭除湿；（3）机械方式：配置除湿机、增湿机、空调等设备。（四）库房编号与库房装具的编号、排列1.库房编号编号：建筑物号+楼层号+房间号，如226，即2号楼第2层第6号房间。方法：所有库房一个总的流水号。根据库房所在地的位置和建筑的特征，如：东一楼；每层从楼梯开始，从左到右编房间号。2.装具的编号架柜：从门口从左到右编架号，每个架柜也从左到右编号，每一栏从上至下编号。3.装具的排列（1）整齐一致：排列一致，横竖成行。大小样式不同的柜子，应适当分类，尽可能做到整齐一致。（2）避光通风：有窗架子的排列，应与窗户垂直，以避免强烈光线直射

，无窗的横竖都可以，但是不要有碍通风。（3）空间利用：柜子之间主要过道的宽度应便于档案小型搬运工具的通行，一般是1-1.2米，所有的架子不应紧靠墙壁。PART01PART0303档案统计工作现代文秘专业教学资源库PART02档案统计工作是以统计数字反映和揭示档案及档案工作的发展过程、现状及其一般规律的一项工作。一方面，为制订档案工作计划、决策提供材料，同时用以检查档案工作成效，总结经验教训，为不断提高档案工作水平提供依据；另一方面，档案事业是国家事业的组成部分，向国家提供档案统计资料，反映档案事业的水平和现状，可以为国家发展档案事业提供重要的依据。一、档案统计工作的意义（一）档案数量的统计（二）档案工作的统计（三）档案事业基本情况统计年报二、档案统计工作的任务（一）准确性原则（二）及时性原则（三）科学性原则（