物业公司档案管理规章制度

物业公司档案管理规章制度第一章总则为加强物业公司档案管理，保障档案的安全性与有效利用，提升管理水平，依据国家相关法律法规和公司内部管理规范，制定本规章制度。档案管理是物业公司管理工作的重要组成部分，是确保公司各项业务顺利开展、决策科学合理的重要依据。1.1目的本制度旨在明确物业公司档案管理的职责、流程及要求，规范档案的收集、整理、保管、查阅和利用，确保档案信息的真实、准确和完整。1.2适用范围本制度适用于物业公司所有部门及员工的档案管理工作，包括但不限于人事档案、合同档案、财务档案、物业管理档案等。1.3法规依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》以及其他相关法律法规制定。第二章档案管理职责2.1管理部门物业公司综合管理部负责全公司档案的管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅及利用的监督与指导。2.2各部门职责各部门应指定专人负责本部门档案的管理工作，确保档案材料的及时、准确收集；同时，配合综合管理部做好档案的整理与归档工作。第三章档案的收集与归档3.1档案收集各部门应按照以下要求及时收集档案材料：1.人事档案：包括员工入职登记表、个人简历、考核材料、奖惩记录、劳动合同等。2.合同档案：包括与业主、供应商及其他相关方签订的各类合同及其附件。3.财务档案：包括财务报表、预算、发票、收据等。4.物业管理档案：包括物业管理方案、服务记录、客户投诉及处理记录等。3.2档案整理与归档档案材料收集齐全后，应按照以下步骤进行整理与归档：1.材料审核：由专人审核材料的完整性与有效性。2.分类整理：根据档案类型进行分类，确保归档材料的系统性。3.编号与登记：每份档案材料需编号，并在档案管理系统中登记，确保可追溯性。4.归档：档案应按年度或其他适当周期归档，归档后的文件应存放在专用档案库房。第四章档案的保管4.1保管措施档案的保管应遵循以下要求：1.专人管理：档案由综合管理部指定专人负责保管。2.安全存放：档案应存放在防火、防潮、防盗的档案库房内，并定期检查库房环境。3.定期检查：每年应对档案进行全面检查，确保档案的完整性与安全性。4.2交接管理档案交接时，应填写交接清单，并由交接双方签字确认，确保交接的准确性和责任的明确性。第五章档案的查阅与借用5.1查阅规定员工或外单位人员需查阅档案时，应遵循以下程序：1.申请：填写查阅申请表，由综合管理部审核批准。2.登记：查阅档案时需进行登记，记录查阅人信息、查阅时间及查阅内容。3.保密规定：查阅档案时应遵守公司的保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换。5.2借用规定档案原则上不外借，特殊情况需外借时：1.申请流程：需填写借用申请表，说明借用原因，并经过综合管理部审批。2.借用登记：借用档案时需进行详细登记，记录借用人信息、借用时间及归还日期。3.归还要求：借用的档案应在规定时间内归还，逾期未归还的，需说明情况并申请延长借用时间。第六章档案的转递6.1转递流程档案转递工作需认真负责，具体流程如下：1.内部调动：人员内部调动时，档案随人转递。2.密封转递：综合管理部负责密封转递档案，禁止个人随意携带档案。3.转递登记：转递的档案需填写转递通知单，并通过机要渠道转递。6.2核对要求对转进的档案应及时核对无误，并办理通知单回执，确保档案的安全与完整。第七章监督与评估7.1监督机制物业公司应建立档案管理的监督机制，由综合管理部定期检查各部门档案管理工作，确保制度的执行情况及档案的安全性。7.2评估机制每年对档案管理工作进行评估，总结经验与不足，并根据评估结果调整档案管理制度，确保与时俱进。附则本制度由物业公司综合管理部负责解释，自颁布之日起实施。各部门应严格遵守本制度，确保档