酒店客房部会议管理制度

酒店客房部会议管理制度第一章总则

一、为了加强酒店客房部内部沟通与协作，提高工作效率，确保各项工作任务的顺利推进，特制定本会议管理制度。

二、本制度适用于酒店客房部各类会议的组织、召开、记录及跟踪落实等工作。

三、会议应遵循以下原则：

1.实事求是，公正公平；

2.高效务实，注重成果；

3.集思广益，充分讨论；

4.保密守信，遵守纪律。

四、酒店客房部会议分为以下几种类型：

1.例会：定期召开，总结前期工作，部署下阶段任务；

2.专题会：针对特定问题或项目进行讨论；

3.临时会：遇紧急或突发情况时召开；

4.培训会：提高员工业务素质及技能。

五、参会人员应具备以下条件：

1.与会议议题相关的职责范围；

2.了解会议议题的背景及相关资料；

3.具备良好的沟通能力和团队协作精神；

4.遵守会议纪律，积极参与讨论。

六、会议的组织、召开、记录及跟踪落实等工作由专人负责，确保会议的顺利进行。

七、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各部门应严格遵守本制度，共同维护良好的会议环境。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议类型、议题、时间、地点、参会人员及主持人；

2.制定会议议程，明确会议目的、讨论重点、预计时长等；

3.提前通知参会人员，确保参会人员了解会议议题及相关背景资料；

4.准备会议所需材料、设备、场地等；

5.对会议所需数据进行收集、整理和分析，为会议讨论提供依据。

二、会议召开

1.会议主持人严格按照议程组织会议，确保会议有序进行；

2.会议开始时，主持人简要介绍会议主题、目的及议程；

3.各参会人员围绕议题展开讨论，充分发表意见，共同为改进工作提出建议；

4.会议主持人引导讨论，确保会议聚焦议题，避免偏题；

5.会议记录人员认真记录会议内容，特别是重要决策、结论及任务分配；

6.会议期间，参会人员应保持手机静音，减少走动，确保会议效果。

三、会议决策

1.对会议讨论的事项进行汇总，形成决策；

2.决策应充分考虑各方的意见和建议，确保决策的合理性和可行性；

3.会议主持人对决策进行明确阐述，确保参会人员对决策的理解和认同；

4.对重大决策，应进行表决，确保决策的民主性和公正性；

5.会议记录人员将决策内容详细记录，以便会后落实。

四、会议总结

1.主持人对会议进行简要总结，强调会议成果和重要决策；

2.对参会人员的积极参与表示感谢；

3.对会后需落实的事项进行明确分工，确保责任到人；

4.对下次会议的主题、时间、地点等进行预告。

五、会议结束

1.会议记录人员整理会议纪要，并于会后第一时间将会议纪要发送给参会人员；

2.参会人员及时查看会议纪要，了解会议成果及自身任务；

3.会议结束后，相关人员按照会议决策和任务分配，积极开展工作，确保会议成果的落实。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人员应在24小时内完成会议纪要的整理；

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果、任务分配等内容；

3.会议纪要需真实、准确、完整地反映会议内容，特别是决策事项和任务分配要明确；

4.会议纪要经主持人审核通过后，应及时发送给所有参会人员及相关部门。

二、会议纪要的阅读与确认

1.参会人员收到会议纪要后，应在24小时内阅读完毕，并对纪要内容进行确认；

2.如有疑问或异议，应及时向会议记录人员或主持人提出，以便及时澄清和修正；

3.确认后的会议纪要作为工作依据，由各部门和责任人据此开展工作。

三、任务跟踪与落实

1.各责任人和部门应根据会议纪要中的任务分配，制定具体的执行计划和时间表；

2.会议室管理人员定期对会议决策的执行情况进行跟踪，确保各项任务按时完成；

3.如在执行过程中遇到问题或困难，应及时向会议主持人或相关部门汇报，寻求支持与协助；

4.对于重大决策和关键任务，应设立专门的监督机制，确保任务落到实处。

四、结果反馈与评估

1.任务完成后，责任人应及时向会议主持人汇报任务执行结果；

2.会议主持人对任务完成情况进行评估，对存在的问题进行分析，并提出改进措施；

3.对于优秀的执行表现和个人，给予适当的表彰和奖励；

4.定期对会议纪要的执行情况进行总结，分析原因，为后续会议提供改进依据。

五、持续改进

1.通过对会议纪要执行情况的跟踪和评估，发现工作中存在的问题和不足；

2.针对性地制定改进措施，优化工作流程，提高工作效率；

3.推动会议纪要的落实，确保各项工作有序推进，不断提升部门整体工作水平。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订需提前向会议室管理人员申请，并提供会议主题、时间、参会人数等信息；

2.会议室管理人员根据预订需求，合理安排会议室，确保会议顺利进行；

3.预订成功后，预订人需按时使用会议室，如需取消或变更，应提前通知会议室管理人员；

4.会议室管理人员应制定会议室预订表，及时更新预订情况，避免资源浪费。

二、会议室布置与设施

1.会议室布置要简洁、大方、实用，符合会议主题；

2.会议室应配备必要的设备，如投影仪、音响、白板等，确保会议需求得到满足；

3.定期检查会议室设备，发现问题及时报修，确保设备正常运行；

4.会议室管理人员负责会议室的日常维护，保持环境整洁，营造良好的会议氛围。

三、会议室使用规范

1.参会人员应遵守会议室使用规定，按时入场，保持手机静音；

2.会议期间，禁止在会议室吸烟、进食，保持会议室卫生；

3.爱护会议室设备，正确使用，避免人为损坏；

4.未经允许，不得随意移动会议室设备，不得将会议室用于非会议用途。

四、会议室安全管理

1.会议室管理人员负责会议室的安全工作，确保消防设施齐全、通道畅通；

2.会议期间，参会人员应关注安全提示，遇紧急情况时，按照应急预案有序撤离；

3.会议室管理人员定期进行安全检查，消除安全隐患；

4.加强对会议室钥匙、设备等物品的管理，防止丢失或被盗。

五、会议室服务与支持

1.会议室管理人员应主动了解会议需求，提供优质服务；

2.会议期间，提供必要的茶水、文具等支持，确保会议顺利进行；

3.对会议过程中出现的问题，及时予以解决，为参会人员提供便利；

4.收集参会人员的意见和建议，不断优化会议室管理服务。

第五章附则

一、本制度的解释权归酒店客房部所有。