桂平市会议费管理制度

桂平市会议费管理制度第一章总则

第一条目的与依据

为确保桂平市会议的有序、高效召开，规范会议费用的使用与管理，根据《中华人民共和国财政违法行为处罚条例》和《桂平市财政预算管理办法》等相关法律法规，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于桂平市全市各级党政机关、人民团体和事业单位召开的各类工作性会议。包括但不限于以下类型：

1.市委、市政府全体会议；

2.各部门、各单位的工作会议；

3.专题研讨会、座谈会；

4.其他需要使用财政资金支持的业务会议。

第三条会议分类

根据会议的性质、规模和重要程度，将会议分为以下三类：

1.高层会议：主要包括市委全会、市政府全会等；

2.中层会议：主要包括各部门、各单位组织的重要工作会议；

3.常规会议：包括日常业务会议、例会等。

第四条会议原则

会议应遵循以下原则：

1.精简高效：严格控制会议数量和规模，减少不必要会议，提高会议效率；

2.节约务实：合理预算会议费用，避免铺张浪费，注重会议实际效果；

3.公开透明：会议费用支出应公开透明，接受社会监督。

第五条责任主体

1.会议的申请、审批、组织和管理由各相关部门负责；

2.财政部门负责会议费用的预算、审批、报销和监管；

3.监察部门负责对会议费用的使用情况进行监督检查。

第六条会议费用的构成

会议费用主要包括以下几部分：

1.场地租赁费：会议室租赁、布置等费用；

2.交通费：参会人员的往返交通费用；

3.住宿费：参会人员在外住宿的费用；

4.餐饮费：会议期间餐饮的费用；

5.材料费：会议所需材料的制作、印刷等费用；

6.其他费用：与会议相关的其他合理支出。

第七条违规处理

违反本制度规定的，将按照《桂平市财政违法行为处罚条例》等相关规定进行处理，情节严重的，将追究相关责任人的法律责任。

第二章会议流程

第一条会议筹备

会议筹备阶段主要包括以下工作：

1.确定会议主题和目标：明确会议的主要议题、预期成果和参会人员范围；

2.拟定会议方案：制定会议议程、时间表、参会人员名单等；

3.报批程序：会议方案需报请相关领导审批，按照审批结果进行筹备；

4.通知参会人员：通过电话、短信、电子邮件等方式，提前通知参会人员会议时间、地点、议程等信息；

5.准备会议材料：根据会议主题和议程，提前准备相关文件、报告、图表等材料。

第二条会议召开

会议召开阶段应遵循以下流程：

1.会前签到：参会人员应在会议开始前进行签到，确认参会人员到齐；

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员；

3.按照议程安排，逐项进行会议议题讨论；

4.与会人员充分发表意见，展开讨论；

5.会议主持人总结发言，形成会议决议或结论；

6.如有必要，可邀请专家、领导进行讲话或指导。

第三条会议记录

会议记录是会议过程中的重要环节，应做好以下工作：

1.指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整；

2.记录会议时间、地点、主持人、参会人员等信息；

3.记录会议讨论的主要议题、发言要点、结论和决议；

4.会议记录应在会议结束后及时整理，以便于后续跟踪落实。

第四条会议总结与反馈

会议结束后，应进行以下工作：

1.对会议成果进行总结，明确责任人和完成时限；

2.将会议纪要、决议等材料及时分发给相关人员；

3.对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，不断优化会议组织和管理。

第五条紧急情况处理

如会议过程中出现紧急情况，应采取以下措施：

1.立即报告相关领导，根据领导指示进行应对；

2.临时调整会议议程，确保会议顺利进行；

3.如有必要，启动应急预案，确保会议安全。

第六条会后工作

会后工作主要包括以下方面：

1.会后整理：对会议室进行清理，确保设施设备完好；

2.资料归档：将会议相关资料进行归档，以便于日后查阅；

3.跟踪落实：对会议决议的执行情况进行跟踪，确保会议成果得到有效落实。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的编制与审批

会议纪要是会议成果的重要体现，其编制与审批应遵循以下流程：

1.会议记录员应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，确保内容准确无误；

2.会议纪要初稿提交给会议主持人或指定负责人进行审核；

3.审核通过的会议纪要应尽快分发给所有参会人员，征求反馈意见；

4.根据反馈意见进行修改完善，形成最终版会议纪要；

5.最终版会议纪要需经会议主持人或相关领导审批签字，确认生效。

第二条会议决议的分解与责任分配

为了确保会议纪要中提出的决议得到有效执行，应进行以下工作：

1.将会议决议分解为具体的行动计划，明确每项行动的责任人、完成时限和预期成果；

2.将行动计划以书面形式通知相关责任部门和责任人，确保责任人明确任务要求；

3.建立跟踪机制，对每项行动计划的执行情况进行实时监控。

第三条执行情况的反馈与监督

会议纪要的执行情况反馈与监督是保证会议成果落实的关键环节：

1.责任人应定期向会议主持人或指定负责人汇报行动计划执行情况；

2.建立会议纪要执行情况报告制度，要求责任人在规定时间内提交执行报告；

3.对执行过程中遇到的问题和困难，应及时协调解决，确保行动计划顺利推进；

4.定期对会议纪要的执行情况进行评估，对未按期完成的任务进行分析，提出整改措施。

第四条跟踪落实结果的运用

会议纪要的跟踪落实结果应作为以下方面的参考：

1.作为考核评价相关责任部门和责任人工作绩效的依据；

2.作为改进会议组织和管理的重要依据，不断提升会议质量和效果；

3.作为决策参考，为领导提供决策依据和改进方向。

第五条持续改进

为不断提高会议纪要的跟踪落实效果，应持续进行以下工作：

1.定期收集会议纪要执行过程中的问题和建议，不断完善跟踪落实机制；

2.对会议纪要的编制、审批、执行等环节进行优化，提高工作效率；

3.加强对责任部门和责任人的培训和指导，提升其执行能力和责任心。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

为确保会议室的高效利用，预订会议室应遵循以下规定：

1.提前预订：各部门或单位需提前向会议室管理部门提交书面申请，明确会议时间、地点、参会人数等信息；

2.审批流程：会议室管理部门根据预订申请进行审批，合理安排会议室使用；

3.优先级原则：在会议室资源紧张时，应根据会议的重要性和紧急程度确定优先使用权；

4.及时反馈：会议室管理部门应及时反馈预订结果，以便申请部门做好会议准备工作。

第二条会议室布置与设施

会议室的布置与设施应满足以下要求：

1.根据会议类型和参会人数，合理布置会议室座位，确保舒适度；

2.会议室应配备必要的设施设备，如投影仪、音响、话筒、白板等；

3.定期检查设施设备，确保其正常运行，避免会议过程中出现故障；

4.保持会议室整洁，提供良好的会议环境。

第三条会议室使用规范

会议室使用过程中，应遵守以下规范：

1.严格按照预订时间使用会议室，不得提前占用或延迟退场；

2.会议期间，保持安静，遵守会议纪律，禁止吸烟、进食等不文明行为；

3.爱护会议室设施设备，使用完毕后应恢复原状，如有损坏，需照价赔偿；

4.未经允许，不得私自携带外来设备进入会议室。

第四条会议室安全管理

会议室安全管理至关重要，应做好以下工作：

1.定期进行消防安全检查，确保消防设施设备完好；

2.会议期间，保持紧急出口畅通，明确逃生路线；

3.加强会议保密工作，对涉密会议采取相应的保密措施；

4.如遇突发事件，立即启动应急预案，确保参会人员安全。

第五条会议室维护与保养

为延长会议室使用寿命，应进行以下维护与保养工作：

1.定期对会议室进行清洁、消毒，保持环境整洁；

2.对会议室设施设备进行定期检查、保养，确保其正常运行；

3.及时修复损坏的设施设备，以免影响会议的正常召开；

4.会议室管理部门应建立维护保养档案，记录相关情况。

第六条违规处理

违反会议室管理规定的，将视情节轻重给予以下处理：

1.通报批评，要求限期整改；

2.取消违规部门或单位的会议室预订资格；

3.追究相关责任人的责任，情节严重的，依法给予处分。

第五章附则

第一条解释权