2024年办公秩序管理制度模版（三篇）

第14页共14页2024年办公秩序管理制度模版档案与印章管理规定第四十五条档案管理1.归档与移交流程：各类档案在归档前，应由各部门相关负责人进行预立卷。需移交的档案，档案室需编制《档案移交登记表》，并报公司负责人审核批准，同时指定监交人后，方可进行移交。移交前，需按照清单进行清点；移交后，双方在清单上签字确认。《档案移交登记表》一式两份，移交方与接收方各执一份，并永久保管。2.借阅规定：因业务需要借阅档案时，需在档案室进行借阅登记。对涉及保密要求的档案，需由其部门负责人出具书面借阅申请单。对于经常需要外借的资料，档案室应将其制作成电子版，以电子版形式外借，但光盘、软盘等介质文件资料不予外借。3.借阅管理：档案员在接到借阅条后，经核查无误后，取出相应档案，并在借阅登记表上注明借出与归还日期，以便及时催还。档案归还时，经档案员核查无误后，档案即归回档夹，填写归还日期，并取消借阅记录。4.借阅限制：借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。确因工作需要复印或摘抄档案者，需经借阅部门负责人书面请示，并经行政人事部负责人批准。5.借阅期限与续借：借阅人应于规定期限内归还档案。如遇其他人需借阅同一档案，应变更借阅登记，不得私自授受。借阅期限最长不得超过两个月，非本部门文件借阅期限不得超过两周。借阅期满需续借者，可持档案到档案室办理续借手续，仅限续借一次。逾期不归还者，将停止其借阅权，并向其所在部门进行通报。6.离职与调岗管理：公司员工调离公司前，应清还从档案室借阅的档案资料，并由档案室在调离手续单上签字确认后方可办理调离手续。脱产学习或外借工作半年以上的员工，在离开公司前也必须清还所借档案。第四十六条档案销毁每年保管期限已满的档案，由档案员编制纸质和电子版的《文件销毁清单》，报公司负责人审核批准后，由档案室统一进行销毁。销毁前需按清单清点，销毁后在清单上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清单》需永久保管。对于保管期限已满但仍不能销毁的档案（如未结清的债权债务、未了事项、正在项目建设期间的建设单位等），应单独抽出立卷，直至事项完结。第四十七条档案室职责档案室的任务是集中统一管理公司已形成的具有保存价值的各类文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得进入档案室。第四十八条档案管理人员要求档案管理人员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动、准确、迅速地为利用者提供档案资料。第四十九条设施设备保护爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。第五十条库房管理档案库房应做好“七防”工作：防盗、防火、防潮、防晒、防尘、防鼠、防虫。保持库房温湿度的适宜要求，定期擦拭档案柜，保持清洁卫生。定期检查库房存放情况，发现破损和变质档案应及时修补，确保帐物相符。第五十一条档案的利用1.编制档案目录并输入计算机管理系统，为查找利用档案提供便利。2.建立档案借阅制度，做好借阅、利用登记工作。3.借阅档案时严禁拆卷、涂改、勾划等行为；阅档时严禁吸烟以确保档案完整无损。4.规定档案资料的密级性分为绝密、机密、无密级三个级别。绝密级档案资料有严格的查阅限制其复制和借阅需经公司主管领导批准；机密级档案资料有查阅限制复制借阅需经归档部门负责人同意档案室领导批准；无密级档案资料公司内部员工可查阅、复制、借用但需向档案员进行登记备案。第六章印章管理第五十二条印章管理原则为确保公司印章管理的合法性、规范性和严肃性防范风险维护公司利益公司印章的使用必须严格按照规定执行。第五十三条印章使用审批印章的使用必须严格遵循审批程序按照印章的使用范围经审批后方可用章。第五十四条责任制度印章的使用实行“谁使用谁负责”的管理规则需用2024年办公秩序管理制度模版（二）一、目的为了维护公司正常的办公秩序，确保全体员工拥有一个良好的办公环境，进而树立企业整体形象，培养运作规范、文明高效的工作作风，保证日常业务的正常有序进行，特此制定本制度。二、办公室秩序管理1.全体员工应严格遵守公司劳动纪律和作息时间规定，工作时间不得无故脱岗、串岗、聊天、睡觉，严禁进行看电影、打游戏、吃东西等与工作无关的活动。同时，办公区域内禁止大声喧哗、打闹，违者将处以____元/次的罚款。2.全体员工在上班时间必须佩戴工作证，未佩戴者将处以____元/次的罚款。3.员工在进入他人办公室前，应先敲门并征得允许后方可进入。4.员工个人物品应摆放整齐有序，保持个人桌面整洁，并爱护公共物品。未经允许，不得随意挪用他人物品，翻看他人文件及资料。同时，墙面上不得乱涂乱画。5.上班时间，公共办公区域严禁吸烟。无公务性接待时，员工上班前不得饮酒，无特殊情况不得在公共办公区域就餐。6.员工离开办公区域时，应确保柜子、抽屉及时上锁。废弃的文件及资料应及时销毁，重要文件不得随意放置在桌面上，阅后应及时归档。7.员工在公共场所应严格遵守保密规定，不得随意翻看公司文件、资料，谈论涉及公司机密的问题。机要传真内容及其他保密文件等不得随意传阅或泄露。如有违反，将视情节严重程度给予批评、警告直至开除的处分。8.午休时间，员工不得占用会议室等公共区域，也不得私自拔掉电话线。午休结束后，应迅速恢复正常办公秩序。对于上班时间仍在睡觉的员工，将处以____元/次的罚款。9.公司员工在上班时间禁止进行私人接待。如确因家庭紧急情况而需在上班时间进行私人接待的，应统一安排至接待室进行，并尽量简短扼要，避免闲谈和高声喧哗。10.员工下班前应及时关闭电源（包括电脑、电灯、空调、打印机、复印机等）及门窗，并整理好个人办公位的卫生。同时，应注意防火、防盗。对于未遵守规定关闭电源、门窗的员工，将处以____元/次的罚款。三、仪表仪容规范1.员工上班时应注意仪容仪表，着装应干净整洁、稳重大方、衣裤平整。头发应保持清洁并梳理整齐，不得留奇怪的发型或染两种以上颜色的头发。上班时严禁穿拖鞋（含拖鞋式凉鞋）。2.女员工应避免穿着奇装异服、背心装、露脐装、超短裙、吊带衫等暴露或过于随意的服装。同时，不得浓妆艳抹或佩戴过分夸张的首饰，也不得涂色彩鲜艳和有图形的指甲。在公共区域内应避免化妆。男员工则不得留长发、蓄胡须或穿短裤、背心等。3.前台工作人员必须时刻保持精神饱满、坐姿端正。接听电话时语气应亲切、口齿清楚并符合用语标准。接待客人时应礼貌周全并及时通报。进入领导办公室前应先敲门并征得允许后方可进入，并及时为客人送上茶水。对于推销员应礼貌拒绝并严禁其进入办公区域。四、设备管理1.员工应爱护公共设施并避免乱写乱画以保持办公环境的清洁。办公台面、墙壁、沙发、柜子、窗帘、门窗等应保持整洁无污损。2.在日常工作中员工应树立节约意识并合理使用纸张等资源。提倡草稿打印使用单面废旧纸张并养成正反两面使用纸张的习惯。正式文件应双面印制以节约资源。同时应按需复印、打印文件或资料以减少多余份数并严禁擅自打印或复印与工作无关的文件和资料。五、环境卫生1.各办公室的卫生应由办公室人员自行负责打扫以确保地面无果皮纸屑和污渍以及桌面干净整洁无灰尘。同时电脑键盘、主机、显示器等也需经常清扫以保持清洁。2.员工应自觉维护办公室环境卫生并将垃圾倒在指定垃圾桶内严禁乱丢废纸等废物以及随地吐痰等行为以确保办公环境的整洁和卫生。六、办公通话员工在工作时间拨打或接听电话时应简短扼要并礼貌用语以维护良好的办公秩序和氛围。同时应避免闲谈和高声喧哗以确保通话的清晰和效率。七、餐厅秩序1.公司餐厅分为用餐区与员工休闲区以满足员工的不同需求。2.员工在公司就餐时应遵循先来后到的顺序并依次排队盛取饭菜和汤品。用餐时应在指定区域进行并保持良好的用餐秩序和卫生习惯。3.用餐完毕后员工应自行清洗自用餐具并及时放入消毒柜内以确保餐具的卫生和安全。对于自带餐具的员工也应在清洗完毕后妥善存放并避免放置在办公桌上以免污染办公环境。4.在员工休闲区休息后员工应自觉清洗使用2024年办公秩序管理制度模版（三）有害垃圾必须严格投放到大厦一楼的有害垃圾桶内。4.公务接待中，应优先采用陶瓷茶杯，尽量减少或避免使用一次性纸质或塑料茶杯。内部会议鼓励与会者自带茶杯。第三章控烟管理第十八条根据控烟管理的相关规定，集团公司明确以下区域为禁烟区：1.集团公司各办公室、会议室、活动室、休息区、走廊过道等公共区域；2.集团公司公务用交通工具内部；3.法律、法规及规章明确禁止吸烟的其他场所。第十九条为响应文明机关创建要求，集团公司在每楼层设置专门的吸烟室（区），并在非吸烟区显著位置设置禁烟标志，同时确保非吸烟区不摆放烟具。第二十条如有来访人员在非吸烟区吸烟，接待人员应主动进行劝阻，或引导其前往吸烟区域。第二十一条集团公司办公室负责公共场合禁烟的监督管理工作，各部室负责人则负责对本部门人员及各自办公区域内的禁烟情况进行监督和管理。第四章会议室管理第二十二条集团公司会议室由办公室统一负责管理，并由集团公司前台工作人员负责具体会务安排和协调。第二十三条会议室专用于召开会议和研究工作，任何部室或个人未经许可不得擅自改变其用途。第二十四条主办部室需通过OA办公系统申请使用会议室，并明确会议名称、召集人、参会人数、时间、会场布置要求等信息。第二十五条会议室优先保障董事会、党委会、经理办公会议、系统干部会议等重要会议的召开。因紧急事务需要召开的会议，经审批后可不受上述限制。第二十六条按照“谁使用、谁负责”的原则，会议主办部室需遵守以下规定：1.负责会议室使用期间的管理和安全工作，维护会议秩序，执行控烟规定，保持会议室整洁。2.会议签到、记录、纪要等会务工作由主办部室自行安排人员完成。3.会议结束后，使用部室需恢复会议室原状，关闭电灯、空调及所有设备电源，并通知办公室前台工作人员进行交接。第二十七条会议室内部的卫生保洁工作由工勤人员负责。第五章文印室管理第二十八条集团公司办公室作为本部文印室的归口管理部门，负责相关管理工作。第二十九条文印室为机要重地，严禁无关人员进入。第三十条为推进公司本部无纸化办公工作，原则上各部门间及公司与系统内单位间的文件资料传递应使用OA办公系统。确需复印的文件资料，应严格按照规定程序办理。第三十一条以集团公司名义对外传递的文件资料及经审批同意批量复印制作的资料，在文印室进行复印制作。少量文件资料的复印由各部室使用配置的打印一体机自行解决。部室自行复印所需的纸张需按照办公用品管理办法办理领用手续。（注：原第二十九条内容重复，故在此不再赘述。）第三十二条文印室实行定时开放制度，合理安排复印任务。开放时间为每天上午11:00-12:00或下午16:00-17:00。紧急资料经办公室主任审核同意后可特殊处理。第三十三条文印室管理人员需加强复印耗材的管理，严格控制复印用纸。未经许可，任何部室和个人不得将复印耗材带出文印室。各部室办公所需纸张应按公司办公用品管理办法办理领用手续。管理人员需对每次复印使用的纸张规格、数量、类别、用途等进行登记，并定期统计通报