办公室会务工作标准流程

办公室会务工作标准流程第一篇：办公室会务工作标准流程办公室会务工作标准流程（2017版）一、会前准备工作（一）确定会议名称（秘书）1、会议性质（现场会、启动会、工作会、研讨会、座谈会、汇报会等）；2、会议内容；3、会议范围。（二）拟定会议步骤（秘书）1、会议日程；2、会议议程；3、会议程序。（三）草拟会议通知（秘书）内容包括：会议名称、目的、主要内容、与会人员范围、地点、会期等。（四）下发会议通知（文书）将会议通知传达到每名拟定与会人员，确定每名与会人员是否能如期参会，并及时反馈。同时，如接到上级会议通知，应以纸质文字形式，注明会议时间、地点、着装及特殊要求，送至每位与会领导手中。（五）准备会议材料（秘书）1、会议文件；2、讲话发言材料；3、会议主持词。（六）布置会场（秘书、公务员）1、打扫会场卫生，摆放桌椅（公务员）；2、会场音响等设备调试（公务员）；3、水杯、矿泉水摆放（公务员）；4、名牌摆放，详见附表（秘书）；5、材料摆放（秘书）；6、会议条幅（秘书联系工会）；7、座位图（秘书联系相关部门）。（七）会前检查（副主任）1、听取会议所有筹备人员的口头汇报；2、到现场实地检查，包括会议材料的准备情况和会场的布置工作；3、针对可能出现遗漏的问题，进一步采取补救措施。二、会中工作（一）签到工作及时完成会议签到工作，并确定未来人员是否请假，与谁请假，并督促人员尽快入座。（二）主席台热水填补（公务员）每15-20分钟对主席台水杯进行补水，如遇特殊情况，可根据现场情况调整补水时间。（三）会议记录（秘书）随身携带录音笔，及时记录领导发言。（四）突发情况（秘书、公务员）面对会议中出现的分会场网络中断、麦克失音、音响失灵等突发情况，与会秘书、公务员要及时救场，妥善处理。三、会后工作（一）清理工作（秘书、公务员）1、回收领导名牌；（秘书）2、清理会议室卫生；（公务员）（二）录音整理工作（秘书、打字员）会议结束后24小时内，完成录音整理工作，如遇涉密录音，由秘书整理。（三）会议纪要（秘书）会议结束后48小时之内，完成会议纪要相关工作，及时发放。第二篇：办公室会务工作规范办公室会务工作规范一、接受会议指令办公室工作人员在接到会议指令时，应准确记录会议召开的各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。二、会议方案制订根据接到会议的指令和领导的有关要求，制订会议方案，内容主要包括：会议名称、时间、地点、议程、出席领导、参加人员、列席人员、拟邀请人员、会议文件资料准备、会场布置、安全、卫生、新闻报道、典型发言、颁奖以及其它特殊要求。三、会议方案审批将拟定的会议方案报分管副秘书长或秘书长审批。四、会前筹备（一）会议通知1、重要会议应发书面通知。电话通知的，应拟定简明扼要的通知稿。2、通知内容包括：会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会期注意事项、联系电话等。3、通知范围：参会市领导、其他参会人员、列席人员及相关单位。4、通知下发后，应掌握应到会人员拟出席、请假情况并及时向领导汇报。（二）会议文件准备由相关单位负责会议文件的准备，对需向会议提交的文件资料，应明确专人负责收集和分发。会议文件主要有：1、会议主体文件，包括主持辞、主题报告、专题报告、决议、领导讲话等。2、会议程序文件，包括议程文件、日程安排、选举程序、表决程序等。3、会议管理文件，包括会议须知、保密规定、作息时间等。（三）会场布置布置会场应体现会议的性质和需要，烘托会场气氛。1、会场装饰（1）党代会，背景布置党徽和红旗。（2）根据会议需要在主席台悬挂会标、摆放花卉。（3）根据会议需要悬挂标语等。2、会场座次排列（1）主席台人员座次的排列。会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低排列，以主席台座位为准，无论人数单、双，均以最高领导为中心，然后依先左后右次序排列。如领导对座次安排有特殊交待，按领导意见办。（2）标识座次的方法，采用在主席台或会议桌上摆放座签、在与会人员入场券上注明座次等方法。（3）重大会议，印制座位图表，经有关领导审定后发给有关人员。3、其他要求（1）会场要考虑制冷、取暖、通风和消毒等事项。（2）会场桌椅摆放应整齐划一，横成行、竖成列。铺有台布的桌面应干净整齐、颜色统一。（3）座位牌要统一、规范、醒目，摆放要整齐。（4）会场内音响、话筒、灯具等应提前2小时调试，会前10分钟重试，确保正常使用。同时准备备用品，随时应对突发情况。4.特殊要求（1）对表彰类会议，根据需要安排礼仪人员、音乐等。要求上述人员着装整齐，守纪律、听指挥。（2）根据会议需要，安排工作人员宣读文件。（3）对出席重要会议的领导和其他参会人员有着装要求的，应提前通知。（4）涉密会议，应按有关保密规定和通知要求办理。（5）重要会议会场应提醒与会人员关闭移动通讯工具。（四）住宿、就餐安排1、住宿。提前统计好住宿人数、性别、民族、预订客房、档次和房间数量，拟定房间分配方案，安排宾馆值班等。2、就餐。掌握就餐人员情况，包括少数民族人员及不同饮食习惯，提前2天确定就餐地点、食谱，安排卫生防疫，制作餐证等。（五）会议用品准备提前制定周密方案或者开列用品准备清单，将所用物品的名称和数量详细列出。主要包括：1、制作证牌。包括：座位牌、出席证（列席证）、工作证、车辆通行证、奖状、证书、文件袋等。2、印制会务手册。包括：议程、日程、参会人员名单、房号、电话号、就餐安排、乘车安排等。3、特殊会议，如召开选举性会议，应准备选票、选票箱、封条等，并准备填写选票用笔等物品。（六）会议车辆安排明确专人负责提前确定会议所需车辆，会议需要多辆车时应将车辆编号、排序。（七）信访安全保卫工作由会务人员协调院保卫处制定、落实预案。（八）新闻报道工作根据会议需要，市委宣传部做好新闻报道工作或与新闻单位联系协助做好会议新闻报道工作，会议新闻稿件应经有关领导审批。（九）卫生医疗、防疫工作根据会议需要，与医院和防疫部门联系，安排卫生防疫人员驻会并制定应急预案。五、会前检查会议召开前，对上述会议准备工作进行检查，确保各项工作落实到位。对未完成的任务，明确专人限时完成，确保会议按时顺利召开。六、会议报到会务工作人员应至少提前30分钟到达会场并做好以下工作：1、会议签到。要求与会人员本人签到。报到完毕后，应及时汇总情况，向有关领导报告。会务工作人员在会前5分钟，对没有到会人员进行催促。2、发放文件、资料。3、会议开始前，引导与会人员入座，制止无关人员进入会场。4、宣布会议纪律。开会时要关闭手机，进入会场不准吸烟，不准随意走动、交谈喧哗，涉密的会议强调有关保密纪律。5、根据会议安排，有候会人员的应安排候会人员在休息室等候，确保会议衔接紧密、有序。七、会中服务1、会场服务人员应稳重大方、礼貌用语，适时搞好会场服务。2、会议开始后，会务人员应巡视会场，维持会场秩序，发现不遵守纪律的情况，及时制止，妥善处理突发情况，确保会议顺利进行。3、根据需要安排有关人员做好会议简报、讨论记录和意见汇总工作。4、常委会记录，应使用统一标准的会议记录纸，记录应真实、准确、完整，不得随意做增删改动。八、会后工作1、会议结束后，应疏导与会人员离开并检查会场，查看有无遗留物品、资料，清退会议室等。2、收回会议文件。对需要收回的会议文件，在会议结束时及时如数收回。3、会议文件的归档。将形成的所有文件包括会议方案、通知、报告、简报、记录、签到表等文件整理归档。第三篇：客人来访会务接待流程及标准客人来访会务接待流程及标准一、目的为树立集团良好形象，提高工作效率，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。二、适用范围本标准适用于集团各部门因业务发生的各种会务接待工作。三、管理综合部为集团接待工作的归口管理部门，负责协调相关部门接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调、物业公司落实接待任务，提供后勤保障；集团各部门在接到重要来访预约后，首先报综合部备案，并协助拟定接待计划，需集团领导出面、综合部协调的重要接待，应提前2天告知综合部。四、计划与准备1、在接到集团领导通知或相关部门来访预约时，物业公司应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。2、综合部根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。3、因特殊会议需要，综合部负责准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、电子屏、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，安排摄影摄像等，物业公司需积极配合，完成任务。五、会前的准备标准。1、会场物品摆放标准（所有会议准备工作必须在半小时前准备完毕）（1）待参会人数确定后摆放桌牌，桌牌摆放要正，并配齐相应椅子，椅子摆放在会议桌前并与会议桌保持约为一人的距离，椅子左右之前的摆放距离要均匀约为一人距离，椅子摆放完毕后竖看要成一条直线。（2）桌牌定位后，矿泉水成45度（标签正对落座人员）摆放在桌牌右侧，后依次摆放玻璃直杯及茶杯，杯把朝右，桌牌左侧摆放香巾碟及香巾，香巾碟上方与桌牌上方在一条水平线上。（3）根据椅子的位置在会议桌上摆放稿纸，稿纸摆放在每个椅子的正中间位置，稿纸正中间摆放接待明白纸，稿纸底边与桌子的底边成一条水平线，笔放在稿纸右侧，笔尖朝上。（4）纸巾盒根据两人一盒的标准，摆放在两人话筒麦克正中间。（5）话筒固定在桌面上，话筒麦克方向角度一致摆在同一侧方向。（6）如有吸烟客人，根据需要摆放香烟及烟灰缸，香烟及烟灰缸摆放在茶杯右侧，与桌牌在同一水平线。2、会场设备设施的准备标准（1）检查照明是否正常，灯具是否全部完好，有损坏的及时上报维修。（2）会议前提前检查音响设备是否完好，话筒音量调节适中，并检查无线网络是否正常使用。（3）投影设施提前检查是否完好，会议开始前由通讯连接电脑，全部调试到位。（4）检查室内空调是否正常，会场温度设定在规定温度内，夏季不高于23度，冬季不低于26度。3、会场及周围环境卫生标准（1）彻底清扫会议室卫生，会议桌干净无手印和水渍，椅子无灰尘和毛发，桌子抽屉无杂物无灰尘。（2）会议室死角卫生清洁到位，窗台无灰尘，墙角处无蜘蛛网，墙面干净无灰尘。（3）地板打蜡，地上无杂物无脚印，地板干燥无水渍。（4）会议室内网线及投影电源线摆放整齐，不杂乱避免绊倒客人。（5）会议室外卫生间干净无异味，并摆放卫生间指示牌。（6）会议室外环境卫生有专人清洁保持，地面明亮无脚印，垃圾桶及痰桶干净，加强巡视随时清理。4、会议服务程序（1）客人到达后，迎宾人员应面带微笑，对所有来开会的客人都使用礼貌用语“您好”“上午好”“下午好”。（2）主要领导到达后，有专人引领到领导座位，并进行拉椅服务。（3）客人到达后，进行倒水服务，倒水时动作要轻，不要发出太大的声响，一般都由两人在会议桌两边同时倒水，倒完水后立即返回，并在会议室门口处站立观察会场动态，盯会者必须大脑精神集中，观察领导及每一位客人的动态，从客人眼神或动作中领会客人需求并及时上前询问解决。（4）会议进行中，盯会人员根据会议议程，提前将要讲话人的话筒打开，并将话筒对准讲话人。（5）开始使用投影汇报时，要关闭投影幕布前的灯，使会场的灯光变为投影模式，汇报结束后，要立即打开幕布前的灯，改为正常模式。（6）根据客人大部分喝水情况，约为15分钟添一次茶水，若主要领导喝水较快还不到倒水时间，可根据情况先给领导添水，若大部分客人刚进会场喝水较快，可以根据情况全场提前倒水。（7）烟灰缸有3个及3个以上烟头或者有水果干果皮，要及时更换烟灰缸，主要领导香巾若使用要及时更换，所有更换的物品都以按照先宾后主的原则，然后依次进行。（8）会议期间可根据会场情况适当的调节空调温度，会场温度不能过低或过高，若抽烟人数多，烟味大，可将窗户打开1-2扇通风，使会议室内空气保持流通。（9）会议期间，若领导有重要事情要谈不需要会议服务，服务人员应倒完水后退出会议室在门外等候。5、会议结束服务（1）会议快结束时，提前安排部属送客人员站门，提前做好工作。（2）会议结束后，立即将所有会议室的门打开，迎宾人员热情送客，使用礼貌用语“请慢走”，盯会人员要给领导拉椅。（3）客人离开会议室后，要立即查看会议室有无客人遗留物品，若发现遗留物品及时通知客人，若不清楚是哪位客人的物品，可与经理办联系帮忙转交。（4）会议结束后，立即清理会场物品，打扫会场卫生，关闭设备设施，锁好会议室门。六、接待礼仪1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，从容大方。3、言语：语气温和、礼貌文雅。4、态度：诚恳热情，不卑不亢。5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。6、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。7、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。8、座谈时：客人落座后，先客人，后主人，先领导，后同事。第四篇：区委办公室会务工作规范区委办公室会务工作规范一、区委全体（扩大）会议、区委书记会、区委常委会、党政联席会等重要会议由区委办公室主任统筹安排，会务工作由秘书科承办，相关工作由其他科（室）协办。会议研究讨论的除人事任免以外的有关事项，都要迅速形成会议纪要。二、以区委或区委办公室名义召开全区性某一方面的工作会议、现场会的会务工作由办公室牵头，相关部门负责承办，联系该项工作的办公室副主任为第一责任人。三、区委办公室承办的会务工作和接待上级领导视察，由主任、分管主任统筹安排。具体工作由有关科（室）分别承担。其中：会议通知、文件、报告、领导讲话稿的起草工作以综合科承担为主；信息、新闻报道、会后督查由信息督查科负责；会议日程安排、会议指南等文件材料印制、分发由秘书科统一扎口落实；会场布置由秘书科牵头,会同机关事务处承担。安全保卫工作由秘书科与事务处联系安排。四、不是区委办公室承办的会议，若有区委书记或副书记参加，会前跟班主任及秘书科必须检查会务工作（包括主席台席位排列），保证会议效果。五、区委办公室大、小会议室根据区委领导活动安排情况统筹使用，必须始终保持整洁有序，会后及时清理打扫，原则上不外借，特殊情况外借须经办公室主任或分管主任同意后由秘书科扎口安排。★全区重要会议各环节流程图1．党代会流程：拟定会议筹备方案——会议预备通知——会议筹备（分工作组、党代表组等）——会议正式通知——召开预备会——会议材料准备（日程安排、会议议程、座次图、文件、讲话稿、决议等）——文件材料印刷——会议材料装袋分发——会场布置（会标、宣传标牌等制作、主席台座位、台下座位安排、灯光、音响、席卡摆放、发言席设置、票箱准备等）——讨论室安排（讨论室门上贴讨论组名单、落实各讨论室服务和记录人员、茶水供应）——正式会前检查会场安排——会务（签到、会议材料分发、领导进场乐、开幕式和闭幕式音乐、主席台倒水、台下茶水供应等）——后勤服务安排（车辆、就餐等）——信息及宣传报道——会务总结、后续工作（会议决议、向市委报告等）——会后督查2．区委全体（扩大）会议流程：拟定会议筹备方案——会议预备通知——会议正式通知——会议材料准备（日程安排、会议议程、座次表、文件、讲话稿、决议等）——表态发言材料的把关——文件材料印刷——会议材料装袋——会场布置（会标制作、主席台座位、台下座位安排、灯光、音响、席卡摆放、发言席设置等）——参观点安排（提前踩点、落实车辆、通知相应参观点、准备扩音器、落实讲解员等）——正式会前检查会场安排——会务（签到、会议材料分发、领导进场乐、开幕式和闭幕式音乐、主席台倒水、台下茶水供应等）——后勤服务安排（车辆、就餐等）——信息及宣传报道——会务总结、后续工作（会议决议等）——会后督查3．区委书记会流程：会议通知——会议室准备（冬夏季开空调、茶水供应）——会议记录——会议纪要（除研究人事任免以外的事项）——重点工作督办4．区委常委会议流程：会议通知——会议室准备（冬夏季开空调、茶水供应）——会务——会议记录——会议纪要（除研究人事任免以外的事项）——重点工作督办5．党政联席会流程：会议通知——会议室准备（冬夏季开空调、茶水供应）——会议议程安排——材料准备——会务（每隔10—15分钟由专人负责倒水、通知发言人员）——会议记录——会议纪要——信息——重点工作督办6．现场会流程：拟定活动方案——会议通知——现场会场地布置——落实车辆、踩点——会务——信息及宣传报道——会后督办7．接待上级领导流程：拟定接待方案——会议通知——会议室准备（多媒体幻灯片准备、冬夏季开空调、茶水供应、水果、烟、纸巾等）——环境布置（鲜花、制作欢迎牌等）、电梯准备——与上级机关衔接，提前通知领导迎候——会务（每隔10—15分钟由专人负责倒水、由专人操作多媒体幻灯片）——会议记录——后勤服务安排（落实参观点、就餐等）——信息及宣传报道——结束前电梯准备8．承办全区性大会流程：会议准备方案（确定会议规格、落实到会领导、确定参会人员等）——会议通知——召开预备会——会场布置（会标制作、主席台座位、台下座位安排、灯光、音响、席卡摆放、发言席设置、人员就座示意图制作等）——表态发言材料的把关——文件材料印刷——领奖、签定责任状等会前彩排、走台——会务（签到、会议材料分发、主席台倒水、视到会情况由专人负责安排与会人员尽量靠前坐等）——信息及宣传报道——会后督办★日常会议各环节流程图1．分管书记召集的会议：跟班副主任交办（填写电话通知单、确定会议地点、明确会务要求）——电话通知——会议室准备（秘书科供应茶水、冬夏季开空调）——会务2．重要会议（重大活动）预备会：办公室主任或副主任交办（填写会议通知单、确定会议地点、明确会务要求）——电话通知——会议室准备（秘书科供应茶水、冬夏季开空调）——会务★《会议纪要》分送范围1.书记会议纪要分送：区四套班子领导，区人大办、政府办、政协办，相关单位；存档。2.常委会议纪要分送：区四套班子领导，区人大办、政府办、政协办，区委各部委办局、各有关单位，存档。3.党政联席会议纪要分送：区四套班子领导，区人大办、政府办、政协办，各普发单位，存档。第五篇：区委办公室会务工作规范一、区委全体（扩大）会议、区委书记会、区委常委会、党政联席会等重要会议由区委办公室主任统筹安排，会务工作由秘书科承办，相关工作由其他科（室）协办。会议研究讨论的除人事任免以外的有关事项，都要迅速形成会议纪要。二、以区委或区委办公室名义召开全区性某一方面的工作会议、现场会的会务工作由办公室牵头，相关部门负责承办，联系该项工作的办公室副主任为第一责任人。三、区委办公室承办的会务工作和接待上级领导视察，由主任、分管主任统筹安排。具体工作由有关科（室）分别承担。其中：会议通知、文件、报告、领导讲话稿的起草工作以综合科承担为主；信息、新闻报道、会后督查由信息督查科负责；会议日程安排、会议指南等文件材料印制、分发由秘书科统一扎口落实；会场布置由秘书科牵头,会同机关事务处承担。安全保卫工作由秘书科与事务处联系安排。四、不是区委办公室承办的会议，若有区委书记或副书记参加，会前跟班主任及秘书科必须检查会务工作（包括主席台席位排列），保证会议效果。五、区委办公室大、小会议室根据区委领导活动安排情况统筹使用，必须始终保持整洁有序，会后及时清理打扫，原则上不外借，特殊情况外借须经办公室主任或分管主任同意后由秘书科扎口安排。★全区重要会议各环节流程图1．党代会流程：拟定会议筹备方案——会议预备通知——会议筹备（分工作组、党代表组等）——会议正式通知——召开预备会——会议材料准备（日程安排、会议议程、座次图、文件、讲话稿、决议等）——文件材料印刷——会议材料装袋分发——会场布置（会标、宣传标牌等制作、主席台座位、台下座位安排、灯光、音响、席卡摆放、发言席设置、票箱准备等）——讨论室安排（讨论室门上贴讨论组名单、落实各讨论室服务和记录人员、茶水供应）——正式会前检查会场安排——会务（签到、会议材料分发、领导进场乐、开幕式和闭幕式音乐、主席台倒水、台下茶水供应等）——后勤服务安排（车辆、就餐等）——信息及宣传报道——会务总结、后续工作（会议决议、向市委报告等）——会后督查2．区委全体（扩大）会议流程：拟定会议筹备方案——会议预备通知——会议正式通知——会议材料准备（日程安排、会议议程、座次表、文件、讲话稿、决议等）——表态发言材料的把关——文件材料印刷——会议材料装袋——会场布置（会标制作、主席台座位、台下座位安排、灯光、音响、席卡摆放、发言席设置等）——参观点安排（提前踩点、落实车辆、通知相应参观点、准备扩音器、落实讲解员等）——正式会前检查会场安排——会务（签到、会议材料分发、领导进场乐、开幕式和闭幕式音乐、主席台倒水、台下茶水供应等）——后勤服务安排（车辆、就餐等）——信息及宣传报道——会务总结、后续工作（会议决议等）——会后督查3．区委书记会流程：会议通知——会议室准备（冬夏季开空调、茶水供应