会计档案管理作业指导书

会计档案管理作业指导书TOC\o"1-2"\h\u3114第1章会计档案管理概述 3109701.1会计档案的定义与分类 3168041.1.1定义 325991.1.2分类 365721.2会计档案管理的重要性 4166081.3会计档案管理的法律法规 422319第2章会计档案的收集与整理 422862.1会计档案收集的范围与要求 431592.1.1范围 451462.1.2要求 5294502.2会计档案整理的方法与步骤 5120332.2.1方法 5323742.2.2步骤 574202.3会计档案的装订与保管 556112.3.1装订 5317562.3.2保管 611151第3章会计档案的归档 6146543.1归档的原则与要求 6137513.1.1原则 684933.1.2要求 620143.2归档的时间与程序 6136993.2.1归档时间 6124423.2.2归档程序 6306423.3归档中出现问题的处理 7276493.3.1问题的发觉 767133.3.2问题的处理 7302943.3.3预防措施 721797第4章会计档案的保管 7104854.1会计档案保管的环境要求 7163204.1.1温湿度控制 7235154.1.2防光防晒 7247104.1.3防尘防虫 762094.1.4防火防盗 8281104.2会计档案保管的安全措施 8197374.2.1档案分类与编目 8196714.2.2档案装具 8318574.2.3档案备份 825784.2.4定期检查与维护 8207544.3会计档案的查阅与借阅 873904.3.1查阅规定 8178624.3.2借阅流程 866794.3.3归还与销借 851714.3.4查阅与借阅记录 821542第5章会计档案的鉴定与销毁 938845.1会计档案鉴定的原则与方法 972765.1.1鉴定原则 9278765.1.2鉴定方法 9146635.2会计档案销毁的程序与要求 9264765.2.1销毁程序 9320025.2.2销毁要求 936785.3会计档案销毁过程中的监督与检查 103431第6章会计档案的电子化管理 10150116.1会计档案电子化的意义与要求 10104536.1.1意义 10239966.1.2要求 10238096.2会计档案电子化管理的硬件与软件 10286596.2.1硬件设施 1012306.2.2软件系统 1175096.3会计档案电子化管理的实施与监管 11199416.3.1实施 1139606.3.2监管 1119432第7章会计档案的利用与统计 11251627.1会计档案利用的范围与方式 1137127.1.1范围 1111507.1.2方式 1162917.2会计档案统计的方法与步骤 1221397.2.1方法 12190387.2.2步骤 12204657.3会计档案利用与统计的注意事项 127510第8章会计档案管理的内部控制 1361438.1内部控制制度的设计与实施 13184138.1.1设计原则 13161488.1.2主要内容 13206638.1.3实施与监督 13211718.2会计档案管理关键环节的控制 1349968.2.1会计档案的收集与整理 13313508.2.2会计档案的归档与保管 1441918.2.3会计档案的借阅与利用 14229308.2.4会计档案的销毁 14234598.3会计档案管理风险的防范与应对 142918.3.1风险识别 14326348.3.2风险防范 1487428.3.3应对措施 1425213第9章会计档案管理的监督检查 14256239.1监督检查的内容与要求 1493099.1.1监督检查内容 15116469.1.2监督检查要求 15104199.2监督检查的方法与程序 15220089.2.1监督检查方法 1524119.2.2监督检查程序 15136969.3会计档案管理违规行为的处理 15136679.3.1对会计档案管理过程中发觉的违规行为，应按以下程序处理： 15253489.3.2对会计档案管理人员的违规行为，应按以下要求处理： 1625913第10章会计档案管理的信息化建设 161753710.1会计档案信息化建设的目标与规划 16803310.1.1目标 162592810.1.2规划 16356810.2会计档案信息化建设的实施策略 162741110.2.1系统设计 161530010.2.2技术选型 16232210.2.3数据迁移与整合 171534710.2.4人员培训与制度建设 17207810.3会计档案信息化建设的安全保障与维护更新 17554110.3.1安全保障 173012210.3.2维护更新 17第1章会计档案管理概述1.1会计档案的定义与分类1.1.1定义会计档案是指在企业、事业单位及其他经济组织中，反映其经济业务活动，具有保存价值的会计资料。它是会计工作的重要组成部分，为经济管理、财务分析、审计监督提供重要依据。1.1.2分类会计档案可分为以下几类：（1）原始凭证：包括各种经济业务的书面证明，如发票、收据、支票、银行对账单等。（2）记账凭证：指将原始凭证按照一定的规则进行整理、汇总，用以指导会计账簿登记的会计凭证。（3）会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片等，反映企业经济业务活动的全过程。（4）财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等，反映企业财务状况、经营成果和现金流量。（5）其他会计资料：如会计制度、会计政策、财务分析报告等。1.2会计档案管理的重要性会计档案管理对企业和事业单位具有重要意义，主要体现在以下几个方面：（1）保证会计资料的真实性、完整性，为经济管理、决策提供可靠依据。（2）便于财务监督、审计检查，预防财务风险，保障企业资产安全。（3）反映企业经济业务活动的全貌，为历史数据分析和未来预测提供数据支持。（4）促进企业内部管理规范，提高会计工作效率。1.3会计档案管理的法律法规我国对会计档案管理制定了一系列法律法规，主要包括：（1）《中华人民共和国会计法》：明确了会计档案的管理要求，对企业、事业单位的会计档案管理提出具体规定。（2）《中华人民共和国档案法》：规定了会计档案的归档、保管、销毁等环节的基本要求。（3）《企业会计准则》：对会计档案的分类、整理、保管、销毁等方面提出了具体指导意见。（4）《会计档案管理办法》：对会计档案的收集、整理、保管、利用、销毁等环节进行了详细规定。遵守这些法律法规，有助于保证会计档案管理的合规性，提高会计档案管理的质量。第2章会计档案的收集与整理2.1会计档案收集的范围与要求2.1.1范围会计档案收集的范围包括但不限于以下各类会计资料：（1）原始凭证：如发票、收据、支票、银行回单、费用报销单等；（2）记账凭证：包括手工记账凭证和电子记账凭证；（3）会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片等；（4）财务报表：资产负债表、利润表、现金流量表等；（5）其他会计资料：会计政策、会计估计变更说明、审计报告等。2.1.2要求会计档案收集要求如下：（1）完整性：保证所有会计资料齐全，无遗漏；（2）真实性：保证会计资料真实、准确，反映企业经济活动的真实情况；（3）合规性：遵循国家法律法规、会计准则和内部控制制度的要求；（4）及时性：收集会计资料应及时，保证会计信息的时效性。2.2会计档案整理的方法与步骤2.2.1方法会计档案整理的方法主要包括以下几种：（1）分类：根据会计资料的类型和性质，将其分为不同的类别；（2）排序：按照时间顺序或编号顺序对会计资料进行排序；（3）归档：将整理好的会计资料放入适当的档案盒或档案柜中；（4）标注：在会计资料上标注相关信息，如档案号、页码等。2.2.2步骤会计档案整理的步骤如下：（1）收集：全面收集会计资料，保证其完整性；（2）预整理：对收集到的会计资料进行初步分类、排序；（3）审核：对整理好的会计资料进行审核，保证其真实性、合规性；（4）装订：将审核无误的会计资料进行装订；（5）归档：将装订好的会计资料放入档案盒或档案柜，进行妥善保管。2.3会计档案的装订与保管2.3.1装订会计档案装订要求如下：（1）使用专门的装订工具，如装订机、装订线等；（2）保证装订牢固，避免会计资料脱落；（3）装订顺序应与会计资料的时间顺序或编号顺序一致；（4）装订后，应在封面上标注档案名称、档案号、装订日期等信息。2.3.2保管会计档案保管要求如下：（1）设立专门的档案室，保证档案安全、保密；（2）按照档案分类和编号规则，合理摆放档案；（3）定期进行档案检查，发觉问题及时处理；（4）严格执行档案借阅、销毁等管理制度，保证会计档案的完整与安全。第3章会计档案的归档3.1归档的原则与要求3.1.1原则（1）完整性原则：保证会计档案的归档内容完整，无遗漏。（2）真实性原则：保证会计档案真实反映企业经济业务活动的实际情况。（3）合法性原则：遵循国家相关法律法规，保证会计档案的合法性和合规性。（4）及时性原则：按照规定的时间节点，及时完成会计档案的归档工作。3.1.2要求（1）归档资料要求：归档资料应包括会计凭证、会计账簿、财务报告等，保证资料齐全、内容完整。（2）归档格式要求：统一使用规定的档案盒、档案袋等容器，分类标注清楚，便于查找。（3）归档顺序要求：按照会计档案的编号顺序进行归档，保证档案的有序性。3.2归档的时间与程序3.2.1归档时间（1）定期归档：按照会计周期，及时将当期会计档案进行归档。（2）临时归档：对于特殊情况下产生的会计档案，应尽快完成归档。3.2.2归档程序（1）会计档案整理：对会计档案进行分类、排序、编号，保证档案的有序性。（2）装订与封装：将整理好的会计档案进行装订、封装，保证档案的安全、整洁。（3）归档登记：在会计档案管理台账上登记归档信息，包括档案名称、编号、归档时间等。（4）归档存放：将封装好的会计档案放置在规定的档案柜中，保证档案的安全、易于查找。3.3归档中出现问题的处理3.3.1问题的发觉在归档过程中，如发觉档案缺失、损坏、涂改等问题，应立即停止归档，并及时报告给相关负责人。3.3.2问题的处理（1）对于档案缺失、损坏等问题，应查明原因，及时补全或修复，保证会计档案的完整性。（2）对于档案涂改等问题，应查明原因，必要时追究相关人员责任，保证会计档案的真实性。（3）在问题处理完毕后，重新进行归档工作，保证会计档案的合规性。3.3.3预防措施加强会计档案的日常管理，提高会计人员素质，严格按照归档原则和要求进行操作，减少归档过程中出现问题的概率。第4章会计档案的保管4.1会计档案保管的环境要求4.1.1温湿度控制会计档案应存放在温度控制在1525℃，相对湿度控制在40%60%的环境中。避免高温、潮湿、寒冷和干燥，以防止档案受潮、发霉、变形和老化。4.1.2防光防晒会计档案应存放在避免阳光直射和紫外线照射的地方，可采用遮光窗帘、防紫外线灯具等设施，防止档案褪色、老化。4.1.3防尘防虫会计档案存放区域应保持清洁，定期进行除尘工作。同时采取防虫措施，如使用樟脑丸、防虫片等，防止档案受损。4.1.4防火防盗存放会计档案的区域应配置防火设施，如灭火器、烟雾报警器等。同时加强防盗措施，如安装监控设备、设置保险柜等。4.2会计档案保管的安全措施4.2.1档案分类与编目对会计档案进行分类、编目，保证档案的有序存放和快速检索。同时为每份档案编制唯一识别码，便于管理和追踪。4.2.2档案装具选用符合国家标准的档案装具，如档案盒、档案柜等，保证档案的安全存放。同时注意档案装具的清洁、防潮、防虫、防火等。4.2.3档案备份对重要会计档案进行定期备份，可采用纸质、电子等多种形式。备份资料应存放于安全的地方，并与原件分开存放。4.2.4定期检查与维护定期对会计档案进行检查，发觉破损、褪色、虫蛀等情况，应及时进行修复、复制或替换。同时对档案存放环境进行检查和维护，保证档案安全。4.3会计档案的查阅与借阅4.3.1查阅规定查阅会计档案需经相关部门负责人批准，查阅时应保持档案的完整、清洁，不得随意涂改、折叠、撕毁。4.3.2借阅流程借阅会计档案需填写借阅申请表，经相关部门负责人审批同意后，方可办理借阅手续。借阅期间，借阅人应妥善保管档案，不得转借、遗失或损坏。4.3.3归还与销借借阅结束后，借阅人应及时归还档案，并办理销借手续。如发觉档案有损坏或遗失，应按公司规定进行赔偿。4.3.4查阅与借阅记录对会计档案的查阅与借阅情况进行详细记录，包括查阅人、借阅人、查阅时间、借阅时间等，以便追溯和管理。第5章会计档案的鉴定与销毁5.1会计档案鉴定的原则与方法5.1.1鉴定原则（1）合规性原则：严格按照国家有关法律法规和公司内部管理制度进行会计档案鉴定。（2）完整性原则：保证会计档案的内容、形式、数量等方面保持完整，不得遗漏或损坏。（3）真实性原则：保证会计档案的真实性，防止篡改、伪造等行为。（4）及时性原则：对到期应鉴定的会计档案，要及时组织鉴定，防止档案丢失或损坏。5.1.2鉴定方法（1）审查法：对会计档案的编制、审核、审批等环节进行全面审查，确认其真实性、合规性和完整性。（2）比对法：将会计档案与原始凭证、账簿等相关资料进行比对，核实档案内容的准确性。（3）询问法：向相关人员了解会计档案的形成、使用和管理情况，以便发觉问题并及时处理。（4）专家鉴定：对特殊、复杂的会计档案，可邀请具有专业知识的专家进行鉴定。5.2会计档案销毁的程序与要求5.2.1销毁程序（1）编制销毁清单：列出待销毁会计档案的名称、数量、存放地点等详细信息。（2）审批程序：将销毁清单报请公司领导审批，经批准后方可进行销毁。（3）通知相关部门：在销毁前，通知相关部门，保证各部门知晓销毁事宜。（4）实施销毁：在指定时间和地点，按照规定的方法进行会计档案销毁。5.2.2销毁要求（1）安全可靠：采用符合国家规定的方法进行销毁，保证会计档案信息不被泄露。（2）环保合规：销毁过程应符合环保要求，避免对环境造成污染。（3）监督到位：销毁过程中应有专人负责监督，保证销毁工作顺利进行。（4）记录完整：对销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、方法、数量等，并存档备查。5.3会计档案销毁过程中的监督与检查（1）现场监督：对销毁现场进行实时监督，保证销毁过程符合规定要求。（2）检查销毁效果：销毁完成后，对销毁现场进行检查，确认会计档案已被彻底销毁。（3）记录检查结果：将检查结果记录在案，作为今后会计档案管理的参考。（4）反馈与改进：对销毁过程中发觉的问题及时反馈，并采取措施进行改进，以提高会计档案管理水平。第6章会计档案的电子化管理6.1会计档案电子化的意义与要求6.1.1意义会计档案电子化是信息化时代发展的必然趋势，有利于提高会计档案管理的效率、准确性和安全性。电子化管理可以降低档案存储空间需求，减少纸质文档的损耗，同时便于检索和统计分析。6.1.2要求（1）遵循国家有关法律法规和政策，保证电子会计档案的合法性和有效性；（2）保证电子会计档案的真实性、完整性和可追溯性；（3）加强电子会计档案的安全保密工作，防止信息泄露和篡改；（4）建立完善的电子会计档案管理制度，明确相关部门和人员的职责与权限。6.2会计档案电子化管理的硬件与软件6.2.1硬件设施（1）配置合适的电子存储设备，如服务器、磁盘阵列等；（2）保证数据备份设备，进行定期备份，防止数据丢失；（3）购置必要的网络设备，实现会计档案的远程访问和共享；（4）配备安全防护设备，保障硬件设施的安全运行。6.2.2软件系统（1）选择符合国家标准的会计软件，实现电子会计档案的、存储、检索和统计分析等功能；（2）定期对会计软件进行升级和维护，保证系统稳定运行；（3）建立会计电子档案管理系统，实现档案的全生命周期管理；（4）加强软件系统的安全防护，防止非法入侵和病毒感染。6.3会计档案电子化管理的实施与监管6.3.1实施（1）制定详细的实施计划，明确实施步骤、时间节点和责任人；（2）组织相关人员进行培训，提高电子化管理水平；（3）按照实施计划，逐步推进电子会计档案的整理、扫描、存储和归档等工作；（4）保证电子会计档案的查阅和借阅工作顺利进行。6.3.2监管（1）建立健全电子会计档案的审批、查阅、借阅等管理制度，保证档案安全；（2）加强对电子会计档案的日常监控，发觉异常情况及时处理；（3）定期对电子会计档案管理情况进行检查，保证各项制度得到有效执行；（4）对违反规定的行为进行查处，追究相关人员的责任。第7章会计档案的利用与统计7.1会计档案利用的范围与方式7.1.1范围会计档案的利用范围主要包括：内部管理、审计、税务、财务报告编制、历史资料查询等方面。各单位应根据实际工作需要，合理确定会计档案利用的具体范围。7.1.2方式会计档案的利用方式主要包括以下几种：（1）查阅：在保证会计档案安全的前提下，为满足工作需要，可对会计档案进行查阅。（2）借阅：需借出会计档案时，应严格履行借阅手续，保证会计档案的完整性和安全性。（3）复制：在必要时，可对会计档案进行复制，但应保证复制内容真实、准确。（4）电子化管理：采用信息化手段，对会计档案进行电子化管理和利用，提高工作效率。7.2会计档案统计的方法与步骤7.2.1方法会计档案统计的方法主要包括：（1）分类统计：按照会计档案的种类、时间、部门等不同维度进行分类统计。（2）汇总统计：对分类统计的结果进行汇总，形成整体的会计档案统计报表。（3）分析统计：通过对比、趋势分析等方法，对会计档案统计数据进行深入分析。7.2.2步骤会计档案统计的步骤如下：（1）收集数据：收集会计档案的基本信息，如档案编号、档案名称、档案类别等。（2）整理数据：对收集到的数据按照统计方法进行整理，保证数据准确、完整。（3）编制报表：根据整理好的数据，编制会计档案统计报表。（4）分析报表：对统计报表进行分析，发觉会计档案管理中存在的问题，为改进工作提供依据。7.3会计档案利用与统计的注意事项（1）严格保密：在会计档案的利用与统计过程中，应严格遵守国家有关保密法律法规，保证会计档案信息的安全。（2）权限管理：合理设置会计档案利用与统计的权限，保证授权人员才能进行相关操作。（3）数据准确：在会计档案利用与统计过程中，要保证数据的真实性、准确性和完整性。（4）规范操作：严格按照规定程序进行会计档案的利用与统计，避免操作失误导致的数据错误。（5）及时更新：根据工作需要，及时更新会计档案利用与统计的相关信息，保证信息的时效性。（6）保存记录：对会计档案的利用与统计过程进行记录，以便追溯和审计。第8章会计档案管理的内部控制8.1内部控制制度的设计与实施8.1.1设计原则会计档案管理的内部控制制度应遵循合法性、全面性、适时性、有效性和成本效益原则。保证制度设计符合国家法律法规及企业内部管理规定。8.1.2主要内容（1）明确会计档案管理的组织架构和岗位职责；（2）制定会计档案的分类、归档、保管、借阅、销毁等环节的操作规程；（3）建立会计档案的检索、利用和保密制度；（4）制定会计档案管理及相关人员的权限和责任；（5）建立健全会计档案管理的监督、检查和考核机制。8.1.3实施与监督（1）加强会计档案管理人员的业务培训和职业道德教育；（2）定期对会计档案管理内部控制制度进行检查和评价，发觉问题及时整改；（3）保证会计档案管理内部控制制度在各部门和各环节的有效实施；（4）对会计档案管理内部控制制度的执行情况进行记录和报告。8.2会计档案管理关键环节的控制8.2.1会计档案的收集与整理（1）保证会计档案的完整性、准确性和真实性；（2）按照规定的时间、范围和程序收集会计档案；（3）对收集到的会计档案进行分类、整理，保证档案的有序性。8.2.2会计档案的归档与保管（1）严格按照规定对会计档案进行归档；（2）保证会计档案的安全、完整，防止丢失、损坏和泄露；（3）制定合理的保管期限和销毁程序。8.2.3会计档案的借阅与利用（1）明确借阅权限和程序，保证会计档案的合规使用；（2）加强对会计档案借阅过程的监督，防止档案丢失、损坏或泄露；（3）建立健全会计档案利用记录，保证档案使用可追溯。8.2.4会计档案的销毁（1）严格按照规定程序进行会计档案的销毁；（2）保证销毁过程的安全、合规，防止档案泄露；（3）对销毁过程进行记录，归档备查。8.3会计档案管理风险的防范与应对8.3.1风险识别（1）分析会计档案管理过程中可能出现的风险；（2）识别风险因素，包括人为因素、设备因素、环境因素等；（3）建立风险识别和评估机制。8.3.2风险防范（1）加强会计档案管理人员的培训，提高业务素质和风险意识；（2）建立健全内部控制制度，保证会计档案管理各环节的合规性；（3）定期检查会计档案管理设施，保证设备正常运行；（4）加强对会计档案的保密工作，防止档案泄露。8.3.3应对措施（1）制定应急预案，应对突发事件；（2）建立风险预警机制，及时发觉问题，采取措施予以解决；（3）对已发生的风险事件进行总结，完善内部控制制度，防止类似事件再次发生。第9章会计档案管理的监督检查9.1监督检查的内容与要求9.1.1监督检查内容（1）会计档案的收集、整理、归档、保管、销毁等环节的合规性；（2）会计档案管理制度的制定与执行情况；（3）会计档案的完整性、准确性、真实性；（4）会计档案的安全保密工作；（5）会计档案管理人员的职责履行情况。9.1.2监督检查要求（1）建立健全会计档案管理监督检查制度，明确监督检查的责任、内容和程序；（2）定期开展会计档案管理监督检查，保证各项管理工作的合规性和有效性；（3）对监督检查中发觉的问题，要及时整改，并追究相关人员责任；（4）加强对会计档案管理人员的培训，提高其业务素质和管理水平。9.2监督检查的方法与程序9.2.1监督检查方法（1）查阅会计档案及相关资料，了解会计档案管理情况；（2）询问会计档案管理人员，了解其职责履行情况；（3）实地查看会计档案保管场所，检查安全保密措施；（4）对比分析会计档案管理制度的执行情况；（5）运用信息技术手段，对会计档案进行随机抽查。9.2.2监督检查程序（1）制定监督检查计划，明确监督检查的时间、范围和重点；（2）组成监督检查小组，负责实施监督检查工作；（3）按照监督检查方法，开展现场检查，记录检查过程和结果；（4）针对检查中发觉的问题，制定整改措施，并督促整改；（5）对整改情况进行复查，保证问题得到有效解决。9.3会计档案管理违规行为的处理9.3.1对会计档案管理过程中发觉的违规行为，应按以下程序处理：（1）立即制止违规行为，防止损失扩大；（2）对涉及违规行为的会计档案进行封存，并报告上级领导；（3）对违规行为进行调查，查明原因，明确责任；（4）根据调查