区应急局会议管理制度

区应急局会议管理制度区应急局会议管理制度

第一章总则

第一条目的

为确保区应急局会议的有序、高效进行，明确会议流程及管理职责，提高决策效率，制定本会议管理制度。

第二条适用范围

本制度适用于区应急局召开的各类会议，包括但不限于局务会议、专题会议、协调会议等。

第三条会议宗旨

（一）坚持民主集中制原则，充分发挥集体智慧，提高决策的科学性、合理性。

（二）注重会议效率，严格控制会议规模、时间和频率，简化会议程序。

（三）加强会议纪要的跟踪落实，确保会议决策的贯彻执行。

第四条会议分类

（一）局务会议：研究部署全局性工作，讨论重大事项，原则上每月召开一次。

（二）专题会议：研究解决特定问题，协调相关工作，根据需要不定期召开。

（三）协调会议：协调与其他部门、单位之间的关系，推进相关工作，根据需要不定期召开。

第五条会议组织

（一）局务会议由局长主持，副局长、各科室负责人参加。

（二）专题会议、协调会议由主持人指定相关人员参加。

（三）会议组织部门负责会议通知、会场布置、会议签到、会议记录等工作。

第六条会议纪律

（一）与会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，应提前向主持人请假。

（二）会议期间，与会人员应保持手机静音，不得随意离场，不得进行与会议无关的活动。

（三）会议内容涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，与会人员应严格保密。

第七条本制度的解释权归区应急局所有。

第八条本制度自发布之日起实施。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如需修订，由区应急局负责解释和修订。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标，明确会议类型、时间、地点、参会人员等。

2.提前向参会人员发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、议程、预准备工作等。

3.会务组负责预订会议室、布置会场、准备会议所需资料及设备。

4.参会人员收到会议通知后，应及时回复确认，如有特殊情况不能参加，需提前向主持人请假。

二、会议召开

1.会议主持人提前到达会场，检查会议准备情况，确保会议正常进行。

2.会议开始时，主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员。

3.按照会议议程逐项进行讨论，各参会人员围绕议题充分发表意见，主持人引导讨论，确保会议高效进行。

4.会议期间，记录员做好会议记录，特别是重要决策、措施及责任分工。

三、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成决策。

2.对于重大事项，实行民主集中制原则，由参会人员表决，表决结果作为决策依据。

3.会议决策应明确责任人、完成时限和验收标准。

四、会议总结

1.会议结束时，主持人对本次会议进行简要总结，强调会议决策和下一步工作要求。

2.参会人员对会议纪要进行审核，确认无误后签字。

3.会议纪要由会务组整理、分发，确保参会人员人手一份。

五、会议后续工作

1.会务组负责跟踪会议纪要的落实情况，及时向主持人汇报进展。

2.参会人员按照会议决策，积极推进相关工作，确保会议决策落到实处。

3.对于未能按时完成的任务，责任人需向会议主持人汇报原因和整改措施。

六、会议反馈

1.会议结束后，会务组收集参会人员对会议组织、会议效果等方面的意见和建议，不断优化会议流程。

2.根据会议反馈，对会议管理制度进行修订和完善，提高会议质量和效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，记录员应在24小时内完成会议纪要的整理，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论事项、决策结果、责任分工等内容。

3.会议纪要由主持人审核批准后，及时通过电子邮件、纸质文件等形式分发至各参会人员及相关科室。

二、会议纪要的执行与监督

1.各责任单位或责任人应根据会议纪要明确的任务和时限，制定具体实施方案，确保决策执行到位。

2.会务组或指定专人负责对会议纪要的执行情况进行定期跟踪，了解工作进度，协调解决执行过程中遇到的问题。

3.对于重大决策或重要事项，会务组应建立专项台账，实时监控执行情况，确保各项工作有序推进。

三、会议纪要的反馈与汇报

1.责任单位或责任人在完成任务后，需向会务组提交执行报告，内容包括工作完成情况、存在的问题及建议等。

2.会务组定期汇总会议纪要的执行情况，形成书面报告，向主持人及局领导汇报。

3.对于未按期完成的任务，责任人需向会议主持人说明原因，并提出整改措施和预计完成时间。

四、会议纪要的评估与改进

1.会务组应定期对会议纪要的执行效果进行评估，分析存在的问题，提出改进措施。

2.根据会议纪要执行情况和评估结果，对会议管理制度、流程进行优化调整，以提高会议决策的落实效果。

3.会务组应不断总结经验，加强内部培训，提高会议纪要整理、跟踪和落实的能力。

五、会议纪要的归档与保管

1.会议纪要整理完毕后，应按照档案管理规定进行归档，确保资料齐全、便于查阅。

2.会务组负责会议纪要的保管工作，确保资料安全、防止丢失。

3.会议纪要的查阅需遵循相关保密规定，严格审批程序，确保信息安全。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订实行预约制度，各科室或部门需提前向会务组提交会议室预订申请。

2.申请内容包括会议主题、时间、参会人数、所需设备等，会务组根据申请内容合理安排会议室。

3.若多个部门同时预订会议室，按照“先申请、先安排”的原则进行调配。

二、会议室使用

1.会议室使用期间，需保持室内整洁，禁止吸烟、乱丢杂物。

2.会议室内设备使用前，需进行功能检查，确保设备正常运行。

3.会议期间，未经允许，不得擅自更改会议室布局、调整设备设置。

三、会议室设备管理

1.会务组负责会议室设备的日常维护和管理，确保设备完好、使用正常。

2.会议结束后，使用部门需对设备进行简单清理，恢复原状。

3.如发现设备故障或损坏，应及时报告会务组，以便及时维修或更换。

四、会议室安全保障

1.会议室应定期进行消防安全检查，确保消防设施齐全、有效。

2.会议期间，会务组负责监督会议室的安全使用，发现问题及时处理。

3.参会人员应遵守会议室安全规定，不得携带危险物品进入会议室。

五、会议室服务保障

1.会务组应提供专业的会议服务，包括会场布置、设备操作、茶水服务等。

2.会议期间，会务组应确保会议室空调、照明等设施的正常运行，为参会人员提供舒适的环境。

3.会务组应收集参会人员对会议室服务的意见和建议，不断优化服务质量和水平。

六、会议室应急预案

1.会务组应制定会议室应急预案，包括突发情况处理、设备故障应对等。

2.遇有突发情况，会务组应立即启动应急预案，确保会议顺利进行。

3.会务组定期组织应急预案演练，