2024年会议室规章制度（二篇）

第2页共2页2024年会议室规章制度一、目标本规定旨在规范会议室管理，确保其有效利用，以保证各类会议及其他相关工作的顺利进行，维持使用秩序，提高会议室的使用效率。二、适用范围本规定适用于____惠科金扬公司的所有会议室管理活动。三、职责1.管理部承担会议室的调度和维护工作，以保持室内环境的整洁和设施的完好。2.管理部负责监督会议室的卫生和设施管理。四、规定内容1.会议室仅供本公司进行会议、接待、商务研讨、招聘等活动。各部门需提前在管理部登记，由管理部统一调度，防止时间冲突。未经许可，不得擅自使用。如有特殊情况需要借用，需事先获得管理部前台行政人员的批准。2.在使用会议室期间，各部门应保持安静，不得乱丢垃圾，禁止在会议室食用可能产生异味的食品，且不得随意操作影音设备。如有损坏，将追究相关人员的责任。3.使用过程中，各部门必须尊重公物，保持会议室的整洁，使用完毕后将所有设备归位。会议室的影音设备由企业管理部行政人员负责监管。4.管理部需确保会议室设施设备的完好，并安排清洁人员保持会议室的整洁，包括桌椅排列有序，地面干净，以及花草的养护和枯叶清理。5.会议结束后，会议室预约人员需负责清理桌面卫生，整理物品，并确保门窗关闭，空调和电器设备电源关闭，同时做好防火、防盗等安全措施。6.请遵循既定的会议室使用流程。五、注意事项1.所有使用会议室的人员都应尊重并保护会议室的设施和物品，如有人为损坏，须按价赔偿。2.会议室的使用需遵循客户优先、先登记后使用、先紧急后一般、先全局后部门的优先级原则。3.投影仪等设备由专业人员调试，未经许可不得擅自操作。如设备故障影响会议，应及时通知网络专员处理。4.会议室仅限于会议或接待客人，禁止进行其他活动，如聊天、打电话、上网、休息等。六、会议室预约使用登记各部门应根据实际需求，至少提前一天在“管理部”共享文件夹中的“会议室预约使用登记表”中填写相关信息，以便及时协调和高效利用会议室。2024年会议室规章制度（二）1.管控目标本规定旨在规范会议室使用流程，明确管理责任及相应处罚措施，以提升工作效率和客户服务标准。2.管控范围本规定适用于公司内部所有参会人员。3.管控对象涉及的会议室包括一楼会议室、三楼会议室及四楼培训室。4.管控内容4.1会议安排4.1.1使用人需提前向办公室报告会议时间、参会人员、参会人数、会议需求（如需多媒体设备或会议服务）等信息，以便进行有效的会议地点安排和相关准备工作。4.1.2部门如需召开紧急会议，应立即通知办公室，以确保对会议室使用情况的实时掌握，防止使用冲突。4.1.3行政管理员在收到预定通知后立即确认安排，并登记会议室使用记录（附录），并将确认信息反馈给预定人员。4.1.4对于总公司高级领导参与的会议、重要客户访问或总经理指定需要提供服务的，行政管理员应立即确认并准备，包括调整会议室温度，视情况提供茶水、矿泉水、香烟、果盘等用品，并在会议进行中持续跟进服务。4.2会议纪要4.2.1部门内部会议的会议纪要工作由各部门自行安排。4.2.2公司级会议或需呈报总经理审阅的，由办公室行政管理员制作会议纪要，并在会议结束后规定时间内（具体时长）提交总经理助理审批，审批通过后报总经理。4.3部门职责4.3.1办公室负责一楼会议室、三楼会议室及四楼培训室的管理工作，包括会议的安排、协调，现场清洁，以及附属设备的调试、保养和维修。4.3.2会议室使用者应负责维护室内设施完好及环境卫生，并在会议结束后及时通知办公室。5.罚则5.1未经办公室批准擅自安排会议的，将对部门负责人扣减当月考核分数（具体数值）/次。5.2因会议室安排不当、协调失误或物品准备不充分影响会议进行的，每次将对行政管理员扣减当月考核分数（具体数值）/次。5.3对于会议室设备、物品的损坏，由责任人按原价赔偿，并扣除当月考核分数（具体数值）/次；如责任不明确或相互推诿，由双方共同赔偿，并扣除当事人当月考核分数（具体数值）/次。5.4因个人原因导致会议纪要延迟提交的，每次将对责任人扣减考核分数（具体数值）。5.5若因卫生清理不及时、不彻底受到领导批评的，每次将对卫生清理员扣减考核分数（具体数值），情节特别严重的加倍扣减。