物业中标档案范文

物业中标档案范文物业中标档案范文篇一1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。物业中标档案范文篇二为了加强物业档案科学化、规范化、标准化的管理，充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规、规章特指定档案管理制度。1、公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。2、设立相应的档案管理部门，配备专职人员和必要的专用库房、装具设备等，对物业档案实行集中统一管理。3、按规定整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料，并做好提供利用。4、凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。5、归档的文件材料应以原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。6、形成物业档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。7、物业档案管理人员，应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。8、物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。9、凡需销毁的档案，必须经过物业档案所有权人，物业档案管理人员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准，在指定地点销毁。10、物业管理的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保管情况，对破损和褪变的档案要及时修复，确保物业档案的完整与安全。11、任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。12、借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单，用完后及时归还入档。物业中标档案范文篇三1、目的使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。2、适用范围公司所有档案的管理。3、公司资料室文档资料管理3.1公司资料室文档资料管理范围：公司内部重要文件；公司对外往来的各类公文；公司内部重大活动、事件记录；物业管理相关政策、法规；重要资料及文档资料的电脑备份；人事资料；业主资料资料等。3.2文档资料收集及整理：人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找；财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引；其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引。3.2物业管理相关政策、法规：由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。3.3重要资料：由综合文员负责收集，主要包括：外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。3.4公司本部重要文件，主要包括：3.4.1内部管理文件：以公司名义下发的人事、行政类文件。3.4.2人事制度：公司各种人事政策，条例和规定等。3.4.3行政制度：公司各种行政制度、条例和规定等。3.4.4重要通知及通报：公司各种重要的通知、通告。3.4.5公司会议纪要：总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。3.4.7各部门呈报的工作计划、申请报告及管理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。3.4.8公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。3.5文档资料查阅或复印：物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。4、各部门文档资料管理4.1各部门文件分类及编制要求：4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。4.1.2通常情况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。4.1.3公司各部门（含职能部门、业务部门及临时成立的工作小组等）常用文件类别：（1）人事类：包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。（2）行政类：包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。（3）通知类：内部各类通知。（4）培训类：培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。（5）会议类：部门例会、专题会议、业委会会议等。（6）合同、协议类：部门签定的合同（租赁合同、买卖合同等）。（7）对外文件类：①对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等；②对客户发文等：③其它类：如电话表、名单、启示等。4.2质量管理部应保管的资料：4.2.1发展商提供的资料：（1）产权资料；（2）技术资料（含图纸）；（3）交接手续及清单等。4.2.2文档收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。4.3各类文件更改要求：各类文件张贴或下发后如需更改，必须由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明以此文件为准4.4各类文件发放要求：4.4.1文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类：（1）部门负责人以上人员阅；（2）主管级以上人员阅；（3）内部传阅；（4）张帖。4.4.2重要文件的发放应办理签收手续。4.4.3有关公司的重要政策、决议、经营合同（协议书）、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。4.4.4文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。4.5电脑文档管理：4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件（行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等）须加密，且以光盘备份，并指定专人保管，管理情况须在部门经理处备案。4.5.3电脑文档须妥善